Bestelcyclus andere leveranciers
Lokaal aanbodbestand aanmaken
Naast de 'kant-en-klare' aanbodbestanden van derden kan het wenselijk zijn om zelf een titelbestand aan te maken, bv voor de provinciale uitgaven. Hiervoor dient in de manager een bestelaanbodsoort te zijn aangemaakt, bv I van Intern aanbod of bij de bestelreeks.
- Kies in menukeus Beheer > Nieuw Aanbodbestand.
- Maak vervolgens de keuze voor de reeks, aanbod (periode) en soort. Vul eventuele verdere gegevens in en klik op akkoord. Een aanbodheader is aangemaakt.
Nu de header is aangemaakt kunt u titels in het aanbod opnemen.
Open de aanbodregel en vul het aanbod middels tabblad Titels:
Titel in aanbod maken
biedt de mogelijkheid om een eigen titel in te voeren. Een nieuwe titel invoeren is tevens mogelijk via Titels > Nieuwe Titel. Zie hiervoor Nieuwe titel.
Vul de velden in.
- ISBN alleen invullen als deze bekend is.
- Lokaal bestelnummer is een lokaal uitgedeeld nummer en heeft geen betekenis ter identificatie van het item in de (boek)handel.
- Zowel ISBN als lokaal bestelnummer ingevoerd? Dan wordt het ISBN meegenomen als bestelnummer in het aanbodscherm.
- Het nummer mag uit cijfers en/of letters bestaan, bijv. de datum van vandaag met initialen en een volgnummer.
- Bij het invullen van een lokaal bestelnummer wordt gedetecteerd of het in te voeren lokale bestelnummer reeds bestaat; hier wordt melding van gemaakt.
- Doorgaan: twee titels met hetzelfde lokale bestelnummer in aanbodscherm
- Terug: mogelijkheid om het nummer aan te passen.
- Maak in het volgende scherm een keuze bij welke leverancier de titel besteld gaat worden en klik op akkoord.
Titel in aanbod opnemen opent de catalogus om een titel in het aanbod toe te voegen. Indien bekend wordt de titelprijs meegenomen/getoond. Maak een keuze bij welke leverancier de titel besteld gaat worden en klik op akkoord.
Wijzig status aanbodbestand - bestellen
Na het samenstellen van het lokaal aanbodbestand geeft u het aanbod status 2, bestellen. Nu kunnen collectievormers bestellingen plaatsen. Bij een bestelverzoek is ook hier de bestelstatus ‘Akkoord’.
Bestelbestand maken dmv bestellijst leverancier
- Voor bestellingen anders dan bij de NBD kunnen geen elektronische bestelbestanden aangemaakt worden. Sluit wel de bestelperiode door status 2 (bestellen) op 3 te zetten.
- De Bestellijst leverancier (onder Opties) kan gebruikt worden voor een overzicht van de bestellingen bij andere leveranciers dan NBD Biblion.
- Zet de cursor op het juiste aanbod en 'maak' de bestellijst.
- Het bestand kan verstuurd (bv per mail, per post) worden naar de desbetreffende leverancier.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| Aanbod | Vanuit besteladministratie het gekozen aanbod |
| Sortering | Waarop de uitvoer gesorteerd moet zijn. Bij keuze 'vestiging' is de sortering in de uitvoer op Instantie – vestiging. |
| Leverancier | Zet de juiste leverancier in het veld, de eerste leverancier van de organisatie staat in beeld. |
| Vestiging | Kies zo nodig een vestiging |
| Budgetten | Kies zo nodig een budget |
| Besteldatum | nvt - omdat er gewerkt wordt vanuit een aanbodbestand |
| Invoerdatum | nvt - omdat er gewerkt wordt vanuit een aanbodbestand |
| Zet bestelverzoeken op besteld |
De default is 'Nee'. |
Voor België:
In België wordt de bestellijst leverancier ook voor Medio Europe gebruikt. In dat geval wordt de status van akkoord naar besteld gezet.
Catalogus bijwerken
Bestellingen van overige leveranciers met status Besteld kunnen doorgezet worden naar de catalogus met keuze: Alleen bestelde titels.
Koppelen
Exemplaren dienen gekoppeld te worden via koppelen met factuur, niet via NBD/MEUkoppelen, zie de handleiding Koppelen.
Bestellen uit NBD/MEU-aanbod bij een andere leverancier
Lokaal kan besloten worden of een aangeboden titel uit een NBD of MEU-aanbodbestand bij een andere leverancier besteld moet worden. De collectievormer geeft in dat geval bij het bestellen aan bij welke leverancier de titel besteld moet worden. In tabblad bestellingen vindt de bestelbeheerder deze bestellingen terug met de gekozen leverancierscode.
Bestelbestand maken mbv bestellijst leverancier
Voor bestellingen anders dan bij de NBD /MEU kunnen geen elektronische bestelbestanden aangemaakt worden. Hoe dan wel te handelen?
- Sluit de bestelperiode door de status 2 (bestellen) van het aanbodbestand op status 3 te zetten.
- De Bestellijst leverancier (onder Opties) kan gebruikt worden voor een overzicht van de bestellingen bij een andere leveranciers dan NBD/MEU.
- Zet de cursor op het juiste aanbod en ‘maak' de bestellijst. Het bestand/ de lijst kan verstuurd worden naar de desbetreffende leverancier bv per mail of per post.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| Aanbod | Vanuit besteladministratie het gekozen aanbod |
| Sortering | Waarop de uitvoer gesorteerd moet zijn. Bij keuze 'vestiging' is de sortering in de uitvoer op Instantie – vestiging. |
| Leverancier | Zet de juiste leverancier in het veld, de eerste leverancier van de organisatie staat in beeld. |
| Besteldatum | nvt |
| Invoerdatum | nvt |
| Zet bestelverzoeken op besteld |
De default is 'Nee'. |
Voor België:
In België wordt de bestellijst leverancier ook voor Medio Europe gebruikt. In dat geval wordt de status van akkoord naar besteld gezet.
Vanaf 6.6.5. is het mogelijk de bestellijst per budget op te maken:
Bestellingen naar catalogus.
Bestellingen met status Besteld kunnen doorgezet worden naar de catalogus met keuze: Alleen bestelde titels.
Koppelen
Exemplaren dienen gekoppeld te worden via koppelen met factuur, niet via NBD/MEUkoppelen, zie Koppelen.