Foutenverslag
Het komt regelmatig voor dat er geen correcte gegevens van de klant aanwezig zijn. Bijvoorbeeld een fout in het e-mailadres, een fout in de NAW-gegevens of een onjuiste berichtvoorkeurmethode. Een onjuiste berichtvoorkeurmethode betekent dat de klant heeft aangegeven dat hij/zij de berichten per e-mail wil ontvangen, maar het e-mailadres ontbreekt. In al deze gevallen moet een medewerker ervoor zorgen dat de gegevens bij de klant worden gecorrigeerd.
Klanten met onjuiste gegevens worden tijdens de nachtelijke verzamelroutine op een foutverslag geplaatst. Dit foutverslag kan via Overzichten Berichten worden opgevraagd (zie Overzicht Berichten). Het is handig om dit overzicht wekelijks te draaien en af te handelen.
Als klantgegevens worden aangepast, betekent dit niet dat het bericht automatisch opnieuw wordt verzonden! Hiervoor is een aparte voorziening in Client en in de Manager gemaakt.
Berichten opnieuw verzenden via de Client
Berichten die niet verzonden zijn, kunnen via de Client opnieuw – maar dan als formulier – worden verzonden. In de meeste gevallen zullen het berichten zijn waarvan het e-mailadres ontbreekt of incorrect is (het @-teken ontbreekt bijv.), of waarbij NAW-gegevens incorrect zijn.
Dergelijke berichten kunnen per klant via de Client worden verzonden. Ga naar de Klantenadministratie > Zoek de klant op (deze staat vermeld op het foutenoverzicht) > Klantberichten.
In geval van mogelijke herverzending, is de regel uitgebreid met twee nieuwe velden: 'Info' en een aanvinkvakje. Bij 'Info' staat de reden van niet-verzenden ('geen e-mailgegevens' of 'geen adresgegevens'). Door het vakje in de kolom ernaast aan te vinken, kan de regel worden geselecteerd.
Onderin het scherm zijn twee knoppen beschikbaar:
| Optie | Uitleg |
|---|---|
|
Opnieuw verzenden |
Hiermee wordt het bericht opnieuw verzonden – altijd als formulier! |
|
Afhandelen |
Het bericht wordt afgehandeld. In de achterliggende tabel (berichten) wijzigt de status naar A = Afgehandeld. |
Het opnieuw verzenden van berichten geldt ALLEEN voor berichten die NIET verzonden konden worden.
Voor correct verzonden (e-mail)berichten die zijn gebounced (want: postbus vol, e-mailadres bestaat niet meer etc.) kan deze functie niet worden gebruikt. Voor de berichtenverwerker is het bericht correct verstuurd; de berichtregel heeft de status 'B' gekregen waardoor de regel niet opnieuw wordt aangeboden voor een eventuele correctie. Er is nu in de Client geen functionaliteit om bounced berichten opnieuw te versturen.
De enige mogelijkheid is om in de tabel Berichten de regel voor de actor op te zoeken, de status te wijzigen van B naar 0 (nul) en tot slot voor de betreffende vestiging de job opnieuw te draaien.
Het opnieuw verzenden van correcte berichten kan ook via de pdf die van ieder bericht wordt aangemaakt (moet wel binnen zeven dagen).
Neem voor beide mogelijkheden contact op met OCLC.