Leerlingen handmatig uitschrijven
Leerlingen die de school tijdens het schooljaar verlaten, bijv. vanwege een verhuizing, dienen handmatig te worden uitgeschreven voor hun schoolmediatheek. Een eventuele bibliotheek-inschrijving blijft hierbij altijd intact.
Uitschrijven
Uitschrijven verloopt via de Klantenadministratie.
Stap 1: Abonnement opzeggen
- Zoek de leerling op, ga naar tabblad 3 Contributie.
- Klik op Wijzig en zet een vinkje bij 'Abonnement opzeggen per direct'.
- Klik vervolgens op Opslaan. Zie afbeelding hieronder.
Resultaat: de inschrijving van deze leerling wordt per vandaag beëindigd. Dit betekent dat de rol_educat van deze leerling direct eindigt, en de status wordt op '9' gezet. Als er een pasnummer is dat in schoolWise werd aangemaakt, wordt deze geblokkeerd. Eventueel kan deze leerling daarna op zijn volgende school worden ingeschreven. Bij docenten wordt tevens de rol Docent beëindigd.
Stap 2: Pasnummers EDUB blokkeren
Ga naar tabblad 8 Passen, controleer of de leerling een pasnummer heeft met de toevoeging ‘EDUB’ in de kolom ‘Bibliotheek'). Dit is een pasje dat in de school is uitgegeven. Om te voorkomen dat dit pasnummer per ongeluk wordt hergebruikt: blokkeer dit pasnummer (selecteer pasnummer, rechtsklik en kies Blokkeren)
Uitgeschreven leerlingen zijn niet meer zichtbaar, opzoeken kan alleen via het pasnummer of met het actor-id. De uitgeschreven leerlingen worden na drie maanden definitief verwijderd uit de database, tenzij ze lid zijn van de bibliotheek of tenzij ze weer werden ingeschreven op een andere schoolmediatheek (BO of VO).
Direct verwijderen leerlinggegevens
Het is mogelijk individuele leerlinggegevens meteen te verwijderen via de klantenadministratie. De gegevens worden dan gelijk uit de database verwijderd.
De leerling moet zijn uitgeschreven en mag geen lid (meer) zijn van de bibliotheek.
- Zoek de leerling op, klik onderin eerst op Wijzig, klik daarna op Verwijder.
- Er volgt een melding ‘Wilt u werkelijk de gegevens van deze klant verwijderen?’.
- Klik op Ja voor definitieve verwijdering.
N.B. Om dit te kunnen doen is een voldoende hoge bevoegdheid nodig. Neem contact op met jecontactpersoon van de bibliotheek (bv. de leesmediaconsulent) of neem contact op met de OCLC Wise-systeembeheerder van de bibliotheek.
Wijzigen of verwijderen van een enkel leerlingnummer
Het is NIET mogelijk om via de Klantenadministratie het leerlingnummer te verwijderen of te wijzigen, dit moet via de database gebeuren. Neem hiervoor contact op met OCLC.
Als alle leerlingnummers gewijzigd zijn, dan betekent dit voor het systeem dat de school een ander leerlingadministratiesysteem heeft. Volg hiervoor de aanwijzingen uit handleiding schoolWise leerlingimport.