Tabblad 8. Passen
Op het tabblad 'Passen' is te zien welke pasnummers bij de klant horen. Hier is het mogelijk om een pas te (de)blokkeren, een bestaande pas te vervangen of een nieuwe pas uit te geven, hoofd- en volgpas om te wisselen en geblokkeerde pasnummers te verwijderen uit het systeem.
Voor het mogen wijzigen van passen is de minimale bevoegdheid "actoren" 15-3-0 nodig.
Passen algemeen
Klik op een regel en de Client bepaalt welke opties (toevoegen, wijzigen, vervangen etc.) actief worden. Of rechtsklik in het witte vlak en kies een actie uit het submenu dat dan verschijnt.
Voor BE:
Rijksregisternummer:
Er kan handmatig een rijksregisternummer worden ingevoerd. Voorwaarde is dat de org_org begint met ‘VL’ in wise_systeem
Welke pas is waar verstrekt?
Waar werd dit pasje uitgegeven? In de kolom 'Bibliotheek' staat waar een pas is uitgegeven:
- Kolom = leeg: pasje werd in de bibliotheek uitgegeven
- Kolom = lxxx met naam van de instantie: het pasje werd in deze bibliotheek uitgegeven
- Kolom = EDUV: pasje werd in de schoolmediatheek VO uitgegeven
- Kolom = EDUB: pasje werd in de schoolmediatheek BO uitgegeven
Dit is van belang als een leerling zijn bibliotheekpas voor thuisgebruik kwijt is; hier is dan te zien welke pas vervangen moet worden.
Inschrijving via internet?
Bij het opzoeken van een klant die zich heeft ingeschreven via internet en nog de status 6 heeft (tijdelijke status: klant is wel ingeschreven maar heeft nog niet betaald, blokkade op pas), opent direct terecht Tabblad 8. Passen.
Hoofdpas en volgpas(sen)
Een pas is in OCLC Wise een manier om bij een actor (klant) te komen. Een pas(nummer) zegt verder niets over de geldigheid van een abonnement. Een klant kan slechts één hoofdpas tegelijk hebben. Daarnaast zijn er meerdere volgpassen mogelijk.
Voor het aanmaken van een contributienota is een hoofdpas noodzakelijk.
Of de klant naast zijn hoofdpas ook nog één of meer volgpassen kan krijgen, bepaalt de bibliotheek. Een volgpas erbij betekent overigens niet dat de klant dan twee keer zoveel kan lenen. Er is in dit geval nog steeds sprake van één actor. Als volgens het reglement van het abonnement maximaal tien exemplaren tegelijkertijd geleend mogen worden, dan mag een klant met een volgpas nog steeds 'maar' maximaal die tien exemplaren tegelijk thuis hebben.
Ook kunnen er klanten zijn zónder een pas, bijv. personeelsleden. En binnen schoolWise is voor scholen een 'pasloze' balie mogelijk.
Het nummer van de hoofdpas wordt getoond op overzichten en (gedrukte) berichten, en staat bovenin de klantbalk. Bij klanten zonder (geldige) pas staat daar 'Geen pasnummer'.
Wanneer het nummer van een volgpas wordt gescand, komt men uit bij de gegevens van de klant die de bijbehorende hoofdpas heeft. Deze is en blijft verantwoordelijk voor het (gebruik van het) abonnement. Ook wat is geleend met een volgpas wordt geregistreerd bij het nummer van de hoofdpas, evenals de kosten (leengelden, boete, registraties) die voortvloeien uit het gebruik van de volgpas.
Een volgpas moet niet worden verward met een nevenabonnement. Hierbij gaat het om een extra ABONNEMENT en niet, zoals bij de volgpas, om een extra PAS.
Status van een pas
Een pas heeft altijd een bepaalde status: actief, geblokkeerd of vervangen. Dit zegt overigens niets over de status van het abonnement. Als een pas geblokkeerd is, zijn er nog wel bepaalde transacties mogelijk – als die pas maar niet gebruikt hoeft te worden.
| Status | Mogelijkheden |
|---|---|
|
Actief = pas is geldig |
|
|
Geblokkeerd = pas is tijdelijk ongeldig |
|
|
Vervangen = pas is voorgoed ongeldig |
|
Stel, de klant heeft een hoofdpas én een volgpas. Zowel hoofdpas als volgpas zijn actief: met beide pasnummers kan de klant lenen én inloggen in Mijn Menu.
Hoofdpas is geblokkeerd: de klant kan lenen én inloggen met de volgpas.
Volgpas is geblokkeerd: de klant kan lenen én inloggen met de hoofdpas.
Zowel hoofdpas als volgpas zijn geblokkeerd: de klant kan met beide passen niet meer lenen, maar nog wel inloggen op Mijn Menu – mits hij daarbij gebruik maakt van zijn gebruikersnaam.
Pas blokkeren en/of deblokkeren
Een pas die zoek is maar misschien nog teruggevonden kan worden, kan worden geblokkeerd. Zo'n pas is niet meer te gebruiken via de webcat of zelfservice; misbruik is dus uitgesloten.
Zolang de pas is geblokkeerd, er geen nieuwe pas is aangemaakt en er ook geen volgpas is, kan de klant niets lenen. Hij kan dan alleen met zijn gebruikersnaam op de webcat inloggen (Instellen gebruikersnaam: zie Tabblad 7. Eigenschappen-2).
Blokkeren: selecteer de regel van de desbetreffende pas en klik rechts (of dubbelklik). Kies vervolgens 'Blokkeren'.
Deblokkeren: als de oude pas toch weer opduikt, kan deze worden gedeblokkeerd. Selecteer de regel van de desbetreffende pas en klik rechts (of dubbelklik). Kies vervolgens 'Deblokkeren'.
Blokkade op Tabblad 6. Eigenschappen-1
Via Tabblad 6 kan de pas ook geblokkeerd worden (optie 'Pas verloren gemeld door klant'; dit kan de klant ook zelf via de webcat > Mijn Menu), maar feitelijk is dat een blokkade op actor en niet op een specifiek pasnummer!
Aangezien bij het vermist melden niet wordt gemeld/kan worden vermeld (in de toekomst wel) om welke pas het gaat, wordt de gehele actor geblokkeerd.
De klant wordt 'rood' en bovenin het scherm wordt gemeld "Geblokkeerd". De vervaldatum van het abonnement wijzigt niet – alleen de pas is immers vermist. Op Tabblad 8. Passen wordt ook geen pasnummer geblokkeerd, aangezien niet bekend is om welke pas het gaat.
Pas vervangen
Selecteer de pas die vervangen moet worden en klik rechts (of dubbelklik). Kies vervolgens 'Vervangen'. Scan het nummer van de vervangende pas en klik op 'OK'.
Wanneer een nieuwe/extra pas geld kost, wordt een afrekenblok aangeboden.
Wanneer gebruik gemaakt wordt van passen waar al een pasnummer op is voorgedrukt, moet in het scanveld een letter p ingetikt worden. OCLC Wise gaat dan de pas bedrukken met de naam van de klant en biedt daarna de mogelijkheid om met de hand het nieuwe pasnummer in te tikken
De nieuwe pas is de hoofdpas geworden; de oude pas krijgt de status 'Vervangen'.
Vervangen pas moet worden ingenomen om misbruik te voorkomen!
Na uitgifte van een vervangende pas is de oude pas ongeldig geworden, en kan dus worden vernietigd. Bij 'Uitlenen' wordt dit gemeld; ook bij het opzoeken van de klant in de klantenadministratie met het oude pasnummer zal hiervoor worden gewaarschuwd.
Pas kwijt of kapot?
Wanneer een klant zijn bibliotheekpas kwijt is, zijn er twee opties: de pas tijdelijk blokkeren óf meteen een vervangende pas uitgeven waardoor de oude pas ongeldig wordt. Als een pas kapot is of gestolen en voor misbruik moet worden gevreesd, is het beter om de pas te vervangen.
Voor BE:
In België kan een klant met één pas lid zijn in meerdere bibliotheken. Bij het vervangen van een pas die in meerdere bibliotheken in gebruik is, geeft Wise de vraag: "Pas ook vervangen in andere bibliotheken?"
Als een pasnummer reeds in een andere bibliotheek is vervangen maar NIET is doorgezet naar de overige bibliotheken (in het geval dat de gebruiker NEE heeft gekozen) dan wordt alleen deze regel op status 'O' (omgelabeld) gezet. Als een andere bibliotheek nu ook de oude pas gaat vervangen en daarbij WEL alle andere wil meenemen, dan wordt de eerder omgelabelde pas niet nog een keer vervangen.
(Volg)Pas toevoegen (extra pas uitgeven)
Wanneer een pas wordt toegevoegd, wordt dit een extra pas naast een al bestaande (hoofd)pas. Als er geen andere passen (meer) zijn, wordt de nieuwe pas automatisch een hoofdpas. Moet er een pas aangemaakt worden omdat de oude zoek of gestolen is, kies dan voor 'Vervangen'.
Dubbelklik in het kader Passen. Kies 'Toevoegen' en scan het nieuwe pasnummer.
Als een nieuwe/extra pas geld kost, verschijnt er een afrekenblok.
Het aantal actieve passen is te zien in de klantbalk, rechts. Na het toevoegen van een pas wordt dit aantal direct bijgewerkt.
Wanneer je gebruik maakt van passen waar al een pasnummer op is voorgedrukt, typ dan een letter 'p' in het scanveld. Wise gaat dan de pas bedrukken met de naam van de klant en biedt daarna de mogelijkheid om met de hand het nieuwe pasnummer in te typen.
Verschillende tarieven voor duplicaat en extra volgpassen mogelijk
Het is mogelijk om voor de verkoop van vervangende (duplicaat)passen en extra volgpassen verschillende tarieven te hanteren. Dit moet worden ingesteld in de Manager (Financiën > Boekingsstructuur > Boekingstabellen > Accounting).
Volg- en hoofdpas omwisselen
Een volgpas kan worden gepromoveerd tot hoofdpas: dubbelklik op de regel van de volgpas > kies de optie 'Wijzig naar Hoofdpas' > klik op 'Ja' om te bevestigen.
Andersom kan (mag) ook: een hoofdpas wijzigen in een volgpas. De optie heet dan 'Wijzig naar Volgpas'. Dit kan alleen als er minimaal één volgpas is waarmee 'gewisseld' kan worden. Zo niet, dan verschijnt er een melding:
Wanneer volg- en hoofdpas zijn gewisseld, staat in de klantbalk linksboven het nummer van de nieuwe hoofdpas.
Pas verwijderen
Alleen geblokkeerde of vervangen passen kunnen worden verwijderd. Verwijder niet al te snel de oude passen! Soms duikt later op een lijst, aanmaning, nota of iets dergelijks nog een oud pasnummer op. Dan is het prettig dat de bijbehorende klant teruggevonden kan worden in het systeem.
Verwijderen is simpel: klik rechts of dubbelklik op het te verwijderen pasnummer en kies 'Verwijderen'. Resultaat: de regel met het pasnummer is verdwenen.
Pas uitgeven aan pasloze klanten: eerste pas is gratis
Het kan hierbij gaan om klanten van het type Donateur die een abonnement willen afnemen, of om leerlingen die via de Leerlingimport zijn toegevoegd aan het klantenbestand zonder daarbij tegelijkertijd een pas te genereren, of om klanten die zich via internet hebben ingeschreven.
Bij het uitgeven van passen volgt OCLC Wise de regel dat de eerste pas gratis is. Dit hoort immers bij een nieuw afgesloten abonnement. Klanten zonder pas zijn in de klantenadministratie te herkennen aan de klantbalk; op de plek van het hoofdpasnummer staat 'Geen pasnummer' gevolgd door het actor_id tussen [ ] .
Klik binnen Tabblad 8. Passen rechts in de lege passenbox > kies 'Toevoegen', scan de nieuwe pas en bevestig. Het nieuwe hoofdpasnummer is meteen zichtbaar in de klantbalk.
Hoofdpas en volgpassen printen
Via Klantenadministratie > Klant > Printen klantgegevens kan alleen een hoofdpas geprint worden.
Het is ook mogelijk om via de Klantenadministratie > Klant > Tabblad 8. Passen aan te geven welke pas geprint moet worden – mocht een vestiging gebruik maken van zogeheten 'volgpassen'.
Laatst gebruikt
In het veld 'Laatst gebruikt' staat de datum waarop de geselecteerde pas voor het laatst gebruikt is om in te loggen met het pasnummer (het inloggen met gebruikersnaam wordt op dit Tabblad 8. Passen hier niet bijgehouden).
Laatst gebruikt vs. Laatste activiteit
In de klantenadministratie bestaat ook een vermelding 'Laatste activiteit'. Deze wijzigt alleen wanneer er daadwerkelijk een activiteit heeft plaatsgevonden, zoals een inname, uitlening of een verlenging. Het oproepen en bekijken van een klant wordt niet als een activiteit beschouwd. Ook het kopen van een kaartje via ticketWise of het bijwonen van een ticketWise activiteit heeft geen invloed op de datum.