Introductie
Typen import
Er zijn verschillende manieren (typen) voor het importeren van klanten, zie schema hieronder. Type B is bedoeld voor schoolWise.
Wil je liever gebruik maken van een automatische koppeling tussen schoolWise en ParnasSys zie Automatische leerlingimport ParnasSys.
|
Schema diverse importmethodes klantgegevens |
|
|
Type P |
Deze vorm kan alleen worden gebruikt voor het laden van klanten voor de sector BIEB. Import-klanten worden als bibliotheeklid ingeschreven op basis van de gedefinieerde inschrijfmethode. Voor meer informatie, zie Importeren extern leerling-, klantbestand. |
|
Type L |
Deze vorm kan alleen worden gebruikt voor het laden van klanten voor de sector BIEB. Voor meer informatie, zie Importeren extern leerling-, klantbestand. |
|
Type B
|
Met schoolWise leerlingkoppeling. Een licentie voor schoolWise breidt de mogelijkheden voor het importeren verder uit. Bij de importdefinitie kan dan ook worden bepaald of naast de EDUB- ook een BIEB-inschrijving moet worden aangemaakt, en met welk startabonnement. |
|
Type V |
Deze hoort bij mediatheekWise (VO). De leerlinggegevens (klantgegevens) bevatten na importeren naast de schoolkoppeling (ANI) ook velden met leerjaar en klas/groep. Voor meer informatie, zie mediatheekWise - Leerlingimport. |
Leerlingimport samenvatting
Per sector kan een actor slechts één rol (inschrijving of abonnement) bezitten. Vanuit de sector schoolWise kunnen er geen bibliotheekabonnementen worden uitgegeven. Andersom kunnen er vanuit een bibliotheek Client geen schoolWise-inschrijvingen worden gedaan.
Jaarlijks wordt het leerlingenbestand van de school opnieuw ingelezen. Dit gebeurt vanuit een bibliotheek Client, dus niet door de school zelf. Elke school kan uit zijn leerlingadministratiesysteem een exportbestand aanmaken. Dit bestand moet eerst gecontroleerd worden of het alle gewenste gegevens op de juiste manier bevat.
Nieuwe leerlingen worden als klant in het systeem ingevoerd, desgewenst ook meteen als bibliotheeklid. Oud-leerlingen worden uitgeschreven voor de schoolmediatheek maar blijven daarbij lid van de bibliotheek (als zij dat waren). Leerlingen die al lid zijn van de bibliotheek krijgen via de import een extra inschrijving voor schoolWise; zij krijgen een dubbele rol.
de systeemoptie DUPNABO is gezet, wordt er niet ontdubbeld. Zie ook Opties, rollen en licenties.
Tijdens het importeren wordt er een gebruikersnaam en een standaard pincode aangemaakt voor elke nieuwe leerling. Het is daarnaast mogelijk om handmatig nieuwe leerlingen op te voeren via de Client van de schoolmediatheek. Handmatig opvoeren en afvoeren van leerlingen gaat altijd via de lokale schoolWise Client, dus via de klantenadministratie van de schoolmediatheek en niet via de bibliotheek (beheervestiging).
In de Wise Manager kun je instellen volgens welke regels de import moet plaatsvinden: welk startabonnement van de bibliotheek, vervalmaand, BRIN-codes, wel/geen pasnummers genereren, bestaande bieb-abonnementen respecteren of overschrijven etc. Ook kun je in de vestigingstabel van de school aangegeven bij welke bibliotheek de leerlingen lid worden en welke bibliotheekvestiging de beheervestiging is: dus, welke bibliotheekvestiging de leerlingimport regelt.
Regels voor leerlingimport
Regel 1: Leerlingnummer van de school moet een constante zijn
Uitgangspunt is dat een leerlingnummer in het leverende leerling-administratiesysteem van de school altijd bij dezelfde leerling blijft horen gedurende diens schoolloopbaan. Updaten zou anders niet mogelijk zijn.
Regel 2: Elk jaar een importbestand van de school
Jaarlijks dient elke schoolWise-school een kloppend leerlingenbestand te leveren aan de bibliotheek, met daarin per leerling de volgende gegevens:
- leerlingnummer van de school
- voorletters
- naam
- evt voorvoegsel
- roepnaam
- adresgegevens
- sekse
- geboortedatum
- telefoon evt
- email evt
- groepscode van de school
- naam van de groep
- jaargroep (leerjaar)
- brincode van de school
Via het Docentmenu in de portal is er een beveiligde upload van leerlingbestanden mogelijk. Per school wordt een leerkracht gemachtigd om te uploaden. Om de bestanden te mogen downloaden en bewerken is er bij de beheerbibliotheek een personeelslid met een speciale bevoegdheid nodig.
Zie ook Bevoegdheid Uploaden leerlingbestand.
Zie verder de afzonderlijke handleiding schoolWise leerlingimport. Hierin staat precies beschreven welke instellingen er nodig /mogelijk zijn en welke handelingen er verricht moeten worden.