Rappelbrief instellingen
In de Client zijn twee onderdelen waarin de rappelbrief een rol speelt. Dat is bij de openstaande bestellingen, en bij het abonnementenbeheer van de tijdschriften. Voordat een rappelbrief afgedrukt kan worden dienen er diverse parameters en instellingen in de manager aanwezig te zijn.
Rappelbrief openstaande bestellingen
Om openstaande bestellingen, per leverancier en eventueel per vestiging, in briefvorm te kunnen afdrukken dient er vooraf het nodige te worden ingericht.
De leverancier
Om de rappelbrief in Wise te kunnen samenstellen is het nodig dat de N.A.W.-gegevens (naam, adres, woonplaats) van de leverancier in de Centrale leverancierstabel in de manager ingevuld zijn (bicatWise > Beheer organisaties > Adressen > Centrale leverancierstabel). Ook moet de tabel Leveranciers per instantie zijn ingevuld om vanuit een specifieke vestiging een rappelbrief te kunnen versturen (bicatWise > Beheer organisaties > Adressen > Leveranciers per instantie).
De berichtenverwerker
De berichtenverwerker vereist tenminste één stuurregel. De openstaande bestellingen worden verzameld door de berichtenverwerker als
- Klasse = Herinneringen
- Functie = B0 (HB0)
- Style = wise/frm_rap (rapport op formulier)
- Prefix = HB0frm
- Foptype = pdf (uitvoer)
Maak in de manager bij onderdeel systeemWise > Berichten een stuurregel aan in tabblad Systeemtabel (voor meer informatie zie Tabblad Systeemtabel).
Vul de stuurregel in als bovenstaand. Het resultaat is te vinden bij tabblad Systeemtabel:
Tekstregels
Door per leverancier en per vestiging een berichtregel samen te stellen is er functionaliteit beschikbaar van vrije tekstkeuze, vormgeving en afdrukmogelijkheden. De tekstregels zijn optioneel. Ga naar systeemWise > Berichten > Berichten > tabblad Teksten om de teksten aan te maken die op de rappelbrief afgedrukt moeten worden. Gebruik bij het invullen van de tekst GEEN enter. De teksten zijn in real time aan te passen.
- Groep 01 (tekstgroep)
- Nummer 1 = tekst in ‘betreft’ bv rappel
- Nummer 2 = tekst in ‘aanhef’
- Nummer 3 = boodschaptekst
Verzameljob
Voor het verzamelen van openstaande bestellingen is de job bestelrappel gebouwd. Deze job verzamelt de openstaande bestellingen, exemplaren met status I. De datum van status I is ouder dan 7 dagen. Als bij de titel van het exemplaar de aanwinstdatum is gevuld, dan moet die in ieder geval 14 dagen zijn verstreken. De job schrijft de berichtregel HB0 met het actor_id (dat is niet het leveranciersnummer!) van de leverancier, de vestiging in de vorm Formulier.
Job starten
De job wordt in de Client gestart bij Titels > Overzichten > Rappelbrief openstaande bestellingen. De job kan ook handmatig in de manager gestart worden om de formulieren aan te maken.
- Ga naar Berichten, tabblad berichten en klik op Herinneringen.
- Vul het scherm in met de vestigingsnummer(s)
- Klik op OK
De job is vervolgens te vinden in het dashboard:
Rappelbrief openstaande tijdschriften
Voor nog niet-ontvangen tijdschriften kan een rappelbrief naar de leverancier verzonden worden. Hiertoe wordt gebruikt gemaakt van de berichtenverwerker met soort herinnering en functie T0 (HT0).
Niet ontvangen tijdschriften worden verzameld als herinneringsberichten voor de actor leverancier door per leverancier en per titelnummer een berichtregel samen te stellen. Zodoende is de functionaliteit beschikbaar van vrije tekstkeuze, vormgeving en afdrukmogelijkheden.
De leverancier
Om de rappelbrief in Wise te kunnen samenstellen is het nodig dat de NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) van de leverancier in de Centrale leverancierstabel in de manager ingevuld zijn (bicatWise > Beheer organisaties > Adressen > Centrale leverancierstabel).
De vestiging
De berichtregels worden verzameld voor een gekozen instantie en de daarbij behorende hoofdvestiging. Voor deze vestiging moeten de NAW-gegevens zijn ingevuld bij vestigingsbeheer, en de vestiging moet aan de instantie gekoppeld zijn als Hoofdvestiging voor administratieve doeleinden. De afzender is de naam van de instantie.
De berichtenverwerker
De berichtenverwerker vereist tenminste 1 stuurregel. De stuurregel wordt bij voorkeur ingesteld voor de hoofdvestiging hierboven. Anders wordt een regel voor vestiging 0000 verwacht. De openstaande bestellingen worden verzameld door de berichtenverwerker als
- Vestiging = 0000
- Klasse = Herinneringen
- Functie = T0 (HT0)
- Style = wise/frm_rap (rapport op formulier)
- Prefix = HT0frm
- Foptype = pdf (uitvoer)
Maak in de manager bij onderdeel systeemWise > Berichten een stuurregel aan in tabblad Systeemtabel. Voor meer informatie zie Tabblad Systeemtabel.
Tekstregels
Door per leverancier een berichtregel samen te stellen is er functionaliteit beschikbaar van vrije tekstkeuze, vormgeving en afdrukmogelijkheden. De tekstregels zijn optioneel. Maak in tabblad Teksten de teksten aan die op de rappelbrief afgedrukt moeten worden. Gebruik bij het invullen van de tekst GEEN enter. De teksten zijn in real time aan te passen.
 |
 |
- Groep 01 (tekstgroep)
- Nummer 1 = tekst in ‘betreft’ bv rappel
- Nummer 2 = tekst in ‘aanhef’
- Nummer 3 = boodschaptekst
Verzameljob
Voor het verzamelen van openstaande tijdschriftbestellingen is de job tijdschriftrappel gebouwd. Als voor een leverancier tijdschriften openstaan (status X als niet-ontvangen in Wise geregistreerd) dan schrijft de job een berichtregel HT0 met het actor_id van de leverancier, aantal exemplaren en in de vorm van formulier. Vervolgens start de job de berichtenverwerker en worden de formulieren aangemaakt. De job wordt gestart vanuit de Client > Titels > Abonnementenbeheer > Overzichten > Rappelbrief openstaande tijdschriften:
De Job vereist de parameters 'Instantie' en 'aantal dagen te laat'.
Let op: als een abonnement rappelbaar is, zorg er dan voor dat de leverancier altijd ingevuld is. Zonder leverancier worden de berichtregels wel aangemaakt, maar kunnen vervolgens niet verwerkt worden en daardoor verschijnen de niet-ontvangen tijdschriftnummers ook niet op de rappelbrief.
Afdrukken rappelbrief
Na het uitvoeren van de jobs moet het afdrukken van het formulieren plaatsvinden in de Client, bij Berichten > Print berichten. Voor openstaande bestellingen is dat Herinneringen B0, voor openstaande tijdschriften is dat Herinneringen T0. Printklaar maken van de berichten is niet nodig, dat is reeds door de achterliggende jobs gedaan.
Zie voor meer informatie:
Opmerkingen bij de rappelbrief tijdschriften
Als bestelnummer wordt het nummer meegegeven van het exemplaar dat als niet ontvangen is aangemerkt. Worden er sindsdien eigenlijk meerdere exemplaren van de titel verwacht (als je een brief per maand maakt en een weekblad is in die maand helemaal niet ontvangen bijvoorbeeld) dan zullen deze allemaal hetzelfde bestelnummer meekrijgen.