Tabblad 2. NAW-gegevens

Overzicht scherm

Bij het oproepen van de Klantenadministratie opent automatisch tabblad 2. NAW-Gegevens. Deze informatie is namelijk vaak relevanter dan de informatie op Tabblad 1. Klant.

Wanneer de systeemoptie BCCMAIL aangezet is, zal het scherm uitgebreid worden met twee extra e-mailadressen. Is een BCCmail ingevoerd, dan zullen alle mailtjes als BCC worden doorgestuurd naar de ingevoerde e-mailadressen.

Deze BCC’s hebben alleen betrekking op operationele berichten (herinneringen, reserveringen, openstaande posten e.d.), niet op marketingberichten, nieuwsbrieven en contributiefacturen.

Veld	Uitleg
Voorletters	Maximaal 4.
Voorvoegsel
Naam	Achternaam. Kan in principe verwijderd worden, maar dan is het moeilijk om de klant terug te vinden.
Roepnaam	Voornaam die de klant wil gebruiken. Wordt vaak gebruikt voor jeugdklanten/leerlingen.
Ondernaam	Uitbreiding van de naam (bijv. Ziekenhuis XXX, Afdeling YYY > dan is 'Afdeling YYY' de ondernaam). Dit komt altijd onder de naam te staan bij tonen en printen. Veld komt beschikbaar wanneer in de systeemWise Manager de optie LRBNTV is gezet.
Zoeknaam	In het klantzoekscherm kan worden gezocht op achternaam van de klant. In sommige gevallen is het lastig om te zoeken, bijvoorbeeld bij scholen. In dit veld kan dan een zgn. 'zoeknaam' ingevoerd worden waarop gezocht kan worden.
Geboren	Invullen als DD-MM-JJJJ. Wanneer een geboortedatum wordt gewijzigd, komt er een melding (waarschuwing) dat de klant mogelijk een ander abonnement (betaald i.p.v. gratis of duurder of goedkoper) moet hebben vanwege de gewijzigde leeftijd.
Geboren	Als de van de klant de geboortedatum wordt gewijzigd naar een datum in het verleden moet de klant worden uitgeschreven en worden 'her'-ingeschreven.
Telefoon	Er kunnen verschillende nummers ingevoerd worden (vast/ mobiel).
Fax	Faxnummer
Telefoon-2 /-3	Indien gewenst kunnen twee velden voor extra telefoonnummers worden opgenomen. Hiervoor moet in de Manager de optie LRBTEL worden aangezet.
SMS-nummer	Het nummer waar het systeem – indien zo ingesteld – de SMS-berichten (bv. reserveringsberichten) naar toe stuurt. Het 06 nummer wordt niet automatisch meegenomen indien het reeds is ingevuld bij telefoon.
E-mail	E-mailadres. Wordt o.a. gebruikt voor het versturen van berichten. In de Manager kan desgewenst worden ingesteld dat de client meldt wanneer van een klant geen mailadres bekend is (optie LRBEMLV). Een opgegeven emailadres blijft na verwijdering zichtbaar op Tabblad 4. Overig.
	Het achtervoegsel van het mailadres moet minimaal 2 tekens zijn (.nl) waardoor ook e-mailadressen die eindigen op '.email' opgeslagen kunnen worden.
	Na wijziging van het mailadres ontvangt de klant op het gewijzigde mailadres een PVC (publieksmelding ter verificatie van het mailadres, deze mail MOET de klant bevestigen!). Naar het 'oude' mailadres wordt een PVE verzonden, om af te vangen dat een mailadres ongeoorloofd is gewijzigd. Validatie en datum van validatie worden opgeslagen.
E-mail BCC1 E-mail BCC2	Door gebruikt van de systeemoptie BCCMAIL zal het scherm worden uitgebreid met twee extra mailadressen. Indien een BCCmail is ingevoerd zullen alle mailtjes als BCC worden doorgestuurd naar de ingevoerde mailadressen. In de functie klantberichten zal achter de verzonden mail de toevoeging '(bcc)' zichtbaar zijn. NB: Deze BCC’s hebben alleen betrekking op operationele berichten (herinneringen, reserveringen, openstaande posten e.d.), niet op marketingberichten,nieuwsbrieven en contributiefacturen.
Factuur e-mail	Vanaf versie 7.1.0 Een alternatief e-mailadres voor nota's en contributiefacturen. Deze worden in eerste instantie naar het factuur e-mailadres gestuurd.
Contactpersoon	Handig bij scholen en andere instellingen. De naam van de contactpersoon wordt afgedrukt op berichten naar de klant (reserveringen, aanmaningen en nota’s).
Telefoon contactpersoon	Telefoon van bovengenoemd contactpersoon.
Filiaal	Thuisvestiging waar de klant lid is: het vestigingsnummer is te zien in de klantbalk. Mag worden gewijzigd mits bevoegd. Filiaal waar klant leent: getoond worden alleen de vestigingen van het type I (uitleenvestiging), U (uitleenpost) en T (bibliobus), dus met de reguliere uitleentransacties van de betreffende instantie (stafafdelingen e.d. worden niet getoond.)
Halte	Alleen zichtbaar bij bibliobus-klanten, ingevuld indien ingesteld.
Adressen	Het is mogelijk meerdere adressen in te vullen. Vanaf versie 7.1.0 is er een nieuwe optie voor adres toegevoegd: Contactadres.
Regio/wijk	Klanten kunnen ingedeeld worden in een regio/wijk. De tabel ‘Regio/wijkcode’ moet hiertoe wel gevuld zijn. (zie hiervoor de handleiding Regio-indeling)

Voor België:

Nationaliteit
Bij actoren kan nu op blad ‘NAW-Gegevens’ de nationaliteit worden geselecteerd en opgeslagen bij de actor. Dit werkt mbv de ‘NAT’-tabel. De mogelijkheid tot selecteren van een nationaliteit wordt onderdrukt als de NAT-tabel leeg is.

Voorwaarde is dat de org_org begint met ‘VL’ in wise_systeem

Wijzigen adres / toevoegen extra adressen

Onderaan Tabblad 2. NAW-gegevens kunnen meerdere adressen worden ingevuld.

Type	Uitleg
Hoofdadres	Verplicht. Als deze niet is ingevuld, toont er geen adres in de grijze balk bovenin het scherm (ook al is er wel bijvoorbeeld een postadres ingevuld).
Postadres	Facultatief. Alle papieren post (m.u.v. contributies en nota's) wordt in eerste instantie naar het postadres gestuurd (mits aanwezig); dit is bijvoorbeeld handig voor scholen. Eventuele herinneringen worden naar het hoofdadres gestuurd.
Factuuradres	Facultatief. Contributies en nota's worden in eerste instantie naar het factuuradres gestuurd (daarna naar het postadres (mits aanwezig) en eventueel daarna naar het hoofdadres).
Alternatief adres	Facultatief. Een extra adres, puur ter informatie; het systeem doet er verder niets mee (bijv. een extra adres bij kinderen van gescheiden ouders, of een vakantieadres).

Voordat er post naar de klant wordt verzonden, kijkt Wise welke adresregel er opgehaald moet worden. Als bij een facultatief adres niets is ingevuld, gaat alles naar het hoofdadres.

Dubbelklik op de te wijzigen adresregel, of selecteer deze regel en klik op de rechtermuisknop en kies 'Wijzig adres'. Er verschijnt nu een muteerscherm. Vul bovenin het scherm de nieuwe postcode en huisnummer in. Klik op 'Zoek'.

Als het adres wordt gevonden, wordt het meteen ingevuld. Worden postcode en huisnummer niet gevonden, vul dan de gegevens onderin dit scherm zelf aan.

Klik tot slot op 'Bewaar'.

Voor België:

Onjuiste postcode
De melding 'onjuiste postcode' wordt niet getoond. (De postcode gebieden zijn erg/te groot)

eID controleren
Bij het uitlezen van de eID kaart worden de persoonlijke gegevens van klant overschreven met informatie van de eID kaart. Mocht de klant op basis van de eID kaart en de andere criteria al in het systeem voorkomen, dan zal Wise een waarschuwing geven dat de ontdubbelprocedure gestart wordt.

Bij het uitlezen van de eID-kaart (via optie ‘eID controleren’) verschijnt een pop-up als de actor nog geen pasnummer in de instantie heeft met de tekst: “Geen pas gevonden, wilt u een nieuwe pas toevoegen met het rijksregisternummer van de gelezen eID-kaart?”. Klik op ‘Ja’ en het rijksregisternummer van de actor wordt toegevoegd als hoofdpas.

Factuuradres opnemen
Bij muteren van adresgegevens van een klant staat de optie “Ook als factuuradres opnemen” standaard aangevinkt (default). Als bij de klant reeds een factuuradres bekend was zal deze worden overschreven door het nieuwe adres.

Land aanduiding

Als een klant in een van de onderstaande landen woont, dan zal OCLC Wise op basis van adreskenmerken de juiste velden in de juiste volgorde bij de betreffende klant presenteren. Default is de adrespresentatie Nederlands.

De adres layouts van de volgende landen zijn aanwezig: Nederland, België, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Luxemburg, Hongarije, Ierland, IJsland, Italië, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, Spanje, VS, Zweden, Zwitserland.

Adres verwijderen

Een hoofdadres kan niet worden verwijderd maar alleen gewijzigd. De secundaire adressen kunnen wel verwijderd. Selecteer de te verwijderen regel, klik met rechts en kies 'Verwijder adres'.

Reset bounces

Wanneer de mails van een klant zijn gebounced (b.v. omdat het e-mailadres onjuist is of omdat zijn mailbox vol is) verschijnt er bij het oproepen van de klant in de Client een pop-up. De medewerker weet dan dat mails bij deze klant niet aankomen en kan het mailadres controleren en zo nodig corrigeren.

Als dat gebeurd is, kan de bounce-teller gereset worden zodat voor de klant geen melding meer getoond wordt in de Client en Mijn Menu.

Deze bounceteller kan gereset worden door op tabblad NAW-gegevens in de klantenadministratie een vinkje te zetten bij 'Reset bounces' (dit vinkje is alleen zichtbaar als de mails van de klant gebounced zijn).