Doorgaan naar hoofdcontent

 

OCLC Wise Support NL

Bestellen door collectievormers

Bestellen vanuit aanbodbestand

De collectievormers kunnen titels besteld worden via tabblad Titels > Besteladministratie.

Standaard worden (per aanbodreeks) alleen de aanbodbestanden met status 2 – Bestellen getoond. Als de rolfunctie Bestel_beheer op minimaal Vestiging, Lezen (1-0-0) staat, worden ook aanbodbestanden met een hogere status getoond.

 Express titels blijven een half jaar bestelbaar.

Selecteer het gewenste aanbod, dubbelklik op de regel of klik op tab Titels/Aanbod en de aangeboden titels verschijnen.

Eerst wordt het aanbod opgehaald en pas na het selecteren van de hoofdgroep en de subgroep (RCB/BCB) wordt de regel van een titel met een besteladvies groen.

clipboard_e8ec24feee50bcd5e3a27e9a85c1e25e2.png

Scherm Titels/Aanbod bestaat uit de volgende kolommen:

Kolom Uitleg

Bestelnr

Bestelnummer

Titel

 

Auteur

 

NBD-CAT

NBD-categorie 1 t/m 5 aangevuld met leeftijd, indeling of genre

AA

 

MEQ

 

Aanbieding

Opgave NBD Biblion, aanbod ook: SO-code, BN, Express titel, Intekenserie.

Vanaf 8.0.0 ook SB1 t/m SB4 (afkomstig uit bestelabonnementen  (TABBAB)) 

Status

Opgave NBD Biblion, Bijzonderheden zoals vooraanbieding, heruitgave enz.

Besteld

Welke worden op grond van een abonnement verwacht of welke bestellingen zijn er inmiddels gedaan.

Bv. 5/0: eigen vestiging heeft 5 exemplaren in bestelling, de andere vestigingen waarvan de besteller de bestellingen mag zien heeft 0 bestellingen.

Catalogus

T=titel in cat, E=exemplaren bij titel, Leeg, Zie, Zie ook 

RCB-Cluster

Indien gebruik gemaakt wordt van RCB/BCB, dan worden de clusters vermeld.

AI-volgnummer

 

PPN

PPN

Klik op de header van een kolom om de gegevens op die inhoud te sorteren.

Tabblad opties

Indien de tekst lichtgrijs is dan is die optie op dat moment niet toepasbaar. In een volgend venster/tabblad kan de optie wel toepasbaar zijn. Bijvoorbeeld een bestelverzoek wissen is niet mogelijk indien er nog geen bestelverzoek is gedaan.

Sneltoets Optie Uitleg

Ctrl-B

Bestellen

Het bestelscherm wordt geopend om de getoonde titel te bestellen.

Ctrl-F9

Wis verzoek

Een bestelverzoek kan ongedaan gemaakt worden. Na ingave van F9 wordt er om een bevestiging gevraagd.

CTRL-C

Catalogus

De mogelijkheid om direct naar de catalogus te gaan

CTRL-K

Wijzig Koppelopmerking

Bij een selectie van bestelverzoeken in besteladministratie de koppelopmerkingen kunnen wijzigen.

Ctrl-D

Detail titel

De detailgegevens van de titel komen naar voren.

F5

Zoeken

Biedt de mogelijkheid om op LID/Isbn, titel, auteur en woord in titel te zoeken.

Ctrl-Z

Zie ook

Switchen van jeugd- naar volwassen-aanbieding of omgekeerd in geval van dubbelaanbieding.

Ctrl-J

A.I.

De AI-info wordt in een venster getoond, aangevuld met het ISBD-blok en moeilijkheidsgraad.

Ctrl-S

Bestellen stichting

Mogelijkheid om voor meerdere vestigingen tegelijk te bestellen, zie Stichting bestellen hieronder voor uitleg.

Ctrl-F

Ververs

Wijzigingen worden niet altijd direct zichtbaar, ververs daarom het scherm met Ctrl-F.

Ctrl-O

Overzicht

Diverse besteloverzichten zijn te produceren. Het is mogelijk om per leverancier de bestellingen te printen, per vestiging(en) en van een bepaalde periode.

 

Bestellijst Leverancier

Hier kan  een bestellijst gemaakt worden die naar een leverancier gestuurd kan worden. Er kan geselecteerd worden op vestiging(en) en budgetten. Tevens kan er worden aangegeven of bestelverzoeken ook gelijk meebesteld moeten worden.
  Besteloverzicht Leverancier Hetzelfde als Bestellijst Leverancier, alleen verschilt de opmaak van het rapport, wat het makkelijker maakt om naar Excel te exporteren en dan naar de leverancier te sturen.

Ctrl-E

Besteladvies

Welk besteladvies kent de titel na kiezen van RCB cluster

F2

Quit

Met F2 sluit het scherm

Tabblad Bestellingen

Het scherm Bestellingen laat zien welke bestellingen er zijn. Door te klikken op Wissel (rechtsboven) toggel je tussen alle bestellingen en de bestellingen bij het actieve bestelnummer. Wat je te zien krijgt is afhankelijk van je bevoegdheden.

Verwachte bestellingen op grond van abonnementen worden in kolom Status getoond met de aanduiding 'Abonnement'. Voor deze bestellingen zullen pas exemplaren gemaakt worden bij levering, ze worden hier uitsluitend getoond ter attendering.

clipboard_e8ce7ce87a448f70863b2e90232777cc8.png

Tabblad Details

Het scherm Detail geeft de informatie van de titel weer met – indien aanwezig bij NBD Biblion – een omslagafbeelding. Met sneltoets Ctrl-J kan de AI opgeroepen worden. Het tekstblok van de AI kan met de muis groter worden getrokken aan de rechteronderhoek.

Vanaf 8.0.0: als je met de muis op de cover van de titel gaat staan verschijnt er een handje. Door nu te klikken kom je in de webshop van de NBD. 

Op dit scherm is ook zichtbaar hoeveel bestellingen er bekend zijn en of het in een aanbieding valt.

clipboard_e5fc80deb75134f05c11711afa4833fb4.png

Afhankelijk van de inlogbevoegdheden en de instellingen van de netwerkgroep VSS en VSB van de vestiging is ook zichtbaar welke vestigingen exemplaren van de titel hebben en/of bestelverzoeken (b.v.:) hebben gedaan.

Het roodomrande gedeelte somt de vestigingen op vanuit de VSS groep en daaronder de vestigingen vanuit de VSB groep, die nog niet op het scherm staan.

clipboard_ee229ff7bad6b1d8a67a2a2f5e792300f.png

Bestellen met sneltoets Ctrl-B

Bestellen is ook mogelijk op aanbodbestand met een andere status dan 2. De bestelling wordt een nabestelling, herkenbaarheid rechtsboven in het rood in bestelvenster.

Bestellen via Ctrl-B  geeft het volgende invulvenster:

clipboard_ea6dda61482ba06dd62fbc5b57c5f73ec.png

(Het veld 'Budget ruimte' is nieuw vanaf versie 8.0.1.)

De keuzes bij NBD-code en Bindwijze afhankelijk van de gekozen leverancier. Het volgt de instellingen uit de Manager.

Toelichting velden

Veld Uitleg

Bestelnummer

De gegevens van de titel en de bestelgegevens.

Bestelnummer wordt, in geval van nabestellen vanuit de catalogus, getoond met nieuwste bovenaan. Indien LID en isbn niet bekend zijn dan wordt het lokale nummer getoond (indien aanwezig)

Aanbod

Het actieve aanbod -

Indien besteld wordt op een titel uit een aanbod met een afwijkende status dan wordt het bestelverzoek opgenomen in het BestelV bestand.

Titel
Auteur
Prijs
Scat
Materiaal

De titel is aangevuld met de mediumsoort.

Prijs: dit is de indicatieve prijs vanuit de NBD.

Initialen

Ruimte voor de initialen van de besteller, niet verplicht.

Eigenaar

De vestiging die de rekening betaalt en de juridische eigenaar is.

Via de dropdownbox bij Eigenaar kun je een andere vestiging selecteren, alleen een vestiging waarvoor je mag bestellen.

Plaatsvestiging

De vestiging waar het exemplaar in de kast gezet wordt, hoeft niet perse bij de eigenaar te zijn, kan ook een filiaal zijn.

Via de dropdownboxen bij plaatsvestiging kun je een andere vestiging selecteren, alleen een vestiging waarvoor je mag bestellen.

Bij bestellen voor een routecollectie waarbij eigenaar = plaatsvestiging wordt bij het koppelen het nieuwe exemplaar op niveau ingeschoten.

Bij bestellen voor een routecollectie waarbij de plaatsvestiging afwijkt van de eigenaar dan wordt het exemplaar ingeschoten bij de plaatsvestiging.

Bestelmethode

Er kunnen bestelmethoden gedefinieerd zijn. Het kiezen van een bestelmethode is een opdracht: Wise, vul ANDERE velden zoals opgegeven in de tabel in de manager. (Bv. NBD-code en/of budget en/of routecollectie).
De methode zelf wordt niet opgeslagen. Het is immers niet interessant hoe de vulling van de betreffende velden tot stand gekomen is.

Leverancier

Bestelling wordt gedaan bij xxx.

NBD heeft code 000001

MedioEurope heeft code 000032

NBD-code

De code is afhankelijk van de gekozen leverancier. De instellingen uit de manager worden gevolgd.

Is de leverancier de NBD dan is er een 3-cijferige code waarop de bestelling geplaatst moet worden.

Bij andere leveranciers zijn er langere codes mogelijk.

 

Kast

Kast waar het exemplaar geplaatst wordt op grond van de eigen tabellen.

Er kan ook een afwijkende kast worden gekozen, bv een kast Waargebeurd of Aanwinstenkast

Collectie

Mogelijkheid om aan te geven in welke routecollectie het materiaal opgenomen moet worden.

Bindwijze

Code om exemplaar met een van de standaard afwijkende bindwijze te bestellen

ETL3 en ETL6 voor express titels van NBD Biblion

ONIN(gewerkt) ‘vanaf ergens in 1e kwartaal 2019’ bij NBD Biblion voor express titels, weekaanbod en nabestellingen

BB, BI, LA en RE, + varianten bij MedioEurope.

De bindwijze wordt gefilterd op de gekozen leverancier en volgt de instellingen uit de manager

Aantal

Default is 1, max is 999. Bij een bestelling van meer dan 20 exemplaren volgt een melding.

Koppelopmerking

Deze koppelopmerking wordt getoond bij het koppelen. Een koppelopmerking is een interne mededeling en niet voor de NBD. Bij inname van een nieuw exemplaar in de vestiging wordt de koppelopmerking getoond in het plaatsingsscherm.

Advies om in de koppelopmerking de tekens <>& (groter/kleiner dan en ampersand) niet of spaarzaam te gebruiken – NBD Biblion vertaalt ze naar een 3 posities lange tekst en kan daardoor een verhaspeling van de orderkey veroorzaken

NBD-categorie

De NBD-categorie geeft de verkorte typering aan. Mag niet worden gewijzigd.

Bijz.collectie

Evt. te gebruiken als titel wordt aangeschaft voor een bijzondere collectie, apart budget kan ingesteld zijn.

Budget

Budget dat belast wordt door de bestelling.

Budgetruimte

(Vanaf versie 8.0.1)

Hoeveel budget is er op dit moment beschikbaar.

Als de optie BUDWARN  (in de Manager)  is gezet voor de ingelogde vestiging dan komt er eerst een pop-up met waarschuwing dat het budget negatief is, voordat het bestelscherm verschijnt.

clipboard_ea8870a90642a481b4e5a698425edb296.png

Akkoord

Wijzigen van 'akkoord' is alleen bestemd voor bestelbeheerder.

Reden afwijzing

Kan gevuld worden.

Ter inzage

Standaard op Nee.

Bij bestellen kan reeds aangegeven worden of er een leenblokkade moet gaan gelden.

Uit voorraad

Standaard op 'Nee'. 'Ja' is niet in gebruik.

Voor België:
Leverdatum

 

Voor België:
Verwachte leveringsdatum. Dit veld wordt in Vlaanderen wél gevuld. In NL is dit niet in gebruik.

Invoerdatum

Op welke datum en op welk tijdstip is het bestelverzoek gedaan.

Besteldatum

Op welke datum en op welk tijdstip is het bestelverzoek besteld.

OK= akkoord met ingevulde gegevens
Quit= annuleren
Budget= presentatie van het budget

Budget

Bij bestellen kan het bijbehorende budget getoond worden, waarbinnen deze bestelling gaat vallen. Een willekeurig voorbeeld: 

clipboard_e8b74bfd23c0ff743515d055c5e96bba5.png

Veld Uitleg

Budget

Van welke vestiging en welk budget.

Weekruimte

Wordt bepaald door het Netto budget te delen door 52 weken.

Totaal Budget,
Totaal Geboekt
Totaal Besteld

Is de som van de drie daar onderstaande regels: wv overloop, wv SO en wv Netto

(oranje pijlen)

Ruimte

Totaal budget minus totaal geboekt minus totaal besteld = ruimte.

Oftewel: ruimte + besteld + geboekt = budget

Bestelverzoeken

Openstaande bestelverzoeken van dit moment.

Bij het doorzetten van de titels naar catalogus wordt dit bedrag verminderd met besteld bedrag en dat bedrag wordt in kolom besteld opgehoogd.

Ruimte na bestellen

Bij doorzetten van huidige openstaande bestelverzoeken naar bestellingen resteert dit bedrag

Netto tm week 45

Aantal weken (45) vermenigvuldigen met bedrag van de weekruimte.

Bedrag rechts

Het verschil tussen 'Netto t/m week ' minus
netto geboekt minus
netto besteld minus
verschil SO bedrag (So-budget minus geboekt minus besteld) minus
verschil Overloop bedrag (overloop budget minus geboekt minus besteld)

Ruimte na bestellen t/m week

Zelfde berekening als hierboven, maar met de bestelverzoeken verrekend.

Anders gezegd: saldo verminderen met de openstaande bestelverzoeken.

Ziet het budgetoverzicht er als volgt uit? Dan staat de systeemoptie BUDWEEK op nee.

clipboard_e41f1a9f9016500c1fec328c320cd927e.png

Bestellen met sneltoets Ctrl-S (Stichting bestellen)

Het is mogelijk om voor meerdere/alle vestigingen in één keer een titel te bestellen. Voor welke (groep) vestigingen is afhankelijk van de ingestelde bevoegdheid bij de rolfunctie bestel_aanbod (zie Tabel rol_functies per systeemrol). Het maximum aantal vestigingen is inmiddels uitgebreid naar 400.

Bestellen is mogelijk op aanbodbestanden met status 2 bestellen en 3 nabewerking. Heeft het aanbodbestand een andere status dan komt er de melding dat de bestelling een nabestelling wordt.

Toets Ctrl-S in (de 'S' staat voor 'Stichting bestellen'). Het scherm ziet er dan als volgt uit:

clipboard_ef3dc240eb7a25bf4f24be418bac00c82.png

Enkele velden waarop toelichting nodig is:

Veld Uitleg

Initialen

Hier kunnen initialen worden ingevoerd; deze worden meegenomen in het overzicht met bestellingen.

Koppelopm. (in groene titelblok- gedeelte)

Koppelopmerking ingevuld: geldt voor alle vestigingen waar de titel op dat moment voor wordt besteld. De koppelopmerking wordt gekopieerd bij de bestelverzoeken voor alle vestigingen en is zichtbaar in kolom koppelopmerking rechts op het scherm.

Wordt het veld van de koppelopmerking tussendoor blanco gemaakt, dan komt er geen koppelopmerking bij het bestelverzoek dat gedaan wordt. Wordt vervolgens het veld weer met een nieuwe opmerking ingevuld, dan is deze koppelopmerking in gebruik bij het volgende bestelverzoek.

Achteraf een koppelopmerking toevoegen?

Zie Muteren bestaande bestelverzoeken.

Advies om in de koppelopmerking de tekens <>& (groter/kleiner dan en ampersand) niet of spaarzaam te gebruiken – NBD Biblion vertaalt ze naar een 3 posities lange tekst en kan daardoor een verhaspeling van de orderkey veroorzaken

 Bij het selecteren van een bestelmethode ná het invullen van de koppelopmerking, wordt de koppelopmerking al bij alle regels neergezet. Deze methode wordt vooral in België gebruikt.

Koppelopmerking in kolom rechts van vestiging/aantal/budget

De koppelopmerking is alléén voor deze vestiging bestemd.

De koppelopmerking wordt alleen opgeslagen als de cursor het veld verlaten heeft, dus dan pas op Opslaan klikken.

De koppelopmerking gedaan via groene titelblok wordt opgeslagen en in deze kolom getoond.

Advies om in de koppelopmerking de tekens <>& (groter/kleiner dan en ampersand) niet of spaarzaam te gebruiken – NBD Biblion vertaalt ze naar een 3 posities lange tekst en kan daardoor een verhaspeling van de orderkey veroorzaken

Leverancier

Als de instantie een eigen leverancierstabel kent dan wordt deze getoond. In de andere gevallen wordt de centrale leverancierstabel opgehaald.

Vanaf versie 7.1.0. (alleen NL) wordt standaard de leverancier 000001 (NBD Biblion) geselecteerd, ook bij 'Bestellen Stichting' vanuit de catalogus. 

Budget

De keuzelijst staat telkens default op <leeg>, waardoor voor elke vestiging de default budgetcode wordt gehanteerd. De budgetcode wordt genomen van de laatste, onderste vestiging in de rij waarvoor S besteld wordt.
Voor elke nieuwe stichting-bestel-actie staat de keuze weer op leeg.

Indien de gebruiker een keuze maakt uit de budgetlijst, dan wordt voor iedere vestiging deze budgetcode gebruikt, waarvoor op dat moment besteld wordt.

Dit werkt alleen als alle vestigingen (ook waarmee je ingelogd bent) van dezelfde instantie zijn.

Moet er besteld worden met en zonder een andere budgetcode?
Bestel dan per groep apart met Ctrl-S, waarbij de ene groep de afwijkende budgetcode gebruikt en de andere niet.

Blijf in hetzelfde scherm, en kies bij ieder bestelverzoek een afwijkende budgetcode, indien nodig.

Aantal

1 positie. Dit om te voorkomen dat er per abuis 111 exemplaren worden besteld doordat een toets is blijven 'hangen'.

Als er eenmaal een aantal is ingevuld, dan met de backspace knop het aantal verwijderen en een nieuw aantal invoeren.

Is er een exemplaar aanwezig, dan wordt dit gemeld met het aantal uitleningen. Ex: 1/8

Voor bulk-bestellingen is het gewone bestelscherm te gebruiken waar maximaal 999 exemplaren ingegeven kunnen worden (bij meer dan 20 bestellingen wordt gewaarschuwd).

Als in de manager bij Beheer organisaties >  Vestiging > tabblad Exemplaren gebruikt wordt gemaakt van 'Begroting Afdeling 'dan wordt de plaatsvestiging geen eigenaar van het exemplaar.

Rood/roze veld aantal

Attendering; van deze titel is een exemplaar aanwezig of in bestelling of wordt verwacht op grond van abonnement

Bestelscherm oproepen van een vestiging

Dubbelklik in aanbodregel van de betreffende vestiging.
Hierdoor verschijnt het bestelscherm om bv de kastplaatsing of het budget te wijzigen.

Zie voor een uitleg Bestellen met sneltoets CTRL+B.

Referentie* Afhankelijk van de gekozen leverancier: volgt de instellingen in de Manager voor NBD bestelcode (= Referentie). 
Bindwijze* Afhankelijk van de gekozen leverancier: volgt de instellingen in de Manager voor Bindwijze.
Bestelmethode Dit werkt alleen als voor alle vestigingen deze bestelmethode is ingericht. Het is hiermee mogelijk om bijvoorbeeld per vestiging een vooringesteld aantal te bestellen.

Opslaan

Klik op Opslaan om de bestelling te bewaren

*De referentie en bindwijze zijn alleen te selecteren als voor de vestigingen die in het Stichting bestelscherm genoemd worden over dezelfde codes beschikken. De geselecteerde waarde zal dan ook doorgevoerd worden naar alle bestelregels.

In Nederland zal dit niet opgaan voor de referentie, omdat iedere vestiging een eigen referentie heeft (NBD Bestelcode).

De bindwijze kan wel gekozen worden. Deze is afhankelijk van de gekozen leverancier.

Bestellen met sneltoets Ctrl-E (Aanbod profiel met adviezen)

Organisaties met RCB kunnen bestellen middels besteladviezen. De besteladviezen zijn gebaseerd op basis van basisbibliotheek en houden rekening met het beschikbaar gestelde budget en andere ingestelde waarden. Om te kunnen bestellen met Ctrl-E dienen de aanbodbestanden met staffel te zijn geladen. Bestellen is mogelijk op aanbodbestanden met status 2 bestellen en 3 nabewerking.

Afhankelijk van de bevoegdheden in de manager verschijnt wel of niet de keuzemogelijkheid voor welk profiel er besteld gaat worden. Er kan afzonderlijk per profiel worden besteld.

clipboard_e58ace1ee2d02dfe9fd4390ee4a42cae0.png

Na het selecteren van de hoofdgroep en de subgroep wordt de benodigde collectieclusterindeling opgehaald met de daarbij geldende besteladviezen.

Toelichting op kolom AA:
De inhoud van de kolom geeft de AA-staffel weer. Ivm de aanwezigheid van meerdere kolommen en de breedte van het scherm is besloten om de kolom AA te noemen ipv AA-staffel.

De kolom RCB-cluster kan gesorteerd worden; deze sortering blijft behouden tijdens de sessie bij wisselen binnen (RCB) hoofd- en subgroep.
Bij wisselen tussen BCB hoofdgroepen en RCB hoofdgroepen blijft de sortering niet behouden.

De groene regels in het titel/aanbodscherm zijn titels met een besteladvies.

De gele regels zijn titels met een aanbieding, bv verzamelaanbieding, SO abonnement of Medianieuws.

clipboard_eb7a71c518edc34b0ae5b63c9c48a8b5a.png

Het bestelscherm toont de titels van het gekozen RCB-cluster, na intoetsen van E, op volgorde van N-P-O codes.

De systeembeheerder kan de volgorde van die NPO presentatie aanpassen.

Enkele velden waarop een toelichting nodig is:

Veld Uitleg

Blok met titelgegevens

Bestelnummer, titel en auteur.

Veld voor herdruk (on)gewijzigd en vooraanbieding.

Ook wordt het eventuele abonnement (V1, J1 enz) aangegeven.

AI tekst

Met 'Alt A' opent de AI-tekst.

Initialen

Ruimte voor de initialen van de collectioneur.

Koppelopmerking

Een koppelopmerking geldt bij de in beeld staande titel.

Extra knop: koppelopmerking voor alle bestellingen (bij deze titel).

De eerst ingevoerde koppelopmerking kan gelden voor alle bestellingen van de titel voor de vestigingen op dit venster.

Pér vestiging kan van de algemeen geldende koppelopmerking worden afgeweken. De vestiging waarvoor de afwijking moet gelden moet in beeld (vakje op 'opgelicht') staan wanneer de koppelopmerking door de gewenste wordt vervangen.

Wanneer er meerdere koppelopmerkingen bij een titel zijn ingevoerd, is dat te zien aan de rechterkant van het bestelscherm, in de koppelopmerkingkolom. Er staat dan <verscheidene koppelopmerkingen>.

Moet een koppelopmerking ongedaan gemaakt worden, maak dan het veld bij koppelopmerking leeg. Doe dit zo nodig per vestiging. In een keer alle koppelopmerkingen verwijderen is niet mogelijk.

In het tabblad bestellingen met optie K wijzig koppelopmerking kunnen voor geselecteerde regels de koppelopmerking gewijzigd worden.

Klaar met bestellen en bij 1 vestiging toch nog een bestelling voor een titel plaatsen waar verscheidene koppelopmerkingen voor zijn? Zet dan de koppelopmerking bij de vestiging.

Om te kijken welke koppelopmerkingen er zijn, klik op een groen vakje van een vestiging met een bestelling.

Advies om in de koppelopmerking de tekens <>& (groter/kleiner dan en ampersand) niet of spaarzaam te gebruiken – NBD Biblion vertaalt ze naar een 3 posities lange tekst en kan daardoor een verhaspeling van de orderkey veroorzaken

Adviesblok (rechtsboven)

Geeft informatie over het RCB cluster en de vestiging die 'voor' staat. (in de afbeelding zie je in het bestelblok het eerste witte vakje bij de titel en onder vestiging 8605 iets opgelicht staan).

Ga je naar een ander bestelvakje dan toont het gele adviesblok de bijbehorende informatie.

In de regel 'aanschaf p.j.' staat het geplande aantal aan te schaffen voor dit jaar.

In de regel 'Aanschaf heden' wordt geplande en werkelijke aanschaf weergegeven (in de tijd) met daarnaast het verschil in kleur.

'Aanschaf p w' : geeft het geplande aantal besteladviezen per week weer. Als de muis op het geplande getal staat wordt het aantal getoond dat per week wordt geadviseerd.


Bestelblok met de adviezen:

Veld Uitleg

Bestelscherm

Horizontaal staan de vestigingen waarvoor besteld mag worden.

Verticaal staan de titels die binnen het collectiecluster vallen.

Advies is aantal 1 of 0 voor een vestiging, hier kan van afgeweken worden.

Klik om de bestelling/bestelverzoek te accorderen op Opslaan bij het verlaten van het scherm. Zorg ervoor dat bij het opslaan de cursor in een vakje staat met aantal 0.

Dubbelklikken op een bestelvakje toont het bestelscherm van de vestiging.

N-P-O-C-(W)

Niveau - Populariteit - Oordeel - Culturele waarde - AA-staffel

Kleuren

In het bestelblok zijn diverse kleuren met de volgende betekenis

  • Oranje (titel): herdruk
  • Blauw (titel): deze titel staat 'voor' in het titelblok, de actieve titel
  • Lichtgroen: besteladvies
  • Heldergroen: besteladvies is behandeld en bestelverzoek is opgeslagen.
  • Roze/rood: reeds besteld (in bestelling of al ontvangen of verwacht o.g.v. Abonnement)
  • Wit: titel voldoet aan N-P-O voor de vestiging, krijgt geen advies, omdat er geen budget meer is
  • Grijs: titel voldoet niet aan N-P-O

Koppelopmerking kolom rechts

Ivm java problematiek toont deze kolom niet altijd de juiste gegevens. Als er meer informatie gewenst is over een vestiging en de koppelopmerking, zet dan de titel in beeld en zet tevens de vestiging in beeld.

Wise toont de opmerking <verscheidene koppelopmerkingen> wanneer een titel meerdere koppelopmerkingen heeft gekregen.

Wanneer later in de bestelweek nog een bestelling in het E scherm geplaatst moet worden bij de titel, vul dan eventueel in welke koppelopmerking gewenst is.

Advies om in de koppelopmerking de tekens <>& (groter/kleiner dan en ampersand) niet of spaarzaam te gebruiken – NBD Biblion vertaalt ze naar een 3 posities lange tekst en kan daardoor een verhaspeling van de orderkey veroorzaken

Bestellen met sneltoets Ctrl-E (Zonder adviezen)

Als de RCB is ingericht, maar geen gebruik gemaakt wordt van de gestaffelde aanbodbestanden van de NBD, kan je wel bestellen met de sneltoets Ctrl-E. Dit is mogelijk wanneer de licentie RCB besteladviezen is gezet.

Bestellen is mogelijk op aanbodbestanden met status 2 bestellen en 3 nabewerking.

image-8.png

Na het selecteren van de subgroep wordt de benodigde collectieclusterindeling opgehaald.

De gele regels zijn titels met een aanbieding, bv verzamelaanbieding, SO abonnement of Medianieuws.

image-14.png

Het bestelscherm toont de titels niet op volgorde van N-P-O codes, maar op volgorde van auteur, indien deze niet aanwezig is, titel en daarbinnen op LIDnummer.

Zie voor meer informatie Bestellen met sneltoets CTRL+E.

Enkele velden waarop een toelichting nodig is (afwijkend van bestellen met sneltoets Ctrl-E en aanbod profiel met adviezen):

Veld Uitleg

N-P-O

De kolom is leeg aangezien de aanbodbestanden zonder staffel zijn geladen

Adviesblok (rechts)

Geeft informatie over het RCB cluster en de vestiging die 'voor' staat. De N-P-O waarde is blanco.

Bestelblok

Kleur grijs:
er zijn geen adviezen.

Aantal in bestelling zijnde exemplaren wordt niet getoond, wel het aantal aanwezige exemplaren / uitleningen.

BCB- Bestellen

Bestellen met sneltoets Ctrl-E (met besteladviezen)

Bij het gebruik van de module BCB met een actief aanschafprofiel.

Na het selecteren van de hoofdgroep BCB en de eventuele subgroep wordt de benodigde collectieclusterindeling opgehaald met de daarbij geldende besteladviezen:

  • De groene regels in het titel/aanbodscherm zijn titels met een besteladvies.
  • De gele regels zijn titels met een aanbieding, bv verzamelaanbieding, SO abonnement of Medianieuws.

Het bestelscherm, na intoetsen van Ctrl-E, toont de titels van het gekozen cluster op volgorde van N-P-O-C (W) codes.

clipboard_e6e65521c5cafc0061e6a7b0ec6bc9977.png

Vanaf 7.1.0 is het budgetblok van extra informatie voorzien:

  • De velden 'Besteed' en 'Ruimte' zijn toegevoegd (zie hieronder voor toelichting).
  • Het veld 'Totaal budget' toont nu ook het te besteden bedrag per week voor dit voorstaand cluster.

De onderdelen in het titelblok zijn ingeklapt om meer ruimte te geven bij de bestelregels en dat ziet er als volgt uit:

image-15.png

De AI aanschafinformatie kun je opvragen met de combinatietoets : CTRL+ A

Het titelblok toont de informatie:

Veld Uitleg

Bestelnr, auteur, titel en annotatie exem.

Bestelnummer, titel en auteur.

Veld voor herdruk (on)gewijzigd ed.

Collectie  

In collectie

Aantal geeft aan hoeveel exemplaren aanwezig zijn binnen de bcbgroep

In bestelling

Het aantal geeft aan hoeveel exemplaren in bestelling staan voor de bcbgroep, inclusief de SO-exemplaren.

Standingorders

Zit de titel in een SO abonnement dan wordt aangegeven in welk abonnement.

Het aantal geeft aan hoeveel exemplaren er worden / werden verwacht op grond van de abonnementen.

Oorspronkelijk geadviseerd

Zonder abonnement op SO had Wise xx exemplaren geadviseerd voor aanschaf

Prijs  

Herdruk

Iinformatie over de herdruk, bijvoorbeeld 'Herdruk ongewijzigd', 'HA (heraanbieding)'

Prijs

De NBD prijs

Koppelopmerking

 

Initialen

Ruimte om initialen in te vullen bij bestellen

Koppelopmerking Ruimte om een koppelopemrking in te vullen die bij het koppelproces getoond wordt. Met keuze voor alle bestellingen.

 

Het bestelinformatieblok (rechts) geeft de volgende informatie:

Veld Uitleg

Cluster

Het gekozen cluster

Vestiging

Voor welke vestiging de bestelling gedaan wordt.

N-P-O

Afkomstig uit aanschafprofiel. Wanneer er in het aanschafprofiel niets is ingevuld dan wordt de default 3-3-3 getoond.

Budget

Er wordt besteld op basis van werkelijk budget of een vast budget per week. Welke dat is, is vastgelegd in de Manager bij het aanschafprofiel.

Totaal budget

Jaarbudget voor dit collectiecluster met (vanaf 7.1.0) het te besteden bedrag per week voor dit voorstaand cluster.

Besteed (vanaf 7.1.0) Bedrag wat nu besteed is met het percentage, afgerond, van het budget
Ruimte (vanaf 7.1.0) Bedrag wat nu te besteden is met het percentage, afgerond, van het budget

Weekbudget

Het budget voor deze week bij voorstaand cluster.

Bestelverzoeken Bedrag dat gemoeid is met de bestelverzoeken van deze week en in dit cluster

Exemplaren in bestelling

Bedrag van de exemplaren die in bestelling staan van de titels uit voorstaand cluster

SO-budget

 

Resterend budget

Het bedrag dat resteert: Weekbudget minus Bestelverzoeken

Aanschaf

 

Adviesaantal

Het totaal aantal oorspronkelijke adviezen deze week.

SO-aantal

 

Besteld aantal

 

In collectie

Aantal aanwezige exemplaren van de aanbodtitels in voorstaand cluster .

Bestelverzoeken

Aantal bestelverzoeken.

Het bestelblok:

image-16.png

Veld Uitleg

Bestelnr

Het bestelnummer van de titel.

Titel

Titel- en auteurgegevens.

Als de titel een vooraanbieding is van een intekenserie zoals Junior informatie, Mini informatie en Informatie, bestel deze dan niet voor de BCB-groep, maar dubbelklik op de regel en geef een plaatsvestiging aan. De afzondelijke deeltjes worden dan door  NBD/Biblion naar deze vestiging gestuurd. 

N-P-O-C (W)

Niveau, Populariteit, Oordeel, Culturele waarde en Waardering.

De N-P-O waarden komen mee vanuit de gestaffelde aanbodbestanden.

De Culturele waarde is 3, tenzij deze actief is gewijzigd door bv afdeling catalogusbeheer.

Waardering is de som van P en O.

Beheervestiging BCB

De beheerder bestelt voor de vestigingen in de BCB-groep.

Vestiging afzonderlijk

Deze vestiging maakt deel uit van de BCB-groep, maar wegens specifieke eigenschappen, bv zwaartepuntcollectie, mag er extra besteld worden voor deze vestiging.

Voorwaarde is dat de vestiging een eigen budget heeft.

De vestiging ontvangt geen besteladviezen, de adviezen zitten opgenomen in die voor de BCB-groep

Koppelopmerking

Toont de koppelopmerking die ingevuld is in het titelblok

Kleur blauw

Titel staat op het scherm in het titelblok.

Kleur geel/oranje

Titel is een herdruk.

Kleur en getallen bij de beheerder/bestelvestiging:

In de afbeelding (Staf)Vestiging 6000.

Kleur groen

Titel wordt geadviseerd voor aanschaf.

Het getal is het adviesaantal.

Ex:7/2 betekent 7 exemplaren die 2 keer zijn uitgeleend

Kleur wit

Titel komt in aanmerking voor advies, maar heeft voldoende exemplaren.

Voorbeeldscherm: er zijn 24 exemplaren met 1134 uitleningen.

NB; ook de exemplaren van de zwaartepuntvestiging zijn daarin meegeteld (Ex: 5/286)

Kleur grijs

Titel komt niet in aanmerking voor advies.

Exemplaren en uitleningen worden, indien aanwezig, getoond

Kleur roze/rood

Titel ontvangt binnenkort exemplaren (in bestelling of via SO).

Kleur en getallen bij de vestiging met zwaartepunt

In de afbeelding Vestiging 8000.

Kleur lila/paars

Vestiging heeft exemplaren in collectie of in bestelling.

Ex: 5/286

Vestiging is eigenaar van 5 exemplaren, die elders geplaatst kunnen zijn, met 286 uitleningen.

Tabblad bestellingen

Op het tabblad bestellingen staan de bestelverzoeken gedaan door bestelvestiging.

besteladministratie bestellingen >662.png

Nabestellen vanuit catalogus (aanbod bestelV) door vestiging

Bestellen vanuit de catalogus is mogelijk met de juiste bevoegdheid.

Bij een b (na)bestelling moet er besteld worden voor de bestelvestiging en niet voor de eigen vestiging. De eigen vestiging heeft immers geen budget meer.

Een bestelling voor de bestelvestiging en geplaatst in de bestelvestiging wordt bij het aanmaken van het bestelbestand verdeeld over de bcb-vestigingen.

Een bestelling gedaan voor de bestelbeheerder maar met een afwijkende plaatsvestiging wordt toegekend aan de ingevulde plaatsvestiging.

Specifiek (na)bestellen met  Ctrl-B

Incidenteel kan het voorkomen dat een exemplaar specifiek besteld moet worden voor een vestiging die in de BCB-groep zit.

Bestel in dit geval met de sneltoets CTRL-B. De eigenaar moet de BCB-beheerder-vestiging zijn. Vul de gewenste plaatsvestiging in.

clipboard_e4e1b1811a0f0c69cff25a79823e7c42c.png

Aanmaken bestelbestand BCB

Bij het aanmaken van het bestelbestand worden de bestelverzoeken omgezet in bestellingen en verdeeld over de bcb-vestigingen. Er wordt rekening gehouden met diverse parameters: vestigingsklasse, aanwezigheid van plaatsing en gewenst nieuw bezit is niet lager dan 1, gepland bezit is geen 0.

Let op:
Extreem meer exemplaren besteld dan geplaatst kunnen worden? Dan wordt resterend aantal bij de eerste mogelijke vestiging geplaatst.

De afbeelding geeft 6 bestelverzoeken bij de titel Hemelvuur. Deze worden verdeeld over 6 bcb-vestigingen:

image-12.png

Worden de bestellingen bij een andere leverancier gedaan dan de NBD, dan worden de bestelverzoeken tijdens het aanmaken van het NBD-bestelbestand ook verdeeld over de bcb-vestigingen.

Muteren bestaande bestelverzoeken

In het tabblad Bestellingen zijn bestaande bestelverzoeken te muteren via Opties > Muteren. Selecteer vooraf de regel die gemuteerd dient te worden en het B-bestelscherm verschijnt. Breng de wijziging(en) aan, en klik op OK. Resultaat op het scherm is zichtbaar na scherm verversen (Ctrl-F).

Let op:
Het veld bestelmethode is gevuld met de tekst <ongewijzigd> wanneer er geen bestelmethode in gebruik is. 

Wijzig koppelopmerking

Het komt voor dat tijdens het bestellen vergeten is om een koppelopmerking toe te voegen bij de bestelverzoeken. De koppelopmerking toevoegen aan bestelverzoeken gaat niet via het tabblad titels/aanbod maar via het tabblad bestellingen!

Gebruik voor het wijzigen (toevoegen, veranderen, verwijderen) van een koppelopmerking bij meer dan 1 bestelverzoek ‘wijzig Koppelopmerking’ bij de Opties. Selecteer eerst de regels (met shift of ctrl + linker muisknop) waarvan de koppelopmerking gewijzigd moet worden. Het B-bestelscherm opent: wijzig het veld koppelopmerking en klik op OK. 

Resultaat is direct zichtbaar op het scherm.

Wijzig bestelmethode

Een bestelverzoek dat geplaatst is met gebruik van een bestelmethode toont, bij openen/muteren, de bestelmethode. Het is mogelijk om de bestelmethode te wijzigen; de bijbehorende aanpassingen worden opgeslagen in het bestelverzoek. Wanneer vervolgens het bestelverzoek opnieuw geopend wordt, wordt de gewijzigde bestelmethode niet vermeld. De tekst in het veld bestelmethode is in dat geval <ongewijzigd>.

Splitsen bestaande bestelverzoeken

Je kunt bestaande bestelverzoeken splitsen. Ga op de te splitsen bestelregel staan, klik met de rechtermuis en selecteer Splitsen.

besteladministratie splitsen.png

Het bestelscherm opent zich en is vooringevuld met de bestelgegevens uit de oorspronkelijke bestelling:

bestelscherm.png

Vul de juiste vestiging en aantal in en klik op OK.

De bestelling is nu gesplitst. Het aantal in de oorspronkelijke bestelregel is verminderd met het aantal dat is ingevuld bij het splitsen.

Het splitsen is alleen mogelijk bij bestelregels met status Open of Akkoord.

Bestelverzoeken muteren mbv Stichting bestellen

Wanneer de leverancier, budget of bestelmethode wordt gewijzigd, verschijnt er een pop-up, bijvoorbeeld:

clipboard_ed682b64ae260cc1fbb40da31cc97dfba.png

 

  • Was dit artikel nuttig?