Rol Docent en Docent menu
Leerlingen die zijn ingelogd in de portal kunnen allerlei acties uitvoeren. Ditzelfde geldt voor docenten: met een docenten-inlog zijn er speciale acties mogelijk vanuit het Docent menu. In deze handleiding staat uitgelegd hoe de rol Docent werkt, en hoe het Docent menu is opgebouwd.
Rol Docent
Een docent van een school kan een speciale docentenrol (Docent1) krijgen. Na aanmelden verschijnt dan in de portal een extra button met het Docent menu (zie verderop in deze handleiding).
Leesconsulenten kunnen de speciale docentenrol krijgen. Om te kunnen inloggen als docent dient:
- de docent ingeschreven staan bij de schoolmediatheek (net zoals de leerlingen)
- hij/ zij de rol van 'Docent1' hebben
Verkrijgen van een Docenten-inlog
Neem hiervoor contact op met de bibliotheek of met degene die de schoolmediatheek beheert.
In de baliesoftware van de schoolmediatheek kan de rol Docent1 worden toebedeeld via de Klantenadministratie. Als een docent zelf zijn/ haar wachtwoord is vergeten kan een andere docent het wachtwoord wijzigen (mits de docent in een groep ingeschreven staat) of het wachtwoord kan in de Klantenadministratie van schoolWise worden gereset. Dit kan alleen door iemand die de juiste bevoegdheid heeft (zie de handleiding Bevoegdheden en rollen). Voor meer informatie, zie de handleiding schoolWise Client.
Spelregels voor de rol Docent
De rol Docent1 is altijd gekoppeld aan een bepaalde schoolvestiging. Dit betekent dat een docent niet met dezelfde inloggegevens op verschillende scholen terecht kan. Voor elke school is een eigen account nodig.
In principe hebben alle docenten van een school dezelfde rechten. Er is dus geen koppeling met een bepaalde groep, alleen met de school. Dit geldt niet voor het mogen uploaden van leerlinggegevens: meestal is dat aan slechts enkele personen met de rol Docent toegestaan.
Docenten kunnen een eigen Leeslog bijhouden.
Het Docent menu
Wanneer een gebruiker is ingelogd met de rol Docent, is het menu 'Docent menu' zichtbaar bovenin het scherm:
In het Docent menu is een aantal relevante rapportages/statistieken op te vragen. Ook is het mogelijk om hier het wachtwoord wijzigen voor een leerling, als deze het wachtwoord is vergeten, en kunnen per groep wachtwoorden worden gegenereerd voor leerlingen.
Bij de meeste overzichten gelden onderstaande stappen:
- Kies de juiste groep.
- Klik op 'Maak rapport' om het overzicht te tonen.
- Klik op 'Print rapport' om het overzicht of de rapportage als pdf op te slaan of af te drukken.
Leerlingoverzicht
Dit overzicht toont alle leerlingen in een bepaalde groep.
| Getoonde kolommen | Toelichting |
|---|---|
| Leerling | Achternaam, voorletter, roepnaam. |
| Actor-id | Uniek en niet te wijzigen klantnummer in het systeem. |
| Hoofdpas | Hoofdpasnummer + vermelding van de sector waar dit pasnummer werd uitgegeven. Een leerling kan maar één hoofdpasnummer hebben. EDUB = pasnummer is vanuit schoolWise aan de leerling gegeven BIEB = pasnummer is vanuit de bibliotheek aan de leerling gegeven |
| Volgpassen | Volgpassen + per pasnummer de sector van uitgifte. Een leerling kan meerdere volgpassen hebben. EDUB = pasnummer is vanuit schoolWise aan de leerling gegeven BIEB = pasnummer is vanuit de bibliotheek aan de leerling gegeven |
| Gebruikersnaam | Indien leeg, dan (nog) geen gebruikersnaam. |
| Jaargroep | Het leerjaar. |
Telaat-lijst
Dit overzicht toont voor een groep de geleende materialen waarvan de inleverdatum voorbij is
| Getoonde kolommen | Toelichting |
|---|---|
|
Leerling |
Achternaam, voorletter, roepnaam |
|
Actor-id |
Uniek en niet te wijzigen klantnummer in het systeem |
|
Titel |
Titel van het geleende materiaal |
|
Auteur |
Auteur |
|
Kastlocatie |
Kast en etiket |
|
Barcode |
Exemplaarnummer |
|
Uitleendatum |
Uitleendatum |
|
Inleverdatum |
Inleverdatum |
|
Dagen te laat |
Aantal dagen na inleverdatum |
Uitleenoverzicht
Dit overzicht toont de op dat moment uitgeleende materialen van leerlingen in een groep.
| Getoonde kolommen | Toelichting |
|---|---|
|
Leerling |
Achternaam, voorletter, roepnaam |
|
Actor-id |
Uniek en niet te wijzigen klantnummer in het systeem |
|
Titel |
Titel van het geleende materiaal |
|
Auteur |
Auteur |
|
Kastlocatie |
Kastplaatsing |
|
Barcode |
Exemplaarnummer |
|
Uitleendatum |
Uitleendatum |
|
Inleverdatum |
Inleverdatum |
|
Dagen te laat |
Aantal dagen na inleverdatum |
Reserveringen per groep
Dit overzicht toont de reserveringen van leerlingen in een groep.
| Getoonde kolommen | Toelichting |
|---|---|
|
Leerling |
Achternaam, voorletter, roepnaam |
|
Titel |
Titel |
|
Auteur |
Auteur |
|
Materiaal |
Soort materiaal |
|
Datum |
Datum waarop reservering is geplaatst |
|
Sector |
Waar is er gereserveerd |
|
Status |
De actuele stand van zaken |
|
Berichtdatum |
Datum (als er een bericht is verzonden naar de leerling) |
|
Barcode |
Exemplaarnummer |
Leerlingaantallen
Dit overzicht toont het aantal leerlingen in een groep.
| Getoonde kolommen | Toelichting |
|---|---|
|
Groep |
De groep of combinatiegroep (code) |
|
Beschrijving |
De groep of combinatiegroep (omschrijving) |
|
Aantal |
Aantal leerlingen per groep |
|
Rechtsonder staat het totaal aantal leerlingen |
|
Uitleenstatistiek per leerling
Dit overzicht toont de uitleningen per leerling. Per leerling wordt per soort materiaal getoond hoeveel er geleend is; per leerling kunnen er dus meerdere regels zijn. Volg deze stappen om het overzicht te maken:
- Kies de groep.
- Kies de periode van ... t/m ...
- Kies welke uitleningen: alleen school of school + bieb
| Getoonde kolommen | Toelichting |
|---|---|
|
Naam |
Naam van de leerling |
|
Materiaal |
Soort materiaal, bijv. Leesboeken, Luisterboeken |
|
Categorie |
Leeftijdscategorie, zoals dit ook te zien is op de rug-etiketten van het materiaal, bijv. AK of AJ |
|
AVI |
AVI-niveau indien dit bekend is |
|
Leesbeleving |
Het leesbelevingsniveau bij de betreffende titel: |
|
Aantal uitleningen |
Totaal aantal geleend door deze leerling van deze materiaalsoort |
Uitleenstatistiek per groep
Dit overzicht toont de uitleningen per groep. Alleen over het huidige schooljaar is ook het aantal uitleningen in de bibliotheek per groep beschikbaar.
- Kies de gewenste periode, per schooljaar keuze uit standaard-data.
- Kies de gewenste details: per jaargroep, per fysieke groep
- Voor statistische doeleinden ligt 'jaargroep' het meest voor de hand, omdat hiermee het beste een vergelijking kan worden gemaakt met de cijfers van vorige jaren.
- Kies 'fysieke groep' om bijvoorbeeld van een groep te zien of er na de kerstvakantie meer gelezen is dan daarvoor.
| Getoonde kolommen | Toelichting |
|---|---|
|
Groep |
De groep of de fysieke groep (code), afhankelijk van keuze. |
|
Beschrijving |
Jaargroep OF de omschrijving van de fysieke groep. |
|
Aantal leerlingen |
Totaal aantal leerlingen in de betreffende groep binnen de opgegeven periode. In- en uitstromers in deze periode tellen hierin mee. |
|
Aantal leerlingen dat leende op school |
Hoeveel van het totaal aantal leerlingen hebben geleend in de mediatheek op school. |
|
Uitleningen school |
Aantal uitleningen via school. |
|
Aantal leerlingen dat leende in de bibliotheek |
Hoeveel exemplaren zijn er door deze leerlingen in de selectieperiode geleend in de bibliotheek. |
|
Uitleningen bibliotheek |
Aantal uitleningen in de bibliotheek. |
| Uitleningen totaal | Aantal uitleningen in de school en bibliotheek |
|
Totaal school |
Aantal uitleningen totaal van de school. |
Meningen
Vanaf versie 7.0.5 is het mogelijk om in de Meningen van leerlingen te kijken. Alleen de meningen van het huidige schooljaar worden getoond. Kies een groep en een leerling om in de meningen van een leerling te kijken. Verwijder zo nodig een mening via de knop Verwijderen. Via Print meningen kunnen de mening van de leerling worden geprint of opgeslagen als pdf.
Heeft de leerling geen mening gegeven dan verschijnt onderstaande melding.
Het is beter om Meningen niet te printen, maar als pdf-bestand op te slaan of te e-mailen naar de leerling.
In verband met retentieperiodes is er voor gekozen om Meningen van alleen het huidige schooljaar te tonen. Daarom kan het handig zijn om aan het eind van elk schooljaar de meningen van de leerlingen op te slaan.
Leestips per groep
Vanaf versie 7.0.4
Om te controleren of er geen vervelende dingen in leestips naar leerlingen gestuurd worden, kan de docent de leestips per groep bekijken. Eventueel kan er ook per leerling gekeken worden. De docent kan via de knop 'Verwijder leestip' een leestip verwijderen. De leestips worden getoond in een lijst. Zijn er meer dan tien leestips, dan worden er meerdere pagina's getoond. De nieuwste leestip staat bovenaan.
Upload leerlingbestand
Omwille van de privacy is er de mogelijkheid voor een beveiligde upload van een leerlingbestand. Dit bestand heeft de bibliotheek jaarlijks nodig om schoolWise bij te werken. Via 'Upload leerlingbestand' deelt de school op een veilige manier de leerlinglijst met de bibliotheek. De bibliotheek leest het bestand in. Daarna staan de nieuwe leerlingen in schoolWise en zijn bestaande leerlingen bijgewerkt.
Per school (of scholenkoepel) is er minstens één persoon die een leerlingbestand mag uploaden. Neem contact op met de bibliotheek wanneer geen inlog gevonden kan worden om dit te doen.
Na aanmelden in de portal heeft deze docent een extra menu-ingang:
Selecteer één of meerdere bestanden, en klik op 'Upload leerlingbestand'.
Let op! De naam van het bestand mag geen leestekens, accenttekens of diakritische tekens bevatten, zoals bijvoorbeeld /, \, !, é, ï, à, enz.
- Op de pagina is te zien of er al een bestand is geüpload.
- Verwijder een bestand via de knop 'Verwijderen'.
- Vanaf versie 7.0.3 is het alleen mogelijk om bestanden met de juiste extensie te kiezen.
Vanaf versie 7.0.5
Zet in verband met het wijzigen van diakrieten door Excel het bestand om naar CSV UTF-8 (Comma delimited) bestand.
Leerling wachtwoord wijzigen
De docent of de leesmediaconsulent kan voor een leerling met een vergeten wachtwoord het wachtwoord wijzigen. De leerling kan gewoon meekijken terwijl dit gebeurt.
Zoek eerst de groep, daarna de leerling.
Het systeem stelt onmiddellijk een nieuw wachtwoord voor. Klik op 'Opslaan' (handje in afbeelding hierboven) om het voorgestelde nieuwe wachtwoord op te slaan.
Let op: na klikken op 'Opslaan' verdwijnt het gekozen wachtwoord en de naam van de leerling uit veiligheidsredenen van het scherm. De melding 'Wachtwoord is opgeslagen' verschijnt bovenin het scherm.
Liever een ander wachtwoord dan het voorgestelde wachtwoord? Klik dan op 'Genereer nieuw wachtwoord' (pijl in de afbeelding hierboven). Er wordt dan een ander wachtwoord voorgesteld. Dit kan zo vaak herhaald worden als nodig is.
Wachtwoorden genereren
Waarom deze functie?
Om de schoolWise portal te gebruiken (bv. iets reserveren) heeft een leerling een inlog nodig:
- een gebruikersnaam of pasnummer
- een wachtwoord
Het leerlingenbestand van de school wordt elk jaar ingelezen door de bibliotheek, waarbij de gegevens van de leerlingen worden bijgewerkt en nieuwe leerlingen worden ingeschreven. Alle nieuwe leerlingen krijgen via de leerlingimport een gebruikersnaam, die zij later zelf kunnen wijzigen. De gebruikersnaam is niet strikt geheim en bestaat uit de eerste zes letters van de roepnaam met daarachter vier of vijf cijfers.
Via 'Wachtwoorden genereren' worden wachtwoorden gegenereerd voor de leerlingen.
Hoe werkt het?
Er zijn twee mogelijkheden:
- alleen wachtwoorden voor leerlingen die nog geen wachtwoord hebben OF
- voor alle leerlingen.
Voor beide mogelijkheden geldt:
- Kies de groep.
- Kies de modus: 'Alleen voor leerlingen zonder wachtwoord' of voor 'Alle leerlingen'.
- Klik op ‘Wachtwoord genereren’.
- Resultaat: een lijst van leerlingen en wachtwoorden. Zie onderstaande voorbeelden.
Behandel deze lijst vertrouwelijk!
Het doel van de wachtwoordenlijst is om aan de leerlingen door te geven wat hun wachtwoord is. Omdat het om persoonsgegevens gaat, moet de lijst vertrouwelijk behandeld worden:
- Geef het wachtwoord per leerling door, zonder dat anderen mee kunnen lezen/luisteren en laat de leerling meteen een nieuw wachtwoord maken.
- Print deze lijst alleen als dat noodzakelijk is. Als de lijst geprint of opgeslagen is, dan de lijst vernietigen of verwijderen.
Geen gebruikersnamen op de lijst
Wij zijn ons ervan bewust dat het niet handig is dat er geen gebruikersnamen op de wachtwoordenlijst staan. Technisch makkelijk te realiseren - maar hopelijk valt het te begrijpen dat dit de privacy met voeten zou treden.
Aanmelden in de schoolWise-portal kan met zowel een gebruikersnaam als een pasnummer van de leerling. Gebruikersnamen zijn te vinden via een leerlingoverzicht van de groep.
Daarnaast is de gebruikersnaam per leerling te zien in de baliesoftware: Client > Klantenadministratie > tabblad 7 Eigenschappen-2.
Waarschuwingen
Uit veiligheidsredenen komt er een pop-up naar voren als men binnen enkele minuten van deze pagina wegnavigeert, of nog meer wachtwoorden wil aanmaken, zonder deze geprint te hebben.
