Factureren contributies
Algemeen
De daadwerkelijke facturering gebeurt via Tabblad Factureren contributies, in Manager > Financiën > Factureren en afboeken > Factuurperiode openen/factureren standaard. 'Factureren Contributies' is de procedure die het te betalen contributiebedrag bij de klant aanmaakt. Tijdens dit proces wordt een financiële regel aangemaakt in de tabel fin_posten. De financiële post wordt bepaald op basis van het aan het abonnement gekoppelde tarief. Eventuele kortingen en toeslagen worden geboekt in stap 3 van de facturering (het selecteren van de posten).
Tijdens de facturering wordt niet gecontroleerd of aan het abonnement een geldig reglement (dienst) is gekoppeld. Ook wordt er tijdens het factureren een nieuwe rol_abonnement voor de klant klaargezet. In de rol_abonnement is de geldigheid vastgelegd van het toekomstige abonnement. Deze rol_abonnement gaat in zodra de vervaldatum van het huidige abonnement is gepasseerd (op de eerste van de maand na de vervalmaand). Bij jeugdklanten wordt er geen nieuwe rol geschreven maar wordt de einddatum doorgeschoven naar het einde van de volgende looptijd.
Hoofdvestiging op basis van postcode
Als de systeemoptie HFDPWYK is gezet, wordt er tijdens het factureren (stap 2 contributierun) gecontroleerd of de hoofdvestiging van de klant overeenkomt met de opgegeven hoofdvestiging in tabel rego/wijkcode. Deze optie wordt gezet als klanten altijd worden geteld in het postcodegebied waar ze wonen, en dus niet in de vestiging waar ze zijn ingeschreven.
Als dit het geval is, wordt de nieuwe hoofdvestiging in rol_abonnement geschreven en de fin_postregel wordt aangepast; de nieuwe hoofdvestiging wordt adm_vest van deze post. De factuurmaand opent op de eerste van de maand, daarna wordt tijdens stap 2 van de contributierun de nieuwe hoofdvestiging ook geschreven in de tabel 'rol'.
Als in de vestigingsgegevens van de thuisvestiging een andere hoofdvestiging staat vermeld, zal deze vestiging de nieuwe hoofdvestiging worden.
Zie voor meer info: Systeemtabellen Beheer organisaties en Regio-indeling.
Tabblad Factureren Contributies
Ga naar Manager > Financiën > Factuurperiode openen/factureren standaard > Tabblad 'Factureren Contributies. Hier is het volgende te zien:
Vanaf versie 7.1.0 is de instantie toegevoegd achter de vestigingscode
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| Vestigingen* | De vestigingen die onder het beheer van de ingelogde vestiging vallen, worden getoond. |
| Diensten | De sector. Niet muteerbaar. |
| Rundatum | Hier staat de huidige maand als default ingesteld. Hier niets in/aan wijzigen. |
| Correctie | Deze optie kan worden gebruikt als er vergeten is om de contributiebedragen aan te passen en er is al wel gefactureerd (met de verkeerde bedragen) en nog NIET geselecteerd. Met correctie op 'Ja' worden de nog openstaande contributieposten (status = is leeg in tabel fin_posten) opnieuw berekend. |
| Type verslag |
Alleen totalen, Alleen foutmeldingen OF Uitgebreid verslag. Het advies luidt om na de invoering van OCLC Wise een halfjaar te kiezen voor een uitgebreid verslag zodat het proces grondig gecontroleerd kan worden. Alleen totalen toont een overzicht van het aantal mutaties per FO, Instantie en vestiging. |
In de dashboardfunctie wordt de Job gelogd en wordt het verslag aangemaakt.
Dashboard
In de dashboard functie wordt de voortgang van de selecties getoond en wordt het resultaat van de selectie/acties in een verslag vastgelegd. De dashboardfunctie is onderdeel van het hoofdmenu in systeemWise. Voor meer informatie over het Dashboard, zie Dashboard.
Ook al wordt de applicatie afgesloten of er wordt een andere functie gestart; een job die gestart is blijft altijd in de achtergrond lopen.