Algemeen
Een incasso-abonnement is een abonnementsvorm met de volgende kenmerken:
- De contributie wordt altijd geïnd via automatische incasso.
- Bij incasso-abonnementen zullen de contributieposten niet/nooit op een contributie-factuur verschijnen. (voor alle vormen: email-factuur, exportbestand of zelf printen.)
- Voor incasso-abonnementen komt geen herinneringsprocedure beschikbaar.
- Posten waarvan de incasso eerder niet is gelukt zullen in de volgende maand opnieuw worden meegenomen in de incasso-procedure.
- Voor incasso-abonnementen is het niet mogelijk om korting toe te passen.
- Openstaande periodes worden automatisch meegenomen in de volgende maand.
- Storneringen van incasso-abonnementen vallen niet onder het aantal 'heraanbiedingen'.
- Na stornering ontvangt de klant een e-mail met het verzoek de post op een andere manier te voldoen. Voor deze e-mail is een nieuwe berichtsoort beschikbaar, het CAS bericht.
- De contributiebedragen van een incasso-abonnementen kunnen via alle beschikbare betaalmogelijkheden worden betaald (iDEAL, contant, betaalautomaten, etc).
- Binnen deze nieuwe abonnementsvorm is tevens de mogelijkheid opgenomen om openstaande registraties mee te nemen in de contributie-incasso.
- Inschrijven en innen: de eerste twee maanden worden tegelijkertijd geincasseerd indien de aanmaak van het incassobestand al heeft plaatsgevonden. De post gaat mee naar de volgende maand, net als de gefactureerde regel van die betreffende maand.
In samenspraak met de bankinstelling waarbij de incasso-bestanden wordt aangeboden, zal bepaald moeten worden of de beoogde werkwijze voor incasso-abonnementen voldoet aan de voorwaarden van de bankinstelling voor incasseren.
Uitgangspunt vanuit Wise is dat gebruik wordt gemaakt van de periodieke SEPA-incasso.
Als ook de mogelijkheid wordt geboden aan klanten om openstaande registraties mee te nemen in de incasso, dan zal met de bank moeten worden overlegd of dit vanuit de bank wordt toegestaan en dat de tekst van de incasso-machtiging dit ook toestaat. Als een bankinstelling het gebruik van de opzet van incasso-abonnementen niet toestaat, kan een bibliotheek geen gebruik maken van deze abonnementsvorm.
Het abonnement
Het incasso-abonnement is zoals gezegd een nieuwe abonnementsvorm, het is dus niet zo dat bestaande abonnementen per maand kunnen worden betaald. Hoe het incasso-abonnement dient te worden ingericht wordt uitgelegd in Instellingen.
Ten opzichte van de mogelijkheden van de andere abonnementsvormen zijn er de volgende verschillen:
- Er zal een mogelijkheid worden toegevoegd om af te dwingen dat een abonnement uitsluitend via een automatische incasso kan worden geïnd.
- De minimale abonnementsduur van een abonnement wordt verlaagd naar een maand.
- In de beschrijving wordt verder uitgegaan van een maandelijkse periode met een maandelijkse inning. Technisch gezien zou ook met contributieperiode van twee of drie maanden gewerkt kunnen worden. Dan zal per twee of drie maanden worden gefactureerd (en worden geïncasseerd). In deze beschrijving gaan we verder uit van een maandelijkse opzet.
- De mogelijkheid om per klant te kunnen instellen dat OOK de (openstaande) registraties moeten worden meegenomen in de contributie-incasso.
- Incasso-abonnementen kunnen alleen worden toegepast voor betaalde abonnementen.
- Het incasseren zal via een doorlopende SEPA-incasso worden uitgevoerd.
- De (tekst van de) machtiging moet dekkend zijn voor het beoogde gebruik. Ook het (eventueel) incasseren van registraties moet hiermee zijn afgedekt.
- De opzet van het factuurproces in Wise blijft verder ongewijzigd.
- Een contributriepost zal worden geïncasseerd in de maand voor de startdatum van een nieuwe abonnementsperiode.
- Alle standaardregels voor bepalen van de contributieperiode blijven van toepassing:
- De inschrijfmaand is gratis.
- De uitschrijfmaand moet altijd volledig worden betaald.
- Incassoposten worden na stornering meteen weer opnieuw aangeboden, dit herhaalt zich net zolang totdat het abonnement ongeldig is geworden, en eventueel wordt doorgezet naar een deurwaarderprocedure.
Inschrijven nieuwe klanten met een incasso-abonnement
Bij het inschrijven zullen de incasso-abonnementen worden aangeboden als een van de te kiezen abonnementen. Personeel zal voldoende moeten worden geïnstrueerd over de mogelijkheden en voorwaarden van elk abonnement. Via het internet zullen de beschrijvingen van elke mogelijkheid voldoende duidelijk moeten zijn.
Bij het inschrijven van een nieuwe klant met een incasso-abonnement zal voor de eerste contributieperiode een abonnementsregel worden aangemaakt. De (rest) inschrijfmaand is altijd gratis. De contributieperiode gaat altijd (juridisch) in per de eerste van de volgende kalendermaand.
Van belang is dat de benodigde machtigingsgegevens worden opgenomen in Wise voordat het eerstvolgende incassobestand wordt aangemaakt. Uitgewerkt moet nog worden welke kortingsacties moeten worden toegepast bij het inschrijven van een nieuwe klant voor een incasso-abonnement.
Voorzien is de mogelijkheid dat kan worden ingesteld dat de eerste periode gratis kan zijn. In combinatie met de marketingmodule komt ook de mogelijkheid om actiecodes uit te geven welke bij inschrijving kunnen worden verzilverd in een korting/gratis periode.
Opties inschrijfproces
In de opzet en inrichting moet rekening worden gehouden met de consequenties voor het inschrijfproces en de afhandeling door Wise.
Scenario 1: Als de eerste periode daadwerkelijk moet worden betaald
Bij inschrijving voor de datum waarop het incassobestand wordt aangemaakt (stel de tiende van een maand) zal alles administratief goed lopen. De klant kan direct lenen en de incasso van de eerste periode wordt meegenomen in de inschrijfmaand en zal voor de eerste van de volgende maand zijn geïncasseerd.
Bij inschrijving na de tiende van een maand zal de incasso van de eerste periode het incassomoment van de inschrijfmaand missen. Hierdoor zal per de eerste van de volgende maand niet zijn betaald terwijl de nieuwe contributieperiode al is gestart.
Van belang is nu hoe de contributiemethode is ingesteld:
- Bij een streng beleid zal deze klant direct worden geconfronteerd met de ingestelde beperkingen voor de status 3.
- Bij een minder strenge instelling zal de klant hier niets van merken.
In beide gevallen zal voor deze klant in de volgende maand direct voor twee perioden worden geïncasseerd.
Scenario 2: De eerste periode is gratis
Omdat de eerste periode direct wordt gesloten is het moment van inschrijving (voor / na de tiende) niet van belang.
Wijzigen van een (lopend) abonnement
Een lopend abonnement moet gewijzigd kunnen worden van “incasso-abonnement” naar een “niet-incasso-abonnement” (en andersom). Als er geen geldig lopend abonnement (meer) is zal er altijd sprake zijn van (her)inschrijven. Hierbij gelden dan de regels van een nieuwe klant.
Wijzigen van een incasso-abonnement naar een regulier abonnement:
- De gegevens en looptijd van een lopende contributieperiode van een incasso-abonnement zullen nooit worden aangepast. Het is hierbij niet van belang welke contributie-status deze periode heeft.
- Over de lopende periode van een incasso-abonnement zal ook NOOIT geld worden terugbetaald of verrekend.
- Eenmaal gestart zal deze moeten worden afgemaakt.
- Per direct uitschrijven blijft mogelijk maar zal NOOIT tot terugbetaling leiden.
- Opzeggen incasso-abonnement:
- Opzeggingen gaan voor incasso-abonnementen direct in voor de volgende nog niet gefactureerde contributieperiode.
- Nog niet geïncasseerde perioden zullen direct worden kwijtgescholden bij het selecteren van de incassoposten voor zover de startdatum van deze perioden in de toekomst liggen.
- Als er wordt gewerkt met een incasso-abonnement zal terugbetalen van contributie-gelden alleen nog kunnen voorkomen voor terug te betalen contributie over toekomstige perioden. Bij het inrichten van incasso-abonnementen moet hiermee rekening worden gehouden. Incasso-abonnementen kunnen hierdoor geen langere contributieperiode krijgen.
- Indien het incasso-abonnement wordt gewijzigd naar een regulier abonnement vindt een verrekening plaats; het bedrag van het betaalde incasso-abonnement wordt in mindering gebracht op het gekozen reguliere abonnement.
Wijzigen van een regulier abonnement naar een incasso-abonnement:
- Het resterende bedrag van het huidige abonnement wordt verrekend met het verschuldigde bedrag voor de eerste periode van het incasso-abonnement. Wat er na verrekening over blijft wordt als tegoed op de pas van de klant gestort.
- Incasso gegevens moeten correct zijn ingevoerd en verwerkt.