Kassa

Invoeren winkelverkoop

Doorgaans niet van toepassing voor een schoolmediatheek. Via de 'winkelverkoop' worden zaken in de categorie leesbrillen, ansichtkaarten, tasjes etc. verkocht.

Invoeren overige ontvangsten

Over het algemeen worden bij de overige ontvangsten bibliotheek-gerelateerde items 'verkocht' zoals printjes, kapotte labels en kopieën. Bij de inrichting van het systeem zijn er kas-ontvangstcodes gedefiniëerd. Per code kan er een standaardprijs zijn opgegeven.

Voor sommige boekingen is het aanwijzen van een klant (leerling) verplicht, zoals de verkoop van tegoed, zie hieronder. Bij het openen van deze functie is te zien wat het kasnummer is en welke posten er geboekt kunnen worden.

Verkoop van deposito (tegoed)
Een deposito is een tegoed waarmee de leerling diverse registraties kan betalen. De aanschaf van een tegoed wordt meestal geregeld via iDeal op de website van de bibliotheek, maar het kan ook via de Kas > Invoeren overige ontvangsten.

In dat geval is een contante betaling vereist, en moet het geld na boeking fysiek in de kassa (geldkistje) van de mediatheek worden gedeponeerd.

• Dubbelklik op de post Deposito en selecteer de juiste klant (leerling).
• Vul het gewenste bedrag in en klik op OK.
• Klik onderin op 'Boeken'.
• Bevestig de vraag 'Deze post boeken?'
• Het afrekenblok verschijnt, toets F10 om het bedrag in te vullen of typ zelf het te ontvangen bedrag)
• Klik op OK
• Doe het geld in de kassa / geldla / geldkist

Resultaat:

In de klantenadminstratie is het deposito van deze leerling verhoogd met het zojuist aangeschafte tegoed.

Invoeren van overige uitgaven

Uitgaven inboeken. Bij het openen van deze functie is te zien wat het kasnummer is en welke posten er geboekt kunnen worden. Werking is gelijk aan het boeken van ontvangsten alleen andersom: er wordt geld uit de kast gehaald.

Kasafhandeling

De schoolmediatheek-vestiging start de kas met een bedrag aan wisselgeld. Degene die de kas afsluit zorgt ervoor dat het vaste kassaldo in de kas achterblijft voor de volgende dag. Bij de inrichting van mediatheekWise is besproken onder welke voorwaarden de inkomsten/uitgaven worden geregistreerd:

• Mag er worden afgestort?
• Mogen kasverschillen bij het afsluiten worden geboekt?
• Hoogte van het vaste kassaldo (bedrag aan wisselgeld waarmee de kas dagelijks start).

Ook kan er worden ingesteld dat een (hoofd)vestiging voor een andere vestiging de kas mag opmaken.

Kastelling

• Open de functie Kastelling
• Vul het aantal biljetten in, en klik op 'Totaal Biljetten'.
• Vul vervolgens het aantal munten in, en klik op Totaal Munten'.

Onderaan worden de bedragen getotaliseerd. Het is niet per se nodig om gebruik te maken van de telfunctie; het geld kan ook handmatig geteld worden. Het totaalbedrag moet dan worden ingevuld bij 'Overig'.

Klik op 'OK' om het scherm te verlaten. Er worden dan géén bedragen geboekt of verwerkt. De kastelling is slechts gebruikt als telmachine voor het tellen van het geld. Klik op 'Rapportage' voor een verdere verwerking.

Er verschijnt nu een afhandelscherm, met daarin o.a. de bedragen die geteld, geboekt en reeds afgestort zijn. Zolang in dit scherm nog niet op 'OK' is geklikt, is het nog mogelijk om met 'Quit' terug te gaan naar het scherm van de Kastelling (stel dat er nog een biljet bij op moet) om de telling aan te vullen.

Klik op 'OK'. Vervolgens komt onderstaande melding, met de vraag of bedragen xxx (voor kasoverschot, kasafdracht, kasverschil, ...) geboekt moeten worden:

Klik op 'Ja'. Vervolgens opent het scherm van de Kastelling weer. Klik weer op 'OK'. Vul initialen in als daarom wordt gevraagd.

Klik op 'OK'. De bedragen worden nu geboekt. De knop Rapportage zal nu verdwenen zijn. Het kasverslag kan nu worden geprint en verder verwerkt
Als er geen scherm voor initialen verscheen, dan kan onderaan het kasverslag een handtekening geplaatst worden.

Kasafstort

Deze functie is bedoeld voor het tussentijds afstorten van bedragen uit de kas. Het uitgenomen bedrag wordt vanuit de kas naar de bank gebracht.

Een afstorting wordt altijd geboekt op kascode 5990, en hoeft dus niet meer meegeteld te worden bij het tellen van de kas! Afgestorte bedragen worden uiteraard wel meegenomen in de rapportage(s).

Het kan zijn dat NIET is ingesteld dat een kas mag afstorten. Er volgt in dat geval een melding dat deze kast geen afstortmogelijkheid heeft. Wanneer WEL afgestort mag worden, kan het af te storten bedrag worden ingegeven.

• Klik op 'OK'
• Vervolgens kan het verslag worden geprint
• Onderteken het kasafstort-verslag