Financiële inrichting

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Algemeen

Uitgangspunten
Alleen voor de sector BIEB kent OCLC Wise een (contributie)facturatiefunctie. De sectoren EDUB en EDUV kennen geen facturatiefunctie.

Voor EDUV kan geen gebruik worden gemaakt van strippen. Voor EDUV geldt een default maximumbedrag voor registraties van €2,00.
Via de importmethode LNRIMP is een ander maximumbedrag in te stellen, met daarnaast de mogelijkheid om per klas in de klassentabel handmatig een ander bedrag in te vullen.

Een EDUV vestiging zit in een instantie, naar keuze een speciale EDUV-instantie of dezelfde instantie als de bibliotheek. Per instantie ligt de FO vast. Bij gebruik van deposito wordt dit deposito op FO-niveau beheerd.

In mediatheekWise kunnen financiële posten ontstaan: registraties, nota's materiaalvergoeding, evt andere verkopen. De wijze waarop de boekingen verantwoord moeten worden hangt af van de gekozen financiële inrichting.

Clearing (achteraf onderling verrekening tussen vestigingen) kan alleen als school en bibliotheek in dezelfde Financiële Organisatie (FO) maar in verschillende instanties zitten.

EDUV-scholen worden in Wise geconfigureerd als aparte instanties en FO's, tenzij de mediatheek gerund wordt door de bibliotheek.
Deze instanties worden voorzien van een EDUV kenmerk.
Elke EDUV-instantie wordt gekoppeld aan een BIEB-instantie.
Deze laatste is bedoeld om in Wise aan te geven welke instantie verantwoordelijk is voor de VO-school.

Hierdoor wordt het mogelijk om via de leerlingimport bibliotheekabonnementen uit te geven uit de instantie van de bibliotheek
Hierdoor wordt het mogelijk om vanuit de sector BIEB selecties te maken op EDUV-data (deze normaliter zijn begrensd op instantie-niveau)

Financiële modellen 1, 2 en 3

Fin. Model 1 – School en bieb in dezelfde instantie, school draait mee net zoals bibliotheken
EDUV vestiging in dezelfde instantie en FO als de bibliotheek. De bibliotheek runt de mediatheek en regelt ook de financiële stromen. Registraties van de school kunnen in de bibliotheek worden voldaan en andersom.

School krijgt eigen kasnummer.

Fin. Model 2 – Eén FO, verschillende instanties, clearing mogelijk
EDUV vestiging in een eigen instantie, maar wel in dezelfde FO. School runt de mediatheek en regelt de financiën. Registraties van de school kunnen in de bibliotheek worden voldaan en andersom.

School krijgt eigen kasnr.
Afspraken maken over kasafhandeling.

Achteraf kan er clearing worden toegepast, over en weer komen de boekingen dan in de juiste instantie terecht.

Fin. Model 3 – Verschillende FO's, gescheiden financiën
EDUV vestiging in een eigen FO en dus een eigen instantie. De school runt zelf de mediatheek en regelt ook de financiële stromen.

School krijgt eigen accountingtabel, eigen kas.

In de school kunnen alleen de eigen EDUV-financiële posten worden geboekt.

Organisatietabellen aanmaken: FO, Instantie, Vestiging

Organisatietabel →	Eigen Financiële Organisatie EDUV	Eigen Instantie EDUV	Eigen Vestiging EDUV
Fin. model 1 School en bieb zijn één geheel	-	-	ja
Fin. model 2 School en bieb clearingmodel	-	ja	ja
Fin. model 3 School en Bieb gescheiden financiën	ja	ja	ja

Financiële organisatie EDUV

Geldt alleen voor financieel model 3
Definieer de FO.

Nummer
Omschrijving
Journaalmethode = M

Instantie EDUV

Geldt voor financieel model 2 en 3
Definieer een eigen instantie voor de school. Voor mediatheekWise zijn er speciale parameters toegevoegd om de samenwerking met de bibliotheek te kunnen reguleren.

Veld	Uitleg
Instantie	Hoofdletter I + nummer van 3 pos.
Omschrijving
Soort instantie	Geef hier aan dat het om een EDUV-school gaat. N.B. Pas tevens de betreffende bibliotheekinstantie aan: in veld 'Soort Instantie' kiezen voor 'BIEB-Bibliotheek'.
Hoofdinstantie	Wijs aan bij welke bibliotheekinstantie de school hoort. Dit is nodig indien de leerlingen via de leerlingimport een bibliotheeklidmaatschap krijgen. Dit wordt geregeld met een LNRANI-tabel van de hier aangewezen Hoofdinstantie in sector BIEB, waarbij een (gratis) abonnement van deze Hoofdinstantie wordt aangewezen. Ook kan de betreffende bibliotheek dan selecties maken op data van zowel de eigen bibliotheekinstantie als de EDUV-instantie.
Budgetmethode	n.v.t.
Idealmethode	Indien van toepassing in later stadium invullen. Zie voor definiëring en gebruik van iDeal de handleiding manager-financiën. Financiën > Systeemtabellen > iDeal Methode. In de tabel dagboekgebruik moet dan ook worden ingesteld voor de betreffende Instantie in welk dagboek de Idealboekingen moeten worden verantwoord. Zie hiervoor: Financiën > Systeemtabellen > (DGG) Dagboekgebruik
Budgetafsluiten met overloop	n.v.t.
Financiële organisatie	Alleen voor financieel model 3. Wijs de juiste FO aan.
Registratienota per instantie	n.v.t.
Inschrijvingen via web	n.v.t.
Minimum bedrag incasso	n.v.t.
Minimum bedrag OLA	n.v.t.
Hoofdvest voor BNL servicebus doeleinden	n.v.t.
ISIL	n.v.t.
Laat maar zitten bedrag (LMZ)	n.v.t.
Afboekcode tegoed	Het afgeboekte tegoed wordt geboekt op de hier ingevoerde code. De code moet aangemaakt zijn in de 4xxx serie. Betekenis van dit veld: na hoeveel maanden wordt een tegoed van leerlingen die niet meer op school zitten, afgeboekt (= niet meer opeisbaar door leerling). N.B. Er wordt nu niets afgeboekt, moet nog worden uitgewerkt voor mediatheekWise.
Afboeken tegoed na xx maanden
Maximum bedrag tegoed afboeken
Portal poort	n.v.t.
Administratieve hoofdvestiging	n.v.t.
Marketing vestiging	n.v.t.
GGC usernaam	n.v.t.
GGC wachtwoord	n.v.t.
Header url	n.v.t.
Footer url	n.v.t.

Zie voor het aanmaken van de vestiging: Vestigingstabel EDUV.

Zie ook afbeeldingen hieronder.

Financiële tabellen

De financiële tabellen voor mediatheekWise-vestigingen staan in de manager onder schoolWise/mediatheekWise

Systeemtabellen IBAN en DGG

IBAN nummers

Vul hier het IBAN-nummer en BIC nummer van de school in. Dit heeft het systeem nodig voor juiste afhandeling van nota's. Het IBAN nummer wordt tevens afgedrukt op de nota's van mediatheekWise (volgens de standaard stylesheet).

DGG Dagboekgebruik

Er zijn slechts drie Dagboekfuncties relevant voor mediatheekWise:

FC_BRG Factuur balie registratie
FC_BVG Factuur materiaalvergoeding
FC_REG Factuur registraties

Vul per Dagboekfunctie het volgende in:

Soort	DCG	[niet invulbaar]
Vestiging		Kies vestiging of EDUV-instantie
Dagboekfunctie	FC_BRG \| FC_BVG\| FC_REG	3 x invullen
Omschrijving	Factuur balie registratie Factuur materiaalvergoeding Factuur registraties	3 x invullen
Dagboekcode		Kies de juiste code

Boekingstabellen

Per instantie moet worden gedefinieerd onder welke boekingscodes (fin) boekingen mogen worden gemaakt. Een boekingscode bestaat uit vier posities.

De 1e positie geeft de boekingsgroep aan:

1 = Contributies, deze zijn niet van toepassing voor sector EDUV
2 = Diverse registraties
3 = Winkelverkopen
4 = Overige (Kas) ontvangsten
5 = Overige (kas) uitgaven

Accounting (2000 serie)

De accounting tabel bevat posten die ontstaan door de werking van het Wise-systeem. Voor scholen zijn dat registraties (boetes) en nota's voor materiaalvergoedingen. Evt. kunnen er ook reserveerkosten zijn, maar dit ligt minder voor de hand.

Per accountingpost is er een koppeling met de boekingscode uit het grootboek. De accounting tabel van de Instantie van de bibliotheek kan als uitgangspunt worden genomen. Deze kan door OCLC gekopieerd worden en vervolgens aangepast voor de EDUV-instantie.

Zorg ervoor dat de omschrijvingen van de posten te begrijpen zijn op een schoolmediatheek VO. Noem de boetes gewoon 'Boete' of 'Telaatgeld' in plaats van 'leengeld' of dergelijke.

21xx Boetes
22xx Leengelden
23xx Reserveringsgelden
24xx IBL-gelden
25xx Verlengkosten
26xx Kosten materiaalvergoeding
27xx Verkoop afgeschreven materialen

De waarde van de xx (00 t/m 99) wordt bepaald door de waarde van de administratiegroep bij de instellingen van de systeemtabellen RMTSYS (Definitie RMT tabel).

Verschillende tarieven voor duplicaatpas en extra pas
Als er een pas wordt uitgegeven wordt altijd (in code) gezocht naar boekingscode 2 800 (zowel bij een extra pas als bij een duplicaatpas). Het is mogelijk om een extra post aan te maken met boekingscode 2 801.

Deze wordt dan gebruikt voor het verkopen van een extra pas. Op deze manier kunnen verschillende tarieven gehanteerd worden voor de duplicaatpas en de extra pas (volgpas). Wanneer boekingscode 2 801 niet is toegevoegd in de manager wordt voor zowel de extra volgpas als de duplicaatpas de boekingscode 2 800 gebruikt.

Winkelverkopen (code 3000)
Alleen vullen indien de schoolmediatheek zaken verkoopt zoals tasjes, usb-sticks, kopieën, brochures. Neem zoveel mogelijk bestaande boekingscodes over die de bibliotheek al gebruikt.

Kasontvangsten (code 4000)

Neem een boekingscode op om kasverschillen mee te verantwoorden,geef hierin de sector EDUV aan. Neem zoveel mogelijk bestaande boekingscodes over die de bibliotheek al gebruikt.

Kasuitgaven (code 5000)

Neem boekingscodes op om kasuitgaven op te boeken, geef hierin de sector EDUV aan. Neem zoveel mogelijk bestaande boekingscodes over die de bibliotheek al gebruikt.

Dagboeken

Kassen

Definieer een eigen kas voor de school:

Afboekingen

Alleen invullen indien de school in een eigen FO zit, neem hier de posten op die relevant zijn: posten voor het kwijtschelden van registraties en het laten vervallen van een nota:

Banken / Giro

Invullen indien de school in een eigen FO zit.