Berichten werking

Berichten verzamelen

Vanuit OCLC Wise worden diverse berichten naar de klant verzonden. Een deel van deze berichten wordt verzonden via de mail of SMS: wat overblijft wordt per formulier verzonden. Eens per 24 uur worden er automatisch jobs gestart die exemplaren en reserveringen controleren die in aanmerking komen voor een bericht.

Alle exemplaren met status U (uitgeleend) worden gecontroleerd op basis van de inlevertermijn zoals die is ingesteld bij de materialen en reglementen. Vanuit de instellingen in de (aan)maanmethode worden exemplaren geselecteerd die in aanmerking komen voor een inleverattendering, inleververzoek, herinnering of een nota.

De reserveringen worden gecontroleerd op status O (ontvangen). In tegenstelling tot het exemplarenbestand wordt het reserveringsbestand ieder uur gecontroleerd op reserveringen die per mail of SMS moeten worden verzonden. Daarnaast worden de reserveringen die via een formulier de deur uit moeten eens per 24 uur geselecteerd.

Als een exemplaar in aanmerking komt voor een bericht dan wordt er een regel weggeschreven in de zogeheten berichtentabel. Deze regel vormt de basis voor het bericht, in de regel is onder andere opgenomen: welke vorm, berichtdatum, selectiedatum etc. Deze tabel is alleen beschikbaar voor systeembeheerders.

Tegelijkertijd met het wegschrijven naar de berichtentabel worden de berichten per mail (vorm M) en SMS (vorm S) aangemaakt en verzonden. Wat overblijft zijn de berichten die per formulier worden verzonden (vorm F). Deze formulieren worden via de Client afgedrukt.

Vanuit de functie 'Berichten' worden diverse berichten aan klanten printklaar gemaakt en geprint. Het gaat hierbij alleen om berichten die op papier (briefpapier, speciale formulieren of kaarten) moeten worden afgedrukt.

De volgende berichten kunnen via een formulier worden verzonden:

• Reserveringen
• Herinneringen (1e, 2e en 3e)
• Nota's
• Contributieformulieren
• Inleververzoeken

Een berichtsoort wordt aangeduid met een code van drie posities (bijv. 'RSO' of 'PFI'). Voor een overzicht van alle berichten, zie Overzicht Berichten per klasse.

Werking in het kort (nachtroutine)

Iedere nacht start op de achtergrond een functie die alle exemplaren selecteert die in aanmerking komen voor een herinnering, reservering of een nota. Deze exemplaren worden opgenomen in het 'berichtenbestand' en blijven in dit bestand wachten totdat er in de vestiging wordt afgedrukt. Voor nota's geldt een andere werkwijze, deze werkwijze wordt verderop beschreven.

Tijdens de nachtelijke selectie van de herinneringen, reserveringen en nota's controleert Wise de exemplaren op status; exemplaren die ingeleverd zijn, worden uit het berichtenbestand verwijderd. Het is dus niet nodig om iedere dag de herinneringen af te drukken.

Voor reserveringen is het anders geregeld: deze worden direct in het berichtenbestand opgenomen, dus niet alleen tijdens de nachtroutine. Reserveringen blijven in het berichtenbestand aanwezig, totdat ze afgedrukt zijn. Het is handig om iedere dag de reserveringsberichten af te drukken en te versturen.

De functie 'Berichten' is alleen beschikbaar als de medewerker hiervoor bevoegd is. Daarnaast kunnen vestigingen worden opgenomen in zogeheten printgroepen zodat ook alleen die vestigingen zichtbaar zijn bij de te printen berichten. Informeer bij uw systeembeheerder voor de mogelijkheden.