Eindejaarsverwerking 202X
Aan het einde van het jaar moeten in OCLC Wise een paar zaken worden afgerond voordat de eerste uitlening of inname in het nieuwe jaar wordt geregistreerd. Indien gewenst kun je voor het grootboek een overzicht maken van het openstaand deposito en het aantal openstaande leenstrippen.
Openstaand deposito/tegoeden
Aan het einde van het jaar is het voor veel organisaties noodzakelijk om te weten hoe hoog het totaal aan openstaand deposito is. Je kunt hiervoor een overzicht aanmaken via de Client:
- Ga naar Client > Financieel > Overzichten > Openstaande registraties en tegoeden
- Kies een instantie en rol.
- Registratie en tegoed: Kies 2 'Alleen tegoed'
- Alleen status afgevoerd; kies 'Nee', het tegoed van alle klanten is gewenst.
- Klik op 'Maak rapport'.
Zie ook handleiding Openstaande registraties en tegoeden.
Totaal aantal tegoeden:
- Ga naar Client > Financieel > Overzichten> Tegoeden
Vul GEEN periode in wanneer dit rapport NA 31 december wordt aangemaakt. De totalen zullen dan niet kloppen omdat elk moment van de dag tegoed wordt gebruikt/bijgestort.
Tegoed leenstrippen
Aan het eind van het jaar is het voor veel organisaties noodzakelijk te weten hoeveel ongebruikte strippen er zijn. Je kunt een overzicht maken van de openstaande leenstrippen via de Client:
- Ga naar Financieel > Overzichten > Leenstrippen.
- Kies de instantie.
- 'Totalen' op Ja.
Acquisitie, bestellen, RCB en BCB
De jaarovergang van de bestelbudgetten moet in de eerste week van januari worden uitgevoerd, of in ieder geval nadat de laatste factuur van het ‘huidige jaar’ verwerkt is. Dit geldt voor de organisaties die met de acquisitiemodule werken. De volgorde van handelingen is als volgt:
- Facturen van het ‘huidige jaar’ verwerken en betaalbaar stellen
- Voortgangsrapportage RCB draaien en desgewenst opslaan
- *Nieuw budgetjaar genereren (onderdeel van budget functies)
- Boekjaar afsluiten (jaarafsluiting). Zie voor meer informatie Jaarafsluiting doorvoeren.
- RCB-collectieprofiel van het ‘volgende jaar’ is nu actief
- Facturen van het ‘volgende jaar’ kunnen vanaf nu worden ingelezen en verwerkt
- Genereer de adviezen bij de reeds ingelezen aanbodbestanden opnieuw
Hoe een nieuw RCB-collectieprofiel voor een volgend jaar aangemaakt kan worden, is te vinden in de handleiding Collectiebeheer RCB (onderdeel Jaarwisseling).
*Ad 3 : Dit mag/kan al eerder (medio december) uitgevoerd worden.
Met betrekking tot de BCB aanschaf:
- Voor BCB-aanschafprofielen geldt dat deze gekopieerd moeten worden naar het nieuwe jaar (gelijk aan actie bij RCB profielen).
- Na de jaarafsluiting in de systeemtabellen BCBGROEP (BCBGRP) het aanschafprofiel wijzigen naar het nieuwe profiel.
- Dit gekopieerde profiel gaat dan gelden voor het nieuwe jaar.
- Genereer de adviezen bij de reeds ingelezen aanbodbestanden opnieuw.
Meer info is te vinden in BCB Jaarafsluiting.