Werking
Portal
Bij IBL-V is sprake van Single Sign-on. Wanneer een klant via de portal is ingelogd en een titel wil reserveren en deze titel is niet beschikbaar in het eigen systeem dan kan de klant ook landelijk of provinciaal zoeken. Op het moment dat een via Landelijk zoeken gevonden titel wordt aangevraagd hoeft de klant niet opnieuw in te loggen. Wise authentiseert en autoriseert de klant. Dit betekent dat bij het autoriseren rekening wordt gehouden met eventuele klantblokkades binnen het eigen ILS. Vervolgens krijgt de klant een scherm. Hierin worden gemeld:
- De kosten die met de aanvraag gemoeid zijn. Deze kosten kunnen verschillen voor landelijke en provinciale aanvragen.
- De mogelijkheid een ophaalvestiging te kiezen.
- De mogelijkheid de aanvraag te bevestigen of af te breken.
Na de bevestiging krijgt de klant de aanvraag bevestigd in een informatiescherm. De klant kan zijn aangevraagde titels terugzien in Mijn Menu onder Mijn Reserveringen.
NB: een eenmaal ingediende en bevestigde aanvraag kan niet door de klant geannuleerd worden. Ook in de client kan een IBL-V-aanvraag niet geannuleerd worden. Alleen de IBL-V engine kan dit.
IBL-V
Wanneer een aanvraag wordt ingediend, zoekt de IBL-V engine welke organisaties exemplaren van de gevraagde titel bezitten. Dit gebeurt op basis van de gegevens in de NBC. De engine zal de aanvraag terugzetten naar de lokale server wanneer er lokaal exemplaren beschikbaar zijn van de gevraagde titel. De klant krijgt dan een Reserveer-knop aangeboden, en er wordt (na doorzetten) een reservering aangemaakt. Anders wordt het een IBL-V verzoek.
Als het IBL-V verzoek door de klant is bevestigd, wordt op de ILS-en van de verschillende organisaties gekeken of er inderdaad een item beschikbaar is (d.w.z. in een vestiging die levert, exemplaar met status Binnen, zonder blokkade). Indien dat het geval is wordt daar een verzoek geplaatst.
De IBL-V engine plaatst, als dat kan, meerdere verzoeken in meerdere ILS-en. Daar komen deze verzoeken op de Kastlijst reserveren.
Een aanvraag wordt automatische geannuleerd wanneer er na vijf (kalender)dagen geen enkele honorering wordt ontvangen. De klant krijgt daarvan bericht (RIA) en eventuele plaatsingskosten worden gerestitueerd.
Landelijk of provinciaal
In het geval dat de IBL-V engine vaststelt dat er provinciaal een titel beschikbaar is, zal er een provinciale aanvraag worden aangemaakt.
Client
Leverende vestiging – leveren
Kastlijst reserveringen
IBL-V-verzoeken worden in de leverende vestigingen aangemaakt als exemplaarreserveringen.
De kastlijst voor IBL-V verzoeken wordt gemaakt met selectie op Soort = E. Op de kastlijst zijn de IBL-V-aanvragen te herkennen als soort E.
Innemen
Bij inname van een kastlijst-exemplaar (NB: in gewoon Innemen) wordt bij de IBL-V engine gecontroleerd of de aanvraag nog open staat (een andere bibliotheek kan de aanvraag al gehonoreerd hebben). Is dat het geval dan krijgt de leverende vestiging een pop-up met de mogelijkheid om de aanvraag te honoreren of te weigeren . In beide gevallen wordt het resultaat aan de engine doorgegeven.
- Bij Honoreren wordt het exemplaar uitgeleend aan de speciale klant, het exemplaar krijgt status F met substatus I en de transportbon wordt gedrukt. Het exemplaar kan nu op transport.
- Bij Weigeren wordt de IBL-V-engine geïnformeerd dat deze bibliotheek niet levert. Als daarmee de aanvraag door geen enkele bibliotheek gehonoreerd wordt, zal de aanvraag geannuleerd worden. De klant krijgt daarvan bericht via de RIA. Eventuele plaatsingskosten zullen teruggestort worden. Dit proces verloopt via de server van de vragende bibliotheek.
- Bij Sluiten gebeurt er niets, de status blijft ongewijzigd. Wanneer het exemplaar hierna opnieuw wordt ingenomen zal de pop-up weer verschijnen.
Honoreren – op transport
Wanneer de leverende vestiging honoreert wordt het exemplaar uitgeleend.
Wise leent uit aan een speciale klant. Het exemplaar krijgt status F met substatus I. Afhankelijk van de bestemming wordt er een landelijke of provinciale transportbon afgedrukt. Het exemplaar kan vervolgens op transport.
Transportbon herprinten
Zoek de reservering op. De reservering is te vinden via Reserveringen > Reserveringen tonen > Zoeken > Reserveringsnummer: JJMMDDnnnnn.
Het herprinten van de transportbon kan via Opties > IBL-V Transportgegevens tonen.
Landelijke transportbon Provinciale transportbon
Wanneer een verzoek wordt gehonoreerd ontvangt het Wise-systeem van de vragende bibliotheek hiervan bericht. In dat Wise-systeem:
- wordt een nieuw exemplaarregel toegevoegd;
- krijgt die regel het oorspronkelijke exemplaarnummer;
- wordt het oorspronkelijke exemplaarnummer opgenomen als stamboeknummer;
- wordt deze regel gekoppeld aan de IBL-V-aanvraag.
Alleen in het geval dat het vragende systeem al een eigen exemplaar heeft met hetzelfde nummer zal er een exemplaarregel met een tijdelijk nummer worden aangemaakt.
Annuleren
Een aanvraag kan niet geannuleerd worden vanuit de client. Dit kan alleen vanuit de IBL-V-engine gebeuren. De enige reden is het niet honoreren van het verzoek (na uiterlijk vijf kalenderdagen). De reservering wordt gesloten met archiefreden N - Niet leverbaar.
Niet geleverd - exemplaar blijft op Transport staan
Het komt voor dat een aanvraag geleverd wordt, maar dat er tóch geen exemplaar komt. Het exemplaar blijft dan op Transport staan.
Omdat er geen mogelijkheid is zo'n aanvraag te annuleren en het exemplaar te verwijderen draait er een job. De job ruimt alle exemplaren op die langer dan 42 dagen op Transport staan.
Vragende vestiging – ontvangen van landelijke transport en uitlenen aan klant
Innemen
Een extern aangevraagd exemplaar dat binnenkomt via landelijk of provinciaal transport kan normaal ingenomen worden. Wise stelt zelf vast of het gebruik van een speciale IBL-V bon en de (gegenereerde) barcode daarop nodig is (NB: de speciale IBL-V-modus voor innemen bestaat niet meer):
- Als de zebra van het exemplaar nog niet bekend is binnen het vragende systeem dan kan het exemplaar gewoon ingenomen en uitgeleend worden aan de hand van de originele barcode (het eigen exemplaarnummer van het materiaal), alsof het een eigen exemplaar is. Er is dan geen IBL-V bon nodig;
- Als de zebra van het exemplaar al wel bekend is bij een eigen exemplaar binnen het vragende systeem dan detecteert Wise dit.
Het oorspronkelijke exemplaarnummer wordt als stamboeknummer opgenomen bij een nieuw tijdelijk exemplaar. De opbouw van dit nieuwe tijdelijke exemplaarnummer is JJMMDDxxxxxxxxx (waarbij xxxxxxxxx het exem_id is met voorloopnullen).
De medewerker krijgt een pop-up waarmee gekozen kan worden welk exemplaar / aanvraag ingenomen moet worden. Er wordt een IBL-V bon geprint waarop het tijdelijk exemplaarnummer staat die bij het exemplaar gehouden moet worden. De barcode op deze bon kan vervolgens gebruikt worden om het IBL-V-exemplaar uit te lenen. Maar het exemplaar kan ook aan de hand van het eigen exemplaarnummer worden ingenomen en uitgeleend. In dat geval zal steeds de pop-up verschijnen om de juiste titel/het juiste exemplaar te kiezen
Uitlenen aan de klant
Het IBL-V exemplaar wordt nu aan de hand van het oorspronkelijke exemplaarnummer aan de klant uitgeleend. Dat betekent dat de uitlening ook via zelfservice kan plaatsvinden (mits het exemplaar is voorzien van een rfid-chip). In het geval dat er een tijdelijk exemplaarnummer is aangemaakt, zal de uitlening plaats moeten vinden aan de hand van het tijdelijke nummer op het formulier, en zal het formulier dus bij het exemplaar gehouden moeten worden om het weer in te kunnen nemen. Uitleningen en innames van exemplaren met een tijdelijk nummer zullen altijd via de servicebalie moeten plaatsvinden.
Uitleenbon met tijdelijk exemplaarnummer
Herinneringsbericht
De uitleentermijn van IBL-V uitleningen wordt conform de reglementsinstellingen bewaakt. Indien hiervoor afwijkende regels gelden dan moet dat apart worden ingesteld.
Annuleren
Een aanvraag kan niet geannuleerd worden vanuit de client.
IBL-V via-vestiging
In het geval er een via-vestiging is ingesteld, zal het landelijk en provinciaal transport op die via-vestiging gericht zijn.
[…]
Vragende vestiging – inname na uitlening
Innemen
Bij inname na uitlening zal Wise signaleren dat het exemplaar weer terug moet naar de leverende vestiging. Er wordt dan een retourbon afgedrukt. Feitelijk is dit dezelfde bon als de transportbon die bij het uitlenen in de leverende bibliotheek wordt geprint. In de bibliotheek wordt het exemplaar in de retourenvelop, met de bestemming op de retourbon zichtbaar, met het transport meegegeven.
Let op! Wanneer er een tijdelijk exemplaarnummer is aangemaakt voor het IBL-exemplaar, maar de IBL-bon is zoek, en het exemplaarnummer van het exemplaar zelf wordt ingenomen, dan zal het eigen exemplaar worden ingenomen, in plaats van het IBL-exemplaar.
Innemen in zelfservice
In de zelfservice kunnen IBL-V exemplaren niet standaard ingenomen worden. Dit is gewenst gedrag. Dit is zo gebouwd om te voorkomen dat klanten de exemplaren op de verkeerde plek leggen, of dat exemplaren zoekraken. IBL-V exemplaren zullen in principe dus altijd via de Balie ingenomen moeten worden.
Maar… in de poortinstellingen kan de instelling 'Innemen on-the-fly-exemplaren weigeren' uitgevinkt worden. Met deze instelling worden ook exemplaren zonder titelnr (zoals IBL-V-exemplaren) geaccepteerd in de zelfservice. De exemplaren krijgen status D, en moeten net als alle andere status D-exemplaren afgehandeld (moeten) worden.
Vragende vestiging - Verlengen
Verlengen van IBL-V-materialen is niet mogelijk.
Leverende vestiging – retour ontvangen
Bij inname in de leverende vestiging wordt gevraagd of de aanvraag Retour ontvangen wordt. Bij bevestiging wordt het exemplaar ingenomen en kan het weer in de kast.
Wat is wat
Binnen reserveringen gelden voor IBL-V specifieke waarden.
Reservering – Bron:
- A – Internet (IBL-V) – aanvraag van eigen klant vraagt via IBL-V (geleend van een externe organisatie)
- D – KB (IBL-V) – aanvraag van buiten via IBL-V (uitgeleend aan een externe organisatie)
Reservering – Status:
- A – Actief
- B – Bericht
- O – Ontvangen
- R – Retour
- T – Transport
- U – Uitgeleend
Reservering – Soort:
- E – Extern (= IBL-V)
Exemplaar – Stamboeknummer:
In het exemplaardetailveld Stamboeknummer wordt het oorspronkelijke exemplaarnummer van een via IBL-V aan de vragende bibliotheek geleverd exemplaar opgenomen. Ook bij Tijdelijke exemplaren.
Exemplaar – Status
De status van exemplaren die aan IBL-V worden geleverd (gehonoreerd) is altijd F met substatus I.
Overzichten aanvraagverkeer
Overzicht Geleend van/via IBL-V
Overzicht Reserveringen:
- Reserveringen – Bron = A – Internet (IBL-V)
- Exemplaren – Status = U
Overzicht Uitgeleend aan/via IBL-V (gehonoreerd)
Overzicht Reserveringen:
- Reserveringen – Bron = D – KB (IBL-V)
- Exemplaren – Status = F
NB: omschrijvingen van Bron kunnen per systeem verschillen en zijn eventueel aan te passen in Manager > Reserveren en IBL > Systeemtabellen > (TABXRB) Bron reserveringen / IBL.
Problemen oplossen
Opzoeken afgehandelde IBL-V-verzoeken
Afgehandele reserervingen en IBL-V-verzoeken worden niet getoond in Reserveringen > Reserveringen tonen. Dit vanwege de enorme omvang van het aantal afgehandelde reserveringen.
Om toch afgehandelde IBL-V-verzoeken te kunnen vinden, kan een overzicht gemaakt worden.
Kies Reserveringen > Overzichten > Overzicht reserveringen en vul de nodige gegevens in. Kies als status Z. Beperk de selectie verder zoveel mogelijk, dus kies de vestiging, stel de periode zo krap mogelijk en kies de bron (A voor geleend van en D voor geleverd aan IBL-V).
Opzoeken tijdelijk exemplaarnummer
Wanneer de bon met het tijdelijke exemplaarnummer zoek is zijn er verschillende manieren om dat exemplaarnummer te achterhalen.
Mogelijkheid 1:
Via het Overzicht reserveringen.
- Status: U
- Bron: A
In het overzicht worden alle uitgeleende exemplaren getoond:
Mogelijkheid 2:
Via de klant de uitgeleende exemplaren opzoeken. Via ‘Naar details van het exemplaar ’ kan het exemplaarnummer gevonden worden. Het exemplaarnummer staat in het veld exemplaarnummer.
