Samenwerkende sectoren

Instantie en Financiële Organisatie

Een belangrijke overweging is de keuze van de Financiële Organisatie binnen OCLC Wise (FO). Per instantie kan er namelijk maar één FO in gebruik zijn. Indien er vanuit de mediatheekWise-vestiging financiële registraties kunnen ontstaan (boetes, boekvergoedingen etc.) dan worden deze opgenomen in een FO. Financiële registraties kunnen in alle vestigingen van een FO worden afgehandeld en per Instantie wordt de koppeling naar het grootboek gemaakt. 

Als de school binnen dezelfde FO als de bibliotheek wordt opgenomen, maar in een eigen instantie, dan kan er verrekening ('clearing') plaatsvinden van ingeboekte gelden. Bij volledig gescheiden financiën hebben school en bieb elk een eigen FO en kunnen er geen registraties worden afgehandeld die bij de andere FO horen. Uiteraard is het ook mogelijk om net als in sector EDUB zonder financiële posten te werken, dit is administratief veel eenvoudiger.

Vestigingen

Per actor per sector kan een “abonnement-regel” worden opgenomen. Deze regel geeft voor de betreffende sector de rol van de actor in de sector weer. De opbouw en inhoud van een abonnement-regel is verschillend per sector.

BIEB (rol_abonnement):

• hoofdvestiging
• filiaal
• periode (meerdere perioden)
• status
• halte
• abonnement
• stat.cat
• selectiecode

EDUV [= mediatheekWise] (rol_educat):

• hoofdvestiging
• groep (klas of fysieke groep)
• jaargroep (leerjaar)
• onderwijssoort/niveau
• periode (maar EEN periode)
• status

Voor EDUV wordt het recht/ reglement vastgelegd per EDUKLV klas (per school). 

Voor EDUV kan ook nooit sprake zijn van product-koppelingen. Hierdoor kunnen leerlingen met alleen een EDUV-recht nooit gebruik maken van de voorzieningen van een bibliotheek.

Actoren en passen

Een actor (leerling) heeft één rol_educat, waarbij het niet uitmaakt of dit bij een EDUB- of een EDUV-school is. Bij het inschrijven van een leerling voor EDUV (handmatig of via leerlingimport) wordt een eventuele vorige EDUB- of EDUV-inschrijving overschreven.

Bij import van EDUV-leerlingen kun je instellen dat ze automatisch een BIEB-inschrijving krijgen. Hiervoor geef je op:

• BIEB: hoofdvestiging, filiaal en startabonnement
• EDUV: alleen hoofdvestiging

Het systeem controleert of de vestigingen bij de betreffende sector horen.

Let op: Handmatige wijzigingen/ inschrijvingen werken anders:

• Abonnementen kun je alleen binnen dezelfde sector wijzigen
• Een bibliotheekabonnement wijzigen via de mediatheek is niet mogelijk (en omgekeerd)
• Nieuwe leerlingen in de mediatheek krijgen alleen een EDUV-inschrijving
• Voor een BIEB-inschrijving moet je daarna een aparte actie doen in de bibliotheek (kan met hetzelfde pasnummer)

EXTERN_NR en LEERLINGNUMMER
De EDUV-leerlingimport maakt onderscheid tussen EXTERN_NR en LEERLINGNUMMER. LENERNUMMER kan al in het importbestand staan en dit wordt dan het pasnummer, zonder controles.

Stel per EDUV-schoolvestiging de wijze van importeren van leerlinggegevens in, dit gebeurt in de tabel LNRANI, met als sleutel de BRIN-code van de schoolvestiging. Zorg per schoolnummer (=BRIN) dat elke leerling in LEERLINGNUMMER een uniek leerlingnummer heeft.

Indien EXTERN_NR wordt aangeleverd, dan wordt aangenomen dat deze ook uniek is per schoolnummer (=BRIN). In de Importinstellingen per school (tabel LNRANI) kan het pasgedrag worden ingesteld.

Als slechts één van de beide bovengenoemde velden in het importbestand staat, dan wordt dit nummer gebruikt als ware het een leerlingnummer.
Indien beide nummers in het importbestand staan, dan wordt EXTERN_NR wordt in EXT (Extern nummer in de Client) opgeslagen en LEERLINGNUMMER in ANE (Extern nummer-2 in de Client) opgeslagen.

Voor EDUB en EDUV wordt het zoeken op (leerling-/ extern)nummer uitgebreid en wordt indien nodig de BRIN hierbij betrokken om zodoende een unieke combinatie te krijgen.
Dus eerst op PAS zoeken.
Niet gevonden? Dan op EXT zoeken, evtentueel uitgebreid met BRIN.
Niet gevonden of niet uniek? Dan op ANE zoeken, eventueel uitgebreid met BRIN.

Verlengen / innemen / tonen van uitgeleende exemplaren

In een uitlening (logrecord) staat in welke vestiging is geleend. Met deze vestiging wordt de relatie gelegd naar de sector.

  Het maximum aantal geleendeexemplaren staat voor EDUV in de importmethode LNRIMP en is eventueel aan te passen per fysieke groep (EDUKLV), dus niet per abonnementsdefinitie zoals bij bibliotheken.

Innemen over de grenzen van een sector

• Controle op V999, als de leenvestiging in hoofdgroep V999 staat, mag het exemplaar niet ergens anders worden ingenomen.
• Als de plaatsingsvestiging of uitleenvestiging is opgenomen in VSE of VSA van de inname-vestiging, dan innemen toestaan.

    De berekening van eventueel telaat-geld gebeurt dan op basis van de lenende vestiging. Dit is afwijkend van het innemen tussen bibliotheken onderling, waarbij het reglement van de innamevestiging leidend is.

• Overige gevallen (dus geen V999 geen VSE geen VSA) als de sector van inname ongelijk is aan de sector van uitlenen, dan inname weigeren.

V999 = Alleen hier inleveren
Vestigingshoofdgroep om voor een vestiging in te stellen dat je iets alleen maar mag inleveren waar het werd geleend.

VSE = Innemen zonder transport, dat wil zeggen als was het een eigen exemplaar. In een VSE-groep alleen vestigingen opnemen die in fysiek hetzelfde gebouw zitten.
Bij inname van elkaars exemplaren zal een exemplaar direct 'Binnen' worden gezet.

VSA = Transport zonder melding
Voluit betekent VSA: "Mag exemplaren innemen van, zonder melding in de zelfbediening".
De VSA instellen indien materialen van andere vestigingen ingenomen moeten kunnen worden op de zelfservice. De instelling VSA is bedoeld voor INNEMEN.
(Als ook materialen van andere vestigingen mogen worden uitgeleend moet de systeemoptie ZUSEXME worden gezet.)

Schema samenwerkende sectoren

IBL-V reserveringen t/m versie 8.0.2

Het mogen plaatsen van een reservering buiten het eigen Wise-systeem van de bibliotheek zal vooral voor docenten en bovenbouwleerlingen Havo/VWO van belang kunnen zijn. Er zijn voor de aanvrager kosten aan verbonden.

Het plaatsen van een IBL-V reservering vanuit mediatheekWise kan uitsluitend wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De Zoekhulp van de mediatheekWise portal bevat ook de treffers in “Heel Nederland” zie Overzicht instellingen en parameters. 
• De leerling / docent heeft een geldig bibliotheekabonnement dat het plaatsen van IBL-V reserveringen toestaat (zie MijnMenumethode bij Abonnementsmethodes).
• Maximale registratiebedrag in het bibliotheekabonnement is niet overschreden.

Indien de IBL-reservering wordt geweigerd, dan verschijnt één van onderstaande meldingen:

E-books

Het mogen downloaden van e-books door leerlingen kan wanneer aan onderstaande voorwaarden wordt voldaan:

• De Zoekhulp van de mediatheekWise portal bevat ook de treffers in “E-books”, zie Overzicht instellingen en parameters. 
• De leerling / docent heeft een geldig bibliotheekabonnement.
• Maximale registratiebedrag in het bibliotheekabonnement is niet overschreden.

Logging

In een uitlening (logrecord) wordt opgenomen in welke vestiging is uitgeleend. Met deze vestiging wordt de relatie gelegd naar de sector.

Logging Wise:

• datum en tijd
• vestiging
• actor
• statistische categorie actor
• woonplaats
• geleende items → scatnr exemplaar
• geleende items → RMT
• bron (interface) dwz balie, portal, automaat

Logging mediatheekWise, toevoegingen:

• School
• Fysieke groep (in poort)
• Jaargroep (via stat.categorie actor)
• Onderwijssoort (via abonnementnummer)