Inleverattendering en inleververzoek (Berichtklasse I)
Wanneer een materiaal ingeleverd moet worden, kunnen hier berichten voor worden gestuurd naar de klant die het materiaal in huis heeft. De mogelijke berichten zijn een inleverattendering (IV0 en IV1) en een inleververzoek (IV2). Een inleverattendering is bedoeld om een klant te attenderen op het feit dat de uiterlijke inleverdatum eraan komt (IV1), of dat deze datum is gearriveerd (IV0). Een inleververzoek is een verzoek om inlevering van een exemplaar dat nog niet in aanmerking komt voor een herinnering, maar wel gereserveerd én te laat is.
Instellen systeemregels
- Ga naar Manager > systeemWise > Berichten > Berichten > tabblad 'SysteemTabel'
- Kies een bestaande regel en klik op Invoeren om een nieuwe berichtregel aan te maken.
- Voer gegevens in en klik op 'Akkoord' om de regel toe te voegen.
|
Soort |
Omschrijving |
Instellingen Stuurregel |
||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
IV0 |
Inleverattendering op de uiterlijke inleverdatum. In te stellen in de berichtvoorkeurmethode en de (Aan)maanmethode. |
|
||||||||||||||||||||||||||||||
|
IV1 |
Inleverattendering. Mogelijkheid om de klant een bepaald aantal dagen voor het verstrijken van de inleverdatum daarop te attenderen. In de (aan)maanmethode wordt vastgelegd binnen welke termijn de inleverattendering moet worden verzonden. Inleverattenderingen worden dagelijks automatisch verzonden.Inleverattenderingen worden aangestuurd door de instellingen van de (eigen) organisatie van een actor. Bij intern gastlenen blijven dan de instellingen van de eigen organisatie bepalend. Met de systeemoptie IV1RNEW op Ja (per instantie instelbaar) krijgt een exemplaar in het IV1-bericht de vermelding "exemplaar is niet verlengbaar" als deze is gereserveerd. |
|
||||||||||||||||||||||||||||||
|
IV2 |
Inleververzoek. Een IV2 wordt slechts een keer verzonden aangezien een andere klant ook een exemplaar kan inleveren waarmee de reservering gehonoreerd kan worden. De aanwezigheid van systeemregels en tekstregels en ingevulde Berichtvoorkeurmethode voor IV2 is voldoende voor versturen van IV2 (door HERVZM). |
|
Instellen tekstregels
Hierna moeten de eigen teksten voor de berichten worden aangemaakt;
- Ga naar Manager > systeemWise > Berichten > Berichten > tabblad 'Teksten'.
- Kies een bestaande regel en klik op Invoeren om een nieuwe berichtregel aan te maken.
Standaard:
- Tekstregel nummer 1 = onderwerp
- Tekstregel nummer 2 = aanhef
- Tekstregel nummer 3 = alinea (voor datablok)
- Tekstregel nummer 4 = alinea (na datablok)
Voor meer informatie zie Tabblad Teksten.
Verzamelen
Inleverattenderingen worden uitsluitend via de mail, sms of inbox verzonden en bevatten exemplaren waarvan binnen een bepaalde termijn de inleverdatum verstrijkt. Voor de inleverattenderingen IV0 en IV1 moet ook de (aan)maanmethode (Manager > Producten en diensten > Abonnementen > Reglementen > Reglementmethodes > (Aan)maanmethode) worden aangepast:
- Voor IV0: zet een vinkje bij " Verstuur een herinnering op de uiterlijke datum".
- voor IV1: Vul de attenderingstermijn in (=Het aantal dagen vóór het verstrijken van de uitleentermijn).
NB: voor IV2 is de aanwezigheid van systeemregels en tekstregels en een ingevulde berichtvoorkeurmethode voldoende.
Exemplaren die in aanmerking komen voor een inleverattendering (IV0 en IV1) of inleververzoek (IV2) worden verzameld door de job HERVZM; deze job draait eens per 24 uur en verzamelt daarnaast ook de herinneringen en materiaalvergoedingsnota's. De mail gaat direct na het verzamelproces de deur uit, sms'jes worden om 08:30 uur verzonden.
Inleverattenderingen via inbox worden vanuit de job HERVZM direct opgenomen in de tabel 'local_inbox'
Let op: indien een organisatie start met inleverattendering zullen de op dat moment uitgeleende exemplaren niet geattendeerd worden.
Dit komt omdat in het exemplaar het eerste controle moment heeft plaatsgevonden in de nacht nadat het exemplaar is uitgeleend. Daarna laat de verzamelaar het exemplaar met rust. Als in de periode daarna de IV1 instellingen worden gezet zullen deze exemplaren niet worden geselecteerd. Ze worden pas gecontroleerd nadat ze opnieuw zijn uitgeleend.
Versturen
Een inleverattendering (IV0 en IV1) wordt verzonden via mail, inbox/push of sms. Een inleververzoek (IV2) kan ook via formulier worden verzonden.
Eens per 24 uur wordt gecontroleerd of er inleverattenderingen zijn binnengekomen in de tabel 'berichten' met als berichtkenmerk 'M(ail)', Inbox (I) of 'S(ms)'. HERVZM is de job die dit alles aanstuurt. Nadat de HERVZM zijn werk heeft gedaan worden de inleverattenderingen direct via mail naar de klant verzonden. De SMS'jes worden om 08:30 uur verzonden. Het verslag is na 09:00 uur in de eerste selectie van de HERVZM terug te vinden.
De afzender in mail wordt opgehaald uit de NAWgegevens in de vestigingstabel.
Voor SMS dient de volgende url te worden opgenomen in de systeemtabel van de berichten. Plaats de url in het veld 'Device':
smshosting://user.pass@www.smshostin.../isms/send.php.
In geval van intern gastlenen (klanten lenen bij diverse instanties) zal OCLC Wise de inleverattenderingen versturen op basis van de instellingen van de thuisvestiging van de klant.
Printen
Inleververzoeken via formulieren worden via de client afgedrukt, zie de handleiding Print berichten voor meer info over het printklaar maken en printen van berichten.