Bestelcyclus middels elektronische bestanden
Deze bestelcyclus beschrijft het bestellen middels elektronische bestanden. Het is een andere route dan de route van de NBD of MedioEurope (in NL).
Het wordt door de bibliotheken ook wel 'bestellen met bestelkoppeling' genoemd.
In België zijn er verregaande testen met diverse leveranciers, waaronder de Standaard Boekhandel en Medio-Europe.
In Nederland maakt op dit moment Boekhandel Paagman gebruik van deze mogelijkheid.
Deze cyclus moet in samenspraak met OCLC en de Leverancier opgezet worden.
De leverancierscode voor Paagman moet 000070 zijn.
Werkwijze
Door het importeren van het winkelmandje op de website van de leverancier wordt een aanbodbestand in de besteladministratie gecreëerd.
Afhankelijk van de werkwijze wordt óf de pre-order ingelezen, óf de orderfile.
Het verschil tussen pre-order en order file is dat bij de procedure via de pre-orderfile de bestellingen in OCLC Wise nog kunnen worden aangepast voordat de definitieve order naar de leverancier wordt verstuurd.
Sla voor het inlezen van de orderfile onderstaande stappen over en ga verder volgens procedure Inlezen Orderfile verderop in deze handleiding.
De bestellingen ingelezen via de orderfile liggen vast en kunnen niet meer worden aangepast. Deze bestellingen zijn ook niet terug te vinden in de besteladministratie, alleen via de orderadministratie.
Aanbodbestand aanmaken (pre-orderbestand)
Het verwerken/ inlezen van het pre-orderbestand
Zet het pre-orderbestand in bestandsbeheer bij map 'Invoer'. Lees vervolgens het bestand in via de Besteladministratie bij Beheer > Wise Bestellingen importeren.
Kies het juiste bestand,( klik op OK) en vervolgens op Akkoord.
Een BIRT-rapportage met de naam ‘Wise Order import proces’ verschijnt met vermelding van bestandsnaam en het bevat bestelnummer, titel, auteur, en tekst ‘Aangemaakt...’/ Gevonden. Titels die nog niet in Wise bekend zijn, worden aangemaakt (als de systeemoptie ORDERTT actief is).
Tijdens het importeren worden de titels gematched met de reeds aanwezige titels in het systeem. Het matchen gebeurt volgens de afgesproken procedure.
Aanbodbestand (pre-order) in de besteladministratie
Na het inlezen van het (winkelwagenbestand/ ) pre-orderbestand is er een nieuwe weekaanbodregel gecreëerd, met de volgende kolommen:
| Kolom | Uitleg |
|---|---|
| Weekaanbod | Opbouw is dag-maand-jaar/ volgnummer (dd-mm-jj/volgnummer) |
| Omschrijving | Leeg |
| Leverancier | In dit voorbeeld 'Standaard boekhandel' |
| Ordernummer | Afkomstig uit het bestand en om precies te zijn uit de tag referenceno. |
| Thema | Leeg |
| Status | Status van het weekaanbod is ‘Bestellen’ |
| Datum | Datum is afkomstig uit het bestand en om precies te zijn uit de tag ‘order date’. |
| Sluitingsdatum | Niet in gebruik. |
Tabblad Titels Aanbod
In dit tabblad staan de pre-order titels die ingelezen zijn.
Met informatie in de ter zake doende kolommen bestelnr (isbn of EAN nummer, of artikelnummer aangeleverd in de pre-order van Paagman), titel, auteur, besteld (aantal) en cat (T). Cat = T betekent dat de titel al in Wise aanwezig is. Er kunnen evt handmatige match en merge acties gedaan worden, wanneer u daarvoor bevoegd bent.
Tabblad Bestellingen
In Tabblad Bestellingen staan de titels met het ‘bestelde’ aantal op de website van de boekhandel.
Voorbeeld België:
- Met informatie in de kolommen
Bestelnummer, titels, auteur, eigenaar, plaatsvestiging, leverancier, Budget, Aantal, Prijs, Status, Initialen, koppelopmerking - De status van de bestelling is default Akkoord.
Voorbeeld Nederland:
Knop Wissel
Het scherm bestellingen laat zien welke bestellingen er zijn. Door te klikken op Wissel (rechtsboven) toggelt u tussen alle bestellingen en de bestellingen bij het actieve bestelnummer. Wat u te zien krijgt is afhankelijk van uw bevoegdheden.
Knop Bestelde Ex
Met deze knop kunnen de reeds bestelde exemplaren getoond worden of verborgen.
Het bestelverzoek
Wijzig bestelverzoeken op het tabblad bestellingen. Klik daarvoor op een regel om deze te activeren, de lijn wordt blauw. De rechtermuisknop toont een aantal acties:
Zet status akkoord
Alleen bestelverzoeken met de status Akkoord gaan mee bij het exporteren van de bestellingen naar de leverancier. Wijzig een bestelverzoek bij een niet gewenste status naar akkoord.
Zet status open
Wijzig om te voorkomen dat een bestelverzoek meegaat op de bestellijst naar de leverancier, maar het verzoek moet nog even bewaard blijven, de status van akkoord naar open.
Muteren van een bestelverzoek
Het bestelscherm opent bij het kiezen voor 'Muteren'.
- Een aantal velden zijn niet muteerbaar: Bestelnummer, Titel, Auteur, Aanbod, Scat, Materiaal en Eigenaar.
- De leverancier is ingevuld met Standaard boekhandel en de Prijs is afkomstig uit het pre-order bestand.
- Indien mogelijk voorspelt Wise reeds de Kast en het Budget.
- Klik op OK na het aanbrengen van de mutatie.
Klikken op de knop Budget toont welk bedrag al virtueel besteed is:
Splitsen
- Splits deze bestelling in het geval dat er meer dan 1 exemplaar is besteld.
- Het muteerscherm opent zich en geef aan voor welke plaatsvestiging 1 of meer exemplaren bedoeld zijn.
In onderstaande afbeelding zijn er 10 exemplaren besteld voor eigenaar en plaatsvestiging Genk. 2 exemplaren worden toegekend aan de plaatsvestiging Bibtruck Genk.
Het resultaat na klikken op OK is:
Verwijderen
Verwijder een bestelverzoek dat niet meer gewenst wordt.
Het genereren van een orderbestand - Wise bestellingen exporteren
Een bestelbestand maken voor de leverancier gebeurt NIET via Opties > Bestellijst leverancier maar in Beheer > Wise bestellingen exporteren.
Kies de leverancier waarvoor Wise een orderbestand moet aanmaken.
Selecteer één of meerdere budgetten (of geen indien alles voor deze leverancier besteld moet worden) en klik op Akkoord.
Vervolgens verschijnt het verslag als BIRT-rapportage.
In de Client is de status van het Weekaanbod gewijzigd van ‘Bestellen’ naar ‘In bestelling’ .Het bestand wordt opgeslagen in de map 'Bestel' in 'Bestandsbeheer'. De bestandsnaam is ORDER_A…xml.
LET OP: Er is een systeemoptie BSTVADD. Deze optie is per instantie in te regelen. Als deze optie op 'Ja' staat, worden gelijktijdig met het aanmaken van de export van de Wise bestellingen óók de bestelverzoeken met status Akkoord voor dezelfde leverancier uit het ABestelV meegenomen.
Het verwerken van het orderbestand in Wise
Bij het exporteren van de bestellingen naar de leverancier kunnen de bestellingen direct doorgezet worden naar de catalogus. In dat geval hoeft er GEEN handmatige handeling (bijwerken catalogus) meer worden verricht. Dit geautomatiseerde proces is per instantie in te stellen met de systeemoptie BST2CAT.
- In de besteladministratie is de status van de bestelling van ‘Akkoord’ naar ‘Besteld E’ gegaan.
- In de catalogus is bij een bestelde titel een exemplaar aangemaakt met status ‘I’ (in bestelling).
Inlezen Orderfile
Upload in 'Bestandsbeheer' bij mapje 'Invoer' de bestanden. Het inlezen van een orderfile, gaat via Titels - Orderadministratie.
Na het inlezen van de orderfile verschijnt er ook weer een BIRT-rapportage. De order is niet zichtbaar via de Besteladministratie.
De order is te bekijken in de Order administratie via Factuur > Factuur selecteren:
In tabblad 'Openstaande Bestellingen' is zichtbaar welke orders er besteld zijn:
Als de kolom 'Birt-id' is gevuld, is het verslag op te halen met de knop Verslag.
Het is hierdoor ook mogelijk om van de Orderfiles die middels een API zijn ontvangen, het verslag te bekijken.
LET OP! 1: alleen verslagen waarin de kolom Birt-id is gevuld, zijn op te vragen. Dit geldt dus niet voor in het verleden ingelezen order files.
LET OP! 2: Het is ook mogelijk de preorder over te slaan en alleen een Orderfile in te lezen. In dat geval zijn de orderregels niet meer in te zien in de Besteladministratie. Ze verschijnen dan niet meer in ABESTELV.
Het verslag laat de volgende informatie zien:
- De naam van de ingelezen orderfile,
- De code van de leverancier. In dit geval 000002, wat de code voor Standaard is,
- Een opsomming van de titels uit het bestand,
- Het resultaat van de match in Wise. Dit kan zijn:
- Aangemaakt: de titel is niet gevonden, maar aangemaakt,
- Gevonden: de titel is gevonden,
- Een opsomming van de orderregels,
- De besteldatum,
- De vestiging waarvoor is besteld,
- Het aantal,
- De prijs,
- Publicatiejaar,
- Titelnummer,
- Mediumsoort (achter titel).
Klik in het keuzescherm op Akkoord om de orderregels in Wise te bekijken en eventueel aan te passen.
Inlezen shipmentfile / Pakbon / Geleidebon
Het inlezen van de shipmentfile, gaat analoog aan de orderfile. Na het inlezen van de file verschijnt er ook weer een BIRT-rapportage.
De pakbonnen zijn te bekijken in de Orderadministratie via Factuur > Factuur selecteren:
In tabblad Ontvangen pakbonnen is zichtbaar welke exemplaren ontvangen zijn:
Ook hier is het verslag in te zien met dezelfde informatie als in het orderbestand. Klik in het keuzescherm op 'Akkoord' om in de orderregels van Wise te komen:
Koppelen met bestelbestanden
De ontvangen exemplaren dienen, als via deze route besteld wordt, worden gekoppeld met 'Koppelen met bestelbestanden':
Na het invullen van het bestelnummer of ISBN, wordt het bestelde exemplaar gevonden of wordt er een lijst gegeven met exemplaren waaruit men kan kiezen:
Opschonen bestelbestanden in de besteladministratie.
Verwijder de correct verwerkte aanbodbestanden handmatig. Met de optie BSTCLUP worden deze aanbodbestanden automatisch opgeschoond tijdens de wekelijkse job. Voorwaarden zijn:
- Status van het aanbodbestand is bevestigd (5),
- Exemplaren zijn doorgezet naar de Catalogus,
- Aanmaakdatum van aanbodbestand is ouder dan 54 dagen,
- BCB-job moet actief zijn ook al werkt de organisatie niet met BCB's.