Klantenadministratie

Klantbalk bovenin

In de blauwe balk staat de volgende informatie:

Het hoofdpasnummer met daarachter het actor-id tussen vierkante haken [].
Het nummer en de naam van de schoolvestiging.
De sector EDUV= voortgezet onderwijs.
De status en de einddatum van de inschrijving (onbepaalde duur).

Daaronder staan de klantegevens in drie blokken.

Blok links

Naam en roepnaam.
Adresgegevens (tenzij de privacy-optie actief is).
Vervaldatum van de inschrijving (meestal een datum ver in de toekomst).
Als deze vervaldatum in het verleden ligt, dan zijn de gegevens dit blok rood.

Blok midden

Geboortedatum en leeftijd.
Datum laatste activiteit: datum wordt pas na enkele minuten (maximaal 10) bijgewerkt. Het kan daardoor soms lijken dat de datum niet is bijgewerkt.
Aantal exemplaren in bezit (= geleend): teller wordt tijdens de uitleensessie bijgewerkt.
Actieve passen: aantal pasnummers in gebruik

Blok rechts

Registratie: bedrag aan onbetaalde vergoedingen, zoals telaatgeld.
Tegoed of deposito: van tevoren betaald bedrag waaruit registraties worden betaald

Gebruik F9 om details op te vragen van wat de leerling heeft geleend, net zoals bij Uitlenen/Innemen.

Tabblad 1 Klant

Dit tabblad geeft een soort samenvatting. Er kunnen hier geen gegevens gewijzigd worden.

Veld	Uitleg
Inschrijfdatum	Sinds wanneer is de klant ingeschreven bij deze schoolmediatheek.
Producten	Reglementscode, meestal zal dit 'VA' zijn.
Statistische categorie	Kan gevuld zijn t.b.v. de bibliotheek.
Telefoon	Telefoonnummer
Laatste mutatie	Laatste wijziging van de klantgegevens.
E-mail	E-mailadres van de leerling, indien bekend (in te vullen op tabblad 2).
Bijzonderheden	Hier wordt onder andere weergegeven of er een opmerking is geplaatst (de opmerking zelf is alleen zichtbaar via het tabblad 5).
Uitleningen huidige periode	Aantal uitleningen in huidige periode (= jaar).
Vorige periode	Aantal uitleningen in de vorige periode.
Totaal	Totaal aantal uitleningen van alle jaren.

Tabblad 2 NAW-gegevens

Bij het oproepen van de Klantenadministratie opent automatisch Tabblad 2. NAW-Gegevens.

Veld	Uitleg
Voorletters	Maximaal 4.
Voorvoegsel
Naam	Achternaam
Roepnaam
Ondernaam	Niet van toepassing voor scholen; veld is ook niet in alle systemen te zien.
Zoeknaam	In het klantzoekscherm kan worden gezocht op achternaam van de klant. In sommige gevallen is het lastig om te zoeken, bijvoorbeeld in het geval van leerlingen die de achternaam van hun pleegouders gebruiken. In dit veld kan dan een zogeheten 'zoeknaam' ingevoerd worden waarop gezocht kan worden.
Geboren	dd-mm-jjjj
Email	E-mailadres
Contactpersoon	Extra veld, handmatig te vullen.
Telefoon contactpersoon
Filiaal	De schoolmediatheek van deze leerling: het vestigingsnummer is bovenin te zien in de klantbalk.
Adressen	Alleen zichtbaar indien er geen privacy-optie van kracht is (omwille van de bescherming van de privacy is het mogelijk om de adresgegevens van leerlingen te verbergen; dit kan worden ingesteld door de OCLC Wise-systeembeheerder van de bibliotheek). Het is mogelijk meerdere adressen in te vullen. Met rechtsklikken opent een muteerscherm.

Tabblad 3 Contributie

Contributie is van oudsher de bibliotheek-term voor 'inschrijving'. Dit tabblad laat zien waar en wanneer de leerling is ingeschreven bij de schoolmediatheek en bij de bibliotheek. Ook zijn de bibliotheekinschrijvingen uit het verleden te zien (omdat een bibliotheekabonnement jaarlijks wordt verlengd, is er per jaar een regel).

Veld

Uitleg

Inschrijfdatum

Sinds wanneer is de klant ingeschreven bij deze schoolmediatheek.

Producten/diensten

Alle huidige inschrijvingen bij schoolmediatheek en bibliotheek, plus de vroegere bibliotheekinschrijvingen.

Kolom	Uitleg
Instantie	Code voor de bibliotheekorganisatie + vestigingsnummer van bibliotheek of schoolmediatheek.
Begin en Eind	Startdatum en datum van beëindiging van de inschrijving(en).
Abonnement	Soort inschrijving; voor scholen staat hier 0-Educat ingevuld.
Status	Geldigheid van de inschrijving: 5 = normaal, 9 = uitgeschreven
Kosten	Alleen relevant voor een bibliotheekabonnement
Sector	Sector BIEB voor bibliotheekinschrijvingen Sector EDUB schoolmediatheek basisonderwijs Sector EDUV schoolmediatheek voortgezet onderwijs

Iban

n.v.t.

Bic(*)

n.v.t.

Statistische cataegorie

Kan gevuld zijn t.b.v. de bibliotheek.

Tabblad 4 Overig

Dit tabblad toont de mutaties, voorzien van datum en tijd, die plaatsvinden via de balie en de webcat.

Tabblad 5 Meldingen

Hier kunnen meldingen (opmerkingen) worden geplaatst, zie uitleg in de afbeelding.

Klik op Wijzig om een melding / opmerking in te voeren. Klik daarna op Opslaan.

Zodra het pasje van de leerling wordt gescand bij Uitlenen of in de klantenadministratie, verschijnt de melding in beeld:

Tabblad 6 Eigenschappen-1

Aanvullende gegevens en instellingen.

Veld	Uitleg
Selectie	n.v.t. (code voor de bibliotheek)
Sexe
Niet normaal ingenomen	n.v.t.
Laatste gebruik pas	Zie tabblad Passen, veld wordt hier nog verwijderd.
Reset inlogteller	Na vijf keer tevergeefs inloggen met een verkeerd wachtwoord is de toegang tot de portal voor een etmaal geblokkeerd. De reset inlog teller zet deze teller weer op nul.
Melden titel eerder geleend	Staat standaard op Nee. Ja = in de balie verschijnt een melding zodra er iets voor een tweede of volgende keer geleend wordt.
Toon leenhistorie	Staat standaard op Ja.
Leenhistorie wissen?	Staat standaard op Nee.
Blokkade algemeen	Hiermee kan een leerling worden geblokkeerd. In de balie verschijnt een melding. Hij/zij mag niet meer verlengen, reserveren, gegevens wijzigen enz. Geblokkeerde leerlingen hebben geen toegang (meer) tot 'Mijn Menu'. De leerling wordt middels een melding geattendeerd op de blokkade(s).
Pas verloren gemeld door klant	Bij vermissing van een pasje kan leerling dit online melden via de portal. Er kan dan niet meer geleend worden. Door het stipje op Nee te zetten wordt de blokkade opgeheven.
Blokkade tekst	Extra mededeling die bij de blokkade kan worden meegegeven. Bij het opheffen van de blokkade wordt de tekst automatisch verwijderd.
Blokkade info	Blokkade info wordt gevuld met datum en inlog nadat veld Blokkadetekst is ingevoerd is.

Tabblad 7 Eigenschappen-2

Aanvullende gegevens en instellingen.

Veld	Uitleg
Klantbonnen	Een klantbon is de bon die je krijgt na het lenen. Ja = Printen, Nee = geen bon. Voor personeelsleden (docenten) of andere klanten die grote hoeveelheden lenen zou deze optie op 'Nee' gezet kunnen worden.
Reserveringsberichten	Standaard = Ja Voor personeelsleden (docenten) of andere klanten die grote hoeveelheden reserveren kan deze optie op 'Nee' worden gezet, waardoor het verzenden van de reserveringsberichten wordt onderdrukt.
Extern nummer (kan niet op worden gezocht)	Veld om een extra nummer in op te slaan
Extern nummer-2	Leerlingnummer uit de leerlingadministratie
Gebruikersnaam	Een leerling kan zijn gebruikersnaam zelf aanmaken of wijzigen via de portal.
Klas	Leerjaar en klas
Mag lenergegevens uploaden voor	Bevoegdheid om de leerlinggegevens van de school / meerdere scholen te uploaden naar de (beveiligde) server van de bibliotheek. De bibliotheek leest deze gegevens in t.b.v. mediatheekWise.
Klantgegevens downloaden via mijnMenu	Als hier een vinkje gezet wordt komt er in Mijn Menu van de klant een tijdelijke optie (Download persoonlijke data) met link beschikbaar waar hij, eenmalig, zijn klantgegevens kan downloaden. Deze optie is de dag na het aanvinken beschikbaar in Mijn Menu. Let op: Hierbij komen ALLE gegevens van de klant mee; dus bijvoorbeeld ook alle meldingen/opmerkingen van tabblad 5.

Tabblad 8 Passen

Op het tabblad 'Passen' is te zien welke pasnummers bij een klant (= leerling of docent) horen. Het is hier mogelijk om een pas te (de)blokkeren, een bestaande pas te vervangen of een nieuwe pas uit te geven, hoofd- en volgpas om te wisselen en geblokkeerde pasnummers te verwijderen uit het systeem. Overleg met de bibliotheek over de uitgifte van passen.

Zie ook Pasnummers laten kiezen (genereren) door het systeem.

Een klant in het systeem kan nul, één of meer passen bezitten.

Het nummer van de hoofdpas wordt getoond op overzichten en geprinte berichten, en staat bovenin de klantbalk.
Bij klanten zonder pas / zonder geldige pas staat daar 'Geen pasnummer'.

Veld	Uitleg
Soort	Volgpas of Hoofdpas
Status	Actief = pas kan worden gebruikt Geblokkeerd = pas is tijdelijk ongeldig Vervangen = pas is voorgoed ongeldig
Pasnummer	Het nummer van de pas
Laatst gebruikt	Datum waarop dit pasnummer voor het laatst gebruikt is om in te loggen
Info Vanaf versie 7.01 verandert de kolomtitel 'Info' naar 'Bibliotheek'	Waar werd dit pasje uitgegeven. Dit is van belang als er meerdere passen zijn en er eentje vervangen moet worden. Leeg: pas werd in de bibliotheek uitgegeven. EDUV: pas werd in de schoolmediatheek uitgegeven.

Klik met de rechtermuisknop op een pas-regel om naar het submenu te kunnen.

Optie	Uitleg
Toevoegen	Nieuw pasnummer toevoegen. Zie Toevoegen van een pas.
Afdrukken	Druk de geselecteerde pas af; kies wel eerst een stylesheet.
Wijzigen naar Volgpas	Wijzig de hoofdpas naar een volgpas.
Wijzigen naar Hoofdpas	Wijzig de geselecteerde volgpas naar hoofdpas.
Vervangen	Voeg een nieuw pasnummer toe ter vervanging van het geselecteerde pasnummer. Zie Pas vervangen.
Blokkeren	Blokkeer deze pas. Zie Blokkeren en deblokkeren.
Deblokkeren	Deblokkeer deze pas (alleen mogelijk als de pas geblokkeerd is). Zie Blokkeren en deblokkeren.
Verwijderen	Verwijder dit pasnummer (alleen mogelijk als de pas geblokkeerd is).

Toevoegen van een pas / Pasnummer genereren

Er verschijnt een scanveld. Scan de nieuwe pas.

Het is ook mogelijk om het systeem een pasnummer te laten genereren.
Typ hiervoor de letter 'V' en toets Enter.

Pas vervangen

Neem de oude pas in beslag als dat kan.

Na uitgifte van een vervangende pas is de oude pas ongeldig geworden. Bij 'Uitlenen' wordt dit gemeld; ook bij het opzoeken van de klant in de klantenadministratie met het oude pasnummer zal hiervoor worden gewaarschuwd.

Vernietig de oude pas om misbruik met gevonden oude passen uit te sluiten.

Blokkeren en deblokkeren

Een pas die zoek is maar misschien nog teruggevonden kan worden, kan worden geblokkeerd. Zo'n pas is niet meer te gebruiken via de portal of zelfservice, dus misbruik is uitgesloten.

Als de oude pas toch weer opduikt, kan deze worden gedeblokkeerd. Selecteer de regel van de desbetreffende pas en klik rechts (of dubbelklik). Kies vervolgens 'Deblokkeren'.

Tabblad A Rollen

Op het tabblad A Rollen wordt geregeld welke rollen de klant (leerling of deocent) mag vervullen binnen het systeem. Er zijn verschillende rollen naast elkaar mogelijk. Op het tabblad is te zien welke rollen het zijn, wanneer ze zijn gestart en wat de einddatum is (de standaard-einddatum ligt ruim 20 jaar in de toekomst).

Voorbeelden van mogelijke rollen:

ABON: Abonnement bij de bibliotheek
DOCENT1: Docenten
EDUV: Leerling mediatheekWise

Rol Docent toevoegen

Klik rechts in het witte deel ën kies Nieuwe rol. Kies uit de aangeboden rollen voor 'Docent1, kies daarna de juiste schoolvestiging.

Rol beëindigen [n.v.t.]

Dit zal normaliter niet nodig zijn. Als een leerling of docent wordt uitgeschreven op de schoolmediatheek, dan wordt de bijbehorende rol automatisch beëindigd.
Het is niet mogelijk om de rol abonnement te beëindigen; dit is voorbehouden aan de bibliotheek.

Submenu Klant – overige functies

Als er een klant is opgezocht, zijn in het submenu Klant de volgende functies beschikbaar met betrekking tot de betreffende leerling:

Functie

Sneltoets

Toelichting

Geleende exemplaren

F9

Wat heeft de leerling nu geleend.

Wijzigen Inleverdatum

F6

Met deze functie wordt de inleverdatum gewijzigd, oftewel opgeschoven. Als de datum gewijzigd wordt voordat er wordt uitgeleend, wordt het niet geteld als een verlenging: er worden dus ook geen eventuele kosten of strippen berekend.

IBL / reserveringen

Alt-I

Naar de reserveringen van deze leerling: raadplegen, wijzigen, annuleren bestaande reserveringen of plaatsen van een nieuwe reservering. Zie Reservering plaatsen, raadplegen, annuleren.

Melding

Alt-M

Melding(opmerking) plaatsen bij deze leerling. Zie Tabblad 5 Meldingen.

Klantenadministratie

Alt-A

Opent de Klantenadministratie.

Instellen pincode

De pincode is een simpele 4-cijferige inlogcode, waarop kan worden teruggevallen als er nog geen wachtwoord is.

Nieuw ingevoerde leerlingen hebben altijd een standaard pincode, die is afgeleid van de geboortedatum (dd-mm of dd-jj).

Met de gebruikersnaam + pincode kan de eerst keer worden aangemeld in de mediatheekWise-portal. Vervolgens kan de leerling een wachtwoord aanmaken.

Resetten wachtwoord

Eenmalig wachtwoord genereren

Met deze functie verwijdert u het bestaande wachtwoord van deze leerling. Zij vallen dan terug op de (standaard) pincode, zie hierboven.

Het is tevens mogelijk om meteen een nieuw eenmalig wachtwoord te genereren. Dit wordt dan óf geprint op een simpel bonnetje óf (bij ontbreken bonprinter) het verschijnt als pop-up op het scherm.

Bibliotheek.nl (IAM)

Dit is bestemd om klanten te helpen die niet kunnen inloggen bij Bibliotheek.nl.

Financieel

Naar de financiële gegevens (registraties en tegoeden).

Uitbetaalverzoeken

Via deze optie is het mogelijk om het deposito van klanten via een uitbetaalverzoek te printen en dit bedrag vervolgens handmatig naar de klant over te maken.

Klantberichten

Verzonden berichten aan deze leerling. Elke soort bericht heeft een eigen tabblad. Het is mogelijk om een bericht nogmaals te versturen: selecteer de berichtregel en klik op Opnieuw verzenden.

Zie Klantberichten: Inbox-bericht versturen aan een leerling voor informatie over hoe je handmatig een nieuw bericht kunt sturen naar de Inbox van een leerling.

Print klantbon

Alt-P

Keuze uit diverse bonnen (bonnenprinter formaat).

Print klantgegevens

Via deze menu-keuze kunnen allerlei zaken geprint worden.

Optie	Uitleg
Ledenpas	Afdrukken van klantenpas, zie Ledenpas printen.
Overzicht klant	Overzicht van exemplaren, registraties, reserveringen, berichten en overige klant-rubrieken.
Ingeleverd?	Een overzicht van de exemplaren die door de klant zijn ingeleverd.
Leenoverzicht	Overzicht van de exemplaren die de klant heeft geleend. Bevat exemplaren met de status: U = Uitgeleend F = Uitgeleend aan speciale klanten D = (tussenstatus)= Uitgesorteerde exemplaren: exemplaren die zijn ingenomen via zelfbediening maar door het personeel nog verder moeten worden verwerkt.
Maanoverzicht	Een overzicht van exemplaren die te laat zijn. Selecteer zelf over welke periode dit overzicht moet worden gemaakt (uitleendatum of inleverdatum).
Financieel overzicht	Diverse overzichten met betrekking tot de financiële situatie van de klant. Deposito-posten staan vermeld als Registratie, omdat het voor de klant bij de aanschaf een betaling (registratie) is. Afgeboekte depositoposten worden altijd vermeld, ook als er geen afgeboekte posten op het overzicht gewild zijn.
Nota registraties	Met deze functie kan een nota van de openstaande registraties worden aangemaakt. Op deze nota worden alle, nog niet eerder gefactureerde, registraties opgenomen.
Nota materiaalvergoeding(en)	Afdrukken van een gereedstaande nota, zie Nota materiaalvergoeding (balienota) maken.
Leeshandicap-bevestiging	Speciale aantekening waardoor er daisyroms geleend mogen worden. Neem contact op met de bibliotheek als een leerling hiervoor in aanmerking komt.
Ideal betalingen	Overzicht van alle gedane idealbetalingen van de klant, gesorteerd op datum.

Naar Uitlenen

F3

Naar Innemen

F4

Einde sessie

F12

Klantberichten: Inbox-bericht versturen aan een leerling

Via Klant > Klantberichten kan een bericht worden aangemaakt. Dit is vervolgens meteen in de Inbox van de leerling te zien (d.w.z. in de mediatheekWise portal na inloggen). Maak het bericht als volgt aan:

Zoek de leerling op in de klantenadministratie.
Ga naar Klant > Klantberichten > tabblad Inbox.
Typ de tekst van het bericht (onderwerp + bericht zelf).
Klik op Akkooord.

Ledenpas printen

Het is mogelijk om het pasnummer + naam te printen, op gewoon papier of als er een echte passenprinter is, op een plastic pas:

Zoek de leerling op in de klantenadministratie.
Ga naar Klant > Print klantgegevens > Ledenpas printen.
Kies een stylesheet. Er zijn diverse stylesheets beschikbaar; de meest gangbare voor een gewone printer is die met initialen en barcode. Voor een pasprinter is de onderste stylesheet beschikbaar.

Klantenscherm en tabbladen