Starten met automatische incasso
Starten met automatische incasso
Met automatische incasso kunnen bibliotheken contributies automatisch innen van klanten die hiervoor een SEPA-machtiging hebben afgegeven. Deze functionaliteit is volledig geïntegreerd in Wise en voldoet aan alle SEPA-regelgeving.
In deze handleiding wordt uitgelegd welke stappen nodig zijn om te starten met automatische incasso.
Hoe werkt automatische incasso in Wise?
Automatische incasso in Wise kan worden gebruikt voor verschillende typen abonnementen:
Type abonnementen
- Overige abonnementen: Kunnen zowel via incasso als andere betalingsmethoden worden betaald
- Incasso-abonnementen: Kunnen alleen via automatische incasso worden betaald (bijvoorbeeld maandabonnementen)
Algemene principes
- Incasso's worden altijd IN de vervalmaand geïnd
- Klanten met incassomachtiging worden volgens de contributiemethode gefactureerd
Workflow proces
- Facturatie: Klanten met incassomachtiging worden gefactureerd volgens de contributiemethode
- Vooraankondiging: 7 dagen vóór incasso wordt PFI-bericht verstuurd naar klanten
- Incasso: Incassobestand wordt aangemaakt en naar de bank gestuurd
- Verwerking: Bank incasseert de betalingen, storneringen worden automatisch verwerkt via het CAMT-bestand
Let op: De exacte timing verschilt per abonnementstype en ingestelde peiltermijn. Incasso-abonnementen hebben vaak afwijkende instellingen die de timing beïnvloeden.
Vereisten en systeemopties
Voordat automatische incasso kan worden gebruikt, moeten bepaalde systeemopties worden ingesteld en moet er een contract met de bank worden afgesloten.
Bankcontract
- Bibliotheek sluit een SEPA-incassocontract af met de bank
- Contractgegevens worden in Wise opgenomen (zie Instellingen)
Vereiste systeemopties
De volgende systeemopties moeten worden ingesteld in Manager > systeemWise > systeemWise > Systeemopties:
| Systeemoptie | Functie | Vereist |
|---|---|---|
INCASSO |
Activeert automatische incasso functionaliteit | Ja |
STORHER |
Automatisch opnieuw incasseren van storneringen | Aanbevolen |
STORNOR |
Opnemen van de reden van een storno | Optioneel |
INCASSR |
Opnemen van registratieposten bij incasso's | Optioneel |
INCNMPL |
Altijd naam en plaats opnemen INCASSO | Optioneel |
INCR_BL |
Geen (eenmalige) incassokeuze voor cont./reg. | Optioneel |
INCVUIL |
Gironrs opnemen zonder naamcontrole INCASSO | Optioneel |
GINC_NL |
Geen AUT.INCASSO-betaling vraag nieuwe klanten | Optioneel |
Meer informatie: Systeemopties
Instellingen configureren
Voor automatische incasso moeten verschillende instellingen in Manager worden geconfigureerd. Volg deze stappen in de aangegeven volgorde.
IBAN instellen
Navigatie: Manager > Financiën > (Systeem)tabellen > IBAN nummers
- Controleer of het juiste IBAN nummer is ingevuld (dit is het rekening waarop geïncasseerd wordt)
- Voer alle gevraagde contractgegevens in
- Neem contractgegevens over van de bank
- Sla de instellingen op
Meer informatie: IBAN nummers
Dagboek aanmaken
Navigatie: Manager > Financiën > Boekingsstructuur > Dagboeken
- Maak een nieuw dagboek aan voor incasso
- Stel het aantal heraanbiedingen in (hoe vaak een geweigerde incasso opnieuw wordt aangeboden)
- Voer de incassogegevens in bij het dagboek
- Sla het dagboek op
Meer informatie: Dagboeken - Banken sectie
Dagboek koppelen
Navigatie: Manager > Financiën > (Systeem)tabellen > (DGG) Dagboekgebruik
- Koppel het aangemaakte incasso-dagboek aan de juiste functie (INCASSO)
- Controleer de koppeling
- Sla de instellingen op
Vooraankondiging berichten instellen
Navigatie: Manager > Berichten
-
Berichtsoort PFI inrichten:
- Richt berichtsoort PFI in voor vooraankondiging (inboxbericht)
- Zie: Vooraankondiging SEPA-incasso
-
Berichtvoorkeursmethode instellen:
- Navigatie: Manager > Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsmethodes > Berichtvoorkeurmethode
- Zorg ervoor dat voor de PFI de juiste berichtvoorkeur is ingesteld
- Zie: Berichtvoorkeurmethode
Abonnementen configureren
Navigatie: Manager > Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsdefinitie
- Selecteer het betreffende abonnement
- Vink 'Automatische incasso' aan voor abonnementen die via incasso mogen lopen
- Voor incasso-abonnementen: Configureer als incasso-abonnement (alleen per incasso te innen)
- Sla de instellingen op
Meer informatie:
Machtigingen beheren
Voor automatische incasso is een geldige SEPA-machtiging van de klant vereist.
Er zijn twee manieren om machtigingen aan te maken: tijdens het inschrijven van nieuwe klanten of achteraf voor bestaande klanten.
Machtiging tijdens inschrijving (nieuwe klanten)
Via de balie:
- Schrijf de klant in via de normale inschrijfprocedure
- Vink 'Incasso' aan in het inschrijfscherm
- Vul het IBAN-nummer van de klant in
- BIC-code wordt automatisch gevuld op basis van het IBAN-nummer
- Voltooi de inschrijfprocedure
- Print de machtiging voor ondertekening door de klant
- Verwerk de machtiging nadat deze is ondertekend
- Bewaar de ondertekende machtiging (printen of scannen)
Via online inschrijving:
- Klant schrijft zich online in
- Klant kan tijdens het inschrijfproces een incassomachtiging afgeven
- Wanneer er een incassomachtiging in het winkelmandje zit, dan kan de klant alleen via iDeal afrekenen.
- Machtiging wordt automatisch verwerkt in het systeem
Machtiging voor bestaande klanten
Via de balie:
- Zoek de klant op in het systeem
- Ga naar het klantscherm
- Print de machtiging
- Laat de klant de machtiging ondertekenen
- Verwerk de machtiging in het systeem
- Bewaar de ondertekende machtiging
Via Mijn Menu (online door klant zelf):
- Klant logt in op Mijn Menu
- Klant gaat naar 'Mijn gegevens'
- Klant kan een incassomachtiging afgeven
- Ter verificatie wordt €0,01 afgerekend via iDeal (wordt op tegoed gestort)
- Machtiging wordt automatisch verwerkt in het systeem
Belangrijke punten
- Openstaande posten: Posten blijven openstaand tot de incasso wordt uitgevoerd - klanten kunnen altijd nog op andere wijze betalen
- Machtiging vereist: Zonder geldige machtiging kan niet worden geïncasseerd
- Bewaarplicht: Ondertekende machtigingen moeten worden bewaard conform SEPA-regelgeving
Meer informatie: Klantenadministratiescherm - Tabblad Contributie (punt 2, 3 en 4)
Maandelijkse contributierun
De contributierun is het complete proces voor het factureren van contributies en het scheiden van verschillende betalingsmethoden (incasso's, nota's, herinneringen).
Incasso is één onderdeel van dit bredere proces.
Overzicht contributierun
Volledige proces bestaat uit 6 stappen:
- Openen - Periode openen voor facturering
- Factureren - Contributies factureren aan klanten
- Selecteren posten - Scheiden van incasso's en nota's (relevant voor incasso)
- Incassobestand aanmaken - (specifiek voor incasso)
- Printen - Contributiefacturen printen
- Mailen - Contributienota's via mail verzenden
Let op: De overige stappen (1, 2, 5, 6) zijn onderdeel van het complete factureringsproces. Zie hiervoor de handleiding.
Hieronder een korte uitleg over de stappen m.b.t. incasso.
Stap 3: Selecteren posten (relevant voor incasso)
Navigatie: Manager > Financiën > Factureren en Afboeken > Factuurperiode openen/factureren standaard
Tabblad: Verwerkingen (Open Posten)
Belangrijke instellingen voor incasso:
- Selecteren incasso-contr: Ja
- Boekdatum incasso: Datum waarop incassopost ontstaat (meestal huidige datum)
Resultaat na uitvoering:
- Tabel 'incasso' wordt gevuld met incassogegevens
- Tabel 'berichten' wordt gevuld met berichtregels:
- CNI = Automatische incasso's (relevant)
Belangrijk: Verslag controleren na stap 3
Na het uitvoeren van stap 3 (Selecteren posten) is het essentieel om het verslag grondig te controleren. Het verslag toont voor elke klant of deze:
- Geïncasseerd wordt
- Een nota/herinnering krijgt
- Problemen heeft met de machtiging
Actie bij 'Geen machtiging'
Wat betekent dit:
Wanneer een klant geïncasseerd zou moeten worden, maar er staat 'Geen machtiging' in het verslag, betekent dit dat de incassomachtiging niet in orde is.
Gevolgen:
- Klant wordt niet geïncasseerd deze maand
- Post blijft openstaan
- Klant wordt mogelijk volgende maand ook overgeslagen als dit niet wordt opgelost
Vereiste actie:
- Controleer de machtiging van deze klant in het systeem
- Kies een van deze opties:
- Machtiging verwerken: Los het probleem op zodat de klant volgende maand wel geïncasseerd wordt
- Machtiging intrekken: Zet de klant op nota/factuur voor toekomstige contributies
Waarom dit belangrijk is:
Zonder actie blijft deze klant maandelijks problematisch en wordt nooit geïncasseerd. Dit leidt tot opstapeling van openstaande posten.
Stap 4: Incassobestand aanmaken
Navigatie: Manager > systeemWise > Berichten > SEPA incasso
Instellingen:
- Financiële organisatie: Voer fin_org ID in
- Dagboek: Indien leeg dan worden alle dagboeken van alle financiële organisaties behandeld.
- Verwerkingsdatum: Standaard 7 dagen na huidige datum (De verwerkingsdatum MOET tenminste 7 dagen vanaf heden zijn)
Procedure:
- Vul de gegevens in en klik 'OK'
- Job 'INCASS' wordt automatisch gestart
- Volg de voortgang in Dashboard
- Controleer het verslag onder tabblad 'Verslagen'
- Incassobestand staat klaar in:
home/bxmas/incasso - Download en verzend het bestand naar de bank
Storneren
Wanneer een incasso door de bank of klant wordt geweigerd (gestorneerd), kan dit automatisch of handmatig worden verwerkt in Wise.
Automatisch storneren
Hoe het werkt:
- Storneringen komen binnen via het CAMT-betalingsbestand van de bank
- Wise verwerkt deze automatisch als systeemoptie
STORHERis ingesteld - Het systeem houdt bij hoe vaak een incasso is gestorneerd
Automatische acties bij stornering:
- Eerste stornering: Incasso wordt opnieuw aangeboden (volgens ingesteld aantal heraanbiedingen in het dagboek)
- Maximum bereikt: Als het maximale aantal heraanbiedingen is bereikt:
- Post wordt opengezet voor handmatige afhandeling/factuur
- Incassomachtiging wordt automatisch verwijderd
- Klant moet opnieuw een machtiging afgeven voor toekomstige incasso's
Handmatig storneren
Wanneer nodig:
- Voor handmatige correcties
- Als automatische verwerking niet mogelijk is
- Voor specifieke gevallen die handmatige aandacht vereisen
Procedure:
- Zelfde werkwijze als bij gewone facturen
- Medewerker moet voldoende bevoegdheden hebben
- Het betreffende dagboek moet zijn opgenomen in de toegangscode van de medewerker
Storneringscodes
Wise ondersteunt verschillende storneringscodes die aangeven waarom een incasso is geweigerd. Deze codes helpen bij het bepalen van vervolgacties.
Meer informatie: Storneringscodes
Belangrijke punten
- Systeemoptie
STORHERmoet aan staan voor automatische verwerking - Systeemoptie
STORNORkan aan voor opname van stornoreden - Heraanbiedingen worden ingesteld in het incasso-dagboek
- Machtiging vervalt automatisch na te veel storneringen
Referentie
Gerelateerde tabellen
De volgende tabellen in de Wise database zijn gerelateerd aan automatische incasso:
| Tabel | Functie |
|---|---|
incasso |
Bevat incassogegevens en transacties |
actor_incasso |
Koppeling tussen actoren en incassomachtigingen |
fin_posten |
Financiële posten inclusief incassotransacties |
berichten |
Berichtregels voor CNI en PFI |
Berichtsoorten
| Code | Omschrijving | Doel |
|---|---|---|
| CNI | Automatische incasso's | Interne verwerking incassobestand |
| PFI | Vooraankondiging incasso | 7 dagen vooraankondiging naar klanten |
Nuttige links
Setup en configuratie:
Proces en uitvoering:
Storneringen:
Veelgestelde vragen (FAQ)
Timing en verwerking
Q: Wanneer is het handigst om de contributierun te doen bij automatische incasso?
A: Je kunt flexibel plannen:
- factureren (stap 2): Kan gewoon aan het begin van de maand of zoals gebruikelijk
- Verwerken (stap 3): Dit bepaalt wanneer de incasso uitgevoerd wordt
- Vroege verwerking (1e van de maand): Incasso's worden vroeg in de maand uitgevoerd
- Late verwerking (bijv. na 15e): Incasso's worden later in de maand uitgevoerd
Je kunt nota's en incasso's ook apart verwerken op verschillende momenten.
Q: Moet ik 7 dagen wachten tussen de contributierun en het aanmaken van het incassobestand?
A: Nee, je kunt het incassobestand direct aanmaken. De 7-dagen termijn wordt automatisch berekend en de bank verwerkt het bestand pas op de juiste datum.
Q: Welke boekdatum moet ik invullen bij het selecteren van incasso-contributies?
A: Gebruik de huidige datum als boekdatum. Vul niet een datum 7 dagen vooruit in - de wettelijke termijn wordt automatisch berekend bij het aanmaken van het incassobestand.
Berichten en berichtsoorten
Q: Ik zie geen CNI-berichten in de Manager bij Berichten. Moet ik deze aanmaken?
A: Nee, CNI-berichten worden automatisch aangemaakt tijdens stap 3 van de contributierun. Dit zijn interne berichtregels, geen daadwerkelijke berichten naar klanten.
Q: Hoe werkt de vooraankondiging (PFI)?
A: PFI-berichten worden automatisch aangemaakt tijdens stap 3 van de contributierun en 7 dagen voor incasso naar klanten verzonden via Mijn Menu.
Problemen oplossen
Q: Wat moet ik doen als ik denk dat ik iets gemist heb in de inrichting?
A: Test eerst grondig op de testomgeving. Controleer alle stappen in hoofdstuk 4 (Instellingen configureren). Bij twijfel, neem contact op met OCLC Support.
Q: Hoe kan ik controleren of alles correct is ingesteld?
A: Voer een complete test uit op de testomgeving, inclusief het aanmaken van een incassobestand. Controleer alle Dashboard-verslagen voor fouten.
Q: In het verslag van stap 3 staat 'Geen machtiging' bij sommige klanten. Wat moet ik doen?
A: Dit betekent dat de incassomachtiging niet in orde is. Controleer de machtiging van deze klanten en verwerk deze of trek deze in. Zonder actie worden deze klanten maandelijks overgeslagen bij incasso en stapelen openstaande posten zich op.