Opties, rollen en licenties
Er zijn een aantal systeemopties, rollen en licenties nodig om met schoolWise te werken.
Systeemopties
NTLASCH / EDUNOAD
In het kader van bescherming van privacy zijn de volgende systeemopties mogelijk voor schoolWise: NTLASCH en EDUNOAD.
| NTLASCH | EDUNOAD | |
|---|---|---|
| Omschrijving | Alleen leerlingen opzoeken van de eigen school | Geen adresgegevens tonen in de schoolWise Client |
| Uitleg | Normaliter kan in de klantenadministratie ook een leerling van een andere school worden opgezocht. Met de systeemoptie NTLASCH kan het klantzoekscherm beperkt worden tot alleen de eigen school. Je kunt dan niet langer op naam of adres leerlingen opzoeken van een andere school, ter bescherming van persoonsgegevens. | Deze optie gaat nog veel verder dan NTLASCH: er worden in het geheel geen adresgegevens meer getoond. |
| Afbeelding |  |
 |
Gezamenlijke mediatheken : geen NTLASCH, wel vestgroep VKZ
De optie NTLASCH mag niet actief zijn voor gezamenlijke mediatheekvestigingen, zij kunnen anders niet langer de leerlingen opzoeken van de verschillende scholen.
- Deactiveer de optie voor alleen de gezamenlijke mediatheekvestiging (kopieer optie, vul de mediahteekvestiging in, zet het stipje op ‘uit’)
- Maak een VKZ (vestiging zoek klant) groep aan voor de gezamenlijke mediatheek, met daarin de verschillende scholen. Zie ook Stap 9 – Vestigingsgroepen G_VEST
DUPNABO
Een aantal bibliotheken wil niet met dubbele rollen werken, maar kiest voor gescheiden registratie van leerlingen en bibliotheekleden. Leerlingen die ook lid zijn van de bibliotheek zitten dan als twee actoren in het systeem.
Omdat OCLC Wise juist gebouwd is om geen dubbele actoren te creëren, is er een speciale systeemoptie gemaakt die een werkwijze zonder dubbelrollen ondersteunt: de systeemoptie DUPNABO. Deze verhindert dat er bij het inschrijven van nieuwe leerlingen (handmatig of via de import-routine) gezocht wordt naar mogelijke duplicaten. De systeemoptie is per instantie (basisbibliotheek) te activeren, en geldt dan voor alle bibliotheken en scholen die bij deze instantie horen.
De systeemoptie heeft effect op:
- handmatige inschrijvingen
- leerlingimport
- online inschrijvingen
- seriematige adreswijzigingen in de bibliotheek
Er wordt domweg niet meer gezocht naar eventuele al aanwezige actoren. Bij de leerlingimport zal er dan niet langer ontdubbeld kunnen worden met kinderen die al lid zijn van de bibliotheek. Er wordt dan een nieuwe actor aangemaakt op basis van het importbestand.
Het is wel mogelijk om bij inschrijven op de school wèl te ontdubbelen met leerlingen die:
- afkomstig zijn van een andere school en daar ingeschreven waren
- handmatig waren ingeschreven
Bij het inschrijven van nieuwe leden in een bibliotheek wordt het zoeken naar mogelijke duplicaat-leners die in schoolWise of mediatheekWise zitten overgeslagen. Let wel, als je voor deze werkwijze kiest, zullen er bijpassende importinstellingen nodig zijn; dit geldt ook voor het gekozen samenwerkingsmodel.
Zie handleiding De dBos-methodes.
Zie handleiding schoolWise leerlingimport
Neem contact op met OCLC wanneer je met terugwerkende kracht de bestaande dubbele rollen wilt opsplitsen.
Licentie en rechten schoolWise
Voor het gebruik van schoolWise dient een licentie te worden afgenomen van OCLC. Dit kan alleen per basisbibliotheek (oftewel per instantie in OCLC Wise) of per Wise-systeem, eventueel te vernauwen tot een gemeente.
Daarnaast moet de systeemoptie 'EDUCATW– Afnemer schoolWise' geactiveerd worden. Er zijn afzonderlijke licenties voor schoolWise (basisonderwijs) en mediatheekWise (voortgezet onderwijs).
De licentie voor schoolWise houdt in dat de bibliotheek het recht heeft op gebruik van alle functionaliteit en gegevensbronnen die speciaal zijn ontwikkeld ten behoeve van schoolWise. Het gaat hierbij om:
- de schoolWise portal
- de EDUB-client
- extra titelgegevens uit de schoolWise moeder
- gebruik van Jeugdbieb.nl en andere speciaal voor schoolWise ontsloten digitale bronnen
Bij het verlopen van de licentie zonder dat deze verlengd is, vervallen de rechten op het gebruik van de schoolWise functionaliteit en zal OCLC alle toegevoegde titelgegevens verwijderen. Ook de portal-toegang tot Jeugdbieb.nl /andere schoolWise digitale bronnen zal dan vervallen.
Activeren optie en licentie schoolWise
Zie Stap 0 – Systeemoptie en licenties schoolWise activeren.
Bevoegdheden / rollen schoolWise client
Maak een schema van wie er moeten kunnen werken met de schoolWise Client, en welke bevoegdheden daarvoor nodig zijn. Meestal zal er sprake zijn van drie typen gebruikers van de Client, die elk een eigen inlogcode op de Client moeten krijgen:
- Vrijwilligers / hulpouders
- Leesconsulenten / bibliothecaris
- Systeembeheer
De onderlinge taakverdeling (bijv. tussen vrijwilligers en leesconsulent) moet bepalen welke bevoegdheden men krijgt toebedeeld. Het is van belang om in het kader van de privacybescherming te zorgen voor zeer beperkte bevoegdheden voor uitleenvrijwilligers (ouders of leerlingen), waarbij men zo min mogelijk gegevens te zien krijgt.
De bevoegdheden en de toegangscodes worden geregeld via Manager > systeemWise > Toegangscodes en bevoegdheden. Maak bij de start van schoolWise diverse gebruikersrollen aan, die bij elke school gebruikt kunnen worden.
Zie ook Balieprofielen definiëren voor schoolWise.
Beperkte gebruikersrol voor vrijwilligers
In het kader van de bescherming van de privacy is het mogelijk om een gebruikersrol met zeer beperkte bevoegdheden te creëren voor vrijwillige medewerkers in school of bibliotheek. Hiermee kan alleen worden uitgeleend / ingenomen (ook zelfbediening), terwijl er slechts zeer minimaal klantgegevens getoond kunnen worden.
Beperkte bevoegdheid voor vrijwilligers
Zodra een gebruikersrol alleen Balie-bevoegdheid heeft en geen of de laagste bevoegdheid bij Actoren (dus 0-0-0 óf 1-0-0), dan is in de Balie niet langer meteen te zien welke materialen er geleend zijn. Alleen door rechts te klikken in het F9-overzicht Exemplaren thuis, is per exemplaar te zien om welke titel het gaat. Zie Voorbeeld: zeer beperkte gebruikersrol voor vrijwilligers voor meer informatie over het configureren van deze vrijwilligersrol.
Iets uitgebreidere bevoegdheid instellen
Indien je wilt dat een vrijwillige medewerker wèl direct kan zien wat er geleend is, dan dient in de gebruikersrol de bevoegdheid Actoren op 3-0-0 te worden gezet, naast de bestaande bevoegdheid Balie 1-0-0.
Let wel, dit heeft als gevolg dat men dan ook in de Klantenadministratie kan kijken, en diverse klanten/leerlingoverzichten zal kunnen maken.
In geval van schoolWise is bij deze configuratie de dringende aanbeveling om de privacy-systeemoptieoptie EDUNOAD te activeren (zie hierboven bij NTLASCH / EDUNOAD. Hiermee worden er in de klantenadministratie geen adresgegevens getoond.
Gebruikersrol voor Leerlingimport
Voor scholen (EDUB en EDUV) is er de mogelijkheid om een leerlingbestand op een veilige manier te uploaden naar de bibliotheekserver.
De verantwoordelijke medewerker van de bibliotheekvestiging (de zgn. beheerbibliotheek) die de leerlingimport uitvoert, moet voldoende bevoegdheden hebben voor actorenbeheer en voor bestandsbeheer - leerlingbestanden. Voor het isntellen van een gebruikersrol voor Leerlingimport, zie Voorbeeld: gebruikersrol voor Leerlingimport.
Gebruikersrol voor leesmediaconsulent
Voor instellen van deze rol, zie: Voorbeeld: Gebruikersrol voor leesmediaconsulent.