Nieuwe klant toevoegen

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Via de Klantenadministratie kan een nieuwe klant worden ingeschreven. Dit kan een leerling zijn, maar ook een docent. Ook kan via 'Nieuwe klant toevoegen' een Administratieve klant worden toegevoegd.

Leerling inschrijven

De meeste leerlingen worden ingeschreven via de import van het leerlingbestand. Dit wordt geregeld door de bibliotheek, die met de school afspraken heeft gemaakt over het jaarlijks aanleveren van een leerlingenbestand.

Als er tussentijds nieuwe leerlingen op school komen, kunnen deze individueel handmatig worden opgevoerd. Hierbij zal het systeem checken of een leerling al in het systeem aanwezig is, tenzij er met de bibliotheek andere afspraken zijn gemaakt. Zie Juist niet ontdubbelen met bibliotheek-leden (systeemoptie).

Voor nieuwe leerlingen die geen lid zijn van de bibliotheek, wordt eerst een nieuwe actor (nieuwe klant) aangemaakt.

Ga naar Klantenadministratie > Klant > Nieuwe klant toevoegen.
Kies 'Nieuwe leerling/docent'.
Scan een nieuwe pas OF laat het systeem een pasnummer genereren.
Vul de gevraagde persoonsgegevens in, het adres is verplicht.

Wanneer er privacy-opties zijn aangezet, zal dit adres later niet meer zichtbaar zijn. Het maakt in dat geval niet uit of het adres klopt; het is ook mogelijk het adres van de school in te vullen.

Pasnummer scannen nieuwe leerling

Leerling heeft al een pasje:
Als de leerling al een bibliotheekpas heeft, dan zit hij al in het systeem en gaat het om een 'herinschrijving', zie Herinschrijven d.w.z. leerling zit al in systeem.

Pasnummer genereren:
Het is mogelijk om het systeem een pasnummer te laten kiezen (dit is bijv. handig in een testsituatie). Typ in het scanveld een hoofdletter V , daarna Enter.
Zie ook uitleg in Pasnummers laten kiezen (genereren) door het systeem.

Klik nadat alle informatie is ingevuld op 'OK, Vervolg' rechtsonderin het scherm.

Inschrijven nieuwe leerling – vervolgscherm

Er verschijnt een uitgebreider vervolg invulscherm, vul de gegevens aan.

Veld	Uitleg
Voorletters	Maximaal 4
Voorvoegsel
Naam	Achternaam
Roepnaam	Voornaam of roepnaam
Geboren	dd-mm-jjjj
Adres	Invullen verplicht
Huisnummer	Invullen verplicht
Postcode	Invullen verplicht
Plaats	Invullen verplicht
Land	Mag leeg blijven
Sexe
Telefoon	Niet verplicht
Email	Niet verplicht
Gebruikersnaam	Maak een gebruikersnaam aan voor de leerling. De gebruikersnaam is om in te loggen in de portal (dat is makkelijker dan met het pasnummer).
Selectie	n.v.t.
Klas	Kies klas
Leerjaar	In welk leerjaar zit de leerling – Invullen is niet verplicht.
Statistische categorie	n.v.t.

Pasnummers laten kiezen (genereren) door het systeem

Het is ook mogelijk om het systeem een pasnummer te laten kiezen.
Typ in dat geval in het scanveld de letter 'V' (hoofdletter of kleine letter) in en geef <enter>.

Er verschijnt nu een melding, klik op Ja.

Zie voor het printen van een pas: Ledenpas printen.

Juist niet ontdubbelen met bibliotheek-leden (systeemoptie)

Sommige bibliotheken kiezen voor gescheiden registratie van leerlingen en bibliotheekleden. Leerlingen die ook lid zijn van de bibliotheek zitten dan als twee ‘poppetjes’ (actoren) in het systeem. Hiervoor is in OCLC Wise een speciale systeemoptie DUPNABO beschikbaar.

In dat geval wordt er bij het inschrijven van een nieuwe leerlingen juist niet gecontroleerd of de leerling al lid is van de bibliotheek of stond ingeschreven bij een andere school.

Herinschrijven d.w.z. leerling zit al in systeem

Bij het inschrijven van een nieuwe leerling controleert het systeem op basis van de naam, voorletter, sekse en geboortedatum of deze leerling al in het systeem bekend is.

In dat geval verschijnt een melding dat er een mogelijke duplicaat-klant is

Onder het kopje 'Huidige rollen' staat of deze leerling al een inschrijving heeft bij de bibliotheek en/of bij een andere school en wat de status daarvan is.
Klik op 'Herinschrijven' om de leerling een inschrijving te geven voor de schoolmediatheek.

Het invulscherm voor nieuwe leerlingen verschijnt nu. Vul dit scherm in, zie ook toelichting: Inschrijven van een leerling.

Nieuwe leerling niet uitgeschreven op vorige schoolmediatheek

Een nieuwe leerling die afkomstig is van een andere school is daar vaak niet uitgeschreven uit de schoolmediatheek. Dit kan ook een basisschool zijn. Dit wordt pas duidelijk op moment van inschrijven via Klant > Nieuwe klant toevoegen.
Het systeem toont in dat geval een melding dat de leerling nog rollen heeft in een andere vestiging.

EDUB= basisonderwijs, EDUV = voortgezet onderwijs

Meteen inschrijven:

Klik op Inschrijven om meteen deze leerling in te schrijven.
Vul de gegevens aan in het vervolg-inschrijfscherm. Het gaat vooral om de juiste klas en het leerjaar, de rest van de gegevens zal in orde zijn; zie ook toelichting op de volgende pagina.
Resultaat: de leerling wordt meteen uitgeschreven op zijn vorige school en ingeschreven op de nieuwe school.

Eerst details bekijken:

Klik bij twijfel eerst op Ja om naar de klantenadministratie van deze leerling te gaan. Negeer de melding 'Geen geschikte rol gevonden'.
Bekijk de leerlinggegevens.
Om te inschrijven: ga daar naar tabblad 3 Contributie, klik op Inschrijven onderin het scherm.
Bevestig klanttype 00 - Nieuwe leerling/docent
Vul in het vervolg-inschrijfscherm de gegevens aan. Het gaat vooral om de juiste klas en het leerjaar, de rest van de gegevens zal in orde zijn.

Klik op OK, Vervolg

Resultaat herinschrijving
Het resultaat van de herinschrijving is dat de leerling nu staat ingeschreven bij de nieuwe schoolmediatheek, en is uitgeschreven bij zijn vorige school.

Nieuw pasnummer nodig

Let op!
Het pasnummer vorige school is geblokkeerd, zorg voor een nieuw pasnummer

Het pasnummer dat de leerling op zijn vorige school gebruikte van de vorige school wordt geblokkeerd bij het uitschrijven. Dat is niet voor niets gedaan: het voorkomt dat er op de vorige school per ongeluk toch nog uitleningen worden gedaan met het oude pasnummer.

Zorg daarom voor een nieuwe pas:

Ga naar tabblad 8. Passen. Daar is het geblokkeerde pasnummer te zien.
Klik rechts in het witte vlak, negeer de opmerking ‘U heeft geen regel geselecteerd’.
Er verschijnt een submenu, kies Toevoegen.
Scan de nieuwe pas of typ een V om een pasnummer te laten genereren door het systeem.

Docent inschrijven

Docenten kunnen tegelijk met de leerlinggegevens geïmporteerd worden, mits de school de gegevens jaarlijks (!) meelevert in het leerlingenbestand.
Bij de inrichting van mediatheekWise kan voor docenten worden ingesteld dat zij meer mogen lenen / reserveren. Ook kan worden ingesteld dat docenten een (gratis) bibliotheekabonnement ontvangen.

Handmatig opvoeren van docenten kan ook.

Bevoegdheid instellen voor het uploaden leerlingbestanden

Per docent kan worden ingesteld dat hij/zij een leerlingbestand mag uploaden naar de beveiligde bibliotheekserver.

Administratieve klant (herlocatieklant) inschrijven

Wanneer de school wisselcollecties van de bibliotheek ontvangt via een Herlocatiepas zodat de materialen uitgeleend kunnen worden aan de leerlingen, dan is er voor het retourneren van de wisselcollectie een soortgelijke Herlocatiepas nodig, die de andere kant op werkt.

Om een herlocatieklant aan te maken: voeg een Nieuwe klant toe; kies hierbij voor Administratieve klant. Het systeem geeft nu een waarschuwende melding, omdat dit type 'klant' niet gebruikt mag worden voor gewone nieuwe leerlingen / docenten.

Klik op Ja om door te gaan. Het systeem zal nu altijd zelf een pasnummer aanmaken. Klik op Ja en voltooi de inschrijving.

Na het inschrijven moet worden aangegeven dat het om een Herlocatie klant gaat waarbij de betreffende schoolvestiging wordt ingevuld. Klik onderin het scherm op Wijzig en vul de juiste bibliotheekvestiging in bij Herlocatie pas 'naar vestiging'

Zie afbeelding: