Nota's materiaalvergoeding (Berichtklasse N)
Onder berichtklasse N vallen twee soorten nota's: de nota's materiaalvergoeding en de nota's registratie. Nota's materiaalvergoeding worden verzonden voor materialen die niet door de klant zijn of worden ingeleverd. De berichten die hierbij horen zijn NBB, NBD, NBE, NBF, NBH en NBI. Voor informatie over de Nota's registratie, zie Nota's registratie (Berichtklasse N).
Instellen systeemregels
- Ga naar Manager > systeemWise > Berichten > Berichten > tabblad 'SysteemTabel'
- Kies een bestaande regel en klik op Invoeren om een nieuwe berichtregel aan te maken.
- Voer gegevens in en klik op 'Akkoord' om de regel toe te voegen.
|
Soort |
Omschrijving |
Instellingen Stuurregel |
||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
NBB* |
Balienota. Voor meer informatie zie Print klantgegevens / Balienota aanmaken. |
|
||||||||||||||||||||||||||||||
|
NBD |
Nota materiaalvergoeding Deurwaarder Een mogelijk vervolg op de NBF en NBH. Voor meer informatie, zie Instellen WIK en Deurwaarderprocedure. |
|
||||||||||||||||||||||||||||||
|
NBE |
Nota materiaalvergoeding handmatig in procedure gezet. Via het detail van een exemplaar wordt het betreffende exemplaar in de notaprocedure gezet. Meestal op verzoek van de klant. |
|
||||||||||||||||||||||||||||||
|
NBF |
Nota Materiaalvergoeding (procedure). Iedere 24 uur worden alle exemplaren gecontroleerd op hun status en inleverdatum. Indien op basis van de instellingen een exemplaar de inlevertermijn heeft overschreden, zal Wise dit exemplaar klaarzetten voor een herinnering of een nota. |
|
||||||||||||||||||||||||||||||
|
NBH |
Herinnering Nota materiaalvergoeding (procedure) |
|
||||||||||||||||||||||||||||||
|
NBI |
Ingebrekestellingsbrief (WIK) voor materiaalvergoeding. Voor meer informatie, zie Ingebrekestellingsbrief (WIK). |
|
* de stylesheet voor de balienota is lokaal opgeslagen in de map waar ook de stylesheets voor de bonnen zijn opgeslagen, c:\bng\cache\...\STYLESHEET_MESSAGE\ met de naam klntbp.xsl voor de balienota-materiaalvergoeding en klntrp voor de balienota-registraties.
Een afwijkende stylesheet is bij balienota's niet mogelijk.
Instellen tekstregels
Hierna moeten de eigen teksten voor de berichten worden aangemaakt;
- Ga naar Manager > systeemWise > Berichten > Berichten > tabblad 'Teksten'.
- Kies een bestaande regel en klik op Invoeren om een nieuwe berichtregel aan te maken.
Standaard:
- Tekstregel nummer 1 = onderwerp
- Tekstregel nummer 2 = aanhef
- Tekstregel nummer 3 = alinea (voor datablok)
- Tekstregel nummer 4 = alinea (na datablok)
Voor meer informatie zie Tabblad Teksten.
Overige instellingen
Naast de bedragen van de materialen bestaat de mogelijkheid om de BTW op de nota af te drukken. Dit geldt ook voor BTW over administratiekosten.
BTW op de nota materiaalvergoeding
Tijdens het verzamelen/selecteren wordt de prijs van het exemplaar opgehoogd met het BTW-percentage zoals dat is opgenomen in de tabel 'accounting', code 26xx. Daarna worden de BTW-bedragen van alle exemplaren opgeteld en als één bedrag op de nota afgedrukt.
De BTW is als variabele opgenomen in de stylesheet:
home/bxmas/berichten/rsrc/wise > frm_com
(Aan)maanmethode
Manager > Producten en diensten > Reglementen > Reglementsmethodes > (Aan)maanmethode.
De (aan)maanmethode wordt per reglemententabel gedefinieerd. Per reglemententabel kunnen 99 verschillende methodes worden vastgelegd. Voor de notaprocedure dient ingevuld te worden na hoeveel dagen, na het verstrijken van de inleverdatum, een nota moet worden aangemaakt.
Nota materiaalvergoeding methode
Manager > Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsmethodes > Nota materiaalvergoeding methode.
De methode voor materiaalvergoedingsnota's worden op instantieniveau vastgelegd. In deze methode wordt vastgelegd met welke gegevens de nota moet worden opgebouwd (wel/geen boete op nota, herinneringskosten etc.).
Via de Klantenadministratie kan ter plekke een nota worden geprint (balienota) Zie voor beschrijving Print klantgegevens / Balienota aanmaken.
Deurwaardermethode
Manager > Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsmethodes > Deurwaardermethode.
Nadat de reguliere nota materiaalvergoeding is verzonden, volgt er een actie richting deurwaarder. In de methode wordt aangegeven of de pas moet worden geblokkeerd en of er een melding moet worden gegeven.
Tevens moet worden aangegeven na hoeveel dagen de nota voor de deurwaarderactie moet worden geselecteerd. Het aantal dagen is het aantal na de datum waarop de eerste nota is verzonden. Houd dus rekening met een eventuele herinneringsnota (NBH). Zodra de notaregel wordt geselecteerd als post voor de deurwaarder wordt in de fin_postenregel de deurwaarder 'vlag' gezet.
Notamethodes per vestiging / instantie
Manager > Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsmethodes > Notamethodes per vestiging / instantie.
Kies hier per vestiging / instantie of er een procedure is voor nota materiaalvergoeding, nota registraties, en/of deurwaarder. Voor meer informatie zie Notamethodes per vestiging / instantie.
Abonnementsdefinities
Manager > Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsdefinities.
Beide moeten worden gekoppeld zijn aan de abonnementsdefinities:
- Waarde instellen van de Nota materiaalvergoeding methode
- Waarde instellen voor de Berichtgroep
Verzamelen, verwerken
Herinneringen en nota's worden verzameld vanuit het exemplaren-bestand. Tijdens het verzamelproces HERVZM worden exemplaren onder andere gecontroleerd op inleverdatum en status. Het verzamelen van herinneringen en nota's wordt eens per 24 uur automatisch gestart. De voortgang van de job HERVZM kan worden gevolgd in het Dashboard, zie Dashboard.
Voor nota’s materiaalvergoeding geldt de volgende procedure: De geselecteerde notaregels worden weggeschreven in de tabel; nota_proc. In de client wordt de inhoud van nota_proc getoond met als doel dat de medewerker de nota_regels moet goedkeuren en klaarzetten voor verwerking. Alvorens de nota's printklaar worden gemaakt, kan de medewerker de nota-regel bewerken, bijvoorbeeld de prijs aanpassen of de nota 'in de wacht zetten' omdat er nog het een en ander uitgezocht moet worden. Pas na goedkeuring kunnen de nota's worden afgedrukt.
Zodra de nota's zijn gecontroleerd kunnen ze printklaar worden gemaakt (verwerken/foppen) en vervolgens worden afgedrukt. In de nota_proc tabel kan de regel één de volgende statussen hebben:| Status | Uitleg |
|---|---|
| 0 | Vanuit de selectie in de tabel binnengekomen |
| 1 | Niet selecteren |
| 2 | Geselecteerd |
| 3 | Fout |
| 4 | Bericht is aangemaakt |
| 5 | Bericht is verzonden |
De geselecteerde deurwaarderposten worden in de tabel deurwaarder_proc opgenomen. Exemplaren die ingeleverd zijn en waarvoor nog geen herinnering of nota is verzonden, worden tijdens het verzamelen uit de tabel 'Berichten' verwijderd.
Nota's die betaald of vergoed worden voordat de nota daadwerkelijk is verzonden, worden in de berichtentabel opgenomen met status A (afgehandeld) en voorzien van de melding 'Geen nota-proc regel aanwezig'.Versturen
Nota’s materiaalvergoeding kunnen per formulier en per mail worden verzonden.
De gegevens voor nota's en registraties (hierna nota's) worden elke ochtend om 6:30 verzameld door job NOTVZM. De job schrijft berichtregels voor formulier en mail.
De nota's formulier worden in de loop van de dag verwerkt vanuit de client.
De nota's mail worden om 7:00 uur automatisch verwerkt door de job NOTAMAIL.
Wanneer NOTVZM NIET draait moeten de nota’s handmatig in de client worden geselecteerd en verwerkt. Als de NOTVZM job aan staat is er geen handmatige handeling nodig.
Printen
Balienota’s materiaalvergoeding vanuit de balie worden direct aangemaakt in de client en worden na het 'foppen' meteen als pdf aangeboden om te printen en/of op te slaan.