Tijdschriften ontvangen
Ontvangen van jaargang-tijdschriften
Als de abonnementen aan een titel met titelsoort T (tijdschrift kalenderjaar) of titelsoort Q (tijdschrift schooljaar) zijn gekoppeld, zal Wise per periode automatisch een nieuwe jaargangtitel aanmaken. De invulling van de periode-vakjes moet daarom zorgvuldig gebeuren om te voorkomen dat er ongewenste jaargangtitels ontstaan.
De jaargangtitel is een kopie van een aantal gegevens uit de moedertitel. De titelsoort van de jaargangtitel is "J - Jaargang".
Standaard wordt als AMA "Jaargang: <periode>" aangemaakt. Als in de Manager de systeemoptie ABONTZK is geactiveerd, wordt als AMA "Losse nummers <periode>" aangemaakt.
Tijdschrift exemplaren kunnen alleen worden ontvangen als het abonnement status "Normaal" heeft. Wanneer een abonnement status "8" heeft kunnen alleen nog exemplaren worden ontvangen via de Voorspellijst (Tijdschriftenbeheer).
Bij ontvangst van een nieuw exemplaar wordt de lopende Periode getoond en het eerstvolgende Nummer na het Laatste nr. (Zie onderstaande screenshots)
| Screenshot 1: Ontvangst exemplaar jaargang Kalenderjaar |
Screenshot 2: Ontvangst exemplaar jaargang Schooljaar |
Wanneer een exemplaar van een nieuwe jaargang wordt ontvangen, kan de Periode worden aangepast. Wanneer sprake is van een nieuw kalenderjaar (titelsoort T), wijzig je bij Periode het jaartal en wijzig je Nummer naar "01".
Wanneer een nieuw kalenderjaar al is gestart, maar er is nog geen exemplaar ontvangen voor dit nieuwe kalenderjaar, dan zal het systeem automatisch al het jaartal en het nummer voorvullen in het dialoogvenster Ontvangst exemplaren.
Wanneer bij de jaargang sprake is van een schooljaar (titelsoort Q) wordt bij Periode naast het eerste veld ook het veld achter de / gevuld met het volgende jaartal. Pas bij een nieuw schooljaar beide velden aan (bijv. 2024 / 25) en pas Nummer aan naar "01".
Als de ontvangst van het exemplaar van de nieuwe jaargang is afgerond, wordt er automatisch een nieuwe jaargangtitel aangemaakt. Dit geldt zowel voor kalenderjaargangen als schooljaargangen. Er hoeft dus niet handmatig een jaargangtitel te worden aangemaakt!
Bij ontvangst van een schooljaargang tijdschrift kun je geen willekeurige combinatie van jaartallen invoeren. Het tweede in te vullen jaartal moet altijd opvolgend zijn aan het eerste jaartal. Wanneer je een onjuiste combinatie van jaartallen invult, verschijnt een foutmelding. Het exemplaar kan pas worden ontvangen wanneer het onjuiste jaartal wordt gecorrigeerd. Voorbeeld van onjuiste combinatie: 2025/25, 2025/27. Een correcte schooljaargang is: 2025/26.
Ontvangst verwerken via Tijdschriftenbeheer (de 'voorspellijst')
Client > Titels > Abonnementenbeheer > Tijdschriftenbeheer
Via de voorspellijst kunnen op dit moment verwachte tijdschrift edities snel worden verwerkt.
Bij het openen van het Tijdschriftenbeheer-overzicht (ook wel 'voorspellijst' genoemd) worden alle edities opgehaald die nu verwacht worden op basis van:
- gebruikte inlog
- frequentie (TABFRE)
- vestigingsgroep G_VST soort ABO
- abonnement status "1 -Normaal" of "8 - Opgezegd"
Als de voorspellijst erg lang is, kun je bovenin het scherm een zoekactie starten. Je kunt in het zoek-veld ook een deel van de titel invoeren.
Klik op Verwerk om het dialoogvenster Ontvangst exemplaren te openen.
Als er meerdere exemplaren van dezelfde aflevering verwacht worden, krijg je die achtereenvolgens op het scherm zonder opnieuw op Verwerk te hoeven klikken.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Tijdschrift |
Titel van het tijdschrift |
|
Abonnement |
Abonnementsnummer. Dit is het id van het betreffende abonnement in de database (abon_id). |
|
Periode |
Het veld Periode is voor-ingevuld met de lopende jaargang. Controleer of de periode juist is gevuld. Corrigeer wanneer nodig. Als een abonnement aan een titel met titelsoort T (Tijdschrift) of titelsoort Q (Tijdschrift schooljaar) is gekoppeld en er leenexemplaren voor de afleveringen gemaakt worden, zal Wise automatisch per periode een jaargangtitel maken. De invulling van de periode-vakjes moet daarom zorgvuldig gebeuren om te voorkomen dat er ongewenste jaargangtitels ontstaan. Wanneer sprake is van titelsoort T (Tijdschrift) of titelsoort P (Periodiek) wordt slechts één periode-vakje getoond. Bij titelsoort Q worden twee periode-vakjes getoond. |
|
Nummer |
Het veld Nummer wordt voor-ingevuld met het eerstvolgende te ontvangen nummer. Dit wordt gebaseerd op het laatst ontvangen nummer (zie Laatste nummer). Let op dat het volgnummer is ingevuld als 01, 02, niet als 1, 2! Als er geen nummers zijn maar tekst, zie dan paragraaf Afwijkende volgnummers. |
|
of |
Alternatieve nummerveld. Te gebruiken wanneer meer dan 99 edities worden ontvangen (zie hierboven). Wordt ook gebruikt wanneer sprake is van afwijkende volgnummers. |
|
Ontvangstdatum |
Wordt automatisch gevuld na het ontvangen van het exemplaar. |
|
Opmerking |
Vrij in te vullen |
|
Jaargang |
Desgewenst kan een formele jaargangaanduiding worden ingevuld in het veld Jaargang. Dit is bij publiekstijdschriften nauwelijks van belang, maar wel relevant bij wetenschappelijke tijdschriften. De opmaak van de plaatsing wordt iets anders als er een jaargang is ingevuld. Dit veld heeft niets te maken met de zogeheten 'jaargangtitels'. De inhoud van dit jaargang-veld wordt doorgegeven van exemplaar op exemplaar binnen het abonnement. Een nieuwe waarde vul je met de hand in (leegmaken wordt ook als nieuwe waarde beschouwd). |
Als de opgave bij Ontvangst exemplaren klopt met wat je hebt ontvangen (direct of nadat je iets hebt aangepast), klik je op Ga door.
Het vervolg dialoogvenster Ontvangst exemplaren wordt nu geopend.
Het bovenste gedeelte van het scherm toont het abonnement waarvoor dit exemplaar ontvangen wordt en de periode, volgnummer en eventuele jaarganggegevens uit het eerste dialoogvenster Ontvangst exemplaren.
In het onderste gedeelte van het scherm worden de gegevens van het exemplaar ingevuld als het gaat om een uitleenexemplaar.
- De barcode moet worden gescand (een al bestaande barcode wordt niet toegestaan).
- Wanneer er voor dit exemplaar een 'ter inzage' periode is ingesteld, kan er voor dit nieuwste exemplaar een tijdelijke plaatsing opgegeven worden.
In de dropdown van Tijdelijke plaatsing worden alleen de tijdelijke kasten aangeboden.
Klik op Ontvangen als de bedoelde aflevering er inderdaad is (voor deze vestiging en dit abonnement).
Klik op Niet ontvangen als er geen exemplaar ontvangen is (dan natuurlijk geen barcode invullen).
Wanneer voor dit tijdschrift nog een abonnement is waarvoor een exemplaar verwacht wordt (en dus nog niet geregistreerd is), wordt nu nogmaals het vervolg dialoogvenster Ontvangst exemplaren getoond. Dit herhaalt zich tot er voor dit tijdschrift geen abonnementen meer zijn waarvan op dit moment nog een exemplaar wordt verwacht.
Voor BE:
Na het verwerken van een tijdschrift wordt volgens afspraak bij materiaalsoort 1, 2 en 3 automatisch etiketmethode BGV gebruikt, en bij materiaalsoort 4 en 5 etiketmethode BGJ. Dit geldt alleen als er een kast is ingevuld bij het abonnement. Staat hierin geen kast ingevuld, dan volgt de kast en etiketmethode uit de kastcon.
Ontvangst verwerken via het abonnementscherm
Client > Catalogus, Titelpagina, Abonnement
Zoek in de Catalogus via de zoekoptie Tijdschriften (in BE heet deze zoekoptie Tijdschriftabon.admin) het ontvangen tijdschrift en open de titelpagina. Via het kalender-icoontje rechtsonder in het scherm of via de sneltoets <Alt+A> open je het abonnementscherm van dit tijdschrift.
De menu-optie Abonnement > Ontvang opent het dialoogvenster Ontvangst exemplaren.
De verdere verwerking van de ontvangst is dezelfde als beschreven onder Ontvangst verwerken via Tijdschriftenbeheer.
Tijdelijk ter inzage
Bij het ontvangen van een nieuw exemplaar wordt, wanneer van toepassing, de einddatum van de tijdelijke inzage getoond (gebaseerd op de instelling in de tabel TABFRE). Deze datum kun je hier nog aanpassen. Leegmaken van deze datum zorgt ervoor dat het exemplaar op ter inzage blijft staan totdat een nieuw exemplaar wordt ontvangen.
Wanneer exemplaren permanent ter inzage moeten zijn, en dus nooit uitgeleend mogen worden, zet dan bij het betreffende abonnement de setting bij Exemplaren op "I - Inzage". (Client > Catalogus > Titel, kalendericoontje rechts onderaan de titelpagina).
Als de aflevering gewoon uitleenbaar mag zijn, zet dan Ter inzage op "Nee". De t/m datum wordt daarmee automatisch verwijderd.
Afwijkende volgnummers
Als een editie een afwijkend volgnummer heeft , bijvoorbeeld "Zomer" of "Special" of "Bijlage 04" dan kun je dat invullen in het alternatieve volgnummer-veld. Maak in dat geval in het dialoogvenster Ontvangst exemplaren het voorgestelde volgnummer leeg. Ook dit alternatieve volgnummer zal in zowel de administratie als bij het eventuele uitleenexemplaar worden opgeslagen.
Als het laatst ontvangen nummer een alternatief volgnummer had dat met een cijfer begon, zoals in de afbeelding hierboven, dan zal Wise bij een volgende nieuw te ontvangen editie proberen door te tellen.
Als je als alternatieve aanduiding "Bijlage 04" invult in plaats van "04 Bijlage", dan wordt geen poging tot doornummeren gedaan, en start de teller weer met volgnummer '01'.