Ingebrekestelling (WIK) en Deurwaarderprocedure

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Onder Berichten > Nota's staan een aantal nota's die te maken hebben met Ingebrekestelling en de Deurwaarderprocedure. Deze soorten nota's zijn:

Ingebrekestelling nota's materiaalvergoeding
Deurwaarder materiaalvergoeding
Deurwaarder procedure
Ingebrekestelling registratie nota's
Deurwaarder registraties

Ingebrekestelling (WIK-brief)

De nota's voor ingebrekestelling zijn:

Ingebrekestelling nota's materiaalvergoeding
Ingebrekestelling registratienota's

De werking van deze twee soorten nota's staan hieronder uitgelegd bij Werking WIK. Maar eerst is het handig om uit te leggen wat een ingebrekestelling/WIK-brief betekent.

Betekenis

Een ingebrekestelling is een aanmaning: een klant met openstaande schuld wordt aangemaand om het openstaande bedrag te betalen, binnen een bepaalde termijn. Een andere term die hiervoor wordt gebruikt is de WIK-brief. De termen 'ingebrekestelling' en 'WIK-brief' worden in Wise beide gebruikt, en betekenen hetzelfde.

WIK staat voor Wettelijke IncassoKosten. Deze wettelijke incassokosten zijn opgenomen als aanvulling in artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek. De WIK-brief moet op basis van dit wetsartikel aan een aantal voorwaarden voldoen:

Dient verstuurd te worden NA de eerste nota of herinnering (het is een aanmaning).
In de WIK-brief mogen geen administratiekosten worden opgenomen; alle eerder berekende administratiekosten mogen ook niet mee naar de deurwaarder.
Kosten (excl. de administratiekosten) moeten worden vermeld.

Er zijn nog meer voorwaarden van toepassing (termijn van verzending, betaaltermijnen, etc): zie het genoemde wetsartikel of vraag een gerechtsdeurwaarder naar meer informatie.

De WIK-brief in OCLC Wise heeft de volgende kenmerken:

Volgt op de eerste nota of herinnering.
Is beschikbaar voor materiaalvergoeding en registratienota's.
Administratiekosten worden onderdrukt.
De inhoud van de WIK-brief bestaat uit tekst en de factuurgegevens.
Het is alleen mogelijk om de openstaande post na versturen van een WIK-brief op te nemen in de deurwaarderprocedure.
De gehele procedure volgt de instellingen van de nota-methodes:
- eerste nota xx dagen na verstrijken inleverdatum
- herinnering xx dagen na versturen eerste nota
- WIK-brief xx dagen na versturen herinnering
- deurwaarder xx dagen na versturen WIK

Voor de WIK-brief zijn twee berichtsoorten beschikbaar:
NBI: WIK-brief/Ingebrekestelling voor nota's materiaalvergoedingen
NRI: WIK-brief/Ingebrekestelling voor registratie nota's

De WIK-brief wordt op dezelfde manier ingericht, verwerkt en verzonden als een herinnering

WIK in plaats van Herinneringsnota

Als de WIK-brief de NBH vervangt, zal een aantal nota's tussen wal en schip raken. De herinneringen worden dan niet meer geselecteerd voor de deurwaarder.

Om dit te voorkomen kan de financiële post worden aangepast:
Het gaat hierbij om de fin_post, in de fin_post is de adm_status H indien de klant een herinnering heeft gehad voor de betreffende fin_postregel.

Als de adm_status wordt gewijzigd van H (herinnering) naar F (1e nota), worden NBH regels daarna opgepikt voor een WIK.

Als het niet gewenst is dat klanten naast de herinnering nog een keer een WIK-brief krijgen, moet de adm_status gewijzigd worden naar I (status na WIK). Regels met deze adm_status wordt door de deurwaarder-procedure opgepikt

Werking WIK

Afhankelijk van de bevoegdheden worden de WIK-brieven via de Client verzameld, verwerkt en verzonden.

Als de WIK-brief de herinneringsnota vervangt, zullen eerder aangemaakte herinneringen niet worden doorgezet naar de deurwaarderprocedure.
In de financiële posten zal een herstelactie uitgevoerd moeten worden. Neem hiervoor contact op met OCLC.

In de Client:
Berichten > Nota's > Ingebrekestelling nota's materiaalvergoeding.
Berichten > Nota's > Ingebrekestelling registratie nota's

De functie start het verzamelproces vanuit de financiële posten. Er is naderhand geen selectie mogelijk: dat is in een eerder stadium al gedaan (eerste nota).
Na selectie worden de geselecteerde regels 'Printklaar' gemaakt en daarna geprint en verzonden (voor meer informatie zie Printklaar maken en Print berichten).

Na een bepaalde termijn wordt de openstaande post doorgezet naar de deurwaarder. Hoe dat in z'n werk gaat, wordt hierna beschreven bij Deurwaarderprocedure.

Onderdrukken administratiekosten

Bij de WIK-brief notamateriaalvergoeding en registraties worden de administratiekosten automatisch onderdrukt: op een WIK brief mogen namelijk wettelijk gezien geen administratiekosten worden opgevoerd.

Let op: als er nog nota's open staan met alleen administratiekosten dan worden deze niet meegenomen in de deurwaarderprocedure. Deze administratiekosten blijven dus staan en moeten handmatig afgeboekt worden.

Deurwaarderprocedure

Een openstaande post kan alleen naar de deurwaarder als er eerst een WIK-brief is verzonden. De selectie wordt gedaan op basis van de datum waarop de WIK-brief is aangemaakt. De termijn die wordt gehanteerd wordt vastgelegd in de deurwaardermethode (instellen in de manager). Op basis van de instellingen in de deurwaardermethode worden de openstaande posten geselecteerd

De deurwaarderprocedure in OCLC Wise kan worden gebruikt voor:

Materialen die niet op tijd zijn ingeleverd en waarvan inmiddels herinneringen en nota(s) zijn verzonden.
Een niet-betaalde nota van openstaande registraties.

De deurwaarderprocedure wordt op abonnementsniveau vastgelegd in de abonnementsdefinities (tabel abonnement_def).

De controle, verwerking en afhandeling lijkt sterk op die van de reguliere nota-procedure. De posten die in aanmerking komen voor de deurwaarderprocedure worden in een tussentabel geplaatst, van daaruit worden de posten door een medewerker beoordeeld en vervolgens naar de deurwaarder verzonden.

De organisatie heeft hiermee een tool in handen waarmee op eenvoudige wijze niet-betaalde nota-materiaalvergoedingen en registratie nota's worden overgedragen aan een deurwaarder/incassobureau.

Belangrijk:
Zodra een nota wordt overgedragen aan een deurwaarder/incassobureau handelt OCLC Wise als volgt:

Het exemplaar wordt direct afgeschreven. Er wordt substatus D (deurwaarder). toegekend. De omschrijving 'Deurwaarder' wordt gehaald uit de tabel Afschrijfredenen.
De bijbehorende fin_post wordt afgehandeld op een code die in de Axxx serie moet vallen, deze code is ingevoerd in de deurwaardermethode. Hierover later meer.
Bij de fin_post in de Client (historie) wordt het veld 'Deurwaarder' gevuld met de datum waarop de post is aangeboden.
De pas van de klant wordt geblokkeerd.
Er wordt een deurwaardermelding aan de pas gekoppeld.

Blokkades en stops
Klanten die terechtgekomen zijn in de deurwaarderprocedure worden aan de balie en in de zelfservice direct 'gestopt' wanneer de systeemoptie SKBDEUR aanstaat. Deze klanten worden geblokkeerd met de blokkade: DEU. De medewerker moet bevoegdheid ACTOREN op Vestiging: Verwijder (15-0-0) hebben voordat deze blokkade mag worden verwijderd.

Als de klant geen deurwaarderblokkade heeft zal het onderdeel 'deurwaarder blokkade' niet verschijnen in de Klantenadministratie (tabblad 6. Eigenschappen-1). De blokkade kan dan ook niet worden aangezet vanuit de Client.

Daarnaast kan in het baliepatroon melding 0101 worden opgenomen.

Postblokkade
Klanten met een postblokkade worden in de deurwaarderprocedure gewoon meegenomen in de uitvoer.

Bij andere berichten is dit niet het geval, maar klanten die worden doorgezet naar de deurwaarder worden altijd gecontroleerd door een medewerker.

NBD is de berichtsoort die wordt gebruikt voor het deurwaarderformulier (niet te verwarren met de organisatie NBD). De soort NBD wordt ook gehanteerd bij posten die via een registratienota in de deurwaarderprocedure vallen. De posten worden vanuit dezelfde tabel gecontroleerd, verwerkt en geprint.

De deurwaardersnota's voor registraties en materialen worden weggeschreven in één bestand (nbd en nbd_lijst)

Voor meer uitleg over het instellen van de deurwaarderprocedure, zie Instellen WIK-brief en Deurwaarderprocedure.

Werking

De deurwaarderprocedure bestaat uit een aantal stappen:

het selecteren van de posten die in aanmerking komen voor de deurwaarder
het goedkeuren/doorzetten van de posten
het aanmaken van de formulieren/nota's
het genereren van een overzicht met daarop uitgebreide gegevens van de klant voor de deurwaarder/incassobureau

Via Berichten > Nota's zijn een aantal relevantie opties:

Deurwaarder materiaalvergoeding:
Met deze functie worden de materiaalvergoeding posten overgezet naar de tabel deurwaarderprocedure.

Deurwaarder registraties:
Met deze functie worden de registratienota posten overgezet naar de tabel deurwaarder procedure

Deurwaarder procedure:
In deze tabel worden alle posten verzameld die in aanmerking komen voor de deurwaarder. Vanuit deze tabel worden de posten gecontroleerd, geselecteerd en verwerkt.

Deurwaarderposten selecteren

Exemplaren die in aanmerking komen voor een reguliere nota zijn allemaal opgenomen in de nota_proc tabel. Tijdens de nachtelijke job HERVZM worden de exemplaren geselecteerd.

In tegenstelling tot de reguliere nota's, worden de nota's die in aanmerking komen voor de deurwaarder handmatig geselecteerd vanuit de Client.
In de nota_proc tabel hebben de notaregels status 5.
Status 5 in de nota_proc tabel betekent dat de nota is verzonden maar niet afgehandeld; het materiaal is dus nog steeds niet ingeleverd.

Zodra vanuit de Client de selectie wordt gestart, gaat OCLC Wise op zoek naar regels met status 5 en 'hevelt' deze regels over naar een aparte tabel met de naam 'deurwaarder_proc'. Daarnaast worden op basis van het actor_id de fin_posten opgehaald die bij deze notaregel horen.
Hierbij van belang is te weten dat de medewerker de regels krijgt te zien waarvoor deze vestiging het beheer doet. Er kunnen dus meerdere regels zijn waarvan de financiële posten toebehoren aan een andere vestiging.
De vestiging moet wel zelf eerst de regels overzetten via Deurwaarder materiaalvergoeding of Deurwaarder registraties.

In Beheer organisaties > Vestigingen > Vestiging > Netwerken > Beheervestiging nota wordt aangegeven welke vestiging het beheer van de nota's uitvoert. Deze vestiging krijgt in de nota- en deurwaardertabel de regels van de te beheren vestiging aangeboden. Hiermee kan worden geregeld dat de vestiging de controle doet (regels groen maken, klaarzetten voor verwerking) en dat vervolgens de beheervestiging de regels verwerkt en print.
Als er één vestiging is die de controle doet voor meerdere vestigingen van de instantie, dan kun je dit instellen bij Beheer organisaties > Vestigingen > Vestiging > Financieel > Selectie/Accordeervestiging. Dit betreft alleen de controle van de deurwaarderposten/regels (regels groen maken/klaarzetten). Het verwerken van de geselecteerde regels en printen wordt door de beheervestiging gedaan.

Let op: zodra deze functie wordt gestart, verdwijnt de regel uit nota_proc.

Registratienota's naar de deurwaarder

Voorwaarde is dat de organisatie op gezette tijden registratienota's verzendt naar haar gebruikers. Op basis van de eerste registratienota wordt namelijk de datum bepaald waarop de posten in aanmerking komen voor de deurwaarder. Via Berichten > Nota's > Deurwaarder registraties worden de registraties verzameld die in aanmerking komen voor een bezoekje van de deurwaarder.

Tijdens het verzamelproces zoekt OCLC Wise naar openstaande posten die:

een factuurnummer hebben;
ouder zijn dan de opgegeven datum in de deurwaardermethode;
op basis van het abonnement van de klant in aanmerking komen.

De deurwaardermethode wordt op abonnementsniveau ingesteld in de tabel abonnement_def. De posten worden in dezelfde tabel (deurwaarder_proc) opgenomen als de posten die horen bij de materiaalvergoedingen.

Goedkeuren/doorzetten van de posten

Via Berichten > Nota's > Deurwaarder materiaalvergoeding worden de notaregels verzameld en overgeheveld worden naar 'Deurwaarder procedure'. Via Berichten > Nota's > Deurwaarder procedure is vervolgens de inhoud van de tabel deurwaarder_proc te zien:

Iedere post moet afzonderlijk en zeer zorgvuldig worden gecontroleerd en geselecteerd. Aan het factuurnummer is te zien om welke nota het gaat. Onder de rechter muisknop zijn de volgende opties beschikbaar:

Optie	Uitleg
Selecteer regel	De regel wordt groen en wordt verwerkt zodra gekozen wordt voor 'Verwerk geselecteerde regels'.
Regel niet selecteren	Regel wordt 'On hold' gezet; er is bijvoorbeeld discussie met een klant.
Regel niet meenemen	Regel wordt niet meegenomen in de deurwaarderprocedure; de post wordt niet afgeboekt. De medewerker moet actie ondernemen: er is met reden gekozen om de post niet af te boeken maar ook niet mee te nemen richting deurwaarder.
Details regel	Details van de gekozen regel.
Details klant	Details van de klant; de klantenadministratie wordt geopend.

Op het moment dat de notaregels worden geselecteerd (groen) en daarna worden verwerkt, worden deze regels meteen in de deurwaardertabel gezet. Van daaruit worden de posten geselecteerd en verwerkt.

Afdrukken formulieren

Na selectie kunnen de regels op de bekende wijze 'printklaar' worden gemaakt en vervolgens worden afgedrukt. De stylesheet die gebruikt dient te worden is frm_reg.
Dit formulier is een soort van nota. Het formulier kan nogmaals naar de klant worden vezonden maar kan ook intern (administratiedoeleinden) worden gebruikt.

Overzicht met daarop de selectie van de deurwaarderposten

In de systeemregel van de berichten wordt voor iedere NBD-regel een tweede regel aangemaakt met vorm L (lijst). De stylesheet die hiervoor gebruikt wordt is wise/frm_dwlst. Tijdens het 'printklaar maken' wordt direct een lijst aangemaakt in pdf-formaat met daarop een overzicht van de aangemaakte formulieren. De lijst is dus een soort samenvatting van de aangemaakte formulieren. Op de pdf-lijst wordt extra informatie van de klant afgedrukt (indien bekend) zoals telefoonnummer, mobiele telefoonnummer en e-mailadres. De lijst is bedoeld voor de deurwaarder/incassobureau.

De pdf wordt weggeschreven in home/bxmas/berichten/vestmap. Het bestand kan ook worden geëxporteerd als xml-bestand.

Bestanden kunnen via de Client > Vestigingsbeheer > Bestandsbeheer > map home/bxmas worden geüpload en gedownload. Eventueel nog bevoegdheden instellen.

De stylesheet voor de lijst wordt door OCLC geleverd en is te vinden in de map home/bxmas/berichten/wise (frm_dwlst).

Deurwaarder afhandeling

Tijdens het printklaar maken worden twee bestanden aangemaakt: het ene bestand bevat de formulieren die naar de klant worden verzonden of voor intern gebruik kunnen worden geprint en bewaard (kopie nota); het andere bestand is een lijst voor de deurwaarder met daarop een overzicht van de zojuist geselecteerde posten.

De berichten staan klaar onder de soort NBD en met omschrijving 'Nota deurwaarder'.

Export voor de deurwaarder
Voor de deurwaarder worden de volgende bestanden aangemaakt;

Een pdf-bestand met extra informatie zoals, e-mailadres en mobiele nummer. Het pdf-bestand wordt geschreven tijdens het 'Printklaar maken' van de deurwaarderregels en wordt direct opgeslagen in de map home/bxmas/berichten/vestmap.
Een xml-bestand. Dit xml-bestand heeft dezelfde inhoud als het PDF-bestand. De deurwaarder kan vragen naar een export in Excel of CSV over het algemeen bieden de gangbare Officepakketten de mogelijkheid om een xml-bestand te converteren naar een Excel- of CSV-formaat. Het xml-bestand wordt, net als het pdf-bestand, opgeslagen in de map home/bxmas/berichten.

Direct deurwaarder

OCLC Wise biedt de mogelijkheid om exemplaren direct naar de deurwaarder door te sturen; er is dan dus geen notaprocedure na de aanmaningen.

Om deze functie te gebruiken dient er naast een volledig ingerichte deurwaarderprocedure een instelling te worden gezet in de tabel nota_materiaalvergoeding_methode: informeer bij desysteembeheerder.

Deurwaarder registraties

Net als de nota materiaalvergoedingen kunnen ook de nota registraties na verloop van tijd naar de deurwaarder worden gezonden.

Omdat de registratieregels en de materiaalvergoedingen uit hetzelfde bestand komen (fin_posten), worden ze ook in dezelfde procedure afgehandeld. De regels komen in dezelfde tabel terecht en ook afhandeling is gelijk aan die van de deurwaarder materiaalvergoeding.

De registratienota voor de deurwaarder wordt afgehandeld op soort NRD.

Voordat het zover is moet er aan de 'achterkant' van OCLC Wise het nodige worden ingericht, dit staat beschreven in de handleiding Nota's registratie (Berichtklasse N).

De procedure voor de deurwaarderregistraties valt in twee stukken uiteen; eerst het verzamelen van de posten die voor de deurwaarder in aanmerking komen en daarna het controleren en verwerken van de posten.