Systeemtabellen Klanten
In dit onderdeel worden de verschillende overige klantentabellen gedefinieerd.
(LBLPAS) Klantpassen
Deze instelling wordt gebruikt door OCLC Wise bij het uitgeven (genereren) van pasnummers voor klanten.
Pasnummers in Wise moeten minimaal 10 posities en maximaal 14 posities lang zijn. De opbouw van pasnummer dient een van de ondersteunde scanmethoden te zijn.
Voor België:
Wanneer er een lener-pasnummer wordt gegenereerd vanuit het systeem dan wordt dit nummer in de volgende reeks gegenereerd:
20001********
Deze reeks start op 2000100000000 en eindigt met 2000199999999.
De reeks 20002******** is gereserveerd voor gebruik door CultuurConnect, de nummers in deze reeks worden beheerd en verdeeld door CultuurConnect.
Per vestiging kan een instelling worden opgenomen.
Per vestiging moeten de volgende rubrieken worden ingegeven
| Veld | Uitleg | ||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Scanmethode |
De scanmethode geeft aan hoe OCLC Wise het pasnummer moet worden opgebouwd. De mogelijke scanmethodes sluiten aan bij de verschillende varianten zoals deze bij en groot aantal bibliotheken in gebruik zijn. Zie Scanmethode hieronder.
VVVV = (label)Vestigingsnummer |
||||||||||||||
|
Pas omschrijving |
Welke omschrijving moet op de pas/etiket worden afgedrukt. Alleen als pas/etiket door OCLC Wise wordt geproduceerd. |
||||||||||||||
|
Label vestiging |
Welk vestigingsnummer moet voor deze vestiging worden gebruikt in het pasnummer voor de uitgifte van het pasnummer. |
||||||||||||||
|
Eerste vrije klantnummer |
Dit nummer is het laatst uitgegeven volgnummer (nnnnnn) volgens de ingestelde scanmethode. Dit volgnummer zal door OCLC Wise worden verhoogd bij het volgende door OCLC Wise uit te geven pasnummer voor deze (label)vestiging. |
||||||||||||||
| Prefix barcode | Voorloopnummer |
Scanmethode
NB. De controlegetalberekening is voor elke scanmethode afwijkend. Raadpleeg bij de leverancier/uitgever voor de berekeningswijze.
NB. OCLC Wise gaat standaard uit van het werken met numerieke pasnummers. In de praktijk wordt ook gebruik gemaakt van pasnummers met een X als controlegetal (bijvoorbeeld bij scanmethode 8).
Bibliotheekorganisaties die pasnummers gebruiken met X-en moeten zich bewust zijn van de beperkte mogelijkheden in OCLC Wise om pasnummers met X-en te printen als barcode.
Nieuw nummer bepalen
Procedure voor het bepalen van een nieuw nummer:
Bij het genereren van een nieuw pasnummer wordt nu gezocht met de act_vest in de LBLPAS-tabel. Als deze ingang er NIET is zal voor de vestiging een nieuwe ingang gegenereerd (met standaard methode 1). Nu wordt er voor de scanmethode teruggevallen op 0000 (systeem).
Per labelvestiging mag er maar EEN scanmethode worden gebruikt en is er maar EEN laatste volgnummer. Als vestigingsnummer en labelvestiging afwijken in de LBLPAS-tabel wordt doorgezocht naar de labelvestiging en worden de scanmethode en het laatste volgnummer van deze labelvestiging gebruikt.
Scanmethode is leidend bij inschrijven nieuwe klant.
LBLPAS in combinatie met TABSXL
In TABSXL worden de scanmethodes per systeem vastgelegd. Indien er meerdere scanmethodes op het een OCLC Wise-systeem aanwezig zijn moet LBLPAS op 1 'standaard wise' worden gezet.
Er kunnen meerdere scanmethodes opgeven worden in de scanpatronen klanten (TABSXL): maximaal vier methoden mogen worden ingevoerd. De methode die op de eerste positie is ingegeven, is de heersende methode. In principe kunnen alleen passen worden opgevoerd met een pasnummer dat voldoet aan de 'heersende' methode.
Als er meerdere 'methodes' zijn opgegeven, zal Wise deze (in client/noodmodus) gebruiken om ingegeven pasnummers te controleren op bestaanbaarheid. De methode ‘X’ mag alleen als tweede, derde of vierde keuze worden ingevuld. Naast de 'eigen' methode zal OCLC Wise pasnummers met een andere structuur accepteren als zij voldoen aan de volgende voorwaarden:
- minimaal 10 posities lengte
- maximaal 14 posities lengte
(TABLAN) Landencodering
Deze instelling wordt gebruikt door OCLC Wise bij opnemen van de landcodering in klantadressen. Wordt tevens gebruikt in de tabel Leveranciers (Beheer organisaties > Adressen > Leveranciers). Invoer twee posities.
Indien de landcode bij een klant is toegevoegd zal OCLC Wise na aanroep van de betreffende klant het adres volgens de in dat land geldende adres specificaties presenteren. Zo zal er bijvoorbeeld in België geen voorletterveld getoond worden indien het land België is. Het is daarom ook niet mogelijk om de landentabel in zijn geheel te tonen in de Client. In de Client wordt ‘onder water’ de LAN code gebruikt om de juiste velden van het juiste land te presenteren.
De adreslayout bestaat uit de volgende landen: Nederland, Duitsland, België, Frank, Denemarken, Finland, Griekenland, Hongarije, Ierland, IJsland, Italië, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, Spanje, Zweden, Zwitserland en Luxemburg.
(TABPTM) Inschrijfmeldingen
Deze instelling kan worden gebruikt door per postcodegebied in te stellen welke inschrijfmelding moet worden gegeven.
Zie ook : Nieuwe klant toevoegen
(TABKCL) Classificatie klanten
De hier opgenomen classificatiecodes kunnen aan een klant worden gekoppeld in het inschrijfrecord. Bij klantselecties kan hierop worden geselecteerd.
De classificatiecode is maximaal drie posities alfanumeriek.
(TABLKC) Leeftijdsindeling contributies
Elke klant heeft in het inschrijfrecord een statistische categorie (tabel SCL). Bij de abonnementdefinitie kan worden ingesteld dat per abonnementscode met een vaste statistische categorie moet worden gewerkt.
Er is een tweede variant mogelijk: bij de leeftijdsafhankelijke abonnementen (jeugd- en volwassen abonnement) wordt ingesteld dat de statistische categorie op basis van de leeftijd moet worden bepaald.
In deze tabel moet per leeftijd (0 t/m 99) worden ingesteld welke waarde pos 1 en 2 van de statistische categorie moet krijgen. Deze indeling moet zo worden gekozen dat op management(vraag)niveau altijd de gewenste leeftijdsklassen kunnen worden geleverd door OCLC Wise.
(TABLML) Klantmeldingen
Standaardmeldingen die worden getoond als een klant wordt opgeroepen. De meldingen kunnen via client > Klantenadministratie > Tabblad 5. Meldingen aan een klant worden gehangen.
Maximaal 60 posities. Bij tekstwijziging van een bestaande meldingstekst is het resultaat de volgende dag zichtbaar.
(TABRDL) Uitschrijfredenen
Er zijn twee mogelijkheden bij het toekennen van uitschrijfredenen:
- Bij het opzeggen/afvoeren/uitschrijven van klanten kan een reden worden gekozen.
- Bij automatisch afvoeren kiest Wise automatisch de bijbehorende standaardreden en toont deze bij de klant.
De tabel voor standaardredenen wordt per systeem gevuld. De code voor de afvoerreden is maximaal zeven posities alfanumeriek.
Wanneer bij het opzeggen een reden is aangegeven, wordt dit weergegeven in de Klantenadministratie > Tabblad 4. Overig. De reden wordt met de code weergegeven: in de log wordt de mutatie opgeslagen zoals de server deze binnen krijgt.
Codes dus begrijpelijk houden!
Verplichte uitschrijfreden
Als de systeemoptie LRBMRFU (Lenerrubriek - Reden uitschrijving) op 'Ja' staat, is het verplicht om bij het beëindigen van een abonnement de reden van uitschrijving in te vullen. Dit kan worden ingesteld per Systeem of per Instantie. Als de systeemoptie op 'Nee' staat is de reden van uitschrijving niet verplicht.
Een aantal voorbeelden van opzeg-/afvoer-/uitschrijfredenen:
| Code | Omschrijving | Systeemreden |
|---|---|---|
|
AFJ |
Afvoeren jeugdlener (inactiviteit) |
Ja |
|
AFV |
Afvoeren klant (niet betaald) |
Ja |
|
AVI |
Afvoeren (onvolledige) internet-inschrijvingen |
Ja |
|
OPZ |
Afvoeren na opzegging |
Ja |
|
ONB |
Afvoeren (reden onbekend) |
Ja |
|
STR |
Afvoeren van een strippenklant |
Ja |
|
TYD |
Afvoeren van een tijdelijk abonnement |
Ja |
|
DUU |
Financieel |
|
|
GTI |
Geen tijd meer |
|
|
ONT |
Ontevreden |
|
|
OVL |
Overleden |
|
|
VER |
Verhuisd |
Systeemredenen
Een systeemreden is een uitschrijfreden die door Wise automatisch wordt toegekend bij automatisch afvoeren (codes AFJ, AFV, AVI, OPZ, ONB, STR en TYD).
Deze codes moeten wel in de tabel TABRDL zijn opgenomen om bij de klant de omschrijving bij de reden te kunnen tonen. Als de codes niet zijn ingevoerd, wordt er als uitschrijfreden 'reden onbekend' getoond bij de klant.
Extra eigenschappen van uitschrijfredenen
Per uitschrijfreden kan in deze tabel een aantal extra eigenschappen worden toegekend. Uitschrijfredenen worden 'afwijkend' behandeld als één of meerdere van deze extra eigenschappen zijn toegekend:
- Overleden J/N
Aanvinken wanneer een klant door overlijden moet worden uitgeschreven. Klanten worden door deze uitschrijfreden 'onzichtbaar' gemaakt in de client door onder andere de naam te voorzien van een voorloop * . Hierdoor kan de klant niet meer op naam worden gevonden. Verder zullen de berichtvoorkeuren worden leeggemaakt en zal het e-mailadres wordt verwijderd.
Marketingmodule: uitgestroomde klanten met reden 'Overleden' zullen niet worden geselecteerd voor marketingacties.
- Tonen in portal J/N
Indien 'Tonen in Portal = J' wordt de reden getoond in de Wisecat+. Klanten die hun abonnement in de Wisecat+ mogen opzeggen (instellen via Mijn Menu-methode > Mag abonnement opzeggen) kunnen bij het opzeggen dan de desbetreffende reden kiezen. aangeven. (Hieruit volgt: niet getoond = niet te kiezen.)
De uitschrijfredenen worden in de Wisecat+ getoond op volgorde van de code.Let op: wanneer de volgorde veranderd moet worden niet zomaar de codes omruilen, want dan zijn de rapportages onbetrouwbaar.
- Marketingtrigger J/N
Alleen te gebruiken bij de Marketing plus-module. Als een uitschrijfreden gebruikt moet worden als trigger voor het aansturen van Marketing-campagnes en/of marketing-acties dan moet dat bij deze reden worden aangegeven. Zie hiervoor ook de tabel marketing-trigger in Marketingtriggers.
(TABSEL) Selectiecodes klanten
De hier opgenomen selectiecodes kunnen aan een klant worden gekoppeld in het inschrijfrecord. Bij klantselecties kan hierop worden geselecteerd.
De selectiecode is maximaal drie posities alfanumeriek.
Vanaf versie 7.0.7 is het mogelijk om een selectiecode te archiveren door de nieuwe checkbox 'Archief' aan te vinken.
In de Client op tabblad 6. Eigenschappen-1 krijgt de omschrijving van de gearchiveerde selectiecode de tekst [Archief] toegevoegd en wordt achteraan de getoonde lijst geplaatst.
Bij inschrijving van nieuwe klanten in de Client worden alleen de selectiecodes getoond die niet gearchiveerd zijn.
(TABSCL) Statistische categorie klanten
Elke klant zal via het gekozen/toegekende abonnement een statistische categorie toegekend krijgen. Deze statistische categorie zal in elke uitlening worden meegenomen in de uitleenstatistiek. Met behulp van deze rubriek kan inzicht worden verkregen in de opbouw van het klantenbestand. De code is maximaal drie posities alfanumeriek.
N.B. In combinatie met de LKC-tabel (Leeftijdsindeling contributies) kan bij een abonnementsdefinitie worden ingesteld dat de statistische categorie bij de klant moet worden gegenereerd met behulp van de LKC-tabel. Hiervoor moet in de abonnementsdefinitie een statistische categorie worden ingesteld met de pos 1 en 2 de waarde 'xx' en op de derde positie een letter die aangeeft wat voor soort abonnement het betreft (welk recht).
Bijvoorbeeld 'xxJ' zou een voorbeeld voor een Jeugdabonnement kunnen zijn.
Per code kan een telgroepcode worden opgenomen. Deze telgroepcode moet zijn gedefinieerd in de tabel Telgroep klanten. Zie: TABTGL.
(TABTGL) Telgroepen klanten
Elke klant met een abonnement krijgt via de inschrijving een statistische categorie (zie ook tabel SCL hierboven). Voor het tellen van klanten naar verschillende categorieën klanten en voor diverse managementrapportages wordt de mogelijkheid geboden om klanten te tellen naar telgroepen. In deze tabel moeten de telgroepen worden gedefinieerd.
Per statistische categorie (tabel SCL) moet dan worden opgegeven in welke telgroep een statistische categorie moet worden geteld.
(TABVDT) Bezoekersgroepen klanten
Wordt gebruikt om de telling van de klanten (client > Vestigingsbeheer > Ingave bezoekersaantal) uit te kunnen uitsplitsen in verschillende bezoekersgroepen. Er kunnen hiermee (op systeemniveau) meerdere tellingen worden gedefinieerd (per bezoekersgroep). De code mag maximaal twee positities zijn.
In het bestand met de dagtellingen (bcdagtel) worden bezoekers-tellingen standaard opgenomen met telsoort BTL. Als er meerdere bezoekersgroepen zijn gedefinieerd, zal bij de ingave het telsoort worden samengesteld door BTL aan te vullen met de gekozen TABVDT-code.
Voorbeeld:
01 = Bibliotheek bezoekers
02 = Schoolbezoeken
etc.
Bij ingave van een aantal schoolbezoeken zal in het bestand met de dagtellingen als telsoort TGL_02 worden opgenomen. In de tabel DGT moet de juiste omschrijving per telsoort worden opgenomen.
(TABTIT) Titulatuur coderingen
Per klant kan een Aanhef/titulatuurcode worden opgenomen. Bij het aanmaken van de NAW-gegevens in formulieren zal de titulatuur voor de naam worden opgenomen.
Per code moet in de omschrijving de tekst worden opgenomen die als titulatuur moet worden gebruikt in de adressering.
(TABKLH) Klanten leeshandicaps
Per systeem moet worden ingesteld welke leeshandicaps geregistreerd kunnen worden. Elke gewenst soort leeshandicap kan hierin worden opgenomen (bijvoorbeeld dyslectisch, slechtziend). Voor een complete beschrijving van de leeshandicap, zie Registratie Daisyrom-materialen (SIOB-regeling).
(TABWTL) Wise talen
Deze tabel wordt onderhouden door OCLC. De tabel stuurt twee functies aan: de taalvoorkeur van de klant (Client > tabblad 7.Eigenschappen-2 (zie Tabblad 7. Eigenschappen-2) en alternatief adres bibliotheek) en de presentatie van de client en de Manager.
(TABNFC) NFC-kaartinstellingen
Ontwikkeld voor Duitse markt. Nog in ontwikkeling.
Tabel met geblokkeerde postcodegebieden
OCLC houdt bij welke gemeenten en/of postcodegebieden niet direct onderdeel uitmaken van de Nederlandse Openbare Bibliotheken.
Bibliotheken kunnen ook aangeven dat bepaalde (hoofd)postcodegebieden uitgesloten moeten worden van gebruik van Wise. OCLC zal deze Hoofdpostcodes dan toevoegen aan de tabel met geblokkeerde postcodegebieden.
Zie hiervoor verder Geblokkeerde postcodegebieden.