Tijdschriftabonnementen
De zoekoptie Tijdschriften in de catalogus
(Zie je de zoekoptie Tijdschriften nog niet in de catalogus? Neem dan contact op met OCLC om deze aan te laten maken.)
Wat doet deze zoekoptie?
De zoekoptie Tijdschriften toont alle titels waaraan minimaal één abonnement is gekoppeld. De zoekactie vindt plaats in de abonnementenadministratie, niet in de titelthesaurus.
Belangrijk om te weten
- Zoeken op synoniemen of titelvarianten is niet mogelijk
- De meeste titels in deze lijst hebben geen exemplaren en dus geen standaard zoeklicht
Zoeklicht-functionaliteit
Voor deze zoekoptie is een aparte zoeklicht‑logica ingericht:
- Staat het zoeklicht aan voor een vestiging, dan lichten alle tijdschrifttitels op:
- waarvoor jouw vestiging mag ontvangen
- inclusief vestigingen die zijn ingesteld in Manager → G_VST (soort ABO)
- Dit zorgt voor overzicht, ook zonder fysieke exemplaren.
Tijdschrifttitel aanmaken
Client > Catalogus
Titel kiezen of aanmaken
Zoek een bestaande titel of maak een nieuwe aan. Deze titel wordt de moedertitel (hoofdtitel).
TIP: Gebruik een korte roepnaam in plaats van de formele titel.
Bijvoorbeeld:
- ✅ Libelle
- ❌ Libelle : geïllustreerd weekblad voor de vrouw
Dit voorkomt verwarring en houdt de administratie overzichtelijk.
Tijdschrifttitels krijgen automatisch de toevoeging AMA [TIJDSCHRIFT]. Moedertitels zijn hierdoor makkelijk terug te vinden in de catalogus.
De titel verschijnt pas in de zoekoptie Tijdschriften zodra er een abonnement aan is gekoppeld.
Belangrijke velden in het titelmutatiescherm
In onderstaande tabel zie je snel welke velden relevant zijn voor tijdschriften en wat je daar moeten invullen.
|
Veld |
Opties /Waardes |
Uitleg en gebruik |
|---|---|---|
|
Titelsoort |
T – Tijdschrift (kalenderjaar) |
Bepaalt o.a. of Wise automatisch jaargangtitels aanmaakt. Titelsoort T of Q: Titelsoort P: |
|
Frequentie |
Keuzelijst Beschikbaar opties zijn vastgelegd in de tabel TABFRE |
Geeft aan hoe vaak het tijdschrift verschijnt. |
| Resv.baar | Ja / Nee | Altijd Nee bij titelsoort T en Q. Bij P: Ja of Nee, afhankelijk van lokaal beleid. Reserveringen lopen bij Ten Q altijd via de jaargangtitel, nooit via de moedertitel. |
|
Koppelen |
Ja / Nee |
Altijd Nee bij T en Q. Exemplaren worden bij T en Q altijd gekoppeld aan de jaargangtitel, nooit aan de moedertitel. Bij P: Ja, omdat er geen jaargangtitels zijn en exemplaren direct aan de hoofdtitel gekoppeld worden. |
|
In een tijdschriftabonnement gebruikt Wise standaard Materiaal-V.
|
Hieronder twee voorbeelden van tijdschrifttitels met een dubbeltypering. Het linkervoorbeeld heeft een volwassen-abonnement, het rechtervoorbeeld een jeugd-abonnement.
Titelrelaties
(Zie handleiding Titelrelaties )
Bij tijdschrifttitels:
- wordt de relatie tussen moedertitel en bijbehorende jaargangtitels automatisch aangemaakt
- kun je doorklikken van de moedertitel naar de jaargangtitels
- zorgt dit mede voor een eenvoudige en correcte tijdschriftenadministratie
- deze titelrelaties niet handmatig muteren (Dit kan de tijdschriftenadministratie beschadigen.)
Om titelrelaties in de Client te kunnen wijzigen is een bevoegdheid nodig van tenminste 3 op systeem niveau. Het verwijderen van titelrelaties vereist 15 op systeem niveau.
Een abonnement aanmaken
Client > Catalogus
Voor de vestigingen waarvoor je abonnementsbevoegdheid hebt (zie paragraaf Vestigingsgroepen), kun je een nieuw abonnement aanmaken. Dit doe je vanuit de Abonnementenadministratie. Open dit scherm vanaf de titelpagina met Alt-A, of klik op het kalendericoontje rechtsonderin het scherm. Maak vervolgens een nieuw abonnement aan met Alt-N of via menu-optie Abonnement > Nieuw Abonnement.
Het dialoogvenster Nieuw abonnement opent.
- Klik hier voor een afbeelding van het venster Nieuw abonnement
-
.
| Veld | Opties | Waarden | Uitleg en gebruik |
|---|---|---|
| Vestiging | Bevoegde vestigingen | Geeft aan voor welke vestiging het abonnement geldt. Alleen vestigingen waarvoor je abonnementsbevoegdheid hebt zijn selecteerbaar. |
|
1 – Normaal (default) |
Alleen bij Status 1 kunnen afleveringen worden ontvangen. 8 – Opgezegd: abonnement loopt administratief nog, er worden nog afleveringen verwacht. 9 – Geëindigd: alle verwachte afleveringen zijn ontvangen. |
|
|
Leverancier 1 |
Adres- en contactgegevens uit de Centrale Leverancierstabel |
De leverancier waarbij het abonnement loopt. Adres- en contactgegevens komen uit de centrale leverancierstabel (Manager > Beheer organisaties > Adressen). |
|
Leverancier 2 |
Adres- en contactgegevens uit de Centrale Leverancierstabel |
Alleen invullen wanneer nalevering via een tweede leverancier loopt. |
| Abonnementnr | Vrije tekst (max. 12 tekens) | Abonnements- of registratienummer waaronder het abonnement bij de leverancier bekend is. |
|
Periode |
Datumkiezer |
Startdatum van het abonnement. (Wordt standaard gevuld met de systeemdatum.) Het t/m veld niet invullen zolang het abonnement loopt. Als dit veld is gevuld, beschouwt Wise het abonnement als gesloten en kunnen er geen edities meer worden ontvangen. |
|
Afleverdagen |
z m d w d v z |
Hulpmiddel voor o.a. kranten. Wordt gebruikt om niet‑ontvangsten te signaleren. Tip: Maak een lijstje en hang het bij (bijv.) de brievenbus. Kun je snel en makkelijk checken of de krant(en) die je die dag moet ontvangen er ook daadwerkelijk is/zijn. |
|
Exemplaren |
A / M / N / J / I / T |
Bepaalt hoe afleveringen worden verwerkt (alleen administratie, fysieke exemplaren, inzage, tijdelijke inzage). |
|
Opmerking |
Vrije tekst |
Algemene notities over het abonnement. |
|
Exemplaarprijs |
Bedrag |
Wordt gebruikt op de nota wanneer een exemplaar niet wordt ingeleverd. |
|
Abon.soort |
Keuzelijst Beschikbaar opties zijn vastgelegd in de tabel TABABS |
Administratieve indeling van het abonnement. |
|
Selectiecode |
Keuzelijst Beschikbaar opties zijn vastgelegd in de tabel TABABY |
Extra criterium Wordt gebruikt voor rapportages en selecties. |
|
Koppelvestiging |
Vestiging (optioneel) |
Bepaalt volgens welke instellingen de barcode wordt gegenereerd bij ontvangst van een exemplaar. (Instellingen gedefinieerd in tabel LBLEXM in de Manager) |
|
Etiket J/N |
Ja / Nee |
Bepaalt of ontvangen afleveringen in een printbatch voor etiketten worden opgenomen.
|
|
Holding |
* - Ja (Cat. Notitie) |
Dit veld werd gebruikt om aan te geven dat er een bewaartermijn is. Er zit geen functionaliteit achter. Het veld Holding is niet meer in gebruik. Zie verderop het veld Bewaartermijn welke hiervoor is bedoeld. |
|
Beveiliging |
0 - RFID-beveiligingsbit niet beschrijven |
De beveiligingsinstelling wordt bij ontvangst doorgegeven aan de exemplaren. |
|
Plaatsing |
Kastcode |
Selecteer de kast waarin de exemplaren geplaatst moeten worden. Als je voor een abonnement een plaatsing (kastcode) opgeeft, wordt de etiketmethode altijd 'VF' (of 'JF' bij abonnementsoort 4 of 5). Wanneer hier geen kast wordt geselecteerd, wordt de Plaatsing bepaald door de kastcon-instellingen. Voor BE: Voor België geldt dat als er in het abonnement een kast(plaatsing) is ingevuld, de etiketmethode BGV of BGJ wordt (afhankelijk of dit een Volwassen of een Jeugd tijdschrift is). Als hier géén kast is ingevuld, volgt Wise de kastcon. Dit wordt in België gebruikt om in deze gevallen een ZIZO of Siso etiket te kunnen genereren. |
|
Tijdelijke plts |
Kastcode (tijdelijke kasten)
|
Alleen van toepassing bij Exemplaren = T (Tijdelijke inzage). Wanneer hier een tijdelijke kast wordt geselecteerd, zal bij de ontvangst van een nieuw exemplaar, bij het voorgaande exemplaar niet alleen de Status worden aangepast naar B (Binnen) maar zal ook de tijdelijke kast worden verwijderd. |
|
Pl.opmerking |
Vrije tekst |
Als je hier een plaatsopmerking opgeeft, overruled die de eventuele tekst die door kastcon-instellingen zou zijn gegeven. Let op: Een overrulende plaatsopmerking is pas na enkele minuten zichtbaar. Deze wordt namelijk pas door de updateserver weggeschreven. Dergelijke overrulende plaatsingsgegevens zullen verloren gaan als een nieuw etiket gegenereerd wordt. Let dus goed op bij het opnieuw genereren van exemplaaretiketten voor abonnementenadministratie-exemplaren, vooral als je etiketmethode als X of X- gebruikt (X- = niks). |
|
Koppelopmerking |
Vrije tekst |
Wordt getoond bij ontvangst, bijvoorbeeld wanneer een exemplaar eerst naar een medewerker moet. |
|
Rappelbaar J/N |
Ja / Nee |
Als hier 'Nee' wordt gekozen, zullen de exemplaren van dit abonnement nooit op de rappellijst komen. Handig bij bijvoorbeeld kranten of onregelmatig verschijnende tijdschriften. |
|
Nabestelbaar J/N |
Ja / Nee |
Wordt gebruikt voor selecties en overzichten van nabestelbare abonnementen. |
|
Bewaartermijn |
Aantal maanden |
Geef hier aan hoelang een tijdschrift editie (exemplaar) bewaard moet blijven voordat deze afgeschreven wordt. Deze instelling is alleen administratief, er is geen functionaliteit aan gekoppeld. Het kan worden gebruikt als reminder voor de medewerkers. |
|
Actie |
Waardes vastgelegd in tabel TABABA Bijv.: |
Ook deze instelling is alleen administratief. Wordt gebruikt voor selecties en planningen, als hulpmiddel voor medewerkers. Wat doe je met oude exemplaren: inbinden, afschrijven, opslaan in het magazijn etc. |
|
Actie-startdatum |
Datum |
Datum wanneer de actie voor het eerst moet worden uitgevoerd. |
|
Elke ... maanden |
Getal |
Aantal maanden waarna de actie opnieuw moet worden uitgevoerd. Actie, Actie-startdatum en Elke ... maanden zijn bedoeld om via selecties een overzicht te kunnen maken van tijdschriften waar iets mee moet gebeuren, als hulpmiddel voor medewerkers. |
Toelichting veld Exemplaren:
|
Keuze |
Wanneer gebruiken |
|---|---|
|
A - Abonnement |
Er zijn geen fysieke uitleenexemplaren. De ontvangst wordt alleen geregistreerd in de abonnementenadministratie, middels de zgn. abonnementexemplaren. Bijv. te gebruiken voor vakbladen voor intern gebruik of jaarverslagen van collega-bibliotheken. |
|
M - Map |
Er zijn geen fysieke uitleenexemplaren. bibliotheek wel wil bijhouden in de administratie of de exemplaren ontvangen zijn, maar de exemplaren zelf geen barcode hebben omdat ze uitgeleend worden in een "map" dan gebruik je deze optie
|
|
N - Nee |
Geen administratie, geen exemplaren. Dit kan een goede keuze zijn voor bijvoorbeeld dagbladen. Het is namelijk niet handig om iedere dag per krantenabonnement op 'Ontvangen' te klikken om te registreren dat volgnummer xxx van krant yyy voor vestiging zzz ontvangen is. |
|
J - Ja |
Fysieke uitleenexemplaren. |
|
I - Inzage |
Fysieke exemplaren, niet uitleenbaar. |
|
T - Tijdelijke inzage |
Fysieke exemplaren, nieuwste nummer tijdelijk niet uitleenbaar. Het nieuwste exemplaar is altijd ter-inzage en krijgt een leenblokkade. De leenblokkade wordt automatisch opgeheven (afhankelijk van wat zich als eerste voordoet):
De ter-inzage periode is gekoppeld aan de frequentie waarop het tijdschrift verschijnt. Dit wordt vastgelegd in de tabel TABFRE (zie Beschikbare hulptabellen). De default is zeven dagen. Er worden ook abonnementexemplaren vastgelegd in de abonnementenadministratie. |
Het abonnementscherm
- Klik hier voor een afbeelding van het Abonnementenscherm
-
In het abonnementscherm zie je alle abonnementen op de geselecteerde titel:
- van de eigen vestiging
- én van vestigingen waarvoor je bevoegd bent (ingesteld in Manager > Vestigingsgroepen > G_VST, soort ABO).
Per abonnement wordt één regel getoond met een samenvatting van de belangrijkste gegevens.
| Kolom | Betekenis |
|---|---|
| Vestiging | De vestiging waar het abonnement loopt. |
| Abon | Volgnummer van het abonnement (per vestiging). Standaard staat dit op 01. Wanneer bij een vestiging meerdere abonnementen voor dit tijdschrift lopen, dan zal het volg nummer automatisch met één worden opgehoogd. |
|
Exm |
Toont de waarde die in het betreffende abonnement is ingevuld bij Exemplaren. |
|
Status |
Toont de status van het abonnement. |
| Leverancier | Toont het leveranciersnummer. |
| Abon.nr lev. | Toont het nummer waarop het abonnement bij de leverancier bekend is. |
| Laatste nr. | Toont de periode + volgnummer van het laatst ontvangen exemplaar. |
| V/K/P/I/M/H/E | Als in één van deze kolommen een sterretje staat, betekent dat dat er gegevens aanwezig zijn. |
|
V |
Ontvangstvolgorde - Geeft aan dat er een ontvangstvolgorde is vastgelegd voor dit abonnement. |
| K |
Koppelopmerking - Er is een koppelopmerking aanwezig die wordt getoond bij ontvangst van een exemplaar. |
| P |
Plaatsing - Er is een specifieke plaatsing (kastcode) vastgelegd in het abonnement. |
| I |
Instructie - Er is een instructie aanwezig voor dit abonnement. |
| M |
Memo - Er is een memo vastgelegd bij het abonnement. |
| H |
Holding - Er is holding‑informatie aanwezig (administratief). |
| E |
Exemplaren - Geeft aan dat er exemplaren aan dit abonnement zijn gekoppeld. |
Dubbelklikken op een regel toont de details van het geselecteerde abonnement. Of gebruik sneltoets Alt-D of de menu-optie Abonnement > Detail abonnement om de detailpagina te openen. Voor een beschrijving van de rubrieken in het detailscherm, zie de paragraaf Een abonnement aanmaken.
In de detailpagina van een abonnement kun je m.b.v. de knoppen Volgende en Vorige (onderaan het scherm) door de abonnementen navigeren om bijv. gegevens te controleren. Wijzigen kan alleen met de knop Wijzigen (Alt-W). Een aangebrachte wijziging sla je op met Alt-O of de OK knop.
Een abonnement dat niet meer loopt
Als je een abonnement bij de leverancier hebt opgezegd of op een andere manier hebt beëindigd, kun je dat administreren door in het abonnement in het vakje ' t/m periode ' de datum in te vullen tot wanneer de leverancier zal leveren / de afleveringen ontvangen zijn en vervolgens de status aan te passen.
Gebruik Status 8 als de leverancier nog niet aan alle verplichtingen heeft voldaan maar het abonnement officieel niet meer loopt. Nog te ontvangen afleveringen kunnen alleen gekoppeld worden via Client > Titels > Abonnementenbeheer > Tijdschriftenbeheer (zie Tijdschriften ontvangen), maar niet meer via de tijdschriftenadministratie.
Gebruik Status 9 als alle verwachte afleveringen zijn ontvangen.
Een abonnement met status 8 waarvan de t/m-datum een maand in het verleden ligt, krijgt status 9 (is de t/m datum leeg dan gebeurt dit niet). Dit om handelingen te besparen.
bonnementen met status 8 worden wel op de signaleringslijst opgenomen – abonnementen met status 9 niet.
De abonnementenadministratie opschonen
- Klik hier voor een afbeelding van het tijdschriftabonnement menu
-
De abonnementenadministratie is - vooral bij PSO's - snel een enorme tabel. Vooral bij titels met veel afleveringen kan het geen kwaad de administratie van oudere jaargangen op te ruimen, vooral bij titels met veel abonnementen met elk veel afleveringen (zie hieronder bij Verwijder exemplaren per periode).
Het is handig om de administratie op te schonen voordat je een titel uit de catalogus verwijdert (zie hieronder Verwijder abonnement(en)).
Verwijder abonnement(en)
Activeer in het abonnementscherm met behulp van de muis de abonnementen waarvoor je de actie wilt uitvoeren (Shift+klik of Ctrl+klik). Ga vervolgens naar Abonnement > Verwijderen/opschonen > Verwijder abonnement(en).
Ter controle wordt op een tussenscherm het aantal getoond - klik op 'Ja' om de geselecteerde abonnementen inclusief de administratie te verwijderen. Leenexemplaren genoemd in de administratie worden niet onderzocht en blijven dus intact.
Je kunt abonnementen verwijderen die geëindigd zijn, maar ook abonnementen die volgens de administratie nog lopen. Dit om nodeloze administratieve handelingen te voorkomen.
Mocht je een abonnement te veel verwijderd hebben, dan kun je die opnieuw aanmaken. De administratie is wel verdwenen, maar de eventuele gekoppelde exemplaren niet.
en titel met titelsoort Periodiek of Tijdschrift wordt door Wise niet verwijderd. Dit om nieuwe abonnementen soepel te kunnen opnemen.
Als alle abonnementen beëindigd en opgeschoond zijn, kun je uiteraard zelf de titel verwijderen: met sneltoets F9 op het titelmutatiescherm.
Abonnement overzetten naar een andere vestiging
Activeer in het abonnementscherm met behulp van de muis de abonnementen waarvoor je de actie wilt uitvoeren (Shift+klik of Ctrl+klik). Ga vervolgens naar Abonnement > Verwijderen/opschonen > Wijzig abonnementcode.
Je kunt het abonnement aan een andere vestiging hangen door een andere vestiging te kiezen. Je kunt ook het abonnementsnummer binnen een vestiging aanpassen. Zet je het abonnement over naar een andere vestiging dan Wise zal het eerstvolgende vrije nummer uitdelen.
Mocht je verwachten meer dan 99 abonnementen binnen een vestiging op een titel te krijgen, neem dan contact op met OCLC.
Verwijder exemplaren per periode
Deze menukeuze kun je gebruiken om oude administratiegegevens op te schonen en afleveringen waarvan het vermoeden bestaat dat ze allang niet meer bestaan geforceerd af te schrijven - dit laatste met als gevolg dat oude jaargangtitels zoveel mogelijk opgeschoond worden.
Activeer in het abonnementscherm met behulp van de muis de abonnementen waarvoor je de actie wilt uitvoeren (Shift+klik of Ctrl+klik). Ga vervolgens naar Abonnement > Verwijderen/opschonen > Verwijder exemplaren per periode.
Vul de periode in waarvoor je wilt opschonen zoals die ook bij het ontvangen van afleveringen is opgegeven: kalenderjaar of schooljaar.
De administratie-gegevens van de opgegeven periode worden opgehaald en afhankelijk van de situatie krijg je de vraag wat er moet/mag gebeuren met eventuele leenexemplaren.
Melding wanneer er geen uitleenexemplaren met status B zijn:
Melding wanneer wel uitleenexemplaren met status B zijn:
Kies je voor mogelijkheid 1 dan worden alleen de administratieve exemplaren opgeruimd (de zgn. abonnementsexemplaren).
Kiest je voor mogelijkheid 2 dan wordt daarnaast ook status A gegeven aan de twee gekoppelde leenexemplaren die Binnen zijn.
Exemplaren met status F, R, T of U worden ongemoeid gelaten en moeten waar nodig in het standaard werkproces afgeschreven worden. De betreffende jaargangtitel zal hierdoor nu niet naar de onderkant gaan. Als er alleen exemplaren waren geweest met status Binnen, dan zouden al deze exemplaren de status A hebben gekregen en zou de betreffende jaargangtitel wel naar de onderkant zijn gegaan.
Alleen leenexemplaren die volgens de tijdschriftenontvangst procedure zijn gekoppeld, kunnen op deze manier worden afgeschreven. Ze zijn terug te vinden in het abonnementenscherm middels de sneltoets <Alt E> of de knop Exempl rechts onderin het scherm.
Andere exemplaren, bijvoorbeeld ingelezen via bijladen of gekoppeld via menukeuze 'koppelen', kunnen via deze weg niet getraceerd worden.