Samenwerkende sectoren
Per vestiging moet worden vastgelegd bij welke sector /instantie een vestiging is opgenomen. Voor mediatheekWise is een school altijd sector EDUV.
EDUV-scholen worden in Wise geconfigureerd als aparte instanties en FO's, tenzij de mediatheek gerund wordt door de bibliotheek. Deze instanties worden voorzien van een EDUV kenmerk. Elke EDUV-instantie wordt gekoppeld aan een BIEB-instantie.
Deze laatste is bedoeld om in Wise aan te geven welke instantie verantwoordelijk is voor de VO-school. Hierdoor wordt het mogelijk om via de leerlingimport bibliotheekabonnementen uit te geven uit de instantie van de bibliotheek. Ook wordt het hierdoor mogelijk om vanuit de sector BIEB toch selecties te maken op EDUV-data (selecties zijn normaliter begrensd op instantie-niveau).
Instantie en Financiële Organisatie
Een belangrijke overweging is de keuze van de Financiële Organisatie binnen OCLC Wise (FO). Per instantie kan er namelijk maar één FO in gebruik zijn. Indien er vanuit mediatheekWise-vestiging financiële registraties kunnen ontstaan (boetes, boekvergoedingen etc.) dan zullen deze moeten worden opgenomen in een FO. Financiële registraties kunnen in alle vestigingen van een FO worden afgehandeld en per Instantie wordt de koppeling naar het grootboek gemaakt.
Als de school binnen dezelfde FO als de bibliotheek wordt opgenomen, maar in een eigen instantie, dan kan er verrekening ('clearing') plaatsvinden van ingeboekte gelden. Bij volledig gescheiden financiën hebben school en bieb elk een eigen FO en kunnen er geen registraties worden afgehandeld die bij de andere FO horen. Uiteraard is het ook mogelijk om net als in sector EDUB zonder financiële posten te werken, dit is administratief veel eenvoudiger.
|
Manager Organisatietabellen → |
Eigen FO |
Eigen Instantie EDUV |
Eigen Vestiging EDUV |
|
Fin.model 1 |
- |
- |
ja |
|
Fin.model 2 |
- |
ja |
ja |
|
Fin.model 3 |
ja |
ja |
ja |
Vestigingen
Per actor per sector kan een “abonnement-regel” worden opgenomen. Deze regel geeft voor de betreffende sector de rol van de actor in de sector weer. De opbouw en inhoud van een abonnement-regel is verschillend per sector.
BIEB:
- hoofdvestiging
- filiaal
- periode (meerdere perioden)
- status
- halte
- abonnement
- stat.cat
- selectiecode
EDUV [= mediatheekWise]:
- hoofdvestiging
- groep (klas of fysieke groep)
- jaargroep (leerjaar)
- onderwijssoort/niveau
- periode (maar EEN periode)
- status
Voor EDUV wordt het recht/reglement vastgelegd per EDUKLV klas (per school).
Voor EDUV kan ook nooit sprake zijn van product-koppelingen. Hierdoor kunnen leerlingen met alleen een EDUV-recht nooit gebruik maken van de voorzieningen van een bibliotheek.
Accepteren van klanten
Klanten (leerlingen) worden geaccepteerd op basis van hoofdvestiging. Indien leerlingen van andere hoofdvestigingen (scholen) worden geaccepteerd MOET de definitie van de rechten/reglementen zijn afgestemd. Hierbij worden klanten ALTIJD gecontroleerd op basis van de hoofdvestiging uit de (heersende) abonnementregel (van de betreffende sector). Hierbij MOET de betreffende actor een geldige inschrijving hebben voor de betreffende sector.
Reserveringen
In reserveringsnetwerken kunnen vestigingen van verschillende sectoren worden opgenomen. Voor EDUV-vestigingen kan geen gebruik worden gemaakt van schoolWise/Webshop-functies.
Voor EDUV is de uitleenvestiging standaard de ophaalvestiging. Bij samenwerkende EDUV scholen moet er een ophaalnetwerk worden gedefinieerd.
Registraties
Alleen voor de sector BIEB kent OCLC Wise een (contributie)factuurfunctie. Voor EDUV kan geen gebruik worden gemaakt van leengeld en/of strippen.
Voor EDUV is een default maximum registratie ingebouwd van €2,00. In de importmethode kan er een ander bedrag worden ingesteld. Ook kan er handmatig per klas een ander bedrag worden ingevuld.
Een EDUV vestiging is gekoppeld aan een instantie. Per instantie ligt de FO vast. Bij gebruik van deposito wordt dit deposito op FO-niveau beheerd.
EDUV in combinatie met BIEB
In de combinatie met EDUV moet in een zelfde (fysieke) vestiging ook als BIEB-sector kunnen worden gestart. Via de netwerk-instellingen moet dit worden aangestuurd. De catalogusgroepen moeten per vestiging de juiste collectie tonen. Hiermee kunnen verschillende soorten combinaties worden gemaakt voor service-punten / brede scholen. Hierbij zal (het nummer van) de uitlenende vestiging de sector bepalen.
Voor exemplaren wordt ALTIJD gecontroleerd op basis van plaatsvestiging (eigenaar) van het exemplaar. Hierbij speelt de sector van de plaatsvestiging GEEN rol.
Bij het combineren van meerdere sectoren in een fysiek bibliotheek/mediatheek moet altijd rekening worden gehouden met de voorwaarde dat een OCLC Wise-werkstation of (Wise)zelfserviceapparaat altijd maar in één sector werkzaam kan zijn.
Klanten uit verschillende sectoren kunnen dus niet gelijktijdig gebruik maken van dezelfde werkstations. Als de openingstijden voor de verschillende sectoren elkaar niet overlappen kan een werkstation altijd binnen de juiste sector worden opgestart. Indien de openingstijden van de verschillende sectoren elkaar overlappen moet gebruik worden gemaakt van verschillende werkstations. Hierbij moet duidelijk zijn welk werkstation voor welke sector wordt gebruikt.
Actoren en passen
Een actor (leerling) kan op slechts één school tegelijk ingeschreven staan, waarbij het niet uitmaakt of dit een EDUB of een EDUV school is. Bij het inschrijven van een leerling voor EDUV (handmatig of via leerlingimport) wordt een eventuele vorige EDUB- of EDUV-inschrijving overschreven.
In de importfunctie voor EDUV kan worden ingesteld dat geïmporteerde leerlingen ook een BIEB-inschrijving moeten krijgen. Voor de sector BIEB moet een hoofdvestiging en een filiaal worden opgegeven, en het gewenste startabonnement. Voor de sector EDUV kan alleen een hoofdvestiging worden ingegeven. Hierbij wordt gecontroleerd of de opgegeven hoofdvestigingen/filiaal onderdeel zijn van de betreffende sector.
Deze voorwaarden zijn niet van toepassing bij het handmatig muteren van abonnementsregels. Hiervoor geldt, dat dit alleen binnen de sector gedaan kan worden. Het is dus niet mogelijk om een bibliotheekabonnement te wijzigen via de balie van de mediatheek, of om een actor in de bibliotheek een inschrijving te geven op een mediatheek.
Bij het handmatig opvoeren van nieuwe leerlingen in de mediatheek wordt alleen een EDUV-inschrijving gedaan. Een inschrijving als BIEB-lid moet daarna als afzonderlijke actie in een bibliotheek worden uitgevoerd (dit kan op basis van hetzelfde pasje).
EXTERN_NR en LEERLINGNUMMER
In EDUV zal bij de import onderscheid gemaakt gaan worden tussen EXTERN_NR en LEERLINGNUMMER. LENER kan al worden meegegeven en dit wordt dan de (bieb)pas, zonder controles.
Per schoolvestiging EDUV moet de wijze van importeren van leerlinggegevens worden ingesteld, dit gebeurt in de tabel LNRANI, met als sleutel de BRINcode van de schoolvestiging. Per school (BRIN) moet elke leerling in LEERLINGNUMMER met een uniek leerlingnummer worden aangeleverd.
Indien EXTERN_NR wordt aangeleverd, dan wordt aangenomen dat deze ook uniek is per school (BRIN). In de Importinstellingen per school (tabel LNRANI) kan het pasgedrag worden ingesteld.
Indien slechts één van de beide bovengenoemde velden wordt aangeleverd, dan wordt deze behandeld als ware het een leerlingnummer.
Indien beide worden aangeleverd, dan wordt EXTERN_NR wordt in EXT (Extern nummer in client) opgeslagen en LEERLINGNUMMER in ANE (Extern nummer-2 in client) opgeslagen.
Voor EDUB en EDUV wordt het zoeken op (leerling/extern)nummer uitgebreid en wordt indien nodig de BRIN hierbij betrokken om zodoende een unieke combinatie te krijgen.
Dus eerst op PAS zoeken.
Niet gevonden? Dan op EXT zoeken, evtentueel uitgebreid met BRIN.
Niet gevonden of niet uniek? Dan op ANE zoeken, eventueel uitgebreid met BRIN.
Verlengen / innemen / tonen van uitgeleende exemplaren
In een uitlening (logrecord) wordt opgenomen in welke vestiging is uitgeleend. Met deze vestiging wordt de relatie gelegd naar de sector.
N.B. Bewaking van maximum aantal exemplaren is voor EDUV geregeld in de importmethode LNRIMP en eventueel aan te passen via de per fysieke groep (EDUKLV), dus niet per abonnementsdefinitie zoals bij bibliotheken.
Innemen over de grenzen van een sector
- Controle op V999, indien uitleenvestiging in hoofdgroep V999 staat, mag het niet ergens anders worden ingenomen.
- Indien de plaatsingsvestiging of uitleenvestiging is opgenomen in VSE of VSA van de inname-vestiging, dan innemen toestaan.
N.B. De berekening van eventueel telaat-geld gebeurt dan op basis van de uitlenende vestiging. Dit is afwijkend van het innemen tussen bibliotheken onderling, waarbij het reglement van de innamevestiging leidend is
- Overige gevallen (dus geen V999 geen VSE geen VSA) indien sector van inname ongelijk is aan sector van uitlenen, dan inname weigeren.
V999 = Alleen hier inleveren
Vestigingshoofdgroep om voor een vestiging in te stellen dat je iets alleen maar mag inleveren waar het werd geleend.
VSE = Innemen zonder transport, d.w.z. als was het een eigen exemplaar. In een VSE-groep alleen vestigingen opnemen die in fysiek hetzelfde gebouw zitten.
Bij inname van elkaars exemplaren zal een exemplaar direct 'Binnen' worden gezet.
VSA = Transport zonder melding
Voluit betekent VSA: "Mag exemplaren innemen van, zonder melding in de zelfbediening".
De VSA instellen indien materialen van andere vestigingen ingenomen moeten kunnen worden op de zelfservice. De instelling VSA is bedoeld voor INNEMEN.
(Als ook materialen van andere vestigingen mogen worden uitgeleend moet de systeemoptie ZUSEXME worden gezet.)
|
Innemen in |
Uitgeleend in |
Mag dit (default) |
Uitzondering op deze regel |
|---|---|---|---|
|
BIEB |
EDUV |
Ja
|
Uitschakelen door de EDUV-vestiging(en) op te nemen in vestigingshoofdgroep V999. |
|
EDUV |
BIEB |
Nee |
Voor Bredeschool-Bibliotheek combinaties wel mogelijk indien de betreffende EDUV en BIEB vestigingen in dezelfde VSE/VSA groep zitten. |
Schema samenwerkende sectoren
|
Onderdeel / functie: |
EDUV |
BIEB |
|---|---|---|
|
Innemen |
Alleen eigen exemplaren tenzij VSE/VSA instellingen dit mogelijk maken binnen dezelfde instantie. |
Innemen school-exemplaren alleen toegestaan als school is opgenomen in de VSA en school NIET in V999 zit. |
|
Inzage in Geleend |
Alleen geleend op school. |
ALLE geleende materialen, zowel bibliotheek als school. EDUB-regels staan in afwijkende kleur (blauw). Alleen geleend in bibliotheek. |
|
Inzage in Geleend |
Alleen geleend op school. |
Alleen geleend in bibliotheek. |
|
Inzage in Geleend |
ALLE geleende materialen, gescheiden lijstjes. |
Alleen geleend in bibliotheek. |
|
Verlengen |
Alleen verlengen wat is geleend op school. |
Alleen verlengen wat is geleend in bibliotheek. |
|
Verlengen |
Alleen verlengen wat is geleend op school. |
Alleen verlengen wat is geleend in bibliotheek. |
|
Statusbon |
Alleen geleend op school. |
Alleen geleend in bibliotheek. |
|
Reserveringen |
Alleen reserveringen school. |
ALLE reserveringen zijn te zien, EDUV-regels in blauw. |
|
Reserveringen |
Alleen reserveringen school. |
Alleen reserveringen bibliotheek. |
|
Reserveringen |
ALLE reserveringen, gescheiden lijstjes. |
Alleen reserveringen bibliotheek. |
IBL-V reserveringen
Het mogen plaatsen van een reservering buiten het eigen Wise-systeem van de bibliotheek zal vooral voor docenten en bovenbouwleerlingen Havo/VWO van belang kunnen zijn. Er zijn voor de aanvrager kosten aan verbonden.
Het plaatsen van een IBL-V reservering vanuit mediatheekWise kan uitsluitend wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- De Zoekhulp van de mediatheekWise portal bevat ook de treffers in “Heel Nederland” zie Overzicht instellingen en parameters.
- De leerling / docent heeft een geldig bibliotheekabonnement dat het plaatsen van IBL-V reserveringen toestaat (zie MijnMenumethode bij Abonnementsmethodes).
- Maximale registratiebedrag in het bibliotheekabonnement is niet overschreden.
Indien de IBL-reservering wordt geweigerd, dan verschijnt één van onderstaande meldingen:
E-books
Het mogen downloaden van e-books door leerlingen kan wanneer aan onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
- De Zoekhulp van de mediatheekWise portal bevat ook de treffers in “E-books”, zie Overzicht instellingen en parameters.
- De leerling / docent heeft een geldig bibliotheekabonnement.
- Maximale registratiebedrag in het bibliotheekabonnement is niet overschreden.
Logging
In een uitlening (logrecord) wordt opgenomen in welke vestiging is uitgeleend. Met deze vestiging wordt de relatie gelegd naar de sector.
Logging Wise:
- datum en tijd
- vestiging
- actor
- statistische categorie actor
- woonplaats
- geleende items → scatnr exemplaar
- geleende items → RMT
- bron (interface) dwz balie, portal, automaat
Logging mediatheekWise, toevoegingen:
- School
- Fysieke groep (in poort)
- Jaargroep (via stat.categorie actor)
- Onderwijssoort (via abonnementnummer)