Exemplaren koppelen

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

N.B. Deze handleiding beschrijft alleen het koppelen met exemplaarnummers (barcodes).
Overleg met uw bibliotheek over het gebruik van RFID-varianten. Voor RFID is een aanvullende licentie vereist, naast de benodigde randapparatuur.

Koppelen wil zeggen: een nieuw exemplaar koppelen aan een titel. Een nieuw exemplaar kan alleen gekoppeld worden als de titel al bestaat. Overleg met uw contactpersoon bij de bibliotheek over titels die niet in het systeem zitten.

Na afloop van het koppelen heeft een exemplaar een exemplaarnummer oftewel barcode, dit is een uniek nummer dat gebruikt wordt bij het uitlenen/innemen. De barcode wordt in stickervorm op het materiaal geplakt.

Daarnaast krijgt elk exemplaar ook nog een unieke code in de vorm van een exemplaar-ID. Dit is een systeemnummer dat nooit gewijzigd kan worden. Ook andere belangrijke gegevens van een exemplaar worden bij het koppelen gevuld, zoals de kast-plaatsing en het etiket.

Koppelen met klant- en klare barcodestickers

Ga voor het koppel-menu naar Exemplaren > Koppelen.

De eenvoudigste manier om te koppelen is, als er van tevoren nieuwe barcodestickers zijn gemaakt en alvast op de nieuwe exemplaren geplakt. Zie Voorraad nieuwe barcodes printen voor het zelf printen van een voorraadje barcodes.

Stap 1: barcodes plakken
Plak een nieuwe barcodesticker op het boek / ander materiaal dat gekoppeld moet worden. Kies een vaste plek, bijvoorbeeld rechtsboven, en houd deze plek aan.

Stap 2: check of de koppelmethode op [1] staat
Check of Koppelmethode op [1] is ingesteld; klik erop om de instellingen te wijzigen. Zolang er wordt gewerkt met een afwijkende koppelmethode heeft de knop rode letters.

Aangeraden koppelmethode [1]:

Stap 3: zoek de juiste titel, liefst via ISBN
Zet de cursor in het scanveld (zie pijltje in de afbeelding hierboven). Scan de ISBN-code op de achterkant van het boek en druk op Enter. Het ISBN is de code van een titel, die de uitgever aan het boek heeft toegekend. Het ISBN staat meestal op de achterkant van een boek in de vorm van een barcode.

ISBN scannen werkt alleen indien er slechts één unieke hit is. Zijn er meerdere titels in het systeem die hetzelfde ISBN hebben, dan werkt dit niet.

Alternatief: klik in het koppelscherm op 'Zoek titel in catalogus'. Er wordt dan een catalogus-zoekscherm geopend, zie afbeelding hieronder. Zoek de juiste titel op in de catalogus en klik onderin het catalogus-scherm op 'Selecteer'.

Stap 4 Barcode scannen en koppelen
Resultaat vorige stap: bovenin het groene deel van het koppelscherm staat de gekozen titel.

Volg dan actie 1 en 2 zoals hieronder afgebeeld, dus eerst scannen dan klikken op Koppel.

Actie 1 = Scan de nieuwe barcode
Actie 2 = Klik op 'Koppel dit exemplaar'

Klik op 'Volgende titel' voor het koppelen van een volgend exemplaar aan een andere titel.

Vanaf versie 7.0.7 kun je bij het koppelen van een exemplaar, naast de vaste Kast, ook een Tijdelijke kast instellen.

Stap 5 Rug-etiketten printen en plakken: soort voor soort
Rug-etiketten kunnen na afloop worden geprint op A4-stickervellen. Omdat de formaten van de etiketten per kast kunnen verschillen, moeten de printopdrachten voor rug-etiketten soort voor soort worden afgewerkt.

Zie hiervoor Rug-etiketten maken (batch vullen) en Rugetiketten afdrukken (batch).

Snelkoppelen – Meerdere exemplaren bij dezelfde titel
Gebruik wanneer er meerdere exemplaren gekoppeld moeten worden aan dezelfde titel, de optie Snelkoppelen. Klik op de button 'Snelkoppelen aan' om deze functie te activeren.

Vink (indien nodig) aan of er een Rugetiket geprint moet worden.
Scan de nieuwe barcode.
Scan de volgende nieuwe barcode.
etc.

Klik op 'Volgende titel' voor het snelkoppelen aan een andere titel. Klik op 'Snelkoppelen uit' om terug te gaan naar één exemplaar aan één titel koppelen.

Koppelen + genereren nieuwe barcodes

Het is ook mogelijk om eerst exemplaren te koppelen en daarna pas barcodes te printen. Er wordt dan tijdens het koppelen een zogeheten batch van barcodes aangemaakt. Alle barcodes worden verzameld en kunnen als één partij (batch) later worden afgedrukt.

Het voordeel is, dat er geen voorraadje barcodes aangemaakt hoeft te worden. Het nadeel is, dat je goed moet opletten dat de barcodes op de juiste boeken / andere materialen worden geplakt.

Stap 1 Check of de koppelmethode op [2G] Genereer barcode staat
Klik erop om de instellingen te wijzigen.

(Zolang er wordt gewerkt met een afwijkende koppelmethode heeft de knop rode letters.)

Stel de Koppelmethode in op

2 - Genereer eigen nummer
G - Print barcodes voor gegenereerde nummers
N - RFID beveiligingsbit niet beschrijven

Stap 2: zoek de juiste titel, liefst via ISBN
Zet de cursor in het scanveld (zie pijltje in de afbeelding hieronder). Scan de ISBN-code op de achterkant van het boek en druk op Enter. Het ISBN is de code van een titel, die de uitgever aan het boek heeft toegekend. Het ISBN staat meestal op de achterkant van een boek in de vorm van een barcode.

ISBN scannen werkt alleen indien er slechts één unieke hit is. Als er meerdere titels in het systeem hetzelfde ISBN hebben, dan werkt dit niet.

Alternatief: klik in het koppelscherm op 'Zoek titel in catalogus'. Klik daar op 'Selecteer'.

Stap 3 Koppelen
Resultaat vorige stap: bovenin het groene deel van het koppelscherm staat de gekozen titel.

Volg dan actie 1 en 2 zoals hieronder afgebeeld, dus eerst vinkjes zetten dan klikken op Koppel.

Actie 1 = Zet vinkjes bij Rugetiket en Barcode
Actie 2 = Klik op 'Koppel dit exemplaar'

Klik op 'Volgende titel' voor het koppelen van een volgend exemplaar aan een andere titel.

Stap 4 Barcode-etiketten batch printen en plakken
Zie voor het printen van de barcodes (batch): Barcodes afdrukken (Batch).

Stap 5 Rug-etiketten printen en plakken
Rug-etiketten kunnen na afloop worden geprint op A4-stickervellen. Omdat de formaten van de etiketten per kast kunnen verschillen, moeten de printopdrachten voor rug-etiketten soort voor soort worden afgewerkt.

Het is ook mogelijk de rugetiketten niet in het koppelscherm aan te vinken, maar later te maken via het submenu Exemplaren > Etiketten > Maak exemplaaretiketten.
De exemplaren waarvoor rugetiketten nodig zijn worden dan één voor één gescand.

Zie hiervoor: Rug-etiketten maken (batch vullen) en Rugetiketten afdrukken (batch).