Vestiging opheffen
Bij het opheffen van een vestiging zijn er een aantal operationele zaken waarvan moet worden bepaald wat er (mee) moet gebeuren. Per vestiging moet bepaald worden wat er moet gebeuren met bijvoorbeeld klanten, exemplaren en financiële posten. Al deze zaken staan hieronder toegelicht. Het is raadzaam om van te voren contact op te nemen met OCLC over de precieze gang van zaken.
Nadat bepaald is wat er met onderstaande zaken gedaan moet worden, kan via de speciale export_exit_vest procedure het merendeel van de data verwijderd worden. Dit kan voorkomen dat er ongewenst nog oude (vestiging)gegevens in Wise blijven zitten als er handmatig gegevens verwijderd worden. Neem hiervoor contact op met OCLC.
Voor vestigingen uit de sector BIEB en EDUV geldt dat deze alleen op categorie N gezet mogen worden. Vanwege bewaarplicht mogen de gegevens van deze vestigingen niet verwijderd worden.
Klanten
Van de aanwezige klanten uit de vestiging moet worden bepaald naar welke hoofd- en thuisvestiging zij overgezet moeten worden. Deze vestiging moet onderdeel zijn van de Bibliotheekorganisatie/instantie waar ook de op te heffen vestiging onder valt.
Zodra duidelijk is wat de nieuwe hoofd- en thuisvestiging wordt, neem je contact op met OCLC voor het vervolg. Gezamenlijk wordt geïnventariseerd en bepaald welke acties uitgevoerd moeten worden om de klanten onder te brengen in de nieuwe vestiging en daarmee de onderliggende tabellen correct te wijzigen.
Let op: de functie ‘Volg hoofdvestiging’ kan in dit geval niet worden gebruikt voor het migreren van klanten van de ene naar de andere vestiging. De vestiging wordt opgeheven dus is het niet wenselijk om een jaar lang, iedere maand, klanten automatisch over te laten gaan naar een nieuwe hoofd- en thuisvestiging. Het zou betekenen dat de vestiging nog een jaar open moet blijven voor steeds minder klanten.
Exemplaren
De exemplaren uit de vestigingen die gesloten gaan worden, moeten worden geherloceerd naar de vestiging(en) die deze exemplaren in hun collectie gaan opnemen. Als het wenselijk is om ook de juridische eigenaar te wijzigen, neem dan contact op met OCLC. Dit is bijvoorbeeld nodig wanneer de vestiging floatte of route-exemplaren had ('terug naar oorsprong').
Rollen
Verwijder alle rollen die onder de vestigingen vallen.
niet inloggen met een rol in een niet bestaande vestiging of een categorie ‘N’ vestiging.
Bestellingen, budgetten
Wat betreft bestellingen en budgetten zijn er een aantal zaken die moeten worden geregeld:
- Niemand mag meer bestellen voor deze vestiging, dus deze vestiging moet bij alle vestigingen uitgesloten worden van de vestigingsgroep 'mag bestellen voor...'
- Controleer of de vestiging (bestel-/SO-)abonnementen had en zet deze stop.
- Schakel de instelling voor 'op transport' uit: tabel vestiging> tabblad Exemplaren> Transportstatus N of P.
- Indien de vestiging Plankklaar had, moet er van alles en nog wat met NBD Biblion geregeld worden, waarschijnlijk ook met OCLC.
- Bestaande bestellingen voor deze vestiging afhandelen 'zoals altijd'
- Door het uitzetten van de transportstatus kunnen de exemplaren direct NA het koppelen geherlokeerd worden naar andere vestigingen. Via seriemutaties kan ook de juridische eigenaar aangepast worden.
- Budgetbedragen kunnen van de te sluiten vestiging afgeboekt en bij de nieuwe vestiging worden opgeboekt (Manager > bestellen & koppelen> budgetten > Budget boekingen).
- Vlak voor de jaarwisseling zouden de budgetboekingen opnieuw bepaald kunnen worden, uitgaven drukken dan op de budgetten van de nieuwe juridische eigenaar.
- Na een maand of drie, vier zal het aantal uitstaande bestellingen drastisch verminderd zijn. Dan is te overwegen om OCLC en NBD Biblion te verzoeken de resterende uitstaande bestellingen over te zetten naar andere NBD-klantnummers en vestigingen.
Deze actie is ingewikkeld en foutgevoelig omdat zowel de NBD Biblion- als de OCLC Wise-administratie min of meer tegelijkertijd aangepast moet worden.
Zolang slechts één van beide aangepast wordt, gaan er zaken scheef! OCLC is daarbij alleen in staat de bestellingen en de orders (bedragen) naar een ander NBD-klantnummer en een andere vestiging te zetten. - Andere gegevens (bijv. plaatsing), kunnen daarna extra tijd / kosten / aandacht vergen. Bij het bestellen was bijvoorbeeld de plaatsing al bepaald, en misschien heeft de nieuwe vestiging de toen gegenereerde kastcodes niet eens, of wordt SISO gebruikt in plaats van PIM...
Vestigingsgroepen
De gesloten vestiging moet uit de diverse vestiginggroepen worden gehaald.
RCB & BCB
De vestiging moet uit de RCB- en BCB clusters (VSI groep) worden gehaald. En uit het actieve collectieprofiel.
Reserveringen
De vestigingen die gaan sluiten, moeten uit de reserverings- en ophaalnetwerken worden gehaald. De al geplaatste reserveringen moeten een andere ophaalvestiging krijgen. Dit kan eventueel met behulp van de tabel 'tijdelijk ophaalvestiging'. Welke vestiging wordt hiervoor gekozen? Dit hangt mede af van de vestiging die gekozen wordt als hoofd- en thuisvestiging.
Financiële posten
De financiële posten zullen naar de nieuwe hoofd- en thuisvestiging over gezet moeten worden. Dit betekent dat het veld adm_vest aangepast moet worden (uitvoeren in overleg met OCLC). Wanneer de vestiging binnen dezelfde FO blijft hoeft er geen actie plaats te vinden; bij het afboeken zal de vestiging waar de actie plaatsvindt de adm_vest zijn.
Controleer vantevoren of er contracten zijn met de bank voor wat betreft:
- automatische incasso
- online betaalprovider
- verwerking bankafschriften (CAMT 053).
Berichten
Als de verzend- en opmaakvestiging wijzigt, dan zullen de instellingen van de berichten aangepast moeten worden. Let hierbij op de volgende zaken:
- de teksten
- de verzamelgroepen
- de systeemregels voor de berichten
- het logo dat gebruikt wordt voor e-mails
- de afspraken over printen
Loggegevens
Loggegevens van de te sluiten vestiging moeten voorlopig bewaard blijven. Er moet dus bepaald worden hoe lang deze bewaarde vestiging in de vestigingentabel bekend moeten blijven.
Routecollecties
De te sluiten vestiging moet uit eventuele routecollecties worden verwijderd.
Tijdschrift-/Abonnementenadministratie
Abonnementen moeten worden gesloten: dichtzetten door de status op 8 of 9 zetten en een einddatum invullen. Een ander abonnement starten is uiteraard mogelijk. Voor informatie over het verwerken van het einde van een tijdschrijftabonnement, zie Abonnementenadministratie.
Via de uitleg van Tijdschriftenbeheer kan eenvoudig een lijst met alle abonnementen ingezien worden.
Licenties
Licenties die in de Manager zijn aangezet, moet voor de vestiging worden stopgezet. Nadat de vestiging definitief is opgeheven kan vestigingcategorie N worden ingesteld (1e blad) hiermee wordt de vestiging onzichtbaar gemaakt in de tabel. Op de achtergrond blijft de vestiging bestaan.