Financiële attendering bij max. openstaande posten (PFA)

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Algemeen

Met een financiële attendering worden klanten via een mail gewaarschuwd dat het maximale toegestane 'rood staan' bedrag bijna is bereikt of dat de termijn hoe lang een post open mag staan, over vijf dagen is verstreken. In de mail wordt de klant gewezen op het feit dat bij overschrijding van het maximale bedrag of termijn de mogelijkheden in de publieksfuncties beperkt zijn.

Werking

Voor de financiële attendering is berichtsoort PFA beschikbaar. De PFA wordt alleen via e-mail verzonden. Klanten die in aanmerking komen voor een PFA worden door de job 'lnrfinher' geselecteerd, tegelijkertijd wordt een berichtregel geschreven in de tabel 'berichten'. De job PUBVZM verzamelt op gezette tijden de PFA's uit de tabel 'berichten' en verstuurt deze naar de klanten.

In tabel actor-algemeen wordt na selectie een AFA regel geschreven. In de AFA-regel is de datum opgenomen waarop de klant is geselecteerd voor een PFA. Deze datum wordt later gebruikt om het herhalingsbericht te verzenden.

Instellen

Voor een correcte werking van de PFA moeten onderstaande zaken worden ingesteld

Abonnementsdefinities

Ga naar Manager > Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsinstellingen > Abonnementsdefinities. In de abonnementsdefinities zijn de volgende velden beschikbaar (rechterkolom):

Veld	Uitleg
Bedrag voor signaleringsbericht registratie	Vul hier het 'vanaf' bedrag in waarop de signalering moet plaatsvinden. Voorbeeld: Het maximale 'rood staan' bedrag bedraagt 5.00. Bij een signaleringsbedrag van bijvoorbeeld vanaf 4.00 kan de klant het bedrag nog een 1.00 op laten lopen voordat mogelijkheden beperkt zijn. Er wordt geselecteerd op klanten met een openstaand bedrag tussen signaleringsbedrag en het max. 'rood staan' bedrag.
Volgende bericht pas na xx dagen	Herhalingsbericht. Bijvoorbeeld na 30 dagen. In de tabel actor_algemeen wordt een AFA regel geschreven met daarin de datum waarop de klant is geselecteerd voor de eerste PFA. Dit veld mag niet leeg zijn. Het is namelijk de basis waarop wordt bepaald of een klant een attendering moet krijgen of al één heeft gehad. Zet het aantal dagen hoog als er maar één attendering moet worden verzonden: bijvoorbeeld '60'. Het veld 'Volgende bericht pas na..' uitschakelen is niet mogelijk en wel om de volgende redenen; Het probleem is het dynamische versturen van e-mail op basis van de posten bij de klant. Het mooiste zou zijn dat bij de fin_post een melding zou komen waaruit blijkt dat de post door de PFA routine is gegaan. Dat is helaas niet mogelijk omdat de klant een deel van het bedrag kan betalen en dus weer een e-mail moet krijgen als er een nieuwe post bijkomt waardoor de klant weer op het herinnerbedrag uitkomt. Een andere mogelijkheid zou zijn om bij elke boeking te controleren of de klant in aanmerking komt voor een PFA. Dat is veel te belastend voor het systeem dus dat valt ook af. Daarna hebben we de mogelijkheid besproken om de termijn voor herhaling op te rekken naar 3 pos. Ook die optie hebben we verworpen; als de klant namelijk niet reageert krijgt hij/zij na 999 dgn alsnog een herhaling, dat is ook niet fraai. Kortom, programmeertechnisch zien wij geen mogelijkheden. Er zijn een paar opties: De instelling 'signaleren op ouderdom' uitschakelen. Dat voorkomt al een behoorlijk aantal mailtjes met oude posten. Oude openstaande posten opruimen, blijkbaar is het niet gewenst dat de klant e-mails krijgt over deze posten. De tekst van de e-mail aanpassen zodat de klant weet waarom deze e-mail wordt gestuurd. Registratienota's versturen van openstaande posten, zodra een post een factuurnummer heeft gaat de post niet meer mee in de PFA routine. Dit is zoals wij de procedure voor ogen hadden; een PFA met vlot daar achteraan een registratienota. In ieder geval meteen na het verstrijken van de termijn zoals die in de vestiging staat ingesteld (ouderdom).
Ook signaleren op ouderdom	In de vestigingsgevens, op tabblad Financieel, is ingesteld hoe lang een post open mag staan voordat de klant beperkt wordt in de mogelijkheden. De hoogte van de post is hierbij niet van belang. Indien dit vinkje staat, zal standaard vijf dagen voor het verstrijken van de termijn een bericht naar de klant worden verzonden.
Ook overschrijding maximum signaleren	Indien actief: bedragen hoger dan het max-rood-staan, worden ook meegenomen in de selectie.

Berichtvoorkeurmethode

Ga naar Manager > Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsinstellingen > Abonnementsmethodes > Berichtvoorkeurmethode. De PFA valt onder 'Publieksmeldingen'. Ga in de berichtvoorkeurmethode naar tabblad 'P'. De volgende mogelijkheden zijn beschikbaar:

Keuzemogelijkheid klant: M (mail) OF Z (de klant mag de attendering 'uit' zetten). Indien beide van toepassing wordt het veld gevuld met MZ.
Default: M (mail) OF Z (standaard staat deze functie 'uit', de klant of medewerker moet de de optie aanzetten).

Systeemtabel berichten

Ga naar Manager > systeemWise > Berichten > Berichten > SysteemTabel. Voor inrichten van het PFA bericht, zie Publieksberichten (Berichtklasse P).

Hierna moeten de teksten voor de PFA worden aangemaakt. Ga naar manager > systeemWise > Berichten > Berichten > Teksten. Net als bij alle andere berichten zijn er voor de soort PFA tekstregels beschikbaar:

tekstregel 1: onderwerp in de mail
tekstregel 2: aanhef
tekstregel 3: inhoud, aanbevolen wordt om in de tekst een linkje op te nemen naar Mijn Menu. Link naar Mijn Menu: @@SITE@@URLhttp://www.bibliotheekabc.nl/mijn...L@@MijnMenu@@@

Verzamelen van de posten

In etc/bwise/bxmas > bwise.properties moet de volgende regel worden opgenomen:

lnrfinher.runVzm=true

Eens per 24 uur wordt deze job gestart. De klanten die in aanmerking komen voor een PFA worden geselecteerd op basis van:

Max termijn 'rood staan' is bijna bereikt op basis van ingesteld bedrag.
Bedrag is niet hoger dan maximaal ' rood staan' bedrag in de abonnementsdefinities, dit geldt voor zowel publieksfuncties als baliefuncties.
Bij de fin_post mag geen factuurnummer aanwezig zijn.
Over vijf dagen overschrijdt post de termijn in de vestigingsgegevens.
En, als dit is ingesteld, ook posten die het maximum rood-staan-bedrag hebben overschreden.

Verzenden PFA bericht

De PFA regels zijn tijdens de selectie weggeschreven in de tabel 'berichten'. De job PUBVZM pikt de regels op en verstuurt de e-mail richting klant. Gedurende de dag is de PUBVZM op zoek naar publieksberichten waaronder de PFA. In het verslag van de PUBVZM wordt opgenomen naar welke klant(en) de PFA is verzonden. De verslaglegging van de PUBVZM kan aan/uit gezet worden in de bwise.properties.