Verwerken van het importbestand

Altijd eerst in testmodus

De leerlingimport is een gecompliceerd onderdeel van schoolWise, en er kunnen veel fouten bij worden gemaakt. Omdat de import meestal maar een keer per jaar gebeurt, zakt de routine ook een beetje weg.
Zeker als er een bestand van een nieuwe school wordt geïmporteerd is het van belang om eerst te testen en te controleren of de gegeven op de gewenste manier worden overgenomen.

Houd daarom de 1-2-3 methode aan.
1 = Op de testserver
2 = Op de productieserver, in test-modus + verslag
3 = Op de productieserver, nu 'voor echt'

Na oefenen in het testsysteem volgt het productiesysteem, waar de leerlingimport eerst in de zogehtetn Test-modus wordt gedaan. Het verslag daarvan moet vervolgens worden nagelopen op ongerijmdheden.

Hou deze handleiding daarom bij de hand en loop vooraf alle onderdelen door.

Leerlingenbestand omzetten naar CSV UTF-8 formaat

Sla het ontvangen leerlingenbestand op als CSV UTF-8 bestand. Zie afbeelding hieronder uit Microsoft Excel. 

 

 

Het aldus opgeslagen importbestand moet lokaal te benaderen zijn, dus vanaf de pc waarop de client van de beheervestiging (die de import doet) draait. Hiervoor is speciale bevoegdheid nodig. Zie Bevoegdheden medewerker beheerbibliotheek en Ophalen van een leerlingbestand van de bibliotheekserver.

Importfunctie in de client

Zorg ervoor dat het CSV-bestand gecontroleerd en wel klaar staat, zie Ophalen van een leerlingbestand van de bibliotheekserver en Leerlingenbestand omzetten naar CSV-formaat.

• Start de client voor de beheervestiging.
• Ga in de client naar Klanten > Importeren gegevens > Import klant bestanden
• Kies de vestiging/school waarvoor de import gedaan moet worden.

Hierna volgt onderstaand scherm. Controleer of de importinstellingen zoals getoond in het bovenste witte deel van dit scherm correct zijn.

Veld	Uitleg
Eerste reeks vrije volgnummer	Deze velden verschijnen alleen indien er een pas gegenereerd moet worden. Zie verderop in Eerste /volgende reeks vrije volgnummers.
Volgende reeks vrije volgnummers
Uitschrijven tot aan deze importdatum	Datum ten behoeve van het uitschrijven van leerlingen van vorig jaar die nu niet meer op deze school zitten. Dit is een afzonderlijke actie, die na afloop van de import per school dient te worden uitgevoerd, zie Collectief uitschrijven van leerlingen (opschonen).
Werkbestand	klik op invoerbestand en selecteer het juiste bestand. Zie Invoerbestand

Eerste /volgende reeks vrije volgnummers

Als bij de definitie van het schoolnummer (manager > Klanten > Klant-import > (LNRANI) Schoolnummer) staat dat er een pas moet worden gegenereerd, dan zijn er twee mogelijkheden:

• Als eerstvolgende vrije volgnummer op 0 staat, dan wordt de standaard pasnummer-bepaling gevolgd (op basis van de code labelvestiging).
• Als eerst vrije volgnummer > 0 is, dan wordt op basis van dit nummer het eerste pasnummer gegenereerd, elke volgende pas is vorige pas + 1.

Invoerbestand (werkbestand)

Het invoerbestand is het te importeren bestand (CSV). Zorg dat dit de een herkenbare naam heeft, bijvoorbeeld de BRIN-code of de naam van de school. Zie ook Leerlingenbestand omzetten naar CSV-formaat.
Het invoerbestand moet lokaal te benaderen zijn, dus vanaf de pc waarop de client van de beheervestiging (die de import doet) draait.

Klik op de button 'invoerbestand' om het importbestand (CSV) te selecteren.
Klik daarna onderin op ‘Test’

klik op invoerbestand en selecteer het juiste bestand. Zie Invoerbestand

Verplichte Testmodus en verslag

Het is verplicht om eerst de import in testmodus test uit te voeren en hiervan een verslag aan te maken. Het verslag van de import in Test-modus laat mogelijke ontdubbelingen direct in het oog springen.

Klik op Print verslag; er verschijnt een Birt-rapportage. Sla dit verslag op (of print het op papier). Met het verslag dient de import vooraf gecontroleerd te worden:

• op eventuele duplicaat-actoren
• op mogelijk verkeerde geboortedata / omgewisselde leerlingnummers

Verslag testmodus: beoordeel de mogelijke duplicaat-actoren

In de testmodus onderzoekt het systeem of er sprake is van mogelijke duplicaat-actoren, dus: zitten deze leerlingen al in het systeem en zo ja, met welk pasnummer en adres. Soms zit een leerling zelfs al meerdere keren in het systeem.
Zie voor de regels voor ontdubbelen: Regels voor het ontdubbelen

Controle: let op de pijlen in het testverslag
In het testverslag staan pijlen ===> voor elke mogelijke duplicaat-actor. Onderaan het verslag worden alle bijzondere gevallen nogmaals vermeld inclusief pijl. Zie afbeelding verderop.

Controleer in de klantenadministratie van de betreffende bibliotheek hoe het zit met de gevonden duplicaat-actor(en). Als een leerling er al meer dan 1x in zit, is dit een secuur werkje.
Markeer in het excelbestand (of op de papieren versie) de juiste actor waarmee ontdubbeld moet worden. Desgewenst kunnen er nu nog wijzigingen aangebracht worden in de klantenadministratie.

Verslag testmodus: beoordeel mogelijke fouten in leerlingnummers, geboortedata, namen

In de Test-modus wordt een check uitgevoerd op de combinatie leerlingnummer en geboortedatum/naam. Bij echt verwerken wordt deze controle niet meer gedaan; we gaan er van uit dat op basis van het testverslag de gegevens in orde zijn gemaakt.

Controle: let op de pijlen in het test verslag
In het testverslag staan pijlen ===> voor mogelijke onregelmatigheden. Onderaan het verslag worden alle bijzondere gevallen inclusief duplicaat-actoren uit vorige paragraaf nogmaals vermeld inclusief pijl. Zie afbeelding verderop. 

Zie afbeelding hieronder. Als de combinatie van leerlingnummer en geboortedatum niet klopt, dan wordt er in het verslag een melding gegeven:

===> Combinatie leerlingnummer ["xxxx"] en geboortedatum/naam kloppen niet!!! CONTROLEREN

Dit kan een typefout in de naam zijn, of in de geboortedatum. Het kan ook betekenen dat de school een ander leerlingsysteem heeft.

• Probeer te achterhalen of de fout in de klantgegevens van OCLC Wise zit, en corrigeer. Als er foutjes in het leerlingbestand zitten: neem zo snel mogelijk contact op met de school en vraag om een correct bestand.
• Als blijkt dat de school nu een ander leerlingadministratiesysteem gebruikt, stop dan meteen met de import-poging. Volg dan de procedure zoals beschreven in  Scholen die een nieuw leerlingsysteem nemen.

Verwerken van het invoerbestand (ontdubbelen)

Na controle van het testverslag en na het uitvoeren van eventuele correcties kan het bestand daadwerkelijk worden verwerkt. Ook nu is het verplicht om de import eerst in Testmodus te doen en het verslag daarvan op te vragen.

Vanuit de Testmodus is het mogelijk om meteen door te gaan naar Verwerken, zonder het scherm te moeten verlaten. Voorwaarde is dat na de Test het verslag is opgevraagd; controleer wel of het eerste vrije volgnummer goed staat, zie ook Eerste /volgende reeks vrije volgnummers.

Klik op 'Verwerk' om de import te starten.

Tijdens de import worden nieuwe leerlingen die nog niet in het systeem zaten toegevoegd als actor, met een inschrijving in de schoolvestiging (= rol_EDUB) plus een inschrijving in de bibliotheek als dit in de importinstellingen is aangegeven.

Ontdubbelen: alleen de eerste keer is bewerkelijk
Leerlingen die eerder via de import-functie zijn toegevoegd worden automatisch overschreven, zonder dat daar een bevestiging voor nodig is.
Maar de eerste keer dat een leerlingbestand van een nieuwe schoolWise-school wordt ingelezen, moet er worden ontdubbeld, mits dit zo is ingesteld in de school-importinstelling (LRNANI, Controle duplicaat actoren = Ja).

Er kan alleen ontdubbeld worden met klanten die een geldig abonnement hebben, niet met uitgeschreven klanten.
Zie ook Regels voor het ontdubbelen.

Nieuwe leerlingen die al in het systeem zaten, worden dus ontdubbeld. Ook krijgen zij een inschrijving in de schoolvestiging (= rol_EDUB).

Daarnaast kan hun inschrijving in de bibliotheek (opnieuw) worden aangemaakt, conform de importinstellingen. Als 'Respecteer Bieb-abonnement' is aangevinkt in de importinstellingen van de school, blijft het bibliotheek-abonnement ongemoeid maar wordt wel de leerling-koppeling bijgewerkt. In de klantenadministratie van de bibliotheek is dan te zien bij welke school deze leerling hoort.

Tijdens de verwerking volgt per leerling een duplicaat-melding.

Van de reeds aanwezige actor wordt per sector een regel getoond:

• Sector
• Pasnummer
• Abonnementsnummer
• Vestiging
• Naam, voorletter, roepnaam
• Adres, postcode, plaats
• BRINcode
• Leerlingnummer van de eerdere import

Kies nu om de bestaande actorgegevens te overschrijven met de nieuwe gegevens uit het importbestand, of om een nieuwe actor toe te voegen.

Druk op de QUIT knop bij een ontdubbel-kandidaat, om deze kandidaat in het scherm over te slaan. De rest van de import loopt dan gewoon door. De import zelf wordt dus niet in zijn geheel gestopt.
In het importverslag is de overgeslagen leerling te herkennen aan de ===>
Deze leerling kan later alsnog geïmporteerd worden, nadat de oorzaak van de kennelijke twijfel over het ontdubbelen is opgelost.

Kies 'Overschrijf' om de aanwezige gegevens te overschrijven met de nieuwe.
Moeten het geïmporteerde abonnement en het bestaande abonnement naast elkaar bestaan, dus met verschillende actoren, kies dan voor 'Nieuw toevoegen'.

Als het systeem nog bezig is wanneer de button 'Verwerken' wordt gekozen, dan laat de cursor zien dat het importeren nog niet klaar is (de cursor wordt dan getoond als een ronddraaiend cirkeltje of een zandlopertje).
Als de verwerking klaar is, worden onderstaande gegevens getoond:

Print importverslag

Klik op 'Print verslag' om een OCLC Wise Rapport te genereren.
Zie afbeelding:

Klanten importeren zonder een pas te genereren

Bij de import voor schoolWise is het mogelijk om voor elke leerling een inschrijving bij de bibliotheek aan te maken ZONDER dat daarbij een pasnummer wordt gegenereerd.
Dit wordt per school ingesteld in de tabel LNRANI.
Deze leerlingen krijgen een geldige schoolWise-inschrijving en (als dit is ingesteld) een geldig bibliotheekabonnement

De klanten/leerlingen komen naar hun bibliotheek of naar hun schoolmediatheek en er wordt ter plekke aan de balie een pasje uitgegeven.
Omdat deze leerlingen nog geen pasnummer hebben, moeten ze opgezocht worden op naam.

In de klantenadministratie staat bovenin klantbalk de tekst 'Geen pasnummer' gevolgd door het actor-id tussen blokhaken.

Nieuwe pas toekennen

Via de Klantenadministratie > Tabblad 8. Passen wordt de nieuwe pas uitgegeven.
Klik met de rechtermuisknop in het lege scherm en kies 'Toevoegen'.

Hierna volgt een invoerscherm om het nieuwe pasje te scannen, en kan een nieuw pasje gekoppeld worden aan de leerling:

Leerlingimport met vervangende hoofdpassen

Het is mogelijk om bij de leerlingimport nieuwe vervangende hoofdpasnummers mee te geven. De LNRANI-instelling voor het bepalen van pasnummers is dan niet langer relevant.

• Zorg dan voor een kolom ‘LENERNUMMER’ in het importbestand.
• Zorg voor een reeks nieuwe pasnummers die nog niet bestaan in het (totale) bibliotheeksysteem.
• Vul in deze extra kolom 'LENERNUMMER' de nieuwe pasnummers in.

De bestaande hoofdpassen worden volgpassen maar blijven geldig (status 'actief').
De nieuwe pasnummers uit het importbestand worden dan hoofdpassen.
De nieuwe pasnummers krijgen als eigenschap 'EDUB' mee (te zien in klantenadministratie tabblad 6 Passen)

Jaarlijkse update van leerlingbestand

Jaarlijks dient de import van het leerlingenbestand te worden herhaald.
Hierbij worden nieuwe leerlingen die handmatig zijn opgevoerd gedurende het afgelopen schooljaar voorzien van een leerlingingnummer en een importdatum.

Na afloop kan het bestand worden opgeschoond; zie hieronder.

Collectief uitschrijven van leerlingen (opschonen)

Collectief uitschrijven per school

Doe dit na het importeren van het leerlingenbestand voor het huidige schooljaar. Deze actie kan aansluitend op het importeren worden gedaan, binnen hetzelfde scherm. Voorwaarde hierbij is dat er na het verwerken van het bestand een importverslag is aangemaakt.

Voorbeeld in afbeelding is voor mediatheekWise (import type V in plaats van type B), maar de werking is hetzelfde.

Ga naar Klanten > Importeren gegevens > Import klant-bestanden: Uitschrijven aansluitend op de Leerlingimport, dus in dezelfde sessie.

• Vul de datum in het veld 'Uitschrijven tot aan deze import datum'. Deze datum mag niet nieuwer zijn dan de werkelijke ‘Laatste-importdatum’; zet deze datum op dezelfde als de werkelijke datum, of iets ouder.

• Klik daarna op de button 'Uitschrijven'.
• Klik op Print verslag en bewaar deze. Omdat het elk jaar weer voorkomt dat een school een oud leerlingnummer hergebruikt kan deze lijst als extra controle dienen.
• Bovenaan staat de schoolvestiging, de Brincode (schoolnr) en de gebruikte peildatum. In het verslag worden pasnr, leerlingnr, actor-id, naam en geboortedatum vermeld (afgebeeld). In vorige versies van dit verslag staan nog geen leerlingnummers.
• Onderaan het verslag staat het totaal aantal afgevoerde leerlingen, plus de opgeheven EDUKLS-groepen.