Overzichten Abonnementenbeheer
Signaleringslijst niet ontvangen tijdschriften
Client > Titels > Abonnementenbeheer > Overzichten > Signaleringslijst niet ontvangen tijdschriften
Dit overzicht bevat titels waarvan een exemplaar werd verwacht maar nog niet werd ontvangen. Doel van deze rapportage is om eenvoudig contact op te kunnen nemen met de betreffende leverancier.
Maak een keuze uit de betrokken leveranciers. Met de <Shift> en/of de <Ctrl> toets en de muis zijn meerdere leveranciers te selecteren (max 50). De keuzelijst bevat leveranciers die in de abonnementenadministratie voorkomen en waarvan exemplaren verwacht worden.
Druk op OK en vervolgens op Maak rapport.
Uitrekenen welke leveranciers in het rapport moeten worden kan even duren, vooral als de abonnementenadministratie mondjesmaat of nooit opgeschoond wordt.
Meer informatie over opschonen vind je in paragraaf Tijdschriftadministratie opschonen.
Titels met frequentie-codes die in de frequentietabel (Manager > Tijdschriften > TABFRE) uitgesloten zijn, Afdrukken op Signal.lijst = "N", worden niet opgenomen in het rapport.
Bij de frequenties waarbij in de tabel TABFRE Afdrukken op signal.lijst op "J" staat of waar dit veld leeg is, is het aantal dagen ingevuld waarna de volgende editie afgeleverd hoort te zijn. Is in die termijn de nieuwe editie er nog niet, dan komt het abonnement op de signaleringslijst.
Abonnementen met status 9 (opgeheven) worden niet genoemd. Abonnementen met status 8 (opgezegd) wel: de laatste aflevering kan immers nog ontbreken.
Het rapport toont alleen abonnementen van de eigen vestiging, aangevuld met de vestigingen zoals vastgelegd in de vestigingsgroep G_VST soort ABO. (Zie paragraaf Vestigingsgroepen.)
Het rapport is gegroepeerd per leverancier en per gesignaleerd abonnement worden de volgende gegevens getoond:
Rij 1:
- Ttitelnummer
- Titel
- Frequentie
- Periode waarna gesignaleerd moet worden (zoals vastgelegd in de tabel TABFRE)
Rij 2:
- Abonnement- en volgnummer
- Eigenaar
- Controledatum (Datum aanmaak rapport minus het aantal dagen genoemd als periode in de bovenliggende regel)
- Laatste (Ontvangstdatum van de laatst ontvangen editie)
- Bestelnummer (Jaargang en volgnummer van laatst ontvangen editie)
Rappelbrief openstaande tijdschriften
Client > Titels > Abonnementenbeheer > Overzichten > Rappelbrief Openstaande tijdschriften
Van tijdschriftnummers (edities) die nog niet ontvangen zijn, maar die wel hadden moeten komen, kan een rappelbrief worden samengesteld en naar de leverancier worden verzonden. Hiertoe wordt gebruikt gemaakt van de berichtenverwerker met soort herinnering "T0 " en functie "(HT0)".
Niet ontvangen tijdschriften worden verzameld als herinneringsberichten voor de actor "Leverancier", door per leverancier en per titelnummer een berichtregel samen te stellen. Hierdoor is de functionaliteit beschikbaar van vrije tekstkeuze, vormgeving en afdrukmogelijkheden.
Een voorwaarde om aan een rappelbrief te worden toegevoegd, is dat het tijdschriftnummer (editie) als niet-ontvangen is geregistreerd in de tijdschriftadministratie en dat bij het abonnement Rappelbaar op 'Ja' staat (zie ook Detail abonnement).
Om de rappelbrief in Wise te kunnen samenstellen is het nodig dat de NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) van de leverancier in de centrale leverancierstabel zijn ingevuld. Manager > Wise > Beheer organisaties > Adressen > Centrale leverancierstabel
Zonder leverancier worden de berichtregels wel aangemaakt, maar deze kunnen niet verwerkt worden en daardoor verschijnen de niet-ontvangen tijdschriftnummers ook niet op de rappelbrief.
Rappelbrief openstaande tijdschriften inrichten
Het inrichten van deze functionaliteit doe je in de Manager. Zie de handleiding Rappelbrief instellingen.
Rappelbrieven aanmaken
Voor het verzamelen van openstaande tijdschriftbestellingen is de job 'Tijdschriftrappel' gebouwd. Als voor een leverancier tijdschriften openstaan (het tijdschriftnummer (editie) is als niet-ontvangen geregistreerd in de tijdschriftadministratie, status = 'X') dan schrijft de job een berichtregel HT0 met het actor_id van de leverancier, aantal exemplaren en de vorm is 'formulier'. De 'Tijdschriftrappel' job start ook de berichtenverwerker om de formulieren aan te maken.
De job 'Tijdschriftrappel' wordt gestart in de Client > Titels > Abonnementenbeheer > Overzichten > Rappelbrief openstaande tijdschriften. De Job vereist de parameters Instantie en Aantal dagen te laat.
Vul het aantal dagen in dat het tijdschriftnummer te laat is en klik op Akkoord. Om de rappelbrief af te drukken ga je naar Client > Berichten > Print berichten.
Printklaar maken van het bericht is niet nodig, dit is al door de achterliggende job gedaan.
Selecteer een regel Herinneringen T0 (T0 = tijdschrift) met status ‘In wachtrij’ . Zet een vinkje naast PDF zetten. Klik vervolgens op ‘Toon als PDF’. Na het afdrukken verandert de status van ‘in wachtrij’ naar ‘gereed’.
De exemplaren worden gegroepeerd op leverancier en titelnummer. Als bestelnummer wordt het nummer meegegeven van het exemplaar dat als niet ontvangen is aangemerkt (zie handleiding ...). Worden er sindsdien meerdere exemplaren van de titel verwacht (als je een brief per maand maakt en een weekblad is in die maand helemaal niet ontvangen bijvoorbeeld) dan zullen deze allemaal hetzelfde bestelnummer meekrijgen.