Starten met mediatheekWise: Conversie Aura > Wise
Randvoorwaarden
Voor 'Aura-scholen' die met mediatheekWise willen gaan uitlenen / reserveren / koppelen etc. is het noodzakelijk dat hun bezit wordt ondergebracht in OCLC Wise.
Er is conversiesoftware die het mogelijk maakt om het Aura-titelbestand te matchen met Wise en vervolgens vrijwel alle titels die niet in Wise zitten toe te voegen als nieuwe titel. Hierbij wordt gebruik gemaakt van hetzelfde XML-bestand als voor het tonen van Auratitels als externe bron in de oude OPAC (tot versie 7.0.7).
N.B.
Er is geen garantie op de kwaliteit van de titelbeschrijvingen uit Aura. Vooraf saneren van oud en overbodig bezit is raadzaam.
Een niet te vermijden gevolg van de conversie is dat alle eventuele fouten in Aura-titelbeschrijvingen (bv. auteursnamen) meekomen in de titels die via de conversie naar Wise worden overgeheveld.
Gelukkig hebben andere gebruikers van het Wise systeem hier geen last van; de techniek van de Wisecat+ maakt dat de titelbeschrijvingen uit de Aura-bron alleen in de catalogus van de school te zien zijn (mediatheekWise portal en Client).
De conversie wordt uitgevoerd door OCLC. Per systeem is de licentie XMLIMPORT_TITELS nodig.
Er worden alleen titels geconverteerd, geen exemplaren. De exemplaren van de schoolmediatheek kunnen na de conversie worden gekoppeld in Wise; dat kan door de school zelf worden gedaan vanuit de mediatheekWise-Client. Zie ook Aandachtspunten.
Aandachtspunten
Hou er rekening mee dat elk Aura-systeem de vrije hand heeft in het invullen van diverse titelvelden. Bijv. het veld Niveau wordt door elke school anders ingevuld, met een eigen indeling.
Aura Wise
niveau -> Wise-veld Leesniveau
categorie -> Wise-veld taal*
materiaal -> Wise-veld mediumsoort
genre -> Wiseveld genre
* Als de waarde hiervan in Aura afwijkt van de Wise-taalcodes wordt de Aura-inhoud geparkeerd in het Wise-veld 'Oorspronkelijke taal' (dit veld wordt nl. in Wise nergens voor gebruikt).
Herkenning conversietitels
Nieuw toegevoegde Auratitels krijgen een code ergens in de titelbeschrijving op basis van het Aura-titelnummer, voorafgegaan door een 3-lettercode voor Aura, zodat de importfunctie weet dat het om Auratitels gaat.
Ook het Wise-vestigingsnummer wordt toegevoegd aan het titel_id, zodat een volgend Aura-bestand niet het vorige bestand kan overschrijven doordat de Aura-titelnummers gelijk zijn. Per Aurabestand is er om deze reden 1 unieke doelvestiging in Wise nodig. (Het is dus niet mogelijk om 2 Aurabestanden naar dezelfde Wise-vestiging te converteren.)
Bovenkant-titels en onderkant-titels
Er vindt eerst een match plaats op ISBN. Titel die al in Wise zitten kunnen worden overgeslagen, tenzij ze in de 'onderkant' zitten (verwijderde titels).
Onderkant-titels worden naar 'boven' verhuisd en blijven ongekoppeld 1 maand in de bovenkant. Deze titels verhuizen weer terug naar de onderkant als er nog steeds geen exemplaar aan is gekoppeld.
De termijn van een maand zit ingebouwd in het systeem en is niet anders in te stellen. Dit is op zich geen probleem, je kunt vanuit het koppelscherm ook titels uit de onderkant gebruiken (tenzij de systeemoptie is gezet die dit verbiedt). De verwijderde titels verhuizen na koppelen gewoon weer naar de bovenkant. Degene die gaat koppelen voor de school moet hiervan op de hoogte zijn.
Voor meer informatie over bovenkant-titels en onderkant-titels, zie Bovenkant - Onderkant.
Koppelen: schaduwvestiging-truc
Als er live exemplaren worden gekoppeld aan de Aura-conversietitels, dan worden ze meteen getoond in de de mediatheekWise portal. Dat is niet fijn, want de titels zijn in dat geval dubbel te zien in de portal: als Aura-link en als Wise-titel met reserveerbaar/ leenbaar exemplaar op de school. Echter, reserveren en lenen met mediatheekWise kan pas als het hele bezit van de school is overgezet naar Wise.
Daarom de volgende werkwijze aanhouden:
- Schaduwvestiging aanmaken in Wise, met een ander zoeklicht (TABVCG) dan de school, maar met gelijke PLT en KastCON tabellen, en een inlog met koppelbevoegdheid.
- Alle exemplaren koppelen aan deze schaduwvestiging.
- Zodra alles gereed is om te gaan uitlenen in mediatheekWise, kan Aura uit de lucht.
- Via Seriemutatie alle ex. van de schaduwvestiging overhevelen naar de mediatheekWise-vestiging.
De schaduwvestiging kan daarna ook voor volgende Aura-conversies gebruikt worden, mits PLT en KastCon gelijk zijn aan die van de mediatheekWise-vestiging van de school.
Niet gevonden titels
Het streven is om alle Aura-titels te converteren, maar als er titels zijn die niet geconverteerd konden worden dan zullen deze door de bibliotheek bekeken moeten worden.
Mogelijke vervolgacties:
- ophalen uit de GGC
- ophalen via de WTS (OCLC Wise Titelservice, d.w.z. de schoolWise-moeder)
- handmatig opvoeren
- exemplaren afschrijven