Algemeen
Samenvatting
In OCLC Wise bestaat de mogelijkheid om externe klant- of leerlingbestanden te importeren. Tijdens het importeren ontvangen de leerlingen een inschrijving in de bibliotheek; dit dient een gratis abonnement te zijn.
Per instantie dient hiervoor een inschrijfmethode (LNRIMP) te worden gedefinieerd. Een instantie kan meerdere inschrijfmethoden naast elkaar hebben. Echter, per vestiging kan er maar één inschrijfmethode worden gebruikt.
Voor het importeren in OCLC Wise worden de leerling- of pasgegevens in een CSV-UTF-8-formaat aangeleverd. Het exporteren van de leerlinggevens uit een schooladministratiesysteem dient met kennis van zaken gebeuren. De benodigde gegevens kunnen het handigste via een Excelbestand worden geëxporteerd. De rubrieken voldoen hierbij aan het hierna beschreven formaat. Het bestand dient in een vast invoerformaat te worden aangeleverd, zie Verwerken van het importbestand.
Templates voor het aanleveren van de leerling-of pasgegevens:
Het importeren van een leerlingbestand wordt jaarlijks herhaald. Het gratis abonnement uit de leerlingimport (LNRIMP) dient een vaste vervaldatum te hebben, waardoor leerlingen die niet langer op school zitten automatisch worden uitgeschreven.
Vanaf versie 8.0.5 is het eventueel mogelijk om via leerlingimport type V in de sector BIEB een vervolgabonnement in te stellen waarbij het schoolnummer bij de actor wordt verwijderd bij de overgang naar het nieuwe abonnement.
Aandachtspunten
Leerlingnummer van de school moet constant en uniek zijn
Uitgangspunt is dat een leerlingnummer in het leverende leerling-administratiesysteem (BRIN) van de school altijd bij dezelfde leerling blijft horen gedurende diens schoolloopbaan. Updaten zou anders niet mogelijk zijn.
Geen leenstrippen
De uitgifte van leenstrippen wordt niet ondersteund in het importproces.
Restitutie reeds betaalde contributie (mogelijkheid voor type L en vanaf versie 8.0.5 ook type V in de sector BIEB)
Via de leerlingimport kan alleen een gratis bibliotheekabonnement worden uitgegeven. Voor leerlingimport type L en V is het mogelijk om reeds betaalde contributie als tegoed (deposito) terug te betalen aan de leerling.
Beveiligde upload leerlinggegevens door/ namens de school
Sinds 2018 is er de mogelijkheid voor een beveiligde upload van leerlinggegevens.
Eenmalige aanpassing restapi t.b.v. beveiligde upload
Om de Beveiligde upload te kunnen gebruiken is een eenmalige aanpassing noodzakelijk in de bwise.config file van de restapi. In de restapi (/etc/bwise/restapi/bwise.config) moet de volgende regel aanwezig zijn:
bxmas.filesServiceUrl=http://localhost:8080/bxmas
Mocht de bxmas op een andere server draaien dan de restapi, dan moet de url overeenkomstig worden aangepast.
Het uploaden van een leerlingbestand vindt plaats in de portal van de bibliotheek, in Mijn Menu. Voorwaarde om dit te mogen doen:
- De betreffende actor heeft speciale bevoegdheid om een leerlingbestand te mogen uploaden. Dit wordt ingesteld in de klantenadministratie, zie afbeelding hieronder.
- De betreffende actor heeft een geldige inlog op de portal van de bibliotheek (d.w.z. een geldige inschrijving).
Resultaat: Deze persoon mag in de portal leerlingbestanden uploaden voor de betreffende bibliotheekvestiging.
Let op: de bevoegdheid om leerlingbestanden te uploaden gaat per hoofdvestiging waar de klant staat ingeschreven. Als er bestanden van meerdere scholen worden geüpload voor dezelfde bibliotheek door verschillende actoren, dan zijn deze allemaal te zien in Mijn-menu van elke actor. Ook kan men dan het bestand van een andere school verwijderen. Het bestand is echter niet te downloaden.
Bevoegdheden medewerker bibliotheek
De verantwoordelijke medewerker van de bibliotheek, die de leerlingbestanden inleest, moet voldoende bevoegdheden bezitten. Om leerlingbestanden te mogen ophalen en verwerken gaat het om deze bevoegdheden:
- ACTOREN
- ACTOREN_CONTRIBUTIE
- ACTOREN_BEHEER
- BESTANDSBEHEER_LEERLINGBESTANDEN
Bevoegdheden van medewerkers zijn per gebruikersrol in te stellen in de manager (SysteemWise > Toegangscodes en bevoegdheden > bevoegdheden).
Zet de bevoegdheid van de gebruikersrol van de medewerker op ‘Verwijderen’ voor vestiging, desgewenst ook voor het niveau instantie en eventueel ook systeembreed.
Importtypen P, L en V
Er zijn verschillende versies (typen) voor het importeren van klanten. Deze handleiding gaat alleen over de importtypen P en L. Voor schoolWise en mediatheekWise zijn er afzonderlijke handleidingen voor het importeren van leerlingbestanden.
| Importtype | Uitleg |
|---|---|
|
Type P |
(gratis) Hierbij worden nieuwe actoren met pasnummers aangemaakt. In het invoerbestand wordt het pasnummer als koppel-item naar het actorenbestand gebruikt. Deze vorm kan alleen worden gebruikt voor het laden van klanten voor de sector BIEB. Import-klanten worden als bibliotheeklid ingeschreven op basis van de gedefinieerde inschrijfmethode. tabel LNRIMP |
|
Type L |
(licentie LEERLING_IMPORT_BIEB vereist) Gekoppeld aan een schoolnummer (bv. de brincode, tabel LNRANI) waarin de import per school wordt gedefinieerd. De school wordt als bibliotheekvestiging opgenomen in het systeem. Geïmporteerde leerlingen worden als bibliotheeklid ingeschreven op basis van de gedefinieerde inschrijfmethode, tabel LNRIMP. |
|
Type V in de sector BIEB Vanaf versie 8.0.5 |
(licentie LEERLING_IMPORT_EDUCAT_V vereist) Gekoppeld aan een schoolnummer (bv. de brincode, tabel LNRANI) waarin de import per school wordt gedefinieerd. Het schoolnummer wordt in G_VST ingesteld in een LNRANI vestigingsgroep per BIEB-vestiging. Geïmporteerde leerlingen worden als bibliotheeklid ingeschreven op basis van de gedefinieerde inschrijfmethode, tabel LNRIMP. |
|
Type B en V |
(schoolWise of mediatheekWise, licentie vereist) Inschrijving in de schoolmediatheek + desgewenst inschrijving in sector BIEB. Zie de handleidingen schoolWise leerlingimport en mediatheekWise leerlingimport. |
Verschil importtype P, L en V (BIEB) – wel of geen schoolvestiging
|
Onderwerp |
Type P |
Type L |
Type V (BIEB) vanaf versie 8.0.5 |
|---|---|---|---|
|
Doel |
Bibliotheekabonnementen importeren op basis van pasnummer |
Leerlingen per school importeren met schoolkoppeling |
Leerlingen van meerdere scholen importeren per bibliotheekvestiging met schoolkoppeling |
|
Licentie |
LEERLING_IMPORT_BIEB |
LEERLING_IMPORT_EDUCAT_V |
|
|
Schoolvestiging nodig? |
Nee |
Ja, sector B en categorie L |
Nee |
|
Schoolnummer (LNRANI) nodig? |
Nee |
Ja |
Ja |
|
LNRANI-vestigingsgroep nodig? |
Nee |
Nee |
Ja, per bibliotheekvestiging die leerlingen wil importeren. |
|
Leerlingnummers nodig? |
Alleen als pasnummer ontbreekt |
Ja |
Ja |
|
Bestaande actoren bijwerken |
Alleen op basis van pasnummer |
Ja |
Ja |
|
Importmethode (LNRIMP) per school? |
Nee, per bibliotheekvestiging |
Ja |
Nee, per bibliotheekvestiging |
|
Beheervestiging mogelijk? |
Ja |
Ja |
Nee, importeer altijd via de bibliotheekvestiging waar de abonnementen worden uitgegeven.. |
|
Jaarlijkse import nodig? |
Ja |
Ja |
Nee, leerlingen kunnen bij de start op hun school een abonnement t/m 17 jaar krijgen en gaan dan automatisch over op een volwassen abonnement. |
|
Soort abonnement |
0 - Gratis |
0 - Gratis |
0 - Gratis |
|
Vervolgabonnement? |
Nee |
Nee |
Ja, mits verlenging 0 of 1. |
|
Soort verlenging? |
9 - Vast abonnement met afvoeren op vervaldatum abonnement |
9 - Vast abonnement met afvoeren op vervaldatum abonnement |
0 - Automatisch |
Type P
In zijn simpelste vorm wordt importtype P gebruikt door een reguliere bibliotheekvestiging om alle leerlingen van een school in één keer lid te maken van de bibliotheek. Leerlingbestanden van verschillende scholen worden dan achter elkaar op dezelfde manier geïmporteerd voor dezelfde bibliotheek. Hierbij is het niet mogelijk om bij te houden van welke school een leerling afkomstig is. Ook wordt er niet ontdubbeld met bestaande actoren.
- Gebruik het Excel-template voor type P
- Pasnummer is de ingang (= kolom ‘lenernummer’ in de template)
- De leerlingimport P routine kijkt alleen naar het pasnummer:
- Match met bestaand pasnummer? Dan bijwerken actor en het abonnement
- Geen match? Dan nieuwe actor
- Geen match en geen pasnummers meegegeven in het bestand? Dan moet er wel een leerlingnummer worden meegegeven. Dan nieuwe actor + genereren pasnummer op basis van het leerlingnummer.
Type P benodigde instellingen:
- LINRIMP
- Vestigingstabel tab Klanten: selecteer Beheervestiging, Importtype, en Inschrijfmethode
Type L
Een complexere mogelijkheid is: de school als vestiging met categorie L - Leners in het systeem opnemen. Hierbij is per school een eigen inschrijfmethode LNRANI vereist.
Er zijn specifieke instellingen nodig per school, zoals:
- kan er worden ontdubbeld met bestaande actoren
- wel/ geen pasnummer
- respecteren van bestaande abonnement J/ N
Bij dit importtype blijft duidelijk bij welke school een leerling hoort. Hoofdvestiging en thuisvestiging zijn beide gelijk aan de schoolvestiging.
In de G_VEST instelling VSL 'Accepteer klanten van' van de bibliotheek waar de leerlingen gaan lenen moet de schoolvestiging zijn opgenomen.
Type L benodigde instellingen:
- LINRIMP
- LNRANI
- Vestigingstabel tab Klanten: selecteer Beheervestiging, Importtype, Inschrijfmethode, Schoolnummer
Type V in de sector BIEB
Vanaf versie 8.0.5 kan leerlingimport type V ook worden gebruikt binnen sector BIEB. Hierdoor is het mogelijk om leerlingbestanden van meerdere scholen te importeren in één bibliotheekvestiging. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van schoolnummers (LNRANI's) en LNRANI-vestigingsgroepen.
Als een vestiging is ingesteld met schoolnummer 000000 (LNRANI-vestigingsgroep), kan tijdens de import worden gekozen voor welk schoolnummer het bestand wordt verwerkt. Het gekozen schoolnummer wordt opgeslagen bij het abonnement van de leerling. Hierdoor blijft zichtbaar via welk schoolnummer een leerling is geïmporteerd.
Deze methode voorkomt dat voor iedere school een aparte vestiging hoeft te worden ingericht.
Er zijn specifieke instellingen nodig per school, zoals:
- kan er worden ontdubbeld met bestaande actoren
- wel/ geen pasnummer
- respecteren van bestaande abonnement J/ N
Bij dit importtype blijft duidelijk bij welke school een leerling hoort. Hoofdvestiging en thuisvestiging zijn beide gelijk aan de bibliotheekvestiging van de import.
Type V benodigde instellingen:
- LINRIMP
- LNRANI
- G_VST - ANI: BIEB-vestiging
- Vestigingstabel tab Klanten: selecteer Importtype V, Inschrijfmethode, Schoolnummer 000000
Licenties voor leerlingimport type L en V in sector BIEB
Voor import type P is geen licentie nodig.
Licentie activeren voor importtype L
Voor importtype L moet via de Manager per instantie een licentie worden gezet. Het gaat om de licentie LEERLING_IMPORT_BIEB voor type L.
De licentie moet worden gezet voor de instantie van de (school)vestigingen waarvoor geïmporteerd wordt, dus niet voor de beheervestiging die de import uitvoert. Dit omdat een beheervestiging in een andere instantie kan zitten (PSO-situatie).
Ga om de licentie te activeren naar Manager > systeemWise > SysteemWise > Systeem- en automaatlicenties
- Klik op Nieuw
- Kies de Hoofdgroep: E- Client
- Kies de Groep B – Balie
- Kies de licentie: LEERLINGIMPORT_BIEB
- Kies de vestiging: Instantie
- Startdatum: vul huidige datum in (dd-mm-jjjj)
- Einddatum: vul een toekomstige datum in, bijv. 31-12-2030
- Klik tot slot op OK.
Licentie activeren voor importtype V in sector BIEB (vanaf versie 8.0.5)
Activeer op dezelfde manier als voor leerlingimport type L de licentie op instantieniveau, maar kies voor de licentie LEERLING_IMPORT_EDUCAT_V, tenzij de instantie al gebruik maakt van mediatheekWise.
Systeemoptie DUPNABO en importtype L
Niet alle bibliotheken stellen de mogelijkheid tot dubbele rollen (in bibliotheek en in schoolWise of mediatheekWise) op prijs. De systeemoptie DUPNABO verhindert dat er bij het inschrijven van nieuwe leerlingen (handmatig of via de import-routine) gezocht wordt naar mogelijke duplicaten. De systeemoptie is per instantie (basisbibliotheek) te activeren, en geldt dan voor alle bibliotheken en scholen die bij deze instantie horen.
- Indien de systeemoptie DUPNABO is geactiveerd, kan er niet meer automatisch worden ontdubbeld met leerlingen van schoolWise-scholen en mediatheekWise-scholen.
- Indien de systeemoptie DUPNABO actief is, kan er alleen onder voorwaarden ontdubbeld worden met reeds ingeschreven bibliotheekleden.
Importtype L stopt eventuele inschrijving in schoolWise
N.B.
Onderstaande is niet van toepassing indien de optie DUPNABO actief is, zie Systeemoptie DUPNABO en importtype L
Leerlingimport type L wordt toegepast voor het VO. Bij het uitvoeren van de leerlingimport type L wordt een eventueel leerlingnummer van een leerling in schoolWise overschreven door het leerlingnummer van de VO-school.
Tevens zal de leerlingimport type L de betreffende leerling meteen uitschrijven uit zijn schoolWise-vestiging (hiermee wordt verhinderd dat de schoolWise-actie 'Collectief uitschrijven' het nieuwe VO-leerlingnr kan wissen).
Importtype V in de sector BIEB stopt eventuele inschrijving in schoolWise of mediatheekWise
Vanaf versie 8.0.5
Leerlingimport type V in de sector BIEB overschrijft het leerlingnummer. Bij leerlingen met een dubbelrol die ontdubbeld worden met hun rol_abonnement wordt hun rol_educat beëindigd. Daarnaast wordt het schoolnummer van de schoolWise of mediatheekWise schoolvestiging verwijderd in de rol_educat.
E-mail adressen uit import overnemen (optie voor type L)
Er is in OCLC Wise per actor slechts één e-mailadres mogelijk, dat gebruikt wordt voor de berichten (wachtwoord vergeten, reserveringen etc). Echter, leerlingen weten vaak niet meer welk e-mailadres destijds is opgegeven bij het inschrijven in de Bieb. Soms is het ook een e-mailadres van een ouder. Als er al een e-mailadres in het systeem staat, wordt dit ongemoeid gelaten door de import type L.
Om dit te ondervangen is er de systeemoptie EDVMAIL, Deze optie is ontwikkeld voor mediatheekWise, maar werkt ook voor importtype L. De optie zorgt ervoor dat het e-mailadres uit het importbestand altijd wordt overgenomen, tenzij het recent nog is gewijzigd.*
De systeemoptie EDVMAIL kan per instantie of per vestiging worden gezet.
* Want dan is er een account waarop is ingelogd. (Recent = 1 maand )
Uitgeschreven actoren opnieuw handmatig inschrijven (type L)
Vanaf versie 8.0.1
Bij uitgeschreven actoren wordt na drie maanden op de 5e van de maand het leerlingnummer verwijderd via een routine in de job nachtrun. Dit geldt voor actoren die via leerlingimporttype L zijn ingeschreven. Zie Dagroutines en Nachtroutines.
Uitgeschreven actoren opnieuw - handmatig - inschrijven (voordat bovenstaande routine in de job nachtrun heeft gedraaid), verwijdert:
- het leerlingnummer in de leerlingkoppeling
- het schoolnummer in de leerlingkoppeling