Print klantgegevens / Balienota aanmaken
Ga naar Klantenadministratie > Klant > Print klantgegevens om gegevens van een klant te printen.
Menu Print klantgegevens
In het sub-menu onder Print klantgegevens staan de volgende gegevens die geprint kunnen worden:
| Klantgegevens | Uitleg | |
|---|---|---|
|
Ledenpas (klantenpas) |
Afdrukken van een klantenpas, zie hieronder bij Ledenpas printen. |
|
|
Inschrijfbewijs |
Een voorlopig inschrijfbewijs. De pas wordt op een andere locatie (centraal) aangemaakt en kan later worden afgehaald. Eventueel kan de standaard stylesheet worden uitgebreid met:
|
|
|
Uitschrijfbewijs |
Wordt de klant uitgeschreven wanneer het abonnement nog niet verlopen is, dan kan aan de klant een uitschrijfbewijs worden meegegeven. De klant kan dan eventueel door een andere bibliotheek worden overgenomen. Eventueel kan de standaard stylesheet worden uitgebreid met:
|
|
|
Overzicht klant |
Overzicht van exemplaren, registraties, reserveringen, berichten en overige klant-rubrieken. |
|
|
Ingeleverd? |
Een overzicht van de exemplaren die door de klant zijn ingeleverd. Alleen de exemplaren die nog niet opnieuw uitgeleend zijn, worden getoond. Deze functie kan worden gebruikt wanneer er ingeleverd wordt via de boekenbrievenbus en de klant wil om bepaalde redenen (bijv. pasje zit nog in het boek) de ingeleverde exemplaren nogmaals inzien. |
|
|
Leenoverzicht |
Overzicht van de exemplaren die de klant heeft geleend. Bevat exemplaren met de status:
Uitgesorteerde exemplaren: exemplaren die zijn ingenomen via zelfbediening maar door het personeel nog verder moeten worden verwerkt. Het leenoverzicht kan naar keuze op volgorde van Inleverdatum, Plaatsing, Medium/Hoofdwoord, Auteur of Titel. |
|
|
(Aan)maanoverzicht aanmaanoverzicht maanoverzicht |
Een overzicht van exemplaren die te laat zijn. Selecteer zelf een periode voor het overzicht (uitleendatum of inleverdatum). Aan het overzicht kan een tekst worden toegevoegd ((aan)maantekst), die in de plaats komt van de standaardtekst. |
|
|
Financieel overzicht |
Diverse overzichten met betrekking tot de financiële situatie van de klant. Deposito-posten staan vermeld als Registratie, omdat het voor de klant bij de aanschaf een betaling (registratie) is. Afgeboekte depositoposten worden altijd vermeld, ook als er geen afgeboekte posten op het overzicht gewenst zijn. Het cijfer tussen Nr. en de datum van de registratie geeft de code van de financiële organisatie weer. |
|
|
Leenhistorie |
Overzicht van de titels die deze klant geleend heeft. Voorwaarde is wel dat bij de klant de optie 'Leenhistorie' aan staat op Tabblad 6. Eigenschappen-1. Er kan een periode worden ingegeven (niet verplicht) en er is keuze uit sorteren op datum, op titel of op auteur. Vanwege privacywetgeving is dit ingeperkt tot alleen de uitleningen in bibliotheken; geen schooluitleningen. |
|
|
Loghistorie |
Voor deze klant kan een overzicht uit het logbestand worden gemaakt. Op het overzicht worden datum, titel en actie (uitlening, verlenging inname) getoond. Tevens worden de verzonden reserveringen, aanmaningen en nota’s op het overzicht afgedrukt. Let op: actie 'Diversen' betekent dat het betreffende exemplaar 'ter inzage' is uitgeleend (uitleendatum en inleverdatum zijn gelijk aan elkaar). Vanwege privacywetgeving is dit ingeperkt tot alleen de uitleningen in bibliotheken, geen schooluitleningen. |
|
|
Nota registraties |
Met deze functie kan een balienota van de openstaande registraties (NRB) worden aangemaakt. Op deze nota worden alle nog niet eerder gefactureerde registraties opgenomen. In de 'nota registratiemethode' worden de voorwaarden gedefinieerd (wel/geen administratiekosten etc.) |
|
|
Nota materiaalvergoeding(en) |
Afdrukken van een gereedstaande nota, zie Nota materiaalvergoeding (balienota) aanmaken. |
|
|
Incassomachtiging |
Genereer een incasso-machtiging (die door de klant ondertekend kan worden), zie ook Klantdocumenten digitaal archiveren. |
|
|
Leeshandicap-bevestiging |
Genereer een leeshandicap-bevestiging, waarin de klant kan aangeven dat hij een leeshandicap heeft (noodzakelijk voor het lenen van daisyroms) zie ook Klantdocumenten digitaal archiveren. |
|
|
iDEAL betalingen |
Overzicht van alle iDEAL-betalingen van de klant, gesorteerd op datum. |
|
|
Voor een aantal van deze lijsten (leenhistorie etc.) is gekozen voor een vaste pagina-opmaak. In combinatie met sommige printers worden regelmatig lege pagina's geprint. Het advies is dan om de lijst via PDF af te drukken. |
||
Ledenpas printen
Er zijn binnen OCLC Wise diverse mogelijkheden om een pas te printen. Sommige bibliotheekorganisaties werken met passen waarop de barcode al is voorgedrukt en waaraan de klantgegevens worden toegevoegd. Andere organisaties maken per klant de complete pas aan. Informeer naar de mogelijkheden bij je applicatiebeheerder.
Print direct een pas of etiket voor op een pas via Klantenadministratie > Klant > Printen klantgegevens > Ledenpas (CTRL+ALT+P). Voor de passen zijn verschillende lay-outs gedefinieerd:
| Stylesheet | Voorbeeld lay-out |
|---|---|
|
pas_initialen.xsl Voor kant- en klare passen waar al een barcode op staat. |
Pietersen, K.P. |
|
pas_initialen_barcode.xsl |
Klant: 1234567890 + barcode + Naam: Pietersen, K.P. |
|
pas_roepnaam.xsl Bijv. voor kinderen: bij een jeugdklant waar geen roepnaam is ingevuld, worden de initialen op de pas geprint. Eerder werd in zo'n geval alleen de achternaam afgedrukt. |
Karel Pietersen |
|
pas_star_tsp_label_voornaam_achternaam_nummers.xsl Snelle oplossing voor starprinters. Print een etiket dat op een pas kan worden geplakt. Indien niet ingesteld, wordt een eerste keer om de gewenste stuurcode gevraagd. |
Pietersen, Karel + 1234567890 |
Stylesheet
Kies de stylesheet die gebruikt moet worden voor het afdrukken van de pas. Via Vestigingsbeheer > Werkplekbeheer > Configuratie > tabblad Randapparaten > optie Pasprinterstylesheet kan worden ingesteld welke stylesheet standaard gebruikt moet worden.
De keuze voor een stylesheet kan daarmee worden vermeden.
De stylesheets worden op de lokale balie-pc opgeslagen in de map:/users/bng (of een andere map die door uw applicatiebeheerder hiervoor is ingericht).
Standaardprinter
Wanneer een klantenpas wordt geprint, kijkt de Client of er een standaardprinter aan de stylesheet gekoppeld is. De printtaak kan meteen zonder pop-ups of keuzeschermen worden uitgevoerd.
Als er nog geen default is vastgelegd, zal de vraag eenmalig komen welke printer voortaan gebruikt moet worden. Indien als default <ALTIJD VRAGEN> staat ingesteld, zal bij ELKE pas een pop-up komen met de vraag welke printer gebruikt moet worden.
Passen met voorgedrukte barcode printen (ook voor pasprinter die stapel passen bevat)
Vul in het Klantnummer-veld niet een klantnummer maar een p in en druk op <enter>. OCLC Wise vraagt nu of de pas eerst bedrukt moet worden. Beantwoord deze vraag met 'Ja'. Vul de gevraagde gegevens in (NAW en geboortedatum).
Nu wordt de naam op de pas geprint. De barcode op deze geprinte pas kan vervolgens in OCLC Wise gescand worden. Hiermee is het mogelijk om een stapel passen in de pasprinter te hebben. De eerstvolgende wordt automatisch beprint tijdens het inschrijven, waarna deze door te scannen gekoppeld kan worden aan de nieuw ingevoerde klant.
Hoofdpas en volgpassen printen
Via Klantenadministratie > Klant > Printen klantgegevens is het mogelijk om alleen een hoofdpas te printen.
Het is ook mogelijk om via de Klantenadministratie > Klant > Tabblad 8. Passen aan te geven welke pas geprint moet worden – mocht een vestiging gebruik maken van zogeheten 'volgpassen'. Wel is daarbij de bevoegdheid 'contributie' op vestigingsniveau nodig, én alleen passen met de status 'Actief' kunnen worden afgedrukt.
Selecteer een pasnummer en klik met rechts.
Kies daarna 'Afdrukken'. Vervolgens kan de pas op de gebruikelijke wijze afgedrukt worden.
Klantetiketten genereren en printen
Het is ook mogelijk om van een set klanten, die eerst via 'Statistieken en Selecties' geselecteerd zijn, in één handeling etiketten te printen. Een set van een klantenselectie kan hier (in 'Statistieken en selecties'), middels de rechtermuisknop 'batch t.b.v. barcodes', klaargezet worden.
Het nummer van de batch wordt getoond. In Exemplaren > Etiketten > Afdrukken exemplaar/klantetiketten kan deze batch opgezocht en afgedrukt worden (als etiketten en als scankaart).
Nota materiaalvergoeding (balienota NBB) aanmaken
Het aanmaken van een balienota (nota materiaalvergoeding vanuit de balie) loopt via het detail van het te vergoeden exemplaar. Een aantal manieren om een balienota aan te maken:
- Klantenadministratie > Klant > Geleende exemplaren > regel selecteren > naar details van het exemplaar > Status > Balienota maken
- Catalogus > Exemplaar > details > Status > Balienota maken
- Klantenadministratie > Klant > Geleende exemplaren > rechts-klik regel > Balienota maken
Per exemplaar moet worden aangegeven of het exemplaar op een balienota afgedrukt moet worden. Er kunnen meerdere exemplaren op één nota worden gezet. Na de keuze 'Balienota maken' verschijnt een scherm waarin kan worden aangegeven voor wie de balienota bestemd is:
- Keuze 1 = de huidige en/of laatste klant (wanneer het exemplaar al is ingeleverd)
- Keuze 2 = de voorlaatste klant
- Keuze 3 = klant opzoeken
Standaard staat de keuze op 1. Klik op 'OK':
Vul in het volgende scherm in om welke bedragen het gaat. Er zijn twee mogelijkheden:
A. Als het exemplaar reeds is ingeleverd (exemplaar heeft de status B), kan alleen worden aangegeven hoe hoog de vergoeding moet zijn. Het bedrag dat wordt getoond, is berekend naar de instellingen in de Manager: moet het oorspronkelijke aanschaf volledig worden betaald of wordt gerekend met een bepaalde prijsafbouw? Het bedrag is eventueel te wijzigen.
Het bedrag dat hier vermeld wordt, wijkt waarschijnlijk af van de prijs die is opgenomen bij de exemplaardetails. Dat komt omdat de prijs in het exemplaardetail exclusief BTW is. Wanneer een balienota gemaakt moet worden, wordt hier - als dit is ingesteld - het BTW-percentage bij opgeteld dat volgens de tabellen bij deze materiaalsoort hoort (bij Boeken zal 6% in de tabellen staan, bij non-books veelal 21%).
Ook eventuele administratiekosten zoals ingesteld in de Manager, worden op de balienota mee afgedrukt.
B. De klant heeft het exemplaar nog in bezit, het is dus nog uitgeleend (status U). In deze situatie kan, naast een vergoeding en administratiekosten, een boete op de balienota worden meegegeven.
Ook is het mogelijk een melding op de nota af te laten drukken.
|
Boete |
Het bedrag dat hier wordt ingevuld, wordt als boete op de balienota afgedrukt. Als hier géén bedrag wordt ingevuld, wordt de (eventuele) openstaande boete voor dit exemplaar op de balienota afgedrukt, of de maximale boete, als dit is aangegeven in de nota materiaalvergoedingsmethode |
|
Melding |
Deze tekst wordt op de nota afgedrukt, onder de gegevens van het exemplaar. |
Er verschijnt nu de vraag of de nota meteen geprint moet worden. Er kan op deze manier voor één exemplaar een nota geprint worden.
Wanneer het de bedoeling is dat er meerdere exemplaren op een nota komen, kies dan 'Nee'. De nota kan dan het beste geprint worden via het klantenmenu > Print klantgegevens.
Administratiekosten op balienota's
Voor balienota's kunnen afwijkende administratiekosten worden gedefinieerd. Deze administratiekosten worden vastgelegd in de Manager, in de tabel Nota materiaalvergoedingsmethode (informeer bij je applicatiebeheerder).
Klik op 'OK'. Er wordt gemeld dat een nota wordt aangemaakt.
Klik nogmaals op 'OK'.
Na opslaan van de gegevens staan de balienota's klaar voor afdrukken.
In het exemplaardetailscherm staat bij 'Status' dat het exemplaar bij de klant in nota is gebracht:
Balienota's printen
Vervolgens moet de balienota worden geprint. Ga vanuit het exemplaardetailscherm naar Klant > Laatste (of voorlaatste) klant. Kies nu bij Klant > Print klantgegevens > Nota materiaalvergoeding(en).
Onderstaand scherm wordt getoond. Klik op 'Print'.
Na het afdrukken wordt de nota-datum bijgewerkt en wordt het scherm 'Nota materiaalvergoeding(en)' schoongemaakt. Bij de klant wordt bij Klant > Klantberichten > Nota's vermeld welke nota's zijn/worden verzonden.
Op de balienota kan desgewenst een melding per exemplaar worden opgenomen. De melding wordt aangemaakt via detail exemplaar > notities > nota melding.
De balienota wordt als pdf aangeboden (nadat deze gefopt is op de server), en kan dus meerdere keren geprint worden. Eventueel kan de pdf lokaal worden opgeslagen zodat hij ook later nog kan worden geprint. De pdf is terug te vinden en te downloaden via Bestandsbeheer > Berichten.
lleen een NBB die niet direct is afgedrukt (status=0) kan via Klant > Print klantgegevens > Nota materiaalvergoeding alsnog (direct) worden geprint.
Balienota's printen via Wisedb server
Bij gebruik van een secure client (verbinding via internet met wisedb server) is het niet mogelijk om een balienota (NBB) te openen en te printen. Met de volgende instelling/aanpassing is het probleem verholpen:
In Apache op de webcatserver moet in:
/etc/apache2/vhosts.d/bicat-ssl-common.include
een proxypass naar berichten staan:
ProxyPass /bericht ajp://wisedb:8009/bericht
ProxyPassReverse /bericht ajp://wisedb:8009/bericht
In de propertiesfile van de secure client (bijvoorbeeld wiseweb:/etc/bwise/bxmbng-webstart/PROPERTIESs)
moet een property staan naar de berichten (analoog aan de birt-url):
<property name="jnlp.berichturl" value="https://bicat.bibliotheek.nl/berichten/"/>
Reguliere notaprocedure
Uitgeleende exemplaren kunnen ook handmatig in de reguliere notaprocedure opgenomen worden: Exemplaar > Status > Opnemen in notaprocedure. In de eerstvolgende nota-run wordt de nota afgedrukt. Deze werkwijze is ongewijzigd.
Afrekenen altijd via Klant > Financieel
Er dient daarna altijd afgerekend te worden via submenu Klant > Financieel. Het afrekenblok verschijnt dus NIET na het printen of herprinten van nota’s!
Klantdocumenten digitaal archiveren
Het is mogelijk om documenten digitaal te archiveren. Dit is handig voor het bewaren van incassomachtigingen en leeshandicap-bevestigingen. Ook diverse correspondentie van de klant kan op deze manier gearchiveerd worden.
Kies in de klantenadministratie bij 'Print klantgegevens' voor incassomachtiging of leeshandicapbevestiging. Er verschijnt een pop-up met de bij het document behorende opties (iban, bic/leeshandicap). Hierna wordt het formulier geprint.
Op het formulier wordt een unieke scancode opgenomen. Wanneer de klant het ondertekende formulier inlevert, kan deze gedigitaliseerd, verwerkt en gearchiveerd worden: ga naar Klanten > Importeren gegevens > Import klantdocument. Kies in het scherm dat verschijnt óf een reeds bestaand bestand, óf scan een pagina.
Zodra dit is gedaan, kan de unieke scancode van het document worden ingevoerd. Het systeem weet nu meteen voor welke actor het document gegenereerd is, en wat voor document het is. Het handmatig kiezen van een klant is bedoeld voor documenten die geen scancode hebben, bijvoorbeeld correspondentie van een klant, of een inschrijf- of uitschrijfbewijs.
Met behulp van de knop 'Geen upload' is het mogelijk de incassomachtigingen wel te ontvangen en verwerken, maar ze bijv. in een ordner te bewaren. Een retour-ontvangen leeshandicapbevestiging of incassomachtiging zal de actorgegevens automatisch aanpassen. (bic, iban, datum afgifte machtiging op tabblad 3, en leeshandicap op tabblad 7).
Gegevens controleren!
Controleer voor het scannnen van het formulier of de gegevens correct zijn ingevuld!
Gegenereerde en opgeslagen incassomachtigingen en leeshandicapbevestigingen worden opgeslagen in de hoofdmap /home/bxmas/resources/ ACTOR_DOCUMENT/xxx. De bestanden zijn terug te vinden (en te verwijderen; m.u.v. incassomachtigingen) via Klant > Klantberichten > Documenten.
De stylesheets: (/home/bxmas/resources/STYLESHEET_MESSAGE)
actor_collection_authorisation.xsl voor de incassomachtiging
actor_reading_disability.xsl voor de leeshandicap-bevestiging
Een duidelijke stap-voor-stap handleiding over klanten en incasso-machtigingen is te vinden in Klantenadministratie financieel.