Financiële inrichting
Algemeen
Uitgangspunten
Alleen voor de sector BIEB kent OCLC Wise een (contributie)facturatiefunctie. De sectoren EDUB en EDUV kennen geen facturatiefunctie.
Voor EDUV kan geen gebruik worden gemaakt van strippen. Voor EDUV geldt een default maximumbedrag voor registraties van €2,00.
Via de importmethode LNRIMP is een ander maximumbedrag in te stellen, met daarnaast de mogelijkheid om per klas in de klassentabel handmatig een ander bedrag in te vullen.
Een EDUV vestiging zit in een instantie, naar keuze een speciale EDUV-instantie of dezelfde instantie als de bibliotheek. Per instantie ligt de FO vast. Bij gebruik van deposito wordt dit deposito op FO-niveau beheerd.
In mediatheekWise kunnen financiële posten ontstaan: registraties, nota's materiaalvergoeding, evt andere verkopen. De wijze waarop de boekingen verantwoord moeten worden hangt af van de gekozen financiële inrichting.
Clearing (achteraf onderling verrekening tussen vestigingen) kan alleen als school en bibliotheek in dezelfde Financiële Organisatie (FO) maar in verschillende instanties zitten.
EDUV-scholen worden in Wise geconfigureerd als aparte instanties en FO's, tenzij de mediatheek gerund wordt door de bibliotheek.
Deze instanties worden voorzien van een EDUV kenmerk.
Elke EDUV-instantie wordt gekoppeld aan een BIEB-instantie.
Deze laatste is bedoeld om in Wise aan te geven welke instantie verantwoordelijk is voor de VO-school.
- Hierdoor wordt het mogelijk om via de leerlingimport bibliotheekabonnementen uit te geven uit de instantie van de bibliotheek
- Hierdoor wordt het mogelijk om vanuit de sector BIEB selecties te maken op EDUV-data (deze normaliter zijn begrensd op instantie-niveau)
Financiële modellen 1, 2 en 3
Fin. Model 1 – School en bieb in dezelfde instantie, school draait mee net zoals bibliotheken
EDUV vestiging in dezelfde instantie en FO als de bibliotheek. De bibliotheek runt de mediatheek en regelt ook de financiële stromen. Registraties van de school kunnen in de bibliotheek worden voldaan en andersom.
School krijgt eigen kasnummer.
Fin. Model 2 – Eén FO, verschillende instanties, clearing mogelijk
EDUV vestiging in een eigen instantie, maar wel in dezelfde FO. School runt de mediatheek en regelt de financiën. Registraties van de school kunnen in de bibliotheek worden voldaan en andersom.
School krijgt eigen kasnr.
Afspraken maken over kasafhandeling.
Achteraf kan er clearing worden toegepast, over en weer komen de boekingen dan in de juiste instantie terecht.
Fin. Model 3 – Verschillende FO's, gescheiden financiën
EDUV vestiging in een eigen FO en dus een eigen instantie. De school runt zelf de mediatheek en regelt ook de financiële stromen.
School krijgt eigen accountingtabel, eigen kas.
In de school kunnen alleen de eigen EDUV-financiële posten worden geboekt.
Organisatietabellen aanmaken: FO, Instantie, Vestiging
|
Organisatietabel → |
Eigen Financiële Organisatie EDUV |
Eigen Instantie EDUV |
Eigen Vestiging EDUV |
|
Fin. model 1 School en bieb zijn één geheel |
- |
- |
ja |
|
Fin. model 2 School en bieb clearingmodel |
- |
ja |
ja |
|
Fin. model 3 School en Bieb gescheiden financiën |
ja |
ja |
ja |
Financiële organisatie EDUV
Geldt alleen voor financieel model 3
Definieer de FO.
- Nummer
- Omschrijving
- Journaalmethode = M
Instantie EDUV
Geldt voor financieel model 2 en 3
Definieer een eigen instantie voor de school. Voor mediatheekWise zijn er speciale parameters toegevoegd om de samenwerking met de bibliotheek te kunnen reguleren.
|
Veld |
Uitleg |
|---|---|
|
Instantie |
Hoofdletter I + nummer van 3 pos. |
|
Omschrijving |
Geef hier de naam voor de instantie aan. |
|
Soort instantie |
Geef hier aan dat het om een EDUV-school gaat. N.B. Pas tevens de betreffende bibliotheekinstantie aan: in veld 'Soort Instantie' kiezen voor 'BIEB-Bibliotheek'. |
|
Hoofdinstantie |
Wijs aan bij welke bibliotheekinstantie de school hoort. Dit is nodig indien de leerlingen via de leerlingimport een bibliotheeklidmaatschap krijgen. Dit wordt geregeld met een LNRANI-tabel van de hier aangewezen Hoofdinstantie in sector BIEB, waarbij een (gratis) abonnement van deze Hoofdinstantie wordt aangewezen. Ook kan de betreffende bibliotheek dan selecties maken op data van zowel de eigen bibliotheekinstantie als de EDUV-instantie. |
|
Budgetmethode |
n.v.t. |
|
Online betaalmethode |
Indien van toepassing in later stadium invullen. Zie voor definiëring en gebruik van online betaalmethode de handleiding Financiën > Systeemtabellen > Online betaalmethode. In de tabel dagboekgebruik moet dan ook worden ingesteld voor de betreffende Instantie in welk dagboek de online betalingen moeten worden verantwoord. Zie hiervoor: Financiën > Systeemtabellen > (DGG) Dagboekgebruik. |
|
Budgetafsluiten met overloop |
n.v.t. |
|
Financiële organisatie |
Wijs de juiste FO aan. Bij model 2 is dit de FO van de bibliotheekorganisatie en bij model 3 de FO van de school. |
|
Registratienota per instantie |
n.v.t. |
|
Inschrijvingen via web |
n.v.t. |
|
Minimum bedrag incasso |
n.v.t. |
|
Minimum bedrag OLA |
n.v.t. |
|
Hoofdvest voor BNL servicebus doeleinden |
n.v.t. |
|
ISIL |
n.v.t. |
|
Laat maar zitten bedrag (LMZ) |
n.v.t. |
|
Afboekingscode tegoed |
n.v.t. |
|
Afboeken tegoed na xx maanden |
n.v.t. |
|
Maximum bedrag tegoed afboeken |
n.v.t. |
|
Portal poort |
n.v.t. |
|
Marketing vestiging |
n.v.t. |
|
GGC usernaam |
n.v.t. |
|
GGC wachtwoord |
n.v.t. |
|
Header url |
n.v.t. |
|
Footer url |
n.v.t. |
Zie voor het aanmaken van de vestiging: Vestigingstabel EDUV.
Zie ook afbeeldingen hieronder.
Financiële tabellen
De financiële tabellen voor mediatheekWise-vestigingen staan in de manager onder schoolWise/mediatheekWise, zie Financiën.