Klanten algemeen

Algemene opzet

De leerlingen (en docenten) zijn als klant opgenomen in het OCLC Wise-systeem. De bibliotheek importeert hiertoe jaarlijks een bestand uit de leerlingenadministratie van de school. Er zijn afspraken gemaakt met de school over de aanlevering van het leerlingbestand.

Via de leerlingimport worden de gegevens bijgewerkt:

• juiste klas en leerjaar van elke leerling
• leerlingen die van school zijn worden ongeldig gemaakt
• nieuwe leerlingen ingeschreven

Als extra afspraak tussen bibliotheek en school kunnen alle leerlingen tevens een lidmaatschap bij de bibliotheek krijgen. Tussentijdse nieuwe leerlingen kunnen individueel worden ingeschreven als 'nieuwe klant'.

Belangrijkste kenmerken van een klant / leerling

Dit zijn de belangrijkste kenmerken van een klant in het systeem:

• Persoonsgegevens: naam, geboortedatum, sekse
• Adresgegevens: adres, e-mail adres
• Actor-id: elke klant in het systeem heeft een vast actor-id. Dit nummer wordt toegekend door het systeem en wijzigt nooit (en kan ook niet worden gewijzigd).
  Het actor-id staat los van de pasnummers. Aan een actor-id kunnen meerdere (bibliotheek)pasnummers gehangen worden.
• Status: de status bepaalt of een klant (leerling) gebruik mag maken van de schoolmediatheek. Status 5 = normaal. Status 9 = uitgeschreven (oud-leerlingen).
• Pasnummer of -nummers (als er met pasjes wordt gewerkt)
• Leerjaar
• Klas
• Inschrijving bij de schoolmediatheek
• Inschrijving bij de bibliotheek

Adresgegevens verbergen (optie)

Omwille van de bescherming van de privacy is het mogelijk om de adresgegevens van leerlingen te verbergen; dit kan worden ingesteld door de OCLC Wise-systeembeheerder van de bibliotheek.

Lidmaatschappen schoolmediatheek en bibliotheek

Voor de meeste scholen zal zijn afgesproken, dat alle leerlingen tevens lid zijn/worden van de bibliotheek. De leerlingen krijgen dan, naast een geldige inschrijving voor de schoolmediatheek, ook een abonnement bij de bibliotheek. Dit is bij elke leerling in de klantenadministratie te zien.

Alleen leerlingen en docenten

Gegevens van de leerlingen en docenten raadplegen en wijzigen is mogelijk via de klantenadministratie. Ook kunnen nieuwe leerlingen tussentijds handmatig worden opgevoerd.

Het is alleen mogelijk om leerlingen (en docenten) op te zoeken van scholen; het is niet mogelijk om in de klantenadministratie van de bibliotheek te kijken. De enige uitzondering hierop is tijdens het inschrijven van een nieuwe leerling, die al lid is van de bibliotheek.