Klanten algemeen
Algemene opzet
De leerlingen (en docenten) zijn als klant opgenomen in het OCLC Wise-systeem. De bibliotheek importeert hiertoe jaarlijks een bestand uit de leerlingenadministratie van de school. Er zijn afspraken gemaakt met de school over de aanlevering van het leerlingbestand. Scholen die ParnasSys gebruiken kunnen ook gebruik maken van de OCLC-koppeling met ParnasSys. Het periodiek aanleveren van een bestand is dan niet nodig. Neem contact op met de bibliotheek voor meer informatie.
Via de leerlingimport worden de gegevens bijgewerkt, onder andere de oude groep 8 leerlingen worden uitgeschreven en de nieuwe leerlingen ingeschreven.
Tussentijdse nieuwe leerlingen kunnen individueel worden ingeschreven als 'nieuwe klant'.
Belangrijkste kenmerken van een klant / leerling
Dit zijn de belangrijkste kenmerken van een klant in het systeem:
- Persoonsgegevens: naam, geboortedatum, sekse
- Adresgegevens: adres, e-mail adres
- Actor-id: elke klant in het systeem heeft een vast actor-id. Dit nummer wordt toegekend door het systeem en wijzigt nooit (en kan ook niet worden gewijzigd).
Het actor-id staat los van de pasnummers. Aan een actor-id kunnen meerdere (bibliotheek)pasnummers gehangen worden. - Status: de status bepaalt of een klant (leerling) gebruik mag maken van de schoolmediatheek. Status 5 = normaal. Status 9 = uitgeschreven (oud-leerlingen).
- Pasnummer of -nummers (als er met pasjes wordt gewerkt)
- Jaargroep oftewel het leerjaar.
- Fysieke groep oftewel de (combinatie)groep.
- Inschrijving bij de schoolmediatheek
- Inschrijving bij de bibliotheek
Adresgegevens verbergen (privacy optie)
Omwille van de bescherming van de privacy is het aanbevolen om de adresgegevens van leerlingen te laten verbergen. Als dit nog niet het geval is: neem contact op met de OCLC Wise-systeembeheerder van de bibliotheek.
Lidmaatschappen schoolmediatheek en bibliotheek
Per school kan desgewenst worden afgesproken, dat alle leerlingen ook lid zijn van de bibliotheek.
De leerlingen krijgen dan, naast de inschrijving voor de schoolmediatheek, ook een abonnement bij de bibliotheek. Hiervoor heeft de school vooraf toestemming nodig van de ouders/verzorgers.
Alleen leerlingen en docenten
Gegevens van de leerlingen en docenten raadplegen en wijzigen is mogelijk via de klantenadministratie. Ook kunnen nieuwe leerlingen tussentijds handmatig worden opgevoerd.
Het is alleen mogelijk om leerlingen (en docenten) op te zoeken van scholen; het is niet mogelijk om in de klantenadministratie van de bibliotheek te kijken. De enige uitzondering hierop is tijdens het inschrijven van een nieuwe leerling, die al lid is van de bibliotheek.