Vooraankondiging SEPA-incasso
Met de komst van de SEPA-incasso is het verplicht om iedere klant waarbij automatisch een bedrag wordt geïncasseerd, van tevoren een aankondiging te sturen. Dit geldt voor zowel éénmalige incasso's als de doorlopende SEPA-machtigingen. De vooraankondiging moet aan een aantal voorwaarden voldoen;
- De vooraankondiging moet minimaal zeven dagen voordat het bedrag wordt geïncasseerd, worden verzonden naar de klant.
- De vooraankondiging moet de volgende gegevens bevatten;
- de datum waarop geïncasseerd gaat worden
- het factuurnummer
- het machtigingskenmerk van de klant
- het bedrag
Voor de vooraankondiging bestaat een aparte berichtsoort: de PFI. OCLC Wise ondersteunt alleen uitvoervorm 'inbox'. Dit is een nieuwe berichtvorm die in de toekomst ook gebruikt gaat worden voor andere berichtsoorten.
Hoe wordt de PFI aangemaakt?
Omdat de PFI een 'bericht' is, moet er een berichtregel worden geschreven, de regel wordt geschreven tijdens stap 3 in de contributierun. In stap 3 worden de posten geselecteerd voor incasso en naarola. Op het moment dat een klant wordt geselecteerd voor een automatische incasso wordt ook de PFI regel geschreven. Voor deze klant worden er dus in totaal drie regels geschreven;
- De klant wordt opgenomen in de tabel 'incasso'.
- Er wordt een CNI regel geschreven in de tabel 'berichten'.
- Er wordt een PFI regel geschreven in de tabel local_inbox en in de tabel berichten.
In stap 4 van de contributierun, het aanmaken van het SEPA-incassobestand, wordt ook de PFI-regel verwerkt. Meteen nadat het incassobestand is aangemaakt gaat de job 'PUBMLD' van start:
- Deze job verzamelt de PFI berichten voor de aangeven financiele organisatie.
- Indien er geen fin_org wordt ingegeven, worden alle gereedstaande PFI-regels verwerkt.
- Deze job verzamelt en verwerkt(fopt) de PFI regels en plaatst de regels vervolgens in de (nieuwe) tabel 'local_inbox'.
- Na vijf dagen volgt een mailtje 'ongelezen inboxberichten'.
- Is het ongelezen bericht ouder dan twee maanden dan wordt er geen PAI (ongelezen inboxberichten) meer verzonden.
Functie Inbox
De PFI wordt via de inbox-functie in MijnMenu aangeboden.
- Zodra de klant inlogt volgt er een check in de tabel 'local_inbox'. Indien voor de ingelogde actor een bericht is opgenomen in deze tabel, verschijnt er een melding dat er een ongelezen bericht klaarstaat voor de klant.
- De klant kan het bericht direct openen en bekijken.
- Nadat het bericht is geopend wordt het bij een volgende inlog niet opnieuw aangeboden.
- Zolang de klant het bericht niet verwijdert blijft het bericht aanwezig in de inbox.
Inrichten PFI
Als eerste dient de vooraankondiging te worden opgenomen in de berichtvoorkeurmethoden die gekoppeld zijn aan de betalende abonnementen. PFI actief maken in berichtvoorkeurmethode: Manager > Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementmethodes > Berichtvoorkeurmethode. Kies tabblad P (van publieksmeldingen) en vul in bij PFI: I (inbox) en desgewenst ook een Z zodat de klant de berichtvoorkeur mag 'uitzetten':
Systeemtabel berichten
De PFI moet worden ingericht in de systeemtabel en de tekstentabel voor berichten. De systeemregel voor de PFI dient als volgt te worden opgenomen:
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Vestiging |
0 |
|
Klasse |
Publieksmeldingen |
|
Functie |
PFI |
|
Vorm |
Inbox |
|
Tekstvariant |
Vest of instantie |
|
Tekstgroep |
01 |
|
Style |
Nopnop |
|
Prefix |
pfi_inc (bestandsnaam is vrij te kiezen) |
|
Foptype |
Niets |
|
Volgjob |
Kies NOPNOP |
|
Volgrun |
Ja |
|
Device |
Nopnop |
|
Verzamel |
Nee |
|
Vestgroep |
Leeg laten |
|
Bcc |
Leeg laten |
Dat ziet er dan als volgt uit;
Tekstentabel berichten
De teksten voor de vooraankondiging worden op dezelfde manier gedefinieerd als alle andere berichten. Uiteraard kunnen de teksten naar wens en smaak worden ingevoerd:
- regel 1: onderwerp van het bericht, dit is wat de klant ziet als onderwerp in MijnMenu
- regel 2: de aanhef (geachte, beste etc.)
- regel 3: de tekst voorafgaand aan de incassogegevens
De incassogegevens worden in één blok opgenomen en getoond. - regel 4: tekst na het incassoblok
Inbox in MijnMenu
Zodra de klant inlogt wordt op twee plekken getoond dat er een ongelezen bericht is:
Indien de klant klikt op één van deze regels wordt de inbox geopend:
Door op het bericht te klikken wordt de inhoud van het inbox-bericht getoond:
Inhoud informatieblok:
- De abonnementinfo wordt gehaald uit het infoveld van de abonnementsdefinities.
- De omschrijving van de bibliotheeknaam komt uit de tabel vestiging > tabblad Financieel > 'OLA omschrijving'. Deze omschrijving wordt gebruikt voor zowel de OLA als de incasso. De omschrijving wordt in de tabel 'incasso' opgenomen in het veld oms2.
- Incassonummer: het incassonummer van de klant bestaat uit een combinatie van het OCLC Wise-organisatienr en het actor_id.
- Verwerkingsdatum: de verwerkingsdatum wordt meegegeven tijdens het aanmaken van het incassobestand. Standaard staat deze datum op vandaag + zeven dagen. De datum kan worden gewijzigd, de gewijzigde datum wordt vervolgens in de PFI getoond.