Nieuwe klant toevoegen

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Het is niet wenselijk en ook niet mogelijk voor scholen om in de klantenadministratie van de bibliotheek te kijken. Nieuwe leerlingen, die al wel als bibliotheeklid in het Wise-systeem zitten kunnen alleen worden toegevoegd in de schoolWise Client via de Nieuwe-klant procedure. Ga hiervoor naar Klantenadministratie > Klant > Nieuwe klant toevoegen.

Tussentijds inschrijven van één nieuwe leerling

De meeste leerlingen worden ingeschreven via de handmatige import van het leerlingbestand. Dit wordt geregeld door de bibliotheek, die met de school afspraken heeft gemaakt over het jaarlijks aanleveren van een leerlingenbestand. Bij het gebruik maken van de Automatische leerlingimport ParnasSys worden nieuwe leerlingen automatisch ingeschreven via de OCLC-koppeling. Afhankelijk van de instellingen zal gemiddeld twee keer per maand gecontroleerd worden of er nieuwe leerlingen op de school gestart zijn die ingeschreven moeten worden. Voor meer informatie zie Automatische leerlingimport ParnasSys.

Als er tussentijds nieuwe leerlingen op school komen, kunnen deze individueel handmatig worden opgevoerd. Hierbij zal het systeem checken of een leerling al in het systeem aanwezig is, tenzij er met de bibliotheek andere afspraken zijn gemaakt. Zie Niet ontdubbelen met bibliotheek-leden (systeemoptie).

Let op: Via Nieuwe klant toegevoegde leerlingen kunnen alleen handmatig worden uitgeschreven. Via een leerlingimport ingeschreven leerlingen worden via uitschrijven in het import-venster automatisch uitgeschreven als ze niet geïmporteerd worden bij de jaarlijkse import. Daarom is het niet aan te raden om leerlingen handmatig in te schrijven.
Bij het gebruik maken van de Automatische leerlingimport ParnasSys worden leerlingen die geen onderwijs meer volgen gemiddeld twee keer per maand gecontroleerd en zo nodig uitgeschreven.

Nieuwe leerlingen die (nog) geen lid zijn van de bibliotheek, worden opgevoerd als nieuwe leerling in de klantenadministratie. Deze gegevens worden vervolgens bijgehouden door import van het leerlingenbestand (mits de gegevens overeenkomen).

Ga naar Klantenadministratie > Klant > Nieuwe klant toevoegen.
Kies 'Nieuwe leerling/docent'.
Scan een nieuw pasje OF laat het systeem een pasnummer genereren.
Vul de gevraagde persoonsgegevens in.

Adresgegevens
Als er géén privacy-opties zijn ingesteld verschijnt een postcode + huisnummerveld.

Adresvelden en privacy-opties (zie afbeelding hieronder)
Bij inschrijven is een adres verplicht, ook al is dit met de privacy-opties verder niet meer zichtbaar.

Wanneer er privacy-opties zijn aangezet, kan er in het eerste schermpje geen adres ingevuld worden.
In het volgscherm moet er wel een adres worden ingevuld, als daar nog niets staat. Gebruik dan het adres van de school.
Alleen postcode + huisnummer invullen kan ook: het systeem doet een controle op juiste combinatie van postcode en adres en vult dit zelf aan.
Als er in het volgscherm al een adres staat, dan is deze leerling al lid van de bibliotheek en hoeft daar niets ingevuld te worden

Geen echte pasjes? Dan het pasnummer genereren
Als de school niet met echte pasjes werkt, maar wel met scanlijsten of zelfgemaakte pasjes, is het mogelijk om het systeem een pasnummer te laten kiezen door een 'V' + enter te geven in het scanveld. Zie ook uitleg in Pasnummers laten kiezen (genereren) door het systeem.

Leerling zit al in het systeem, want is al lid van de bibliotheek
Als de leerling al lid is van de bibliotheek, dan zit hij al in het systeem, zie Nieuwe leerling zit al in systeem.

Inschrijven nieuwe leerling – vervolgscherm

Klik op Ok, Vervolg.
Er verschijnt nu een uitgebreider invulscherm, vul gegevens aan.

Veld	Uitleg
Voorletters	Maximaal 4
Voorvoegsel
Naam	Achternaam
Roepnaam	Voornaam of roepnaam
Geboren	dd-mm-jjjj
Adres	Invullen verplicht. Wanneer in het 1^e scherm geen postcode/huisnummer ingevuld hoefde te worden, kan hier het beste het schooladres ingevuld worden. Als er in dit scherm al een adres staat, dan moet dit zo blijven; deze leerling staat dan al ingeschreven in de bibliotheek. Zie ook Nieuwe leerling zit al in systeem.
Huisnummer	Invullen verplicht
Postcode	Invullen verplicht
Plaats	Invullen verplicht
Land	Mag leeg blijven
Sexe
Telefoon	Niet verplicht
Email	Niet verplicht
Gebruikersnaam	Maak een gebruikersnaam aan voor de leerling, vuistregel: voornaam met de verjaardag, bv. Albert2704. De gebruikersnaam is om in te loggen in de portal (dat is makkelijker dan met het pasnummer).
Selectie	n.v.t.
Klas	Kies klas
Leerjaar	In welk leerjaar zit de leerling (1 t/m 8) Voorschoolse leerling, vul dan 0 (nul) in Docent, vul dan 9 in Invullen is niet verplicht.
Statistische categorie	n.v.t.

Pasnummers laten kiezen (genereren) door het systeem

Als de school niet met echte pasjes werkt, maar met scanlijsten of zelfgemaakte pasjes, is het mogelijk om het systeem een pasnummer te laten kiezen.

Typ in dat geval in het scanveld de letter 'V' (hoofdletter of kleine letter) in en druk op Enter.

Er verschijnt nu de melding ‘Systeem nummer laten generen?’. Klik op Ja

Niet ontdubbelen met bibliotheek-leden (systeemoptie DUPNABO)

Sommige bibliotheken kiezen voor gescheiden registratie van leerlingen en bibliotheekleden. Leerlingen die ook lid zijn van de bibliotheek zitten dan als twee ‘poppetjes’ (actoren) in het systeem. Hiervoor is in OCLC Wise een speciale systeemoptie DUPNABO beschikbaar. In dat geval wordt er bij het inschrijven van een nieuwe leerlingen juist niet gecontroleerd of de leerling al lid is van de bibliotheek of stond ingeschreven bij een andere school.

Wel is het mogelijk om leerlingen die nog staan ingeschreven op een andere schoolWise-school (in geval van verhuizingen) WEL te ontdubbelen bij handmatig inschrijven op de nieuwe school. Hiertoe moet in de importinstellingen van de nieuwe school (tabel LNRANI) de ‘Controle op duplicaat-actoren’ op 'Ja' staan.

Nieuwe leerling zit al in systeem

Bij het inschrijven van een nieuwe leerling controleert het systeem op basis van de naam, voorletter, sekse en geboortedatum of deze leerling al in het systeem bekend is. In dat geval verschijnt een melding dat er een mogelijke duplicaat-klant is, en kun je de bibliotheekklant inschrijven als leerling.

Betekenis Huidige rollen
Onder het kopje 'Huidige rollen' is te zien of deze leerling al een inschrijving heeft bij de bibliotheek en/of bij een andere school en wat de status daarvan is.
ABON = abonnement bij een bibliotheek
EDUB = ingeschreven bij een (andere) school, zie hieronder.

Klik op 'Details inzien' om de klantengegevens van deze leerling te gaan.
Klik op 'Inschrijven' om de leerling een inschrijving te geven voor uw schoolmediatheek.
Nu verschijnt het invulscherm voor nieuwe leerlingen. Vul dit scherm in, zie voor de toelichting de vorige paragraaf.

Nieuwe leerling die op vorige school niet was uitgeschreven

Een nieuwe leerling die afkomstig is van een andere school is daar vaak niet uitgeschreven uit de schoolmediatheek. Dit wordt pas duidelijk op moment van inschrijven via Klant > Nieuwe klant toevoegen. Per sector kan een actornamelijk slechts één rol (inschrijving of abonnement) bezitten. De schoolWise-inschrijving van de huidige school zal altijd in de plaats komen van de vorige schoolWise-inschrijving.
Het systeem toont in dat geval een melding dat de leerling nog rollen heeft in een andere vestiging. De melding toont het vestigingsnummer van de vorige school.

Klik op Ja om naar de klantenadministratie van deze leerling te gaan.
Ga daar naar tabblad 3 Contributie, klik op Wijzig.
Zet vinkje bij 'Abonnement direct opzeggen' en klik op Opslaan. Nu wordt onderin de button Inschrijven actief.
Klik op Inschrijven en rond het inschrijfproces af.
Vul op tabblad 7 Eigenschappen-2 de juiste jaargroep en juiste groepsnaam in.

Nieuw pasnummer nodig - Let op

Het pasnummer vorige school is geblokkeerd, zorg voor een nieuw pasnummer

Het pasnummer dat de leerling op zijn vorige school gebruikte van de vorige school wordt geblokkeerd bij het uitschrijven. Dat is niet voor niets gedaan: het voorkomt dat er op de vorige school per ongeluk toch nog uitleningen worden gedaan met het oude pasnummer.

Zorg daarom voor een nieuwe pas:

Ga naar tabblad 8. Passen. Daar is het geblokkeerde pasnummer te zien.
Klik rechts in het witte vlak, negeer de opmerking ‘U heeft geen regel geselecteerd’.
Er verschijnt een submenu, kies Toevoegen.
Scan de nieuwe pas of typ een V om een pasnummer te laten genereren door het systeem.

Dubbele leerlingen

Het kan zijn dat leerlingen toch dubbel ingeschreven blijken te zijn, bijv. 1x als handmatig opgevoerde leerling en 1x via e leerlingimport.
De simpelste manier om hier weer vanaf te komen is één van beide te verwijderen.

Docenten in schoolWise

Voor docenten is er in de schoolWise-portal een speciaal Docentenmenu, met extra bevoegdheden.

Betekenis van de rol ‘Docent’

De rol Docent1 is een uitbreiding op de rol EDUB en heeft betrekking op gebruik van de portal: alleen met de docenten-inlog kan het Docentmenu worden benaderd.

Na inloggen in de schoolWise portal als docent verschijnt het Docentmenu, met diverse lijsten (bv. Nu geleend) en andere functies (bv. Leesloglijst)
Tip een vriend-button: een docent kan leestips aan een hele groep sturen (leerlingen kunnen maar naar één klasgenoot tegelijk tippen)

Docenten-inlog is essentieel

Per school MOET er een inlog voor docenten zijn:

voor aanmaken wachtwoorden voor alle leerlingen die dat nog niet hadden
voor leerlingen die hun wachtwoord kwijt zijn.
voor beveiligd uploaden van een leerlingbestand

Via het Docent-menu in de portal zijn de volgende functies beschikbaar:

Functie	Uitleg
Leerlingenoverzicht	Overzicht, ook via de schoolWise Client beschikbaar, zie Leerlingoverzichten en andere lijsten.
Telaat-lijst	Overzicht, ook via de schoolWise Client beschikbaar, zie Leerlingoverzichten en andere lijsten.
Uitleenoverzicht	Overzicht, ook via de schoolWise Client beschikbaar, zie Leerlingoverzichten en andere lijsten.
Leerlingaantallen	Overzicht, ook via de schoolWise Client beschikbaar, zie Statistieken schoolWise.
Uitleenstatistiek per groep	Overzicht, ook via de schoolWise Client beschikbaar, zie Statistieken schoolWise.
Leesloglijst	Zie handleiding schoolwise Portal.
Leeslog export (pdf)	Zie handleiding schoolwise Portal.
Leestips per groep	Zie handleiding schoolwise Portal.
Upload leerlingbestand	Zie handleiding schoolwise Portal.
Leerling wachtwoord wijzigen	Zie handleiding schoolwise Portal.
Wachtwoorden genereren	Zie handleiding schoolwise Portal.

De onderste functies (in schuine letter) zijn uitsluitend beschikbaar in de schoolWise-portal.
Er is minimaal één persoon met de rol DOCENT nodig in schoolWise, omdat de leerlingen alleen via het Docentmenu in de portal een wachtwoord kunnen ontvangen.

Ook is een persoon met de rol DOCENT nodig om een leerlingbestand te uploaden naar de bibliotheek, hiervoor is een beveiligde mogelijkheid in het Docentmenu. Per school wordt minimaal één leerkracht gemachtigd om te uploaden. Deze extra bevoegdheid wordt ingesteld in de Klantenadministratie (Zie Tabblad 7 Eigenschappen-2).
(Om de bestanden te mogen downloaden en bewerken is er bij de beheerbibliotheek een personeelslid met een speciale bevoegdheid nodig. )

Zie voor een uitgebreidere beschrijving de handleiding schoolwise Portal.

Rol 'Docent' is ook voor leesmediaconsulenten
De rol van Docent1 kan ook worden toegekend aan leesmediaconsulenten. Voorwaarde is, dat deze persoon is ingeschreven bij de schoolmediatheek.

Docent inschrijven via leerlingimport

Docenten kunnen tegelijk met de leerlinggegevens geïmporteerd worden, mits de gegevens elk jaar opnieuw worden meegeleverd met het leerlingbestand. Je moet er dus op bedacht zijn dat de school dit niet vergeet, anders raken de docenten weer uitgeschreven.

Vul in het leerling-docentenbestand in de kolom ‘Groep’ de juiste EDUKLS groep voor docenten in.

Als docenten meteen ook automatisch lid van de bibliotheek moeten worden: geef in de Importmethode of in het Importbestand aan welk bibliotheekabonnement zij moeten krijgen, OF geef dit per school aan in het leerling-docentenbestand. Dit moet altijd een gratis abonnement zijn, het zou niet logisch zijn om docenten langs deze weg met kosten op te zadelen; via de import kunnen ze immers niet weigeren.

Bij handmatig opvoeren van de docenten moet ook het bibliotheekabonnement handmatig worden aangemaakt in de Client van de bibliotheek. Dit kan natuurlijk wel op hetzelfde actor-id.

Let op: Docenten inschrijven via een handmatige leerlingimport is niet mogelijk bij het gebruiken van de automatische leerlingimport via ParnasSys. Zie Werkwijze/ voorwaarden/ specificaties.

Handmatig docenten inschrijven

Docenten dienen altijd eerst als nieuwe klant te worden opgevoerd in de schoolWise Client. Vervolgens kan de rol Docent1 voor de school handmatig worden toegevoegd op het tabblad A Rollen in de Klantenadministratie.

De inschrijving in de schoolmediatheek kan in plaats van met de naam van de docent ook worden gedaan met de naam van de groep/combi-groep, zie het voorbeeld hieronder.

Ga naar Klantenadministratie > submenu Klant > Nieuwe klant toevoegen
Er verschijnt nu een invulscherm.

Inschrijfscherm 1

Vul de gegevens in het eerste scherm in:

Scan een pasnummer als er met echte pasjes wordt gewerkt, of typ in het scanveld de letten ‘v’ + enter. Het systeem genereert dan een pasnummer.
Voorletters: vul de groepsnaam of een afkorting hiervan in, bv. GR1-2.
Roepnaam: vul de groepsnaam in, bv. Groep1-2.
Achternaam: vul de naam van de school in, bv. BS De Vrolijke Noot.
Geboortedatum: mag nep zijn, is niet van belang.
Postcode / huisnr: alleen zichtbaar als er geen privacy-opties gelden. Vul dan het adres van de school in.
Inschrijven in filiaal: hier is de school al voorgeselecteerd.

Tip: Gebruik geen persoonsnamen, maar de naam van de school, en gebruik de velden Voorletters en Roepnaam voor de groepsnaam.

Klik op Ok-Vervolg rechtsonderin het scherm. Nu verschijnt het volgende inschrijfscherm.

Inschrijfscherm 2

Vul de gegevens aan:

Man / Vrouw / Instelling / N.v.t. (maakt niet zoveel uit wat hier wordt gekozen - bij Instelling is geen geboortedatum nodig).
Email: vul een schoolmailadres in, dit kan ook het mailadres van de betreffende docent zijn.
Gebruikersnaam: hiermee kan worden ingelogd op de portal. Invulling is vrij; vul bijvoorbeeld de naam in van de groep. Kan later in de portal gewijzigd worden.
Fysieke groep: kies de groep Docenten / Leerkrachten.
Jaargroep (leerjaar): vul in 9.
Klik op Ok, vervolg.

Rol Docent toekennen

Blijf in de Klantenadministratie. De zojuist ingeschreven ‘docent’ is nu zichtbaar. Ga nu naar tabblad A Rollen.

Klik rechts in het witte gedeelte en kies voor 'Nieuwe rol'.
Kies uit de beschikbare rollen voor 'DOCENT1 – Docenten'
Kies de juiste schoolvestiging en klik op OK.

Resultaat: de nieuwe rol DOCENT1 voor deze school is bijgeschreven.

Tot slot:

Maak een wachtwoord aan via de functie ‘Resetten wachtwoord’. Zie Resetten wachtwoord van een docent.
Als deze docent leerlingbestanden mag uploaden, zie Bevoegdheid instellen voor het uploaden leerlingbestanden.

Bevoegdheid instellen voor het uploaden leerlingbestanden

Per school is er minimaal één actor met de rol Docent1 nodig, die tevens de bevoegdheid heeft om een leerlingbestand te uploaden op een veilige manier. Het bestand wordt geplaatst in de (beveiligde) Wise-server van de bibliotheek, en kan vanaf daar alleen door een bevoegd personeelslid worden ingelezen. Meer hierover is te lezen in de volgende handleidingen:

schoolWise leerlingimport (handleiding voor de Wise systeembeheerders)
schoolWise portal (handleiding voor de school)

Instellen van de bevoegdheid gaat als volgt:

Ga naar de Klantenadminstratie en zoek de betreffende actor met rol Docent
Tabblad 7 Eigenschappen-2, klik op Wijzig en zet onderin de bevoegdheid aan. Kies niveau Vestiging (Instantie werkt voorlopig nog niet)

Resetten wachtwoord van een docent

De functie ‘Resetten wachtwoord’ is uitsluitend beschikbaar voor docenten die hun wachtwoord zijn vergeten. Dus niet voor leerlingen.
Maar: voor een leerling die zijn wachtwoord is vergeten, is wel altijd een inlog nodig van een docent.

Voor leerlingen die hun wachtwoord zijn vergeten is er een andere route. Een docent kan in de schoolWise-portal naar het Docentmenu om een leerling die zijn wachtwoord kwijt is te kunnen helpen. Zie hiervoor de handleiding schoolwise Portal.

Zoek de betreffende docent op in de Klantenadministratie. Ga naar Klant > Resetten wachtwoord.

Bevestig de melding ‘Wachtwoord voor deze klant resetten?’ Het bestaande wachtwoord voor schoolWise is nu verwijderd uit de database.

Er wordt een wachtwoord gegenereerd, dat uit een toevallige combinatie van letters en cijfers bestaat. Dit wachtwoord wordt afgedrukt met de bonprinter of als er geen bonprinter is getoond als pop-up.

Als de melding 'Alleen beschikbaar voor docenten' verschijnt bij een poging tot resetten wachtwoord, dan betekent dit dat de betreffende persoon (nog) niet de rol Docent heeft.
Zie hiervoor Betekenis van de rol ‘Docent’.

Docenten uitschrijven

Dit gaat net als het uitschrijven van een leerling, zie Direct verwijderen leerlinggegevens.
Bij het uitschrijven voor de school wordt de rol Docent1 ook beëindigd.

Administratieve klanten (herlocatieklant)

Wanneer de school wisselcollecties van de bibliotheek ontvangt via een Herlocatiepas zodat de materialen uitgeleend kunnen worden aan de leerlingen, dan is er voor het retourneren van de wisselcollectie een soortgelijke Herlocatiepas nodig, die de andere kant op werkt.

Om een herlocatieklant aan te maken: voeg een Nieuwe klant toe; kies hierbij voor Administratieve klant. Het systeem geeft nu een waarschuwende melding, omdat dit type 'klant' niet gebruikt mag worden voor gewone nieuwe leerlingen / docenten.

Klik op Ja om door te gaan. Het systeem zal nu altijd zelf een pasnummer aanmaken. Klik op Ja en voltooi de inschrijving.

Na het inschrijven moet worden aangegeven dat het om een Herlocatie klant gaat waarbij de betreffende schoolvestiging wordt ingevuld. Klik onderin het scherm op Wijzig en vul de juiste bibliotheekvestiging in bij Herlocatie pas 'naar vestiging'.

Zie afbeelding: