Afspraken en reglementen
Bij de start van mediatheekWise is afgesproken op wat voor wijze bibliotheek en school samenwerken bij de afhandeling van financiële zaken, zoals het innen van registraties. Een registratie wil zeggen dat de leerling een onbetaalde schuld heeft, het gaat hierbij om:
- telaat-geld ('boete')
- leengeld, bv. als het lenen van een dvd niet gratis is
- reserveringsvergoeding
- vergoeding van boek/ander materiaal bij vermissing of beschadiging
Het is niet verplicht om met registraties te werken; een school kan ervoor kiezen om het net als bij basisscholen gratis te houden. Soms wordt er ook voor het reserveren een bedrag berekend; soms zit er een tarief op het lenen van bepaalde materialen (bv. Luisterboeken).
Er zijn dus verschillende soorten registraties. Welke er geldig zijn en hoe hoog de bedragen zijn is onderdeel van de afspraken tussen school en bibliotheek; deze zaken zijn vastgelegd in het reglement voor de mediatheek.
N.B. Maximum totaalbedrag registraties €2,00
Voor mediatheekWise geldt een vast maximumbedrag aan registraties van €2,00. Komt een leerling daarboven, dan kan er niet meer geleend of verlengd worden in de zelfbediening.
In de gewone balie volgt een melding, maar kan het personeel besluiten toch door te gaan met uitlenen/verlengen. Dit plafond is ingesteld om de registraties enigszins in de hand te houden.
Samenwerkingsvormen met de bibliotheek
De belangrijkste afspraak over de afhandeling van financiële posten is of de financiën van de schoolmediatheek onder het beheer van de bibliotheek vallen (A) of dat de school de financiën zelf afhandelt (B en C).
A. Bibliotheek en schoolmediatheek zitten in één organisatie
Leerlingen kunnen registraties zowel in de mediatheek als in de openbare bibliotheek betalen, onafhankelijk van waar de kosten zijn ontstaan.
Inkomsten en uitgaven van de mediatheek-kas worden in deze situatie afgedragen aan de bibliotheek en aldaar beheerd.
B. Bibliotheek en schoolmediatheek apart, maar wel dezelfde Financiële Organisatie
In deze situatie zijn registraties voor de mediatheek alleen op school te voldoen. Eventuele registraties die in de bibliotheek zijn ontstaan zijn niet zichtbaar.
Omdat er één financiële organisatie is, kan er met één algemeen deposito (tegoed) worden volstaan. Het opwaarderen van dit tegoed gebeurt dan meestal via iDeal op de site van de bibliotheek.
De schoolmediatheek kan een eigen kas beheren. Er zijn afspraken over:
- Nota's bij kwijtmaken of beschadigen van materialen: handelt de schoolmediatheek dit zelf af of doet de bibliotheek dit voor de school.
- Hoe kan een leerling betalen: contant in de kas of uitsluitend uit een tegoed (deposito).
- Clearing: het achteraf verrekenen van inkomsten/kosten tussen school en bibliotheek.
C. Bibliotheek en schoomediatheek hebben gescheiden financiën
In deze situatie zijn registraties voor de mediatheek alleen op school te voldoen. Eventuele registraties in de bibliotheek zijn niet zichtbaar. De schoolmediatheek kan een eigen kas beheren.