Klantenadministratie

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

In de Klantenadministratie kan telkens van één klant tegelijkertijd de gegevens opgeroepen worden. De Klantenadministratie openen kan op twee manieren:

Via het hoofdmenu > Klanten > Klantenadministratie.
Via de Balie > Innemen/Uitlenen > Klant > Klantenadministratie

Klantenscherm en tabbladen

In de klantenadministratie (en tevens bij uitlenen/innemen) wordt in het bovenste deel van het scherm het zogeheten 'klantblok' getoond. De opbouw van dit blok is als volgt:

Klantbalk bovenin

In de blauwe balk staat de volgende informatie:

Het hoofdpasnummer met daarachter het actor-id tussen vierkante haken [].
Het nummer en de naam van de schoolvestiging.
De sector EDUB= onderwijs.
De status en de einddatum van de inschrijving (onbepaalde duur).

Daaronder staan de klantegevens in twee blokken.

Blok links

Naam en roepnaam.
Adresgegevens (tenzij de privacy-optie actief is, zie Adresgegevens verbergen (privacy optie)).
Vervaldatum van de inschrijving (meestal een datum ver in de toekomst).
Als deze vervaldatum in het verleden ligt, dan zijn de gegevens dit blok rood.

Blok rechts

Geboortedatum en leeftijd.
Datum laatste activiteit: datum wordt pas na enkele minuten (maximaal 10) bijgewerkt. Het kan daardoor soms lijken dat de datum niet is bijgewerkt.
Aantal exemplaren in bezit (= geleend): teller wordt tijdens de uitleensessie bijgewerkt.

Gebruik F9 om details op te vragen van wat de leerling heeft geleend, net zoals bij Uitlenen/Innemen.

Tabblad 1 Klant

Dit tabblad geeft een soort samenvatting. Er kunnen hier geen gegevens gewijzigd worden.

Veld	Uitleg
Inschrijfdatum	Sinds wanneer ingeschreven bij deze schoolmediatheek
Producten	Voor schoolWise is dit altijd Regelement SA
Statistische categorie	Kan gevuld zijn t.b.v. de bibliotheek
Telefoon	Telefoon
Laatste mutatie	Laatste wijziging van de klantgegevens
E-mail	E-mailadres van de leerling, indien bekend (in te vullen op tabblad 2)
Bijzonderheden	Hier wordt o.a. weergegeven of er een opmerking is geplaatst (opmerking zelf is alleen zichtbaar via het tabblad ‘melding’)
Uitleningen huidige periode	Aantal uitleningen in huidige periode (= jaar)
Vorige periode	Aantal uitleningen in de vorige periode
Totaal	Totaal aantal uitleningen van alle jaren

Tabblad 2 NAW-gegevens

Bij het oproepen van de Klantenadministratie is Tabblad 2. NAW-Gegevens meteen zichtbaar.

Veld	Uitleg
Voorletters	Maximaal 4.
Voorvoegsel
Naam	Achternaam
Roepnaam
Ondernaam	n.v.t. voor scholen, veld is ook niet in alle systemen te zien
Zoeknaam	In het klantzoekscherm kan worden gezocht op achternaam van de klant. In sommige gevallen is het lastig om te zoeken, bijvoorbeeld in het geval van leerlingen die de achternaam van hun pleegouders gebruiken. In dit veld kan dan een zogeheten 'zoeknaam' ingevoerd worden waarop gezocht kan worden.
Geboren	dd-mm-jjjj
Contactpersoon	De naam van de contactpersoon wordt afgedrukt op berichten naar de klant (reserveringen, aanmaningen en nota’s)
Telefoon contactpersoon	Telefoon van bovengenoemd contactpersoon

Tabblad 3 Contributie

Contributie is van oudsher de bibliotheek-term voor 'inschrijving'. Dit tabblad laat zien waar en wanneer de leerling is ingeschreven bij de schoolmediatheek en bij de bibliotheek. Ook zijn de bibliotheekinschrijvingen uit het verleden te zien (omdat een bibl-abonnement jaarlijks wordt verlengd, is er per jaar een regel).

Veld

Uitleg

Inschrijfdatum

Sinds wanneer ingeschreven bij deze schoolmediatheek

Producten/diensten

Alle huidige inschrijvingen bij schoolmediatheek en bibliotheek, plus de vroegere bibliotheekinschrijvingen.

Kolom	Uitleg
Instantie	Code voor de bibliotheekorganisatie + vestigingsnummer van bibliotheek of schoolmediatheek.
Begin en Eind	Startdatum en datum van beëindiging van de inschrijving(en).
Abonnement	Soort inschrijving; voor scholen staat hier 0-Educat ingevuld.
Status	Geldigheid van de inschrijving: 5 = normaal, 9 = uitgeschreven
Kosten	Alleen relevant voor een bibliotheekabonnement
Sector	Sector BIEB voor bibliotheekinschrijvingen Sector EDUB schoolmediatheek basisonderwijs Sector EDUV schoolmediatheek voortgezet onderwijs

Statistische categorie

Kan gevuld zijn t.b.v. de bibliotheek

Tabblad 4 Overig

Dit tabblad toont de mutaties, voorzien van datum en tijd, die plaatsvinden via de balie en de webcat.

Tabblad 5 Meldingen

Hier kunnen meldingen (opmerkingen) worden geplaatst, zie uitleg in de afbeelding.

Klik op Wijzig om een melding / opmerking in te voeren. Klik daarna op Opslaan.
Zodra het pasje van de leerling wordt gescand bij Uitlenen of in de klantenadministratie, verschijnt de melding in beeld:

Tabblad 6 Eigenschappen-1

Aanvullende gegevens en instellingen.

Veld	Uitleg
Selectie	n.v.t. (code voor de bibliotheek)
Sexe	Man, Vrouw, Instelling of N.v.t.
Niet normaal ingenomen	n.v.t.
Laatste gebruik pas	Zie tabblad Passen, veld wordt hier nog weg gehaald
Reset inlogteller	Na 5x tevergeefs inloggen met een verkeerd wachtwoord is de toegang tot de portal voor een etmaal geblokkeerd. De reset inlog teller zet deze teller weer op nul.
Melden titel eerder geleend	Staat standaard op Nee. Ja = in de balie verschijnt een melding zodra er iets voor een 2e of volgende keer geleend wordt.
Toon leenhistorie	Deze hoort op 'Actief' te staan voor schoolWise
Leenhistorie wissen?	Staat standaard op Nee.
Blokkade algemeen	Geblokkeerde leerlingen hebben geen toegang (meer) tot 'Mijn Menu'. De leerling wordt middels een melding geattendeerd op de blokkade(s).
Blokkade tekst	Extra mededeling die bij de blokkade kan worden meegegeven. Bij het opheffen van de blokkade wordt de tekst automatisch verwijderd.
Blokkade info	Blokkade info wordt gevuld met datum en inlog nadat veld Blokkadetekst is ingevoerd is.

Tabblad 7 Eigenschappen-2

Aanvullende gegevens en instellingen.

Veld	Uitleg
Klantbonnen	Een klantbon is de bon die iemand krijgt na het lenen. Ja = Printen, Nee = geen bon. Voor personeelsleden (docenten) of andere klanten die grote hoeveelheden lenen zou deze optie op 'Nee' gezet kunnen worden.
Reserveringsberichten	Standaard = Ja Voor personeelsleden (docenten) of andere klanten die grote hoeveelheden reserveren kan deze optie op 'Nee' worden gezet, waardoor het verzenden van de reserveringsberichten wordt onderdrukt.
Extern nummer	Veld om een extra nummer in op te slaan. Er kan op worden gezocht via het Klantzoekscherm in het bovenste veld “Nummer” mits het nummer langer is dan 7 tekens.
Extern nummer-2	Leerlingnummer uit de leerlingadministratie; dit veld wordt gevuld via de leerlingimport.
Gebruikersnaam	De leerling zelf kan in de portal zijn gebruikersnaam wijzigen.
Groep Groepsnaam	Jaargroep = leerjaar De naam van de (combinatie)groep, bv. 5A
Mag lenergegevens uploaden voor	Een docent krijgt dan de bevoegdheid om een leerlingenbestand op een beveiligde manier te mogen uploaden naar de beveiligde server van de bibliotheek. Dit kan voor meerdere of zelfs alle docenten worden ingesteld. Het uploaden van leerlinggegevens vindt plaats in het Docentmenu van de schoolWise portal. De bibliotheek leest deze gegevens in t.b.v. mediatheekWise.
Klantgegevens downloaden via mijnMenu	Als hier een vinkje gezet wordt komt er in Mijn Menu van de klant een tijdelijke optie (Download persoonlijke data) met link beschikbaar waar hij, eenmalig, zijn klantgegevens kan downloaden. Deze optie is de dag na het aanvinken beschikbaar in Mijn Menu. Let op: Hierbij komen ALLE gegevens van de klant mee; dus bijvoorbeeld ook alle meldingen/opmerkingen van tabblad 5.

Tabblad 8 Passen

Op het tabblad 'Passen' is te zien welke pasnummers bij een klant (= leerling of docent) horen. Het is hier mogelijk om een pas te (de)blokkeren, een bestaande pas te vervangen of een nieuwe pas uit tegeven, hoofd- en volgpas om te wisselen en geblokkeerde pasnummers te verwijderen uit het systeem.
Overleg met de bibliotheek over de uitgifte van pasjes.

Zie ook Nieuwe leerling zit al in systeem.

Een klant in het systeem kan nul, één of meer pasjes bezitten.

Het nummer van de hoofdpas wordt getoond op overzichten en geprinte berichten, en staat bovenin de klantbalk.
Bij klanten zonder pas / zonder geldige pas staat daar 'Geen pasnummer'.

Veld	Toelichting
Soort	Volgpas of Hoofdpas
Status	Actief = pas kan worden gebruikt Geblokkeerd = pas is tijdelijk ongeldig Vervangen = pas is voorgoed ongeldig
Pasnummer	Het nummer van de pas
Laatst gebruikt	Datum waarop deze pas voor het laatst gebruikt is om in te loggen
Bibliotheek	Waar werd dit pasje uitgegeven, in de bibliotheek of op school (sector EDUB)? Dit is van belang als er meerdere pasjes zijn en er eentje vervangen moet worden.

Klik met de rechtermuisknop op een pas-regel om naar het submenu te kunnen.

Optie	Uitleg
Toevoegen	Nieuw pasnummer toevoegen. Zie Toevoegen van een pas.
Afdrukken	Druk de geselecteerde pas af; kies wel eerst een stylesheet.
Wijzigen naar Volgpas	Wijzig de hoofdpas naar een volgpas.
Wijzigen naar Hoofdpas	Wijzig de geselecteerde volgpas naar hoofdpas.
Vervangen	Voeg een nieuw pasnummer toe ter vervanging van het geselecteerde pasnummer. Zie Pas vervangen.
Blokkeren	Blokkeer deze pas. Zie Blokkeren en deblokkeren.
Deblokkeren	Deblokkeer deze pas (alleen mogelijk als de pas geblokkeerd is). Zie Blokkeren en deblokkeren.
Verwijderen	Verwijder dit pasnummer (alleen mogelijk als de pas geblokkeerd is).

Toevoegen van een pasje / Pasnummer genereren

Er verschijnt een scanveld. Scan de nieuwe pas.

Het is ook mogelijk om het systeem een pasnummer te laten genereren.
Typ hiervoor de letter 'V' en druk op Enter.

Pas vervangen

Neem de oude pas in beslag als dat kan.

Na uitgifte van een vervangende pas is de oude pas ongeldig geworden. Bij 'Uitlenen' wordt dit gemeld; ook bij het opzoeken van de klant in de klantenadministratie met het oude pasnummer zal hiervoor worden gewaarschuwd.

Vernietig de oude pas om misbruik met gevonden oude passen uit te sluiten.

Blokkeren en deblokkeren

Een pas die zoek is maar misschien nog teruggevonden kan worden, kan worden geblokkeerd. Zo'n pas is niet meer te gebruiken via de portal of zelfservice, dus misbruik is uitgesloten.
Als de oude pas toch weer opduikt, kan deze worden gedeblokkeerd. Selecteer de regel van de desbetreffende pas en klik rechts (of dubbelklik). Kies vervolgens 'Deblokkeren'.

Tabblad A Rollen

Op het tabblad A Rollen wordt geregeld welke rollen de klant (leerling of docent) mag vervullen binnen het systeem. Er zijn naast elkaar verschillende rollen mogelijk, afhankelijk van de inrichting van het systeem. Op het tabblad is te zien welke rollen het zijn, wanneer ze zijn gestart en wat de einddatum is (de standaard-einddatum ligt ruim 20 jaar in de toekomst).

Voorbeelden van mogelijke rollen:

ABON: Abonnement bij de bibliotheek
DOCENT1: Docenten
EDUB: Leerling schoolWise

Rol Docent toevoegen

Zie ook Betekenis van de rol ‘Docent’.
Klik rechts in het witte deel én kies Nieuwe rol. Kies uit de aangeboden rollen voor 'Docent1, kies daarna de juiste schoolvestiging.

Rol beëindigen

Het zal normaliter niet nodig zijn om hier iets mee te doen. Als een leerling of docent wordt uitgeschreven op de schoolmediatheek, dan wordt de bijbehorende rol automatisch beëindigd.
Het is overigens niet mogelijk om de rol abonnement te beëindigen, dit is voorbehouden aan de bibliotheek.

Overige functies menu 'Klant'

Als er een klant (leerling) is opgezocht, zijn via het menu Klant nog de volgende functies beschikbaar:

Functie	Toelichting
Zoek klant	Zoek klant via Klantzoekscherm of via een Exemplaarnummer
Zoek klant (direct)	Zoek klant via Klantzoekscherm
Zoek klant (via vorige lijst)	Zoek klant via Klantzoekscherm vorige zoekactie
Vorige klant	Terug naar vorige klantscherm
Nieuwe klant toevoegen	Schrijf nieuwe leerling (of docent) in. Zie Tussentijds inschrijven van één nieuwe leerling.
Geleende exemplaren F9	Wat heeft deze leerling op dit moment geleend
Wijzigen inleverdatum F6	Met deze functie kan de inleverdatum gewijzigd worden
IBL / Reserveringen	Reserveringen zien of nieuwe reservering plaatsen
Melding	Melding plaatsen/wijzigen/weghalen bij deze leerling, zie Tabblad 5 Meldingen en zie ook Melding bij een leerling.
Klantenadministratie	Naar de gegevens van deze leerling
Instellen pincode	n.v.t.
Resetten wachtwoord	Alleen beschikbaar voor docenten die hun wachtwoord kwijt zijn, zie Resetten wachtwoord.
Bibliotheek.nl	n.v.t.
Print klantbon	Diverse bonnenprinter-bonnen
Print klantgegevens	Print diverse klantgegevens
Naar Uitlenen F3	Naar uitleenscherm voor deze leerling
Naar Innemen F4	Naar inleverscherm voor deze leerling
Einde sessie F12	Voorstaande klantscherm afsluiten

Resetten wachtwoord (docenten - AVG proof)

Voor de situatie dat een docent zijn/haar wachtwoord kwijt is, kan het wachtwoord worden gereset via Klantenadministratie > Klant > Resetten wachtwoord. Deze functie is uitsluitend beschikbaar voor docenten die hun wachtwoord zijn vergeten.

Per school moet er minimaal één persoon als docent kunnen inloggen in de schoolWise-portal om leerlingen met vergeten wachtwoorden te kunnen helpen.

Zie ook Docenten in schoolWise.
Zie ook handleiding Docenten.

Elke leerling / docent heeft een eigen wachtwoord voor de schoolWise-portal. Dit wachtwoord staat los van een wachtwoord voor de bibliotheek-webomgeving.
Een docent kan een leerling direct een nieuw wachtwoord geven via het Docentmenu in de schoolWise-portal. Hiervoor moet de docent natuurlijk wel zelf kunnen inloggen!

Met ‘Resetten wachtwoord' wordt het eventuele bestaande wachtwoord weggegooid.

Na Resetten wachtwoord zal het systeem een nieuw wachtwoord genereren, dit is een toevallige cijfer-lettercombinatie. Dit wachtwoord wordt afgedrukt op een bonnetje als er een bonnenprinter wordt gebruikt. Zo nee, dan verschijnt het wachtwoord op het scherm.

Een docent kan dit wachtwoord na inloggen in de portal vervangen door een wachtwoord dat beter te onthouden is (klik in de portal op Mijn gegevens > Dit ben ik).