(BCBGRP) BCB-groepen
Na het samenstellen van het vestigingscluster (VSI) en het inrichten van het collectiecluster (SCI) in de systeemtabellen RCB | BCB moeten deze twee aan elkaar gekoppeld worden in een BCBgroep.
Een BCB-groep is de samenstelling van:
- Vestigingscluster (VSI)
- Collectiecluster (SCI)
Het is van essentieel belang dat in de manager bij Beheer organisaties > Vestigingen bij Tabblad Exemplaren is ingevuld of de vestiging Pim jeugd en/of Pim volwassenen kasten in gebruik heeft.
BCB-groep
Een BCB-groep bestaat uit een vestigingscluster (VSI), een collectiecluster (SCI) en een beheerder.
Archief interval
Op het moment dat BCB in werking is gezet worden de analysegegevens van de BCB-kasten bewaard. Dat is per week of per maand mogelijk. De gegevens dienen als basis voor de monitor – dashboard (Collecties > Collectiebeheer BCB > monitor).
Bij aanvang van BCB is een archief op basis van een week aan te raden, stel na enkele maanden de maandelijkse interval in.
BCB-beheerder
De beheerder moet, in ieder geval bij gebruik van het onderdeel aanschaf, ingevuld zijn met een stafvestiging. De BCB-beheerder kan absoluut niet een I-vestiging zijn.
Taken:
Zoals de naam aangeeft beheert de vestiging de gezamenlijke collectie en voert diverse taken uit:
- bestelbeheerder bij de aanschaf/collectievorming
- beheert het budget
- besluit wat er gebeurt met een ontvangen exemplaar van de exemplarenactielijst: afschrijven, terug in collectie, naar magazijn of verkoopbaar stellen
- nav de actie J; laatste exemplaar van een titel binnen de bcb-groep of van het systeem
- nav de actie I; revisie-exemplaren, tenzij een (andere) vestiging (zelf) de saneervestiging is
- kan dienst doen als (default)magazijnvestiging voor de collectie.
Op diverse onderdelen mag een deelnemende bcbvestiging ook zelf beheerstaken uitvoeren ipv de beheerder. Zie BCB: Default instelling versus instelling per vestiging.
Bevoegdheden:
De beheerder/beheervestiging moet voorzien zijn van een inlog in de Client. Het is wenselijk om een nieuwe gebruikersrol aan te maken voor BCB, bijvooreeld 'BCB- Beheerder'.
Bevoegdheden van de beheerder zitten in de systeemrol Exemplaarbeheer.
- BCBfuncties, minimaal 1/1/0 – daarmee zijn in de Client de BCB rapporten (gouwe ouwe, titel aankoop-advies en kast voortgangsrapport) toegankelijk .
- Exemactielijst, minimaal 1/1/0 – daarmee kan in de Client van alle BCBvestigingen de exemplaren-actielijst opgevraagd worden.
- Bestellen, gebruikersrol uitbreiden met systeemrol Bestellen, bestel_aanbod en evt. bestel_catalogus.
BCB aanschafprofiel
Voor de aanschaf (Collecties > Collectiebeheer BCB > Aanschaf) moet een aanschafprofiel aangemaakt worden. Hier geeft u aan met welk aanschafprofiel de groep gaat werken.
In geval er meerdere groepen deelnemen aan BCB aanschaf zullen er meerdere aanschafprofielen zijn. Iedere BCB-groep heeft namelijk een eigen aanschafprofiel.
Aan het begin van een nieuw kalenderjaar wijzigt u het aanschafprofiel naar het nieuwe profiel, zie Aanschaf: Jaarafsluiting.
Laatste exemplaar van Systeem of BCB-groep
Geef aan hoe Wise het laatste exemplaar van een titel moet bepalen. Het laatste exemplaar van een titel van het hele systeem (van de vestigingen met sector BIEB) of het laatste exemplaar binnen de BCB groep. Indien het veld <leeg> is dan rekent Wise met het laatste exemplaar van de groep.
Wise toont bij het afschrijven van het laatste exemplaar hoeveel exemplaren er in het systeem (van de vestigingen met sector BIEB) zijn.
Een nieuwe BCB-groep toevoegen
Volg de stappen uit de handleiding (G_VSI) Vestigingsclusters met specifieke aandacht voor de volgende onderdelen:
- VSI
Een nieuw cluster hoort aangemaakt te worden binnen de indeling BCB. Open de indeling BCB en voeg dan het nieuwe cluster toe.
- SCI
U kunt een en dezelfde SCI gaan gebruiken, maar ook overwegen om per BCB-groep een eigen SCI indeling maken. Wellicht is dat laatste het meest praktisch, in ieder geval bij een grote organisatie.
Aan een eigen SCI deelt u saneermethoden uit.
- BCB-groep
Ter info; de nieuwe BCB-groep heeft ook code 0000 bij de vestiging staan.
- Saneer- en roulatiemethoden
Bij de nieuwe groep kunt u de reeds in gebruik zijnde methoden gebruiken of zonodig nieuwe maken.
erkt u nu met floating? Dan wordt deze uitgeschakeld op het moment dat de BCB-groepen worden samengesteld. Floating blijft wel actief voor de vestigingen die niet deelnemen aan BCB. Wanneer u floating wilt blijven gebruiken in de bcbvestigingen tijdens deze voorbereidende periode dan is dat mogelijk, neem hiervoor contact op met OCLC
BCB-groepen samenvoegen
Als de situatie zich voordoet dat twee BCB-groepen verder willen gaan als 1 BCB-groep, volg dan de volgende stappen:
- Verwijder de vestigingen uit de op te heffen VSI - BCB - cluster
- Voeg de vestigingen toe aan de blijvende VSI - BCB - cluster
- Zet bij de op te heffen BCBGRP alle instellingen op <leeg>.
- Neem contact op via Zendesk met het verzoek om de BCBGRP xxxx uit de database te verwijderen.