Eindejaarsverwerking 202X

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Rond aan het einde van het jaar in OCLC Wise een paar zaken af voordat de eerste uitlening of inname in het nieuwe jaar. Indien gewenst kun je voor het grootboek een overzicht maken van het openstaand deposito en het aantal openstaande leenstrippen.

Openstaand deposito/tegoeden

Aan het einde van het jaar is het voor veel organisaties noodzakelijk om te weten hoe hoog het totaal aan openstaand deposito is. Maak hiervoor een overzicht aan via de Wise Client:

Ga naar Financieel > Overzichten > Openstaande registraties en tegoeden
Kies een instantie en rol.
Registratie en tegoed: Kies 2 'Alleen tegoed'
Alleen status afgevoerd; kies 'Nee', het tegoed van alle klanten is gewenst.
Klik op 'Maak rapport'.

Zie ook handleiding Openstaande registraties en tegoeden.

Totaal aantal tegoeden:

Ga naar Financieel > Overzichten> Tegoeden

Vul GEEN periode in bij aanmaken van dit rapport NA 31 december. De totalen zullen dan niet kloppen omdat elk moment van de dag tegoed wordt gebruikt/ bijgestort.

Tegoed leenstrippen

Aan het eind van het jaar is het voor veel organisaties noodzakelijk te weten hoeveel ongebruikte strippen er zijn. Je kunt een overzicht maken van de openstaande leenstrippen via de Wise Client:

Ga naar Financieel > Overzichten > Leenstrippen.
Kies de instantie.
'Totalen' op Ja.

Acquisitie, bestellen, RCB en BCB

Voer de jaarovergang van de bestelbudgetten in de eerste week van januari uit, of in ieder geval na verwerking van de laatste factuur van het ‘huidige jaar’. Dit geldt voor de organisaties die met de acquisitiemodule werken. De volgorde van handelingen is als volgt:

Facturen van het ‘huidige jaar’ verwerken en betaalbaar stellen,
Voortgangsrapportage RCB berekenen (of de analyse opvragen) en desgewenst opslaan,
*Nieuw budgetjaar genereren (onderdeel van budget functies),
Boekjaar afsluiten (jaarafsluiting). Zie voor meer informatie Jaarafsluiting doorvoeren,
RCB-collectieprofiel van het ‘volgende jaar’ is nu actief,
Facturen van het ‘volgende jaar’ kunnen vanaf nu worden ingelezen en verwerkt,
Genereer de adviezen bij de reeds ingelezen aanbodbestanden opnieuw.

Hoe een nieuw RCB-collectieprofiel voor een volgend jaar aangemaakt kan worden, is te vinden in de handleiding Collectiebeheer RCB (onderdeel Jaarwisseling).
*Ad 3 : Dit mag/ kan al eerder (medio december) uitgevoerd worden.

Met betrekking tot de BCB-aanschaf:

Kopieer BCB-aanschafprofielen naar het nieuwe jaar (gelijk aan actie bij RCB-profielen).
Wijzig na de jaarafsluiting in de systeemtabellen BCBGROEP (BCBGRP) het aanschafprofiel naar het nieuwe (gekopieerde) aanschafprofiel.
Dit gekopieerde profiel geldt dan voor het nieuwe jaar.
Genereer de adviezen bij de reeds ingelezen aanbodbestanden opnieuw.

Meer info is te vinden in BCB - Jaarafsluiting.