Berichtenoverzicht

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

In het berichtenoverzicht worden alle meldingen (waaronder klantmeldingen) beheerd. Ook kunnen er hier nieuwe meldingen gemaakt worden. Bestaande en nieuwe klantmeldingen komen in dezelfde database terecht. Meldingen die niet meer behandeld hoeven te worden kunnen op de status ‘afgehandeld’ gezet worden. Op het moment dat een melding de Afhandelingsdatum heeft overschreden dan wordt deze in rode letters weergegeven.

Filteren van meldingen

Het berichtenoverzicht geeft alle verschillende meldingen weer. Aan de hand van de selectievakjes kan er gefilterd worden tussen de resultaten.

Selectie	Uitleg
Open	Alleen de openstaande meldingen worden getoond (status A).
Behandeling	De volgende meldingen worden getoond: wacht op reactie van behandelaar (status C) wacht op reactie van melder (status C)
Gesloten	De volgende meldingen worden getoond: gesloten door bibliotheek (status X) gesloten door melder (status Y) gesloten overig (status Z)
Mijn meldingen	Alleen de eigen meldingen (inlog).
Niet toegewezen	De meldingen waaraan nog geen behandelaar is toegevoegd worden getoond.
Zoekveld	Via in te voeren tekst zoeken in meldingen.

Nieuwe melding maken

Rechtsboven in het scherm bevindt zich de knop 'Maak Melding'.

Klik op de knop. Het scherm 'Maak een nieuw bericht' verschijnt:

Veld	Uitleg
Aanvrager	Hier kan de pas van een bestaande klant gescand worden waarna de Client de klantgegevens opzoekt. Ook kan hier een naam ingevuld worden gevolgd door Enter; het klantzoekscherm wordt nu geopend. Hiermee worden de bestaande klantgegevens opgehaald.
Naam	Wordt automatisch gevuld als klantgegevens opgezocht zijn. Als klant niet bekend is op het systeem kan men de naam hier invoeren.
Telefoonnr	Wordt automatisch gevuld als klantgegevens opgezocht zijn, anders handmatig invoeren.
Email	Wordt automatisch gevuld als klantgegevens opgezocht zijn, anders handmatig invoeren.
Rubriek	Kies hier voor een rubriek waarbinnen deze melding valt. Of leeg laten.
Soort	Kies hier voor een soort waarbinnen deze melding valt. Of leeg laten.
Afhandelgroep	Als er een Rubriek gekozen is wordt de bijbehorende afhandelgroep getoond. Het is overigens wel mogelijk een andere afhandelgroep te kiezen of leeg te laten.
knop 'Naar klantadm.'	Druk op deze knop om de klantenadministratie van deze klant te openen (als deze bekend is).
Aantal open meldingen	Het aantal open meldingen van deze klant.
Status	Kies hier de status van de melding: Open In behandeling genomen Wacht op een reactie van melder Wacht op een reactie van behandelaar Gesloten door Bibliotheek Gesloten door melder Gesloten overig
Reactiedatum	De datum waarvoor de klant een reactie moet krijgen (ddmmjjjj).
Afhandelingsdatum	Voor deze datum dient de melding afgehandeld en gesloten te zijn (ddmmjjjj).
Onderwerp	Geef de melding een onderwerp; deze wordt getoond in het berichtenoverzicht.
Inhoud	Formuleer hier de melding.
Maak	Door middel van de knop 'Maak' rechtsonder in het scherm, wordt de melding opgeslagen.

Geen lid van de bibliotheek
Het is ook mogelijk om een melding in de KSM op te nemen van iemand die geen lid is van de bibliotheek. Hierbij moet de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres handmatig worden ingevuld. Als de melding is opgeslagen wordt hij toegevoegd aan het berichtenoverzicht. De melding kan geopend worden om in behandeling genomen te worden door op de regel te klikken:

In de blauwe balk staan het nummer en het onderwerp van de melding.
Druk onder de gegevens van de aanvrager op de knop en ga naar de klantenadministratie van deze klant.
In het grijze veld staat de (oorspronkelijke) tekst van de melding.
Om de gegevens in het rechterdeel van het scherm te wijzigen: Klik op de knop 'Wijzig'.– de gewenste reactiedatum: deze is hier niet meer te wijzigen!
Soort bericht en afhandelgroep kunnen eventueel nog gewijzigd worden.
De status kan aangepast worden bijvoorbeeld naar 'in behandeling'.
De gewenste afhandelingsdatum kan eventueel veranderd worden.
Kies een Behandelaar.
Klik op 'Opslaan'.

Details melding

Dubbelklik op een melding in het berichtoverzicht om de geschiedenis en details van een melding te bekijken. De geschiedenis staat in het onderste deel van het scherm.

Veld	Uitleg
Wijzig (links)	Wijzigen Telefoon, E-mail adres van aanvrager.
Wijzig (rechts)	Wijzigen behandelingsgegevens van melding (behandelaar, afhandelingsdatum etc.).
Opslaan	Wijzigingen opslaan.
Annuleer	Maak bovenstaand wijzigingen blok leeg.
Verwijder	Verwijder de gehele melding uit berichtenoverzicht.

E-mail versturen

Om klanten te informeren of om informatie te vragen bij een klant kan er gebruik gemaakt worden van de e-mail functie. Klik op het e-mailadres van een klant om direct een e-mail te sturen. Door te klikken wordt er een nieuw scherm geopend waarin de e-mail opgesteld kan worden. De e-mails worden als PSA berichten opgenomen in de berichtentabel. De afzender van de e-mail kan worden ingesteld in de Manager (Beheer organisaties > Vestiging > Vestiging NAW > E-mailadres algemeen en/of E-mail afzender). Het onderwerp van de melding wordt ook gelijk het onderwerp van de e-mails. Het is de bedoeling dat klanten worden geïnformeerd op het moment dat een melding afgehandeld is.