Groot onderhoud NBD - catalogusonderhouds- bestanden

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Algemeen

Op de site van NBD Biblion staan verslagen van de Werkgroep Classificatie, deze worden bij verschijnen ook meegeleverd in het ai-bijvoegsel. Hierin kunt u definitieve aanpassingen en voorstellen tot aanpassing vinden. Definitieve aanpassingen in de SISO verwerkt u bij voorkeur in uw SISO-tabel (manager, TABSNM) voordat het hier bedoelde 'groot onderhoud' verwerkt wordt. Ook als u bij het plaatsen geen gebruik maakt van de SISO! Uw scats zullen nl grotendeels op grond van siso's tot stand komen.

De 'groot-onderhoudbestanden' bevatten titelbeschrijvingen van de laatste 10 jaar (boeken) of 5 jaar (overige media). Uw catalogus kan oudere titels bevatten die ook in aanmerking komen om omgewerkt te worden.

Afhankelijk van de informatie van de siso-redactie kunt u deze titels soms eenvoudig als groep omwerken, en soms moet u ze stuk voor stuk met de hand afwerken.

Zaken die voor groepsverwerking in aanmerking komen zijn: siso 123.123 is vanaf nu siso 321.321. Dit doet u in de thesaurus.

Idem: (pim-)Trefwoord XYZ is vanaf nu (pim-)trefwoord ZYX.

Ook het overhevelen van bepaalde Pim-trefwoorden uit een rubriek naar een andere PIM-rubriek kunt u in de thesaurus uitvoeren.

Deze gevallen betreffen steeds ALLE titels met die gegevens.

Moet een bepaalde groep (siso – trefwoorden) uitgesplitst worden dan kunt u beter eerst het groot-onderhoud laden en dan alleen de overgebleven titels met die bepaalde gegevens splitsen. Ook in dit geval kunt u soms uit een groep van 100 snel de 5 vinden die u met de hand verwerkt om vervolgens de 95 andere met behulp van een thesaurus-actie om te werken.

In alle gevallen loont het om vooraf de verslagen van de siso-commissie goed door te lezen en te proberen de gevolgen voor uw eigen catalogus (incl. onderkant!!) in te schatten.

Catalogus-onderhoudsbestanden worden door NBD Biblion geleverd met de volgende namen (NB Deze opsomming is op grond van in het verleden door NBD Biblion geleverde bestanden):

ca	auteur–catalogusonderhoud // avi-catalogusonderhoud
ch	hoofdwoordkeuze-catalogusonderhoud
cl	leeftijd–catalogusonderhoud
cp	Pim–catalogusonderhoud
cs	siso–catalogusonderhoud
ct	trefwoorden–catalogusonderhoud

Een eventuele derde letter geeft afwijkende media aan:

a	avm-titels
m	bladmuziek-titels

Bestand ctm...dat bevat dus catalogusonderhoud voor Trefwoorden bij bladMuziek.

Per jaar wordt over het algemeen drie maal een set geleverd. De nummering daarvan is tot nu toe als volgt: 0112 = set 01 in jaar 2012.

Bestand cs_0111.dat is: Catalogusonderhoud Siso uit set 1 van jaar 2011.

Het mag duidelijk zijn dat deze sets het best op volgorde ingelezen kunnen worden om te voorkomen dat oudere aanpassingen nieuwere overschrijven.

Bij het laden wordt als volgt een aanbodbestand opgebouwd:

Onderhoudstitels waarvoor catalogustitels aangetroffen zijn worden in het aanbodbestand opgenomen zodat ze beoordeeld/behandeld kunnen worden.

Onderhoudstitels waarbij uitsluitend onderkanttitels gevonden worden, overschrijven de onderkanttitel direct en worden alleen op het verslag gemeld.

Onderhoudstitels waarvoor geen vergelijkbare titels gevonden worden, worden niet geladen.

NB- Het inlezen van de titels vergt meer tijd dan normaal. Houdt u bij het doorzetten naar de catalogus van deze titels er ook rekening mee dat de updateserver lange tijd bezig zal zijn om de thesaurustellers en de woordindexen bij te werken. Het zijn zeer zware jobs.

Werkwijze

A – bestanden klaarzetten van 1 set

Onderhoudsbestanden dienen te worden neergezet in de directory /home/bxmas/onderhoud

Het is verstandig alleen bestanden uit dezelfde set neer te zetten. En deze bestanden na verwerking te vervangen door die uit een volgende set.

B – kies een geschikte dag

Het is verstandig het verwerken van groot-onderhoudsset geheel af te maken tussen het verwerken van aanbodbestanden in. Dus bijv. op woensdag en donderdag (uitgaande van het inlezen van de aanbodbestanden op dinsdag en medianieuws op vrijdag).

C – alle bestanden van 1 set na elkaar importeren

In bestelbeheer kiest u voor 'Beheer' – 'Onderhoud importeren'.

Pas er voor op dat u dergelijke c...-bestanden niet als een normaal aanbodbestand inleest. De bestanden hebben allerlei eigenschappen waardoor het aanmaken van de titels in dat geval fout kan/zal gaan.

Na de keuze 'Onderhoud importeren' schakelt Wise over naar de aparte aanbodreeks 'Onderhoud' en maakt u uw keuze uit de klaarstaande Onderhoudsbestanden.

Indien er meerdere sets geleverd zijn sinds de laatste verwerking verwerkt u ze bij voorkeur op chronologische volgorde. Dus eerst SET 01 van JAAR 2013 en dan set 02 van jaar 2013 en dan SET 01 van jaar 2014 etc.

De volgorde waarop u de bestanden inleest binnen een set is niet van belang.

Lees wel alle bestanden uit een set achterelkaar in voordat u titels doorzet naar de catalogus. Daardoor worden de aangeboden titelbeschrijvingen binnen de set direct al ontdubbeld.

Tijdens het inlezen worden onder-in-de-bak aangetroffen titels direct geupdate. Deze worden wel op het verslag gemeld, maar verder niet ter controle aangeboden.

De onderhoudstitels waarvoor wel een variant in de Catalogus wordt aangetroffen worden in het aanbodbestand geladen. Dat betekent dat u in deze onderhouds-aanbodbestanden uitsluitend titels zult tegenkomen met een ZIE-titel in het 2e venster.

Het kan – vooral bij AVM – uiteraard voorkomen dat alle onderhoudstitels uitsluitend onder-in-de-bak titels updaten en er geen enkele catalogustitel is die voor onderhoud in aanmerking komt.

D – titels checken – 2e venster controle

De tweede venster-controle dient om te checken of de titel in het tweede venster klopt. Uitgerekend bij groot onderhoud kan immers 'oud zeer' de kop op steken: door gevallen waarbij ooit verkeerde verkeerde LID-koppelingen zijn ingelezen kunnen verkeerde titels in het tweede venster staan.

In dat geval is het van belang de titel te verwijderen uit het tweede venster. Denk aan de gevallen uit 2008/2009 waarbij verwisseling optrad van de LID's voor de titels 'kleine beestjes' met 'voetbal' en 'dinosaurussen' met 'haaien' etc.

Het is verstandig bij de onderhoudsbestanden de door Wise uitgerekende cat.modus niet te veranderen, die zijn uitgerekend op grond van onderstaande overwegingen:

'Vervang...' :

De NBD-gegevens in de onderhoudstitel zijn recenter dan de NBD-gegevens in de catalogustitel (op basis van picatimestamp in kmc 2010) en het jaar van uitgave is niet ouder dan die van de catalogustitel.

'Komt bij...':

Het publicatiejaar van de onderhoudstitel is ouder dan die van de catalogustitel. In dit geval zal via een ander LID al een onderhoudstitel als 'Vervang...' aangeboden zijn en wordt de titel van het hier aangeboden LID bij de catalogustitel gevoegd. Deze code 'Komt bij..' wordt ook uitgedeeld als de titel in een ander onderhoudsbestand van deze set al verwerkt is.

Daardoor wordt deze titel-onder-in-de-bak opgeruimd en blijft niet zwerven.

'Niet...':

De titel die bij dit LID hoorde is in hetzelfde aanbodbestand (of ander in deze SET) al samengevoegd met de titel van een ander LID met een recenter publicatiejaar (omdat dit specifieke LID niet in de catalogus voorkwam).

Er zijn bij dit LID dus geen titelgegevens meer om in te lezen, dat gebeurt in die andere regel.

E – titels doorzetten naar de catalogus

Na de tweede-venstercontrole kunt u de bestanden een voor een naar de catalogus doorzetten met menukeus 'Catalogus bijwerken' keuze 3 (alle titels) of 2 (bestelde + catalogus-titels) .

Na de verwerking kunt u – eerst scherm verversen – door te sorteren op kolom 'Cat' zien of er een geval is dat niet verwerkt is, dat geen 'T' gekregen heeft.

Mogelijke oorzaak: er is een variant aangetroffen waarmee in de software geen rekening is gehouden.

Mocht er aanleiding zijn om te denken dat de software iets fout verwerkt heeft, graag melden. Doordat de software rekening houdt met de stand van zaken in uw catalogus kan het zijn dat gevallen die bij u voorkomen in onze testdatabases ontbraken.

F – onderhoudsbestanden opruimen

Zodra alle titels van een set onderhoudsbestanden verwerkt zijn kunt u de betreffende aanbodbestanden opruimen (Menukeus Beheer – Verwijderen).

Daarna kunt u met een nieuwe set starten.