Instellingen voor klantimport
N.B. Deze instructie is bestemd voor de systeembeheerder
De instellingen die hier beschreven worden, hebben betrekking op de Manager. Deze instellingen worden door de systeembeheerder in orde gemaakt, in overleg met de betreffende basisbibliotheek.
Per instantie en per school worden de regels voor de leerlingimport ingesteld.
In de vestigingstabel worden de import-instellingen per school ingevuld. Dit kan pas nadat de inschrijfmethode(s) gedefinieerd is/ zijn, zie volgende paragrafen.
Voor het aanpassen van de vestigingstabel, zie Vestigingstabel tabblad Klanten.
Klant- /leerlingimport inschrijfmethode (LNRIMP)
Ga voor het instellen van de inschrijfmethode LNRIMP naar Klanten > Klant-import > (LNRIMP) Inschrijfmethodes > kies Instantie.
De inschrijfmethodes worden per instantie gedefinieerd; per instantie kunnen er meerdere importmethodes worden aangemaakt.
Per school kan in de vestigingstabel één inschrijfmethode worden aangewezen.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Soort |
LNRIMP [niet invulbaar, tabelnaam] |
|
Instantie |
Niet invulbaar |
|
Methode |
Kies een code van twee posities, begin met 01 |
|
Omschrijving |
Geef een omschrijving voor het soort import, bijvoorbeeld 'Leerlingimport schoolWise' |
|
Inschrijfmethode |
C = volgens contributietabel. Op basis van de leeftijd wordt uit de geldende contributietabel het juiste abonnement gekozen. |
|
(Start)Abonnement |
Wijs het gewenste (gratis) abonnement aan. Kies <Leeg> als de leerlingen na import GEEN bibliotheekabonnement krijgen. Bijvoorbeeld bij importeren zonder huisadressen, met systeemoptie DUPNABO of Automatische leerlingimport ParnasSys. Zie ook: Scholen die geen huisadressen leveren, |
|
Vervalmaand methode |
Alleen relevant indien (start)abonnement = leeg Kies L bij een inschrijfmethode C – Volgens contributietabel |
|
Vaste vervalmaand (tussen 01 en 12)* |
Keuze is vrij (tussen 01 en 12) |
|
(Vaste) statistische categorie |
Gebruiken indien afgeweken moet worden van de statistische categorie zoals ingevoerd in de abonnementsdefinitie. |
|
Docenten abonnement |
Invulling niet verplicht. Vul hier het nummer in van het abonnement dat docenten standaard krijgen, alleen handig als ook de docenten worden mee geïmporteerd. |
|
Productcode |
Indien leeg, dan geldt de default productcode SA van schoolWise. |
|
Maximum aantal thuis |
Per inschrijfmethode kan hier een eigen aantal worden meegegeven. Dit aantal wordt dan gebruikt in plaats van de systeem-defaultwaarde van 5. Staat hier 0 dan wordt de defaultwaarde 5 gebruikt. |
| Maximum aantal thuis (webshop) | Hoeveel mag een leerling tegelijk lenen in de webshop. Per inschrijfmethode kan hier een eigen aantal worden meegegeven. Per importmethode kan hier een eigen aantal worden meegegeven. Staat hier een 0 dan mogen er geen webshop exemplaren geleend worden. |
| Max. aantal webshop-bestellingen |
Hoeveel mag een leerling tegelijk reserveren in de webshop. Per inschrijfmethode kan hier een eigen aantal worden meegegeven. Het maximum aantal thuis webshop (x) is leidend, en moet groter zijn dan of gelijk aan het maximum aantal webshop-bestellingen. Beide worden bij elkaar opgeteld in de webshop-portal. Het totaal mag NIET groter zijn dan x. |
|
Max. aantal reserveringen |
Per importmethode kan hier een eigen aantal worden meegegeven. Dit aantal wordt dan gebruikt in plaats van de systeem-defaultwaarde van 5. Staat hier 0 dan wordt de defaultwaarde 6 gebruikt. |
|
Legitimatie nieuwe klanten |
Niet relevant voor schoolWise; bedoeld voor Importtype L en V, ter voorkoming van fraude met nieuw uitgegeven pasjes. Er wordt in dat geval een pasblokkade gezet, d.w.z. er kan pas geleend worden als in de klantenadministratie de pas gedeblokkeerd wordt. In de baliemelding voor het personeel staat dat er eerst legitimatie moet worden gevraagd. |
*Vaste vervalmaand: check start- en volgabonnement
Indien gekozen is voor een vaste vervalmaand, zal OCLC Wise de eerstvolgende vervaldatum bepalen op basis van deze vervalmaand. Bij import in augustus 2020 en vervalmaand 10 zal als vervaldatum 31-10-2020 worden bepaald, dus al na 2 maanden. Dat zal niet de bedoeling zijn!
Indien (in dit geval) een vervaldatum van 31-10-2021 wordt gewenst, kan dit via de MINIMALE inschrijfduur van het abonnement worden aangestuurd. Deze moet dan op minimaal 4 maanden staan. Zie ook Abonnementsdefinitie controleren.
Uitstromende groep 8 leerlingen zonder bibliotheekabonnement
Desgewenst kan een leerlingenbestand worden geïmporteerd zonder dat de leerlingen automatisch lid van de bibliotheek worden. Er wordt dan alleen een rol_educat aangemaakt en geen rol_abonnement. Vul in dat geval bij (Start)abonnement niets in, dus keuze <leeg>.
Echter, het kan wenselijk zijn om de leerlingen van groep 8, die dus volgend schooljaar worden uitgeschreven voor schoolWise, toch in groep 8 een bibliotheekabonnement te geven. Hiervoor is onderstaande procedure beschikbaar, aan te roepen via querybrowser of workbench.
|
call leners_schoolwise_uitstroom("school","vestiging","ab_nr","gaan"); |
Schoolnummers (LNRANI)
Deze instellingen moeten per school worden ingevuld. Ga hiervoor naar Klanten > Klant-import > (LNRANI) Schoolnummers.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Soort |
LNRANI [niet invulbaar, tabelnaam] IMPORT TYPE B |
|
Vestiging |
Niet invulbaar, systeemniveau |
|
Schoolnummer |
Voor het importeren van een leerlingbestand volgens importtype B, type V, en type L moet een schoolnummer worden gedefinieerd. De BRIN-code bestaat uit een code van vier posities + een volgnummer, bijv. 15AK00, 15AK01. Het is niet strikt nodig om de volgnullen te gebruiken, maar wel aan te bevelen. Zie ook BRINcode (LNRANI) achteraf aanvullen met volgnullen. |
|
Bepaling pasnummer |
J = Genereer pas indien nieuw. Zie ook Bepaling pasnummer. |
|
Controle duplicaat actoren |
Ja: tijdens importprocedure worden van reeds aanwezige actoren de gegevens alleen bijgewerkt. N.B. Niet ontdubbelen met bibliotheek-actoren, maar wel ontdubbelen binnen schoolWise / mediatheekWise: met systeemoptie DUBNABO kan dit per Instantie geregeld worden. Zie Systeemoptie DUPNABO om ontdubbelen uit te schakelen. |
|
Labelvestiging (bestaande vestiging) |
Indien gebruik wordt gemaakt van de pasnummers van een bepaalde vestiging. |
|
Scanmethode |
Kies de scanmethode: |
|
Genereer pin |
Niet van toepassing voor importtype B. |
|
Selectiecode |
Geïmporteerde actoren krijgen de hier gekozen selectiecode mee, te zien in de klantenadministratie. Kies een bestaande selectiecode of voer deze eerst op. |
|
Respecteer BIEB abonnement |
Defaultwaarde = Nee Zie uitleg Respecteer BIEB abonnement. |
|
Ontdubbelen met actoren andere instantie |
Alleen relevant voor OCLC Wise-systemen met meerdere instanties. Defaultwaarde = Nee |
Bepaling pasnummer
Het systeem kan bij de import wel of geen pasnummer genereren. Er kan gekozen worden uit drie mogelijkheden:
-
J = Genereer pas indien nieuw
Alleen een pasnummer genereren voor nieuwe leerlingen die nog niet in het systeem bekend waren (en dus ook geen lid van de bibliotheek waren). Gegenereerde pasnummers krijgen het label ‘EDUB’. -
A = Genereer altijd een pas indien nog niet aanwezig
Altijd een pasnummer genereren indien een leerling geen pasje heeft, of alleen een pasje dat in de bibliotheek werd uitgegeven.
De op deze wijze verkregen pasnummers krijgen het label ‘EDUB’ en zijn voor gebruik binnen schoolWise. Dat wil zeggen dat dit de pasnummers zijn die gebruikt worden op de Scanlijsten per groep of de Etiketlijsten per groep. -
N = Geen pasnummer
Bij 'Geen pasnummer' hebben de geïmporteerde leerlingen geen pasnummer, tenzij ze al lid van de bibliotheek waren en al een pasje hadden.
Regels voor het ontdubbelen
Het systeem spoort potentiële duplicaat-actoren op, en biedt deze ter ontdubbeling aan. Er is ook altijd de mogelijkheid om niet te ontdubbelen, en de leerling toe te voegen als nieuwe actor.
Het opsporen van mogelijke duplicaat-actoren gebeurt op basis van:
- achternaam (eerste zes posities)
- voorletter indien aanwezig
- roepnaam indien aanwezig (eerste zes posities)
- geboortedatum
- sekse
Er kan hierbij alleen ontdubbeld worden met klanten die een geldig abonnement hebben, dus niet met uitgeschreven klanten.
Sekse
Als de sekse niet is ingevuld bij de reeds aanwezige actor, maar de rest van de gegevens komt overeen, dan wordt de actor toch ter ontdubbeling aangeboden.
Andersom geldt ook: al de sekse ontbreekt in het leerlingbestand en is ingevuld in OCLC Wise, maar de rest van de gegevens komt overeen, dan wordt de actor toch ter ontdubbeling aangeboden.
Voorletters en roepnaam: controle
Er blijken op dit punt nogal vaak verschillen te zijn tussen de klantgegevens van de bibliotheek en het importbestand van de school.
Als er geen voorletters in de import zitten, dan tellen deze ook niet mee voor het ontdubbelen. Zijn er wel voorletters, dan wordt gecheckt op óf voorletters óf roepnaam (indien gevuld bij de bestaande actor).
Indien er geen voorletters zijn ingevuld in de import en er zijn wel voorletters bij de bestaande actor, dan worden diens voorletters gehandhaafd. Zo niet, dan de eerste letter van de roepnaam.
In alle acht onderstaande gevallen kan er worden ontdubbeld:
A IMPORTBESTAND MET ROEPNAAM, GEEN VOORLETTER
1) Bieb-actor roepnaam + andere voorletters → andere voorletters blijven
2) Bieb-actor roepnaam geen voorletter → voorletter toegevoegd o.b.v. roepnaam
3) Bieb-actor alleen voorletter → roepnaam toegevoegd
B IMPORTBESTAND MET ROEPNAAM + VOORLETTER
4) Bieb-actor alleen voorletter → roepnaam toegevoegd
5) Bieb-actor alleen roepnaam → voorletter toegevoegd
6) Bieb-actor alleen meerdere voorletters → roepnaam toegevoegd, voorletter uit import
C IMPORTBESTAND MET VOORLETTER, GEEN ROEPNAAM
7) Bieb-actor alleen roepnaam → voorletter toegevoegd
8) Bieb-actor alleen meerdere voorletters → voorletter uit import
N.B. Tweelingen - LET OP - worden gezien als mogelijke duplicaat-actoren
Doordat de voorletters en de roepnaam in het systeem niet 100% overeen hoeven te komen met die in het importbestand, worden tweelingen door het systeem beschouwd als potentiële dubbele actoren. Dit geldt met name voor tweelingen van gelijke sekse.
Dit is alleen te ondervangen door heel zorgvuldig te werken bij het uitvoeren van de import.
Respecteer BIEB abonnement
Deze parameter is alleen van belang als de leerlingen via de leerlingimport lid worden gemaakt van de bibliotheek (instellen in de LNRIMP, zie Klant- /leerlingimport inschrijfmethode (LNRIMP).
De ‘Controle duplicaat actoren’ (ontdubbelen) dient op Ja te staan.Respecteer BIEB abonnement = Nee
Dit betekent dat alle leerlingen bij de leerlingimport het aangewezen bibliotheek-abonnement krijgen uit de LNRIMP, ongeacht of ze daarvoor al lid waren en misschien een ander bibliotheekabonnement hadden.
Respecteer BIEB abonnement = Ja
Voor scholen met een regio-functie is ‘Respecteer BIEB abonnement = Ja’ een handige optie. Leerlingen kunnen bibliotheeklid zijn van verschillende bibliotheek-vestigingen.
Door de leerlingimport wordt er niets gewijzigd in bestaande geldige abonnementen van leerlingen:
- Alleen nieuwe leerlingen die nog geen lid waren van de bibliotheek krijgen het aangewezen bibliotheek-abonnement uit de LNRIMP
- Leerlingen die op moment van importeren zijn uitgeschreven bij de bibliotheek worden opnieuw ingeschreven.
Ontdubbelen met andere instantie
Deze parameter is alleen van belang voor systemen met meerdere basisbibliotheken. Voor scholen met een regio-functie over de grenzen van de basisbiliotheek heen is dit dan een handige optie. Leerlingen kunnen bibliotheeklid zijn van verschillende bibliotheek-vestigingen in verschillende instanties.
Regels voor ontdubbelen over de grenzen van een Instantie:
- De ‘Controle duplicaat actoren’ (ontdubbelen) dient op Ja te staan.
- Toegestaan bij leerlingimport zonder bieb-abonnement.
- Toegestaan bij leerlingimport met bieb-abonnement mits 'Respecteer Bieb-abonnement op ‘Ja' staat (zie afbeelding).
In alle andere gevallen zal er niet ontdubbeld worden.
Er wordt dus nooit een bestaand abonnement bij een andere instantie overschreven.
Er wordt dus ook geen bestaand abonnement bij de eigen instantie overschreven.
BRINcode (LNRANI) achteraf aanvullen met volgnullen
Het is handig (maar niet verplicht) om van meet af aan de BRINcodes inclusief volgnummer op te nemen in de tabel van schoolnummers (LNRANI).
Wanneer dit niet is gebeurd, kan dit niet via de Manager in de LNRANI-tabel worden gewijzigd omdat het de primaire sleutel van deze tabel betreft.
Het aanvullen van het schoolnummer met volgnullen kan alleen met onderstaande set query's in de database op verantwoorde wijze gebeuren.
BRINCODE 4 posities later aanvullen met nullen (per school)
nnXX = oude brincode
nnXX00 = nieuwe brincode met volgnullen
-- controle
select * from vestiging where lnr_ani_code='nnXX';
select * from rol_educat where import='nnXX';
select * from rol_abonnement where import='nnXX';
select * from tabelitems where kode='nnXX';
-- bijwerken
update vestiging set lnr_ani_code:='nnXX00' where lnr_ani_code='nnXX';
update rol_educat set import:='nnXX00' where import='nnXX';
update rol_abonnement set import:='nnXX00' where import='nnXX';
update tabelitems set kode:='nnXX00' where kode='nnXX';
BRINcodes 4 pos in één keer aanvullen met volgnullen
Queries gemaakt door OBGZ, Dave Relou
Deze queries controleren of de oude BRINcode uit vier posities bestaan: zo ja dan voegen de queries er twee nullen aan toe.
Dit is makkelijker dan voor elke individuele school de BRINcode-queries aan te passen, zoals in de vorige paragraaf beschreven staat.
Belangrijk: EERST alle niet-00 volgcijfers op de 'oude' manier uitbreiden
Van tevoren moet worden gecheckt of er scholen bij zijn waarvan de volgcijfers 01 of hoger zijn. Deze scholen moeten op de 'individuele manier' een uitbreiding op de BRINcode naar 6 pos krijgen, zie BRINcode (LNRANI) achteraf aanvullen met volgnullen.
Hieronder de queries. Doe alles eerst in het testsysteem.
Controle:
select * from rol_educat where LENGTH(import)= 4;
select * from rol_abonnement where LENGTH(import)=4;
select * from tabelitems where soort='LNRANI' and LENGTH(kode)=4;
select * from vestiging where LENGTH(lnr_ani_code)=4;
Bijwerken:
update rol_educat set import=concat(import,00) where LENGTH(import)= 4;
update rol_abonnement set import=concat(import,00) where LENGTH(import)= 4;
update tabelitems set kode=concat(kode,00) where soort='LNRANI' and LENGTH(kode)=4;
update vestiging set lnr_ani_code=concat(lnr_ani_code,00) where LENGTH(lnr_ani_code)=4;
Vestigingstabel tabblad Klanten
In de vestigingstabel wordt per schoolvestiging aangegeven volgens welke regels een leerlingenbestand geïmporteerd moet worden. Ga voor het invullen van de school- en importinstellingen naar Manager > Beheer organisaties > Vestigingen > kies de (school)vestiging > tabblad 'Klanten'.
Vul onderstaande velden in:
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Beheervestiging |
Vul hier de vestiging in die de import uitvoert en beheert. Dit is altijd een vestiging in de sector BIEB. |
|
Importtype |
P= Passen, voor organisaties zonder licentie |
|
Inschrijfmethode |
In Klanten > Klant-import > LNRIMP zijn de inschrijfmethodes gedefinieerd, per instantie. |
|
Schoolnummer |
Maak een keuze uit aangeboden nummers. |
|
Hoofdvestiging sector BIEB |
Als bij het importeren de leerlingen meteen ook lid van de bibliotheek worden, wat is dan de hoofdvestiging? |
|
Thuisvestiging sector BIEB |
Idem voor de thuisvestiging |
Voorbeeld vestigingstabel tabblad Klanten EDUB-schoolvestiging
Abonnementsdefinitie controleren
Alleen nodig als er een abonnement voor de BIEB moet worden aangemaakt. Ga voor het instellen/controleren van de abonnementsdefinitie naar Manager > Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsinstellingen > Abonnementsdefinities.
Controleer of het om een gratis abonnement gaat, zonder strippen.
Controleer of bij het te kiezen (start)abonnement voor de klanten/leerlingen het veld 'minimum looptijd' is ingevuld. Advies: vier maanden. Zie ook Klant- /leerlingimport inschrijfmethode (LNRIMP).
Controleer ook of het scatnummer (statistische categorie) aanwezig is. De scat wordt tijdens inlezen automatisch opgenomen bij de leerling.
Scanmethode 2 speciaal voor scholen
De standaard scanmethode (nr.1) pakt steeds het eerstvolgende vrije volgnummer uit de lopende barcodereeks.
Dit is voor kleine bibliotheekorganisaties geen bezwaar, maar grotere organisaties met meerdere instanties kunnen voor de scholen beter overstappen op scanmethode 2, per vestiging in te stellen via de manager via Exemplaren en Plaatsen > Exemplaren > Systeemtabellen > LBLEXM.
Scanmethode 2 is bij uitstek geschikt voor scholen, omdat de barcodes per definitie herleidbaar zijn tot de basisbibliotheek en de bijbehorende schoolvestiging.
De opbouw van exemplaarnummers in scanmethode 2 is:
VVVV – XXX – 2 t/m 8 – YYYYY
VVVV = nummer van de schoolvestiging
XXX = unieke basisbibliotheekcode gebaseerd op de ISIL
2 -8 = voorloopgetal voor exemplaarnrs (9 is voor pasnummers)
YYYYY = volgnummer