Open (factuur)periode

Openen factuurmaand

Het openen van de factuurmaand gebeurt altijd op de eerste of tweede van de maand. Geef per vestiging aan welke vestiging beheerder is van de leneradministratie en dus factureert (vestiginggegevens). Dit wordt gekoppeld aan de toegangscode. Degene die factureert ziet dus in de kolom 'Vestigingen*' de vestigingen waarvoor gefactureerd mag worden op basis van de instellingen in vestiginggegevens.

Alle vestigingen zijn automatisch geselecteerd. Moet er één of een aantal vestigingen geselecteerd worden, klik dan de betreffende vestiging aan. Gebruik Shift-klik om meerdere vestigingen te selecteren.

• Rundatum*': staat de huidige maand als default ingesteld. Hier niets in/aan wijzigen.
• Correctie: kan worden gebruikt als er vergeten is om de contributiebedragen aan te passen en er is al wel gefactureerd (met de verkeerde bedragen) en nog NIET geselecteerd. Met correctie op Ja worden de nog openstaande contributieposten (status = is leeg in tabel fin_posten) opnieuw berekend.
• 'Type verslag*': Alleen foutmeldingen OF Uitgebreid verslag. Het advies luidt om na de invoering van OCLC Wise een halfjaar te kiezen voor een uitgebreid verslag zodat het proces grondig gecontroleerd kan worden.

Klik op 'akkoord': meteen daarna verschijnt de log van de gestarte job. Klik op 'Klaar' als de job correct is afgerond. Bij het openen van een periode worden de volgende acties/controles uitgevoerd:

• Controleren van de contributiegegevens van een actor (abonnement, etc).
• Controleren en aanpassen van de lenercategorie(statistische code) op basis van de definitie in de abonnementsdefinitie.
• Afvoeren van actoren als de inschrijving (rol_abonnement) moet worden verwijderd (toekennen van status = 9).
• Bij de start van een nieuwe contributieperiode controleren of volgens de abonnementsdiensten strippen moeten worden toegekend.
• Actoren met een contributiestatus 6 (afgebroken internet-inschrijvingen) zullen worden afgevoerd.
• Het totaal aan terug te betalen tegoeden wordt getoond.
• Het 'laat-maar-zitten' bedrag wordt toegepast; posten die hiervoor in aanmerking komen worden afgeboekt.
• Openstaande tegoeden (deposito) worden op basis van de instellingen in de instantietabel afgeboekt. Openstaande registraties worden verrekend met het openstaande tegoed.
  Let op: Een nieuw ontstane registratie buiten de balie om wordt altijd direct verrekend met een openstaand tegoed. Dit is niet instelbaar.
• Op het verslag van job 'openen factuurperiode' wordt gemeld welke actoren zijn afgevoerd en van welke actoren het tegoed is afgeboekt.
• Een eventuele opzegging in een klaarstaande post wordt geheel verwerkt. De opzegging is namelijk nog steeds te annuleren (op het moment dat de opzegging leidt tot het stoppen van het abonnement kan er zonodig een deel van de contributie verrekend en op tegoed worden gezet).
• De aanwinstabonnementen worden verwijderd bij klanten die langer dan drie maanden status 9 hebben. De aanwinstabonnementen worden verwijderd uit de tabel div_abon, tijdens het verwijderen wordt een regel geschreven in actorlog. De omschrijving in actor_log, en daarmee ook op tabblad 'Overig' is "Verwijderd Diverse abonnementen".
• Voor het uitschrijven van de anonieme lener wordt Lidmaatschapsduur uit de abonnementsdefinities gebruikt om de termijn te bepalen. De termijn is 'lidmaatschapsduur maal 30 dagen'. Als lidmaatschapsduur 0 is, dan wordt 1 maand als default genomen. Voor de geldigheid van het tegoed wordt gekeken naar de termijn die is ingevuld in Looptijd inschrijving (hierbij geldt 0 als zes maanden, en 1 en 2 als twee maanden, en voor alle overige waarden geldt aantal maanden * 30 dagen – dus 3 * 30 is ongeveer drie maanden, etc.). Normaal gesproken zullen voor anonieme klanten looptijd inschrijving en lidmaatschapsduur gelijk zijn. Wanneer ervoor wordt gekozen de lidmaatschapsduur langer te maken dan de looptijd, dan vervalt het tegoed eerder dan dat de anonieme lener wordt uitgeschreven. Het tegoed wordt van de pas gehaald en automatisch geboekt op kascode 4990. Als de loopttijd in abonnement_def leeg is, wordt de looptijd automatisch zes maanden; is de looptijd één maand dan wordt dit opgehoogd naar twee maanden. Twee maanden is namelijk de minimale looptijd van een Argosgebruiker.
• Optie CONTOPN: Als de optie staat en er is 50% of meer van de contributie betaald, dan wordt na delinquent de klant NIET afgeboekt. 
  Wel wordt altijd de melding gegeven: - NOG LOPENDE CONTRIBUTIE Totaal open: xx,xx -
  Klanten met nieuwsbrief 'aan' en contributie niet betaald: abonnement wordt automatisch omgezet naar een anonieme nieuwsbrief klant. 0 5600 2015-04-02 560009134013 – 179668 Omgezet naar nieuwsbriefklant. 
  Indien ingesteld, worden contributies omgezet naar registraties zodat de contributiebedragen doorgezet kunnen worden naar de deurwaarder.
  5600 2015-04-02 0 TOTAAL OMGEBOEKT : 716.55
  5600 2015-04-02 560009510398 - 226716- AFGEVOERD NA DELINQUENT
  Afgeboekt: 5250 - Omgeboekt naar registratie: 2625
• Verwijderen niet afgemaakte en niet betaalde internet-inschrijvingen.
  Zie hieronder (Verwijderen niet-afgeronde internetinschrijvingen) voor een uitgebreide uitleg.
• Donateurs: aan het einde van de procedure onderzoekt OCLC Wise of er in de afgelopen maand donaties zijn gedaan waarvoor een factuur aangemaakt moet worden. Zo ja: OCLC Wise zal de bijbehorende financiële regel schrijven en in stap 3 ' Selecteren posten' de berichtregel schrijven. Zie voor meer informatie Module Donateurs.

Het verslag van het Openen van de factuurmaand wordt geprint in Hoofdmenu functie Dashboard.

Openen factuurmaand in de nachtroutine

Het is mogelijk om het openen van de factuurperiode geheel automatisch te laten verlopen. Op iedere eerste van de maand wordt de job automatisch gestart. Benodigde instellingen:

• /etc/bwise/bxmas/bwise.properties
  Neem de volgende regel op:
  openenfacturering.active=true
  Deze regel zorgt ervoor dat de job op de eerste van de maand wordt gestart. De job wordt opgenomen in de tabel 'jobstat' (jobnaam 'openenfacturering) en kan gevolgd worden in het dashboard.
• Opties
  Voor het openen zijn twee opties beschikbaar:
  • OPENFK- Deze optie dient te worden gezet indien alleen automatisch geopend moet worden voor de vestigingen die onder een beheervestiging vallen. 
  • OPENFKO- Deze optie dient te worden gezet als ook voor de overige vestigingen die niet onder beheervestiging vallen maar die wel meegenomen moeten worden in de opening omdat bijvoorbeeld de abonnementen moeten worden doorgeschoven. De organisatie kan er ook voor kiezen om bijvoorbeeld de overige vestigingen automatisch te laten openen en de opening voor de vestigingen die onder beheer vallen, in eigen hand te houden.

Als bovenstaande instellingen zijn gezet moet tomcat worden herstart (of wachten tot de volgende dag). Hierna is de job 'openenfacturering' zichtbaar in het dashboard. Op iedere eerste van de maand wordt de job gestart, de tijd waarop dit gebeurt is in te stellen in de tabel jobstat.

SELECT * FROM jobstat;

Pas de tijd in de 'rundatum' aan. Het is niet mogelijk om de datum aan te passen, de job start altijd de eerste van de maand. Het verslag van de automatische opening is terug te vinden in het dashboard. Per Financiële organisatie wordt een 'uitgebreid' verslag aangemaakt.

  Berichtregels voor contributieattenderingen (CAU, CAJ, CAT, CAE, CAO) worden 12 uur na het openen van de facturering (stap 1) aangemaakt/verzonden.