Inrichten van het systeem

dBos-methodes

Voor alle scholen geldt:
Vink altijd 'Docent portal'  en 'Zoekmachine tabblad Bibliotheek onderdrukken' aan.

Voor scholen die zelf geen collectie hebben geldt:
Vink daarnaast 'Zoekmachine, tabblad School onderdrukken' aan

Bij scholen die zelf ook een eigen collectie hebben geldt:
Maak een keuze of de leerlingen de titels van de eigen collectie mogen reserveren. Mogen de leerlingen reserveren vink dan 'Reserveren in de mediatheek' aan.

Vanaf versie 7.1.0

Er zijn voor scholen die gebruik maken van een webshop collectie 3 mogelijkheden:

1. Alleen webshop wisselcollectie: Leerlingen reserveren niet in de schoolWise portal (dBos-methode 06 in onderstaande afbeelding).
2. Webshop en Mediatheek: Leerlingen mogen titels van de school en de webshop reserveren in de schoolWise portal (dBos-methode 07).
3. Alleen Webshop: Leerlingen mogen titels van webshop reserveren in de schoolWise portal (dBos-methode 07).

Vink 'Reserveren in mediatheek' aan om het mogelijk te maken om titels van de webshop collectie te reserveren (bestellen).

Leerlingimport instellingen

Scholen leveren jaarlijks een leerlingenbestand aan, dat moet worden ingelezen in het OCLC Wise-systeem. Zie voor een uitgebreide uitleg de handleiding schoolWise - Leerlingimport.

Het importeren gebeurt volgens van tevoren vastgestelde regels. Voor de webshop is het mogelijk om aan te geven wat het maximum aantal geleende boeken mag zijn, en het maximum aantal bestellingen.

Ga in de manager naar Klanten > Klant-import > (LNRIMP) Klant-/leerlingimport inschrijfmethode.

Het maximum aantal geleend in webshop (x) is leidend, en moet groter zijn dan of gelijk aan het maximum aantal in bestelling.
Bij het bestellen in de webshop wordt geteld of het totaal geleend + besteld niet groter wordt dan x. Als dat zo is, verschijnt de volgende melding: "Je hebt al x boeken besteld/geleend. Meer mag niet."
Dit is gedaan om alle gebruikers even veel kans te geven op de heel populaire titels.

Per instantie (basisbibliotheek) kunnen er meerdere inschrijfmethodes naast elkaar worden gedefinieerd. In de vestigingstabel van de school wordt de geldende inschrijfmethode aangewezen.

Webshop-kalenders

Vanaf versie 7.1.0 is onderstaande deel over de Webshop-kalenders niet meer van toepassing voor scholen die de vernieuwde portal met de zoekhulp 'in de webshop' gebruiken.

Het is mogelijk om volgens webshop-kalenders te werken. Per school kan hiermee worden aangegeven wanneer de webshop open staat voor bestellingen. Hiermee wordt voorkomen dat exemplaren van populaire titels wekenlang van tevoren al zijn toegewezen en in feite ongebruikt in het magazijn staan. De kans op een bestelbare populaire titel wordt zo tevens eerlijker verdeeld.
In de schoolWise-portal van een school is meteen te zien of de webshop gesloten is of open.

 

Webshop-kalenders definiëren

Definiëer in de manager verschillende kalenders volgens de vervoerscyclus van de webshop. Als er bijvoorbeeld een vervoersschema is waarbij elke school om de vier weken wordt bevoorraad, dan heeft u vier webshop-kalenders nodig.

Bedenk ook hoe lang de bestelperiode mag zijn per school, bijv. alleen de week vóór de bevoorradingsweek mag er besteld worden.

1. Kalender W001 Bestellen in week 1 = voor scholen die in week 2 worden bevoorraad
2. Kalender W002 Bestellen in week 2 = voor scholen die in week 3 worden bevoorraad
3. Kalender W003 Bestellen in week 3 = voor scholen die in week 4 worden bevoorraad
4. Kalender W004 Bestellen in week 4 = voor scholen die in week 1 worden bevoorraad

Ga naar Manager > schoolWise / mediatheekWise > Schoolmethodes > Kalenders > (TABWSK) Webshop-kalender.

Klik op Nieuw en maak vier kalenders aan:

1. Kalendercode: vul nummer in,
   W + volgnummer van 3 cijfers

2. Omschrijving: vul omschrijving in (tekst) bv. 'Alleen bestellen in week 1'

3. Doe dit voor alle vier kalenders.

Webshopkalenders invullen per bestelweek

Ga vervolgens naar Kalenderbeheer. Hier staan de zojuist aangemaakte bestelweken, echter de kalenders hiervan zijn nog niet gevuld.

• Klik op Openen en klik vervolgens op Nieuw
• Kies het jaar - huidige jaar is al geselecteerd, klik in dit veld om een volgend jaar te kiezen.
• Het overzicht toont een kalender met het 1e kwartaal van het geselecteerde jaar.
  Er zijn nog geen openingsdagen in deze kalender, alle dagen staan op Gesloten
• Door rechtsklikken op een dag kunt u de openingsdagen aangeven.

LET OP: ZONDAG = EERSTE DAG

Om technische redenen is het raadzaam om een bestelweek op een zondag te laten beginnen. Hierdoor wordt vermeden dat op maandagochtend niet duidelijk is of er wel/niet besteld mag worden.

Klik bovenin op de >> om door te gaan naar het volgende kwartaal.

Houd rekening met schoolvakanties, vul de jaarkalender van W001, daarna die van W002 etc. Voorbeeld:

Webshopkalenders toewijzen

Geef per school in de vestigingstabel tab Klanten aan volgens welke webshop-kalender er besteld mag worden, zie ook volgende paragraaf. Communiceer dit met de scholen.

Geen kalender toegewezen betekent: geen restricties, webshop is altijd geopend voor bestellingen.

Als een leerling in de webshop-portal klikt op de Bestel-knop, dan zal het systeem controleren of de webshop geopend is voor deze school. Indien gesloten volgt een melding op het scherm: "Je kunt nu niet bestellen, de webshop is gesloten. Vraag je juf of meester wanneer je mag bestellen."

Er kan in deze situatie wel worden ingelogd in de webshop, bijvoorbeeld om een verlanglijst bij te werken.

Schoolvestigingen

De scholen die gebruikmaken van de webshop dienen als schoolWise-vestiging te zijn opgenomen. De schoolvestigingen vallen, net als de webshop, onder de sector EDUB.

Zie hiervoor de handleiding schoolWise.

Als de school geen eigen mediatheekcollectie met uitlening heeft, en er alleen wordt geleend bij de webshop (en evt. de bibliotheek), wordt de schoolvestiging als categorie L (= Lenervestiging) opgenomen (via Beheer organisaties > Vestigingen).

Per school worden een aantal basisgegevens zoals naam van de school, adres, telefoonnummer en overige contactgegevens vastgelegd.

Neem vooral ook een e-mailadres op, waarvan de mailbox met regelmaat door de school wordt bekeken. Dit in verband met systeemberichten over kwijtgeraakte/vergeten inloggegevens van leerlingen.

Vul per school de juiste dBosmethode in. Per school moet de webshop worden aangewezen in de vestigingstabel, naast de geldende importinstellingen voor schoolWise, zie Leerlingimport instellingen.

Vanaf versie 7.1.0 zorgt het instellen van een 'Webshop beheersvestiging' er voor dat in de vernieuwde schoolWise portal de webshop titels getoond worden via de zoekhulp 'in de webshop'. Zie Zoekhulp - Resultaten voor ...

Wijs ook de geldende webshop-kalender aan, als daarmee wordt gewerkt. Zie voor het definiëren van de webshop-kalender Webshop-kalenders hierboven.

  Dit is niet van toepassing bij het gebruik maken van de vernieuwde schoolWise portal.

De webshopvestiging

De webshopvestiging dient als categorie J = Jeugdbibliotheek afdeling te krijgen. De sector is EDUB

Reglementen voor 'losse uitleningen'
Voor de basisfunctionaliteit van de webshop(bestellen via internet met verzekerde levering) zijn geen reglementen nodig. Maar wel voor uitleningen buiten dit mechanisme om. In de vestigingstabel van de webshop, tab Klanten moet worden ingesteld welke reglemententabel wordt gebruikt bij de 'losse' uitleningen. Gebruik hiervoor de reglemententabel van schoolWise.

Mediatheekvestiging van de webshop = webshop zelf
Het kan zijn dat de webshop zelf ook klanten heeft, zoals personeelsleden.

Om uit te kunnen lenen aan eigen klanten heeft ook de webshop een mediatheekvestiging nodig, dit is dus de eigen vestiging.

Webshop-beheervestiging = webshop zelf
Vul in het veld Webshop beheervestiging de webshop zelf in, dit is nodig om de optie B1BSORT werkzaam te krijgen, waardoor beschikbare titels bovenaan komen in de titellijstjes in de portal, zie Titels met beschikbare exemplaren bovenaan.

Bestellen / acquisitie à la Wise
Voor bestellen/acquisitie en exemplaarbeheer moet de webshopvestiging worden behandeld als een Wise-vestiging. Alle standaard Wise-instellingen moeten en kunnen hiervoor worden toegepast, met uitzondering van de vestigingsgroepen.

Netwerken en vestigingsgroepen

De door de webshop uitgeleende materialen mogen alleen in de webshop worden ingeleverd. Dit moet worden afgedwongen door de instelling van vestigingsgroep(VST) V999. Deze vestigingshoofdgroep is hier speciaal voor bedoeld, zie hieronder.

Via de vestigingsgroepen moet ook worden ingesteld dat de webshop nooit exemplaren levert t.b.v. netwerk-reserveringen.

In de Vestigingsgroepen per vestiging moet worden ingesteld dat de webshop de leners van de betreffende schoolWise-vestigingen accepteert en het recht heeft om deze lenergegevens te wijzigen (G_VEST VSX en VSL), zie G_VEST per vestiging voor de webshop.

Vestigingshoofdgroep V999

Beheer organisaties > Netwerken en vestigingsgroepen > Vestigingsgroepen > (G_VST) Vestigingshoofdgroepen (Vxxx)

De speciale vestigingshoofdgroep V999 is gereserveerd om aan te geven dat exemplaren die worden geleend in een vestiging uit deze groep ALLEEN maar mogen worden ingeleverd in deze vestiging. Hiermee kan worden aangestuurd dat webshop-exemplaren niet elders mogen worden ingeleverd.

Maak een V999 groep:

• Ga naar Vestigingshoofdgroepen Vxxx en open de tabel.
• Klik op Nieuw om de V999 aan te maken, geef als omschrijving bv. “Hier inleveren” of open de V999-regel als hij al bestaat.
• Maak nu voor de webshop een V999-groep aan. Deze 'groep' bestaan alleen uit de webshop zelf.

Per webshop een vestigingshoofdgroep voor de scholen

Het is handig om scholen die gebruikmaken van dezelfde webshop, onder te brengen in een eigen Vestigingshoofdgroep.

• Maak eerst de groep aan. Kies hiervoor een vrij nummer, bijvoorbeeld 050.
• Open daarna deze nieuwe groep V050, en voeg elke school toe aan deze groep.

G_VEST per vestiging voor de webshop

Beheer organisaties > Netwerken en vestigingsgroepen > Vestigingsgroepen > (G_VST) Vestigingsgroepen per vestiging

Maak voor de webshopvestiging de instellingen voor VSL 'Accepteert leners van' en VSX 'Muteer leners van' zodanig, dat de beheervestiging de leners van de scholen accepteert en mag muteren. Dit gaat als volgt:

Open de regel VSL 'Accepteert leners van'

• Klik op Nieuw en maak een VSL-tabel aan voor de webshop-vestiging, zie afbeelding.
• Code: vestigingsnummer van de webshopvestiging.
• Omschrijving: Groep-code- VSL.
• Klik op OK.

Open vervolgens de zojuist aangemaakte VSL-regel om hem te vullen:

• Wijs bij Vestiging/Groep de vestigingshoofdgroep aan van de scholen die gebruikmaken van de webshop. Zie Per webshop een vestigingshoofdgroep voor de scholen. Of wijs een Instantie aan.

• Herhaal deze handelingen voor de VSX-instellingen ('Muteert leners van').

G_VEST per vestiging voor de scholen

Vanaf versie 7.1.0  stel je om daadwerkelijk de exemplaren van de webshop te tonen bij soort CG1 per school de webshopvestiging in.

Beheer organisaties > Netwerken en vestigingsgroepen > Vestigingsgroepen > (G_VST) Vestigingsgroepen per vestiging

• Klik op Openen bij CG1.
• Klik op Nieuw.
• Vul bij Code het vestigingsnummer van de school in en bij Omschrijving de naam van de school.
• Klik op OK.

• Klik op Openen bij de zojuist aangemaakte regel.
• Klik op Nieuw.
• Kies bij Vestiging/Groep voor de webshopvestiging.
• Volgnummer wordt automatisch 0.
• Geef bij omschrijving de naam van de webshopvestiging.
• Klik op OK.

• Herhaal deze handeling voor alle scholen die gebruik maken van de webshop.

Groepentabel van de school: EDUKLS

Manager: kolom schoolWise > schoolWise klassen/groepen > (EDUKLS) schoolWise klassen/groepen

In de groepentabel EDUKLS wordt per school ingesteld welke fysieke groepen gebruikmaken van de webshop, wat het maximum aantal bestellingen is, en wat het maximum aantal geleende materialen is voor de webhsop.

De EDUKLS tabel wordt gevuld via de leerlingenimport, waarbij voor scholen die gebruikmaken van een webshop het veldje 'Mag naar webshop' op Ja wordt gezet. Tevens kan via de leerlingimport worden vastgelegd wat het maximale aantal geleend/besteld in de webshop mag zijn.

Als er groepen zijn, die juist GEEN gebruik mogen maken van de webshop, dan dient het veld 'Mag naar webshop' na de import handmatig op Nee te worden gezet.
Het effect hiervan is, dat deze leerlingen (bijv. van de onderbouw) wel kunnen kijken in de webshop maar geen bestelling kunnen plaatsen.

Zie voor een uitgebreidere uitleg van de betekenis en de werking van de EDUKLS de handleidingen School klassen/groepen en schoolWise leerlingimport.

Webshop exemplaren en titels

Het bezit (de exemplaren) van de Webshopvestiging is volledig en alleen bestemd voor het realiseren van de webshopfunctionaliteit. Het bezit is afgestemd op de doelgroep (basisonderwijs).

Het bezit van de Webshopvestiging moet op de gewenste manier worden geplaatst in de kasten. Bij elk exemplaar moet de juiste kast en het juiste etiket zijn opgenomen. Alle exemplaren mogen aan alle webshop-gebruikers worden geleverd. Er zijn dus geen beperkingen van specifieke materialen voor specifieke leerlingen.

Het bezit van de Webshopvestiging mag alleen in de Webshopportal worden getoond. In de overige publieksfuncties van OCLC Wise mogen deze exemplaren niet worden getoond.

Alle exemplaren die zijn geplaatst in de Webshopbeheervestiging zullen in principe worden opgenomen in de Webshopportal. Alleen exemplaren met de status Afgeschreven, Vermist en Besteld zullen bij het periodiek opbouwen van de Webshopportal worden genegeerd.

Alle Webshopexemplaren in de Webshopportal zijn reserveerbaar volgens de Webshopreserveermethodiek.

Instellingen op titel- en exemplaarniveau die de mogelijkheden van reserveren/uitlenen beperken zullen worden genegeerd. Exemplaarreserveringen zijn niet mogelijk. Een bestelling van een titel wordt gekoppeld aan een van de exemplaren met het minste aantal uitleningen.

Titelbeschrijvingen en snuffelcatalogus

De titelbeschrijvingen in de webshop maken gebruik van de schoolWise-titelbeschrijvingen. In schoolWise krijgt een groot deel van de jeugdtitels extra gegevens: leeftijd van t/m, AVI-niveaus, kindvriendelijke annotaties, extra trefwoorden. De webshop snuffelprofielen volgen de schoolWise-indeling.

In de webshopportal worden de volgende titelrubrieken getoond, indien aanwezig:

• titel
• schrijver
• korte inhoud
• collatie
• genre
• onderwerpen
• serie

Statistische categorie, RMT en kasten

De statistische categorieën van de Webshopbeheervestiging volgen de statistische categorie van de titel (standaard Wise). De materiaalsoorten (RMT) van de Webshopbeheervestiging volgen de RMT van de titel (= standaard Wise).

De kastenstructuur/het genereren van de kasten voor de Webshopbeheervestiging moet worden opgezet volgens de regels en instellingen van Wise. Hiermee zal per exemplaar de plaatsingsterm worden opgebouwd (= standaard Wise). Het opbergnummer van een exemplaar zal worden afgedrukt in de raaplijst ten behoeve van het ophalen van exemplaren uit het magazijn.

De webshop reserveringsinstellingen

Het reserveringsmechanisme voor webshops is afwijkend. Voor een webshopvestiging dient alleen voor het standaard materiaal een regel met Reserveringsinstellingen (RMT) te worden gemaakt. De reservering zal altijd worden geleverd aan de school van de aanvragende leerling.

De webshopvestiging moet zijn uitgesloten van leveren van exemplaren aan andere sectoren / IBL-V. Tevens zijn er geen reserveringskosten.

Er zal standaard met uitsluitend B(ibliotheek)reserveringen worden gewerkt. Vanuit de client mogen ook geen andere soorten reserveringen worden geplaatst voor de webshopvestiging.

Reserveringsinstellingen invullen (RMT)

Reserveren en IBL > Reglementsmateriaal > (RMT) Reserveringsinstellingen per RMT

• Kies de juiste instantie en vervolgens de webshopvestiging.
• Scroll naar de rechter kolom, niveau vestiging*.
• Kies bovenste regel “standaard”.

Vul de reserveringsinstellingen als volgt in:

*) Voor systemen met uitsluitend schoolWise / webshopdienstverlening, zonder echte bibliotheken zoals Rotterdam kan dit ook op Instantieniveau worden gezet.

Veld	Uitleg
Soort	[niet invulbaar] RMT
Vestiging	[niet invulbaar]
Materiaal	leeg laten
Omschrijving	standaard
Eigen netwerken
Zoekstrategie (B,N,O,I)	B
Standaard prioriteit	2 – Standaard
Overige instellingen
Binnen-exem blokkeren voor reserv. pubcat	Nee
Binnen-exem blokkeren voor webcat	Nee
Levert deze vestiging aan het IBL-netwerk	Nee
Titels meerdere malen reserveren	Nee
Zijn bestelde exemplaren reserveerbaar?	Nee